GoBD 2021: Finanzverwaltung veröffentlicht Neufassung – Es gelten neue Richtlinien

Nach nur einem Jahr nach Veröffentlichung wurden am 28. November 2019 die GoBD – „die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – grundlegend überarbeitet und auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht. Die Novellierung der GoBD entspricht sowohl der Unternehmensrealität, als auch den IT-technischen Gegebenheiten. Damit stellt die Neufassung einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar.

Steuerpflichtige sollten stets prüfen, ob ihr Unternehmen die Anforderungen der GoBD erfüllen. Denn eine steuerrechtliche Prüfung kann jederzeit erfolgen. Es wird problematisch, wenn das Finanzamt die digitalen Belege nicht anerkennt. Und das kann teuer werden. Es müssen grundsätzlich vier Regeln eingehalten werden, die die GoBD im Rahmen der digitalen Archivierung vorsehen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Doch was ändert sich im Jahr 2021?

Welche Änderungen wurden vorgenommen?

Die vom BMF veröffentlichte Neufassung der GoBD berücksichtigt wesentliche Änderungen, wie das Mobile Scannen, die Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland, das ersetzende Konvertieren sowie Erleichterungen zum Datenzugriff. Die in der GoBD 2021 vorgenommenen Änderungen sind jedoch nur partiell.

Die wichtigsten Neuerungen der GoBD im Überblick:

Mobiles Scannen Rz. 130

Das Fotografieren von Belegen mit dem Smartphone (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scanvorgang gleichgestellt und ist damit erlaubt.

Mehrwerte sind, dass das Fotografieren von Reisekostenbelegen, Tankquittungen oder Hotelrechnungen ortsunabhängig stattfinden kann. Mit der direkten Anbindung an das Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management kann eine Übertragung medienbruchfrei erfolgen. Die Mitarbeiter sind  in die Prozesskette integriert, sodass eine direkte Übergabe, Rechnungsprüfung oder Zahlungsfreigabe erfolgen kann. Zudem kann man eine deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten feststellen.

Die Erfassung von Dokumenten sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones oder einer Scanstraße erfolgen. Damit erkennen die GoBD die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografier-Vorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt.

Bildliche Erfassung von Papierdokumenten durch mobile Geräte im Ausland Rz. 136

Nach GoBD Rz. 136 gilt, dass die bildliche Erfassung mittels Smartphone auch im Ausland geschehen darf. Dies gilt, wenn die Belege bspw. im Rahmen einer Dienstreise im Ausland anfallen, dort empfangen wurden und die Belege auch direkt vor Ort erfasst werden. Für den Fall, das die elektronische Buchführung ins Ausland verlagert wird gilt gemäß §146 Abs. 2a AO: Es gibt keinen Grund für eine Beanstandung, wenn die Ursprungsbelege in Papierform zu diesem Zweck am Ort der elektronischen Buchführung archiviert werden.

Nach der Erfassung dürfen die Papierbelege vernichtet werden, soweit keine steuerlichen Sondervorschriften für eine Aufbewahrung im Originalformat vorliegen. Die Ausführungen zur Digitalisierung von Belegen wurden so an aktuelle Entwicklungen angepasst.

Elektronische Aufbewahrung Rz. 135 (Formatkonvertierungen)

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion (Bildung von „Äquivalenzklassen“). Findet eine Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format statt müssen nach Rz. 135 beide Versionen archiviert werden. Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung muss daher dokumentiert werden. Dabei gehen aber keine steuerrelevanten Informationen verloren. Der Inhalt wird bei der Umwandlung nicht verändert.

Im Fall einer Betriebsprüfungen wird die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt. Dieses verschafft Unternehmen eine deutliche Erleichterung, da Archivbestände, die im TIF-Format vorliegen, in ein modernes PDF-Format überführt werden können.

Cloud Systeme (Datenzugriffsberechtigung)

Cloud-Systeme werden ausdrücklich in Datenverarbeitungssysteme der GoBD einbezogen. In Rz. 20 der GoBD wird der Begriff des Datenverarbeitungssystems definiert. Dieses wird zur elektronischen Datenverarbeitung im Unternehmen eingesetzt. Mit dieser Software können die Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert, vermittelt und empfangen werden können. Hierbei kommt es nicht darauf an, ob das betreffende System vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt wird oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben wird.

Es ist erfreulich, dass es bisher zu keiner Verschärfung der Aufzeichnungspflichten für Einnahmen-Überschussrechner, Quartals- bzw. Jahreszähler sowie für Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen gekommen ist. Nicht ohne Grund war zu befürchten, dass auch für die genannten Unternehmergruppen fortlaufende Verbuchungen binnen Monatsfrist zur Pflicht werden würden – in der Konsequenz hätten Steuerberater monatlich aufgesucht werden müssen. Aktuell reicht jedoch erst einmal weiterhin die zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle aus.

Die veröffentlichte Neufassung des BMF trägt stark zu der Entwicklung bei, die Speicherung nicht mittels eigener Software erfolgt, sondern in einer Cloud. Um IT-Ressourcen zu entlasten und bedarfsgerecht der täglichen Nutzung der Services nachzugehen, sorgt die Cloud, selbst bei großen Mengen an Dokumenten, dafür, dass diese jederzeit verfügbar und in der Bereitstellung flexibel konfigurierbar sind.

Verfahrensdokumentation

Alle Steuerpflichtigen sind laut der GoBD in der Aufzeichnungspflicht eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Aus dieser muss der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation muss folgende Richtlinien nach Ansicht der Finanzverwaltung erfüllen:

• Prozessablauf der digitalen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme
• Alle Prozessschritte müssen im Unternehmen durch eine Anwenderdokumentation dargestellt werden
• Die Anwenderdokumentationen aller Systeme müssen vorlegbar sein
• Technische Systemhandbücher zu Software müssen vorhanden sein
• Unternehmensbeschreibung beispielsweise in Form einer Präsentation

Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein sachlich formeller Mangel vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Dennoch kann niemandem empfohlen werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten.

Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der dem eingesetzten Datenverarbeitungssystem, die Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur. Kleinunternehmer und deren Berater können also nicht aufatmen – wenn sich weiterhin dieser Hinweis findet. Bei Kleinstunternehmen, die einen Jahresumsatz bis 17.500 Euro haben, sind die Anforderungen der Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.

Hinweis: Anlässlich der Neufassung der GoBD hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht.

Welche Dokumente sind steuerlich relevant und digital zu bewerten?

Der Prüfer muss in der Lage sein, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Welche Daten für den Betriebsprüfer interessant sind, wird durch Ihre Branche und Unternehmen bestimmt. folgende Beispiele sind steuerlich relevant:

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kostenrechnung
• Bankkonten
• Anlagenbuchhaltung
• Buchungsbelege
• Daten aus Kassensystemen

Je nach Unternehmensstruktur, können auch weitere Daten relevant sein. Laut GoBD sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die steuerrelevanten Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar für alle Zugriffsarten dem Betriebsprüfer vorzuhalten. Die Entscheidung über den Umfang der Daten liegt letztendlich im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers.

GoBD 2021: Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung

Bisher galt, dass im Rahmen einer Steuerprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten durch das geprüfte Unternehmen bereitgestellt werden mussten. Die GoBD sieht vor, dass zudem auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form den Behörden zur Verfügung gestellt werden müssen.

Änderungen enthält die Neufassung der GoBD auch im Hinblick auf das Belegwesen. Die ordnungsgemäße Buchung und die Sicherung der Belege. Wurden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten Kartenzahlungen gesondert kenntlich gemacht, stellen die GoBD klar, dass eine kurzzeitige Erfassung von Bargeld und Kartenzahlungen im Kassenbuch nicht zu beanstanden ist. Ein Kassensturz muss zudem jederzeit möglich sein.

Laut Rz. 64 im Belegwesen müssen Korrektur- bzw. Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung nachvollziehbar sein. Dies kann auch durch die bildliche Erfassung der Papierbelege durch ein mobiles Endgerät erfolgen. Zur Belegsicherung bestimmt Rz. 68, dass dies nicht mehr nur durch die Vergabe eines Barcodes erfolgen kann. Dies sollte in einer ordnungsgemäßen Buchhaltung eine Selbstverständlichkeit sein.

Zertifikatspflicht für Kassen

Seit 2021 gilt bei der Verwendung eines elektronischen Kassensystems die Bonpflicht. Demnach ist zwingend jedem Kunden ein Kassenbeleg auszuhändigen. Gemäß § 6 KassenSichV kann der Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Das BMF Schreiben versteht unter „standardisierten Datenformaten“ gängige Formate wie beispielsweise JPG oder PDF.

Bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems muss dieses so ausgestattet sein, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, zeitgerecht und geordnet pflichtgemäß aufgezeichnet wird. Der neue § 146a Abs. 1 Satz 2 AO normiert die Pflicht die Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherungseinrichtung zu schützen. Diese aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle besteht. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr verändert werden können. In der Praxis werden Zahlungen per EC-Karte oftmals zunächst in der Kasse wie eine Bareinnahme erfasst. Die EC-Zahlungen sind dann wieder als Kassenausgang deklariert.

Was bedeutet die GoDB 2021 für mein Unternehmen?

Alle Unternehmen unterliegen der Mitwirkungspflicht der GoBD. Demnach müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Kasse alle genannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme (GoBS) erfüllt. Ebenso muss der Zugriff auf diese Daten (GDPdU) uneingeschränkt für den Prüfer jederzeit möglich sein. Alle steuerlich relevanten Daten müssen diesen Grundsätzen entsprechend aufgezeichnet und gespeichert werden. Die GoBD gelten auch für ältere Daten, beispielsweise nach einer Systemabschaltung, nach einer Datenmigration auf neue Systeme oder im Falle der Archivierung. Für die Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen einer GoBD-konformen Speicherung bzw. Archivierung steuerrelevanter Daten ist der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies kann mit verschiedensten Archivierungssystemen umgesetzt und vereinfacht werden.

GoBD – nur Panikmache oder berechtigte Sorge?

Die Wichtigkeit der GoBD steht für Unternehmen komplett außer Frage. Vielen Unternehmen fehlt seit Jahren eine angemessene Priorisierung und sie haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in ihre organisatorischen Prozesse eingreift. Sich also erneut und mit Nachdruck diesem Thema zu widmen scheint durchaus angebracht. Denn jederzeit kann ein Betriebsprüfer sich Zugriff verschaffen und sich solch einer Kontrolle unterziehen.

Fazit und Ausblick

Zusammenfassend ist zu sagen, dass das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) dem stationären Scanvorgang gleichgestellt ist, die bildliche Erfassung durch mobile Geräte ist im Ausland nun zulässig ist und das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung zulässig ist. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch die Aufbewahrung eine Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion.

Es ist zu erwarten, dass solche Änderungen und Ergänzungen der GoBD auch weiterhin regelmäßig erfolgen werden. Denn dass die technische Entwicklung rasant vor sich geht, muss nicht weiter betont werden. Und dass die Digitalisierung zunehmend Auswirkungen auf die Buchhaltung nehmen wird, scheint unbestritten.

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Rz. = Randziffer der GoBD