EN 16931: Definition, Auswirkungen und Timings im Überblick

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und Unternehmen müssen sich konstant an neue Standards anpassen. Einer dieser Standards, der insbesondere für die Rechnungsverarbeitung relevant ist, ist die europäische Norm EN 16931 hinsichtlich der kommenden E-Rechnungspflicht ab 2025. In diesem Blogartikel erfährst du, was die EN 16931 genau ist, warum sie eingeführt wurde, welche Ziele sie verfolgt und was Unternehmen bei der Umsetzung berücksichtigen müssen.

Warum gibt es die EN 16931?

Die Einführung von EN 16931 geht auf die Initiative der Europäischen Union zurück, um den elektronischen Geschäftsverkehr zu fördern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Vor der Einführung dieser Norm verwendeten verschiedene Länder und Unternehmen unterschiedliche Formate für elektronische Rechnungen. Das führte zu Inkompatibilitäten und erschwerte den grenzüberschreitenden Handel. Einige der Hauptgründe für die Einführung der Norm sind:

• Vereinheitlichung: EN 16931 schafft ein einheitliches Format, das in allen EU-Mitgliedstaaten akzeptiert wird. Das erleichtert die Rechnungsstellung, insbesondere für Unternehmen, die international tätig sind.
• Effizienzsteigerung: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen gehört der Vergangenheit an, da E-Rechnungen direkt in die Buchhaltungssoftware eingelesen und verarbeitet werden können. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Zeit und Kosten sparen.
• Fehlerreduktion: Da die Norm ein festes Datenmodell vorgibt, werden Fehler bei der Dateneingabe minimiert. Das trägt dazu bei, den Rechnungsprozess schneller und genauer zu gestalten.
• Rechtliche Sicherheit: EN 16931 erfüllt die rechtlichen Anforderungen der EU und stellt sicher, dass elektronische Rechnungen in allen Mitgliedstaaten rechtskonform sind.

Welche Ziele verfolgt die EN 16931?

Die Norm EN 16931 verfolgt mehrere Ziele, um den E-Rechnungsprozess effizienter und standardisierter zu gestalten. Zu den Hauptzielen gehören:

• Förderung des elektronischen Rechnungsverkehrs: Die Norm soll Unternehmen dazu ermutigen, von papierbasierten auf elektronische Rechnungen umzustellen. Dadurch werden Ressourcen geschont und die Umweltbelastung reduziert.
• Grenzüberschreitender Handel: Mit einem einheitlichen Rechnungsstandard wird der grenzüberschreitende Handel in der EU vereinfacht. Unternehmen können problemlos Rechnungen an Geschäftspartner in anderen EU-Ländern senden, ohne sich Gedanken über unterschiedliche nationale Standards machen zu müssen.
• Prozessoptimierung: Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ermöglicht eine schnellere Abwicklung, wodurch Unternehmen effizienter arbeiten können. Dadurch werden auch die Zahlungsfristen verkürzt, was sich positiv auf den Cashflow eines Unternehmens auswirken kann.
• Kosteneinsparungen: Die elektronische Rechnungsstellung spart Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Papierrechnungen. Zudem können Unternehmen durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen ihre internen Abläufe optimieren.

Was müssen Unternehmen bei der EN 16931 berücksichtigen?

Um die Anforderungen der EN 16931 zu erfüllen, müssen Unternehmen einige Aspekte in ihrer Rechnungsverarbeitung anpassen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest:

• Umstellung auf ein kompatibles Rechnungsformat: Stelle sicher, dass dein Unternehmen in der Lage ist, elektronische Rechnungen im EN 16931-konformen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu erstellen und zu empfangen.
• Schulung und Anpassung interner Prozesse: Mitarbeitende, die mit der Rechnungsverarbeitung betraut sind, sollten über die Anforderungen und Vorteile von EN 16931 informiert und geschult werden. Zudem müssen interne Prozesse gegebenenfalls angepasst werden, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.
• Automatisierung der Rechnungsverarbeitung: Nutze die Möglichkeiten der digitalen Rechnungsverarbeitung, um deine Abläufe zu automatisieren. Durch die Implementierung einer geeigneten Softwarelösung kannst du den gesamten Rechnungsprozess – von der Rechnungserfassung bis zur Archivierung – optimieren.
• Prüfung der technischen Infrastruktur: Stelle sicher, dass deine technische Infrastruktur den Anforderungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen entspricht. Dazu gehört etwa eine sichere Übertragungsmethode und die Integration in dein bestehendes Buchhaltungssystem.
• Compliance und Archivierung: Achte darauf, dass elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben (GoBD) archiviert werden. In vielen Ländern gibt es spezielle Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen, die du einhalten musst.

Welche Standardformate gibt es für elektronische Rechnungen?

• ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ steht. Dieses hybride Format vereint die visuelle Darstellung im PDF/A-3-Standard mit einer eingebetteten XML-Datei, die maschinenlesbar ist.
• XRechnung: Neben ZUGFeRD ist die XRechnung als Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch, der auf XML basiert, gesetzt. Seit einigen Jahren ist sie bereits für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben. Ab 2025 wird die Nutzung elektronischer Rechnungen, einschließlich der XRechnung, auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend sein. Das Format der XRechnung ist vollständig strukturiert, sodass der Rechnungsinhalt automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Dieser Standard basiert auf der EU-Norm 16931, die Mindestanforderungen für die elektronische Rechnungsstellung festlegt.

Welche Vorteile haben Unternehmen durch die EN 16931?

Die Umsetzung der EN 16931 bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich:

• Schnellere Bearbeitung: Durch die Automatisierung werden Rechnungen schneller verarbeitet, was zu kürzeren Zahlungsfristen und einer verbesserten Liquidität führt.
• Kosteneinsparungen: Weniger manuelle Arbeit und geringere Kosten für Druck und Versand sparen Geld.
• Transparenz: Ein einheitliches Datenmodell ermöglicht eine bessere Nachverfolgung und Transparenz im Rechnungsprozess.
• Rechtliche Sicherheit: Die Einhaltung der EU-Standards sorgt für Rechtssicherheit im elektronischen Rechnungsverkehr.

Abschließend ist zu sagen…

Die Norm EN 16931 stellt einen wichtigen Schritt in Richtung eines einheitlichen und effizienten elektronischen Rechnungsverkehrs in Europa dar. Sie ermöglicht Unternehmen, ihre Rechnungsverarbeitung zu standardisieren, zu automatisieren und damit Zeit und Kosten zu sparen. Wer frühzeitig auf die Anforderungen der EN 16931 reagiert und seine Prozesse anpasst, profitiert von einem effizienteren und rechtssicheren Rechnungsmanagement. Gerne stehen wir dir als Partner mit unserem Know-how und unseren Lösungen zur Seite.