In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist der Begriff E-Rechnungspflicht nicht mehr wegzudenken, denn diese Pflicht tritt 2025 in Kraft. Die Implementierung und Einhaltung entsprechender Vorschriften sind somit entscheidend, um den Geschäftsprozess effizient und erfolgreich zu gestalten. In diesem Artikel klären wir, wie du einfach und effizient die Erzeugung von elektronischen Belegen aus Microsoft Dynamics realisieren und dabei die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung berücksichtigen kannst.
Definition
Der elektronische Rechnungsausgang bezeichnet den Prozess, bei dem Rechnungen in einem digitalen / elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Anstatt Rechnungen in Papierform zu versenden, werden sie elektronisch, in speziellen strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung, an den Rechnungsempfänger übermittelt. Ziel ist es, durch Automatisierung den Rechnungsprozess zu beschleunigen und die Effizienz zu steigern. Dadurch werden zudem Kosten gesenkt und mögliche entstehende Fehler minimiert.
Sind Unternehmen zum elektronischen Rechnungsausgang verpflichtet?
Liefert dein Unternehmen Produkte an eine Behörde oder steht in einem anderen Dienstleistungsverhältnis zu einer Behörde, solltest du bereits auf den Versand von eRechnungen gemäß E-Rechnungsverordnung umgestellt haben. Ab dem 01.01.2025 wird die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen jetzt schrittweise auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet. Die verpflichtende Nutzung von elektronischen Rechnungen beschränkt sich auf inländische Umsätze, die zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen ausgetauscht werden. Steuerfreie Umsätze hingegen fallen z.B. nicht unter die E-Rechnungspflicht. Da jedoch jedes Unternehmen von der Nutzung von e-Rechnungen profitiert, solltest du spätestens jetzt umstellen!
Wie funktioniert die Erstellung von Rechnungen im Microsoft ERP-System?
Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central sind die ERP-Systeme von Microsoft, in denen bereits viele Prozesse und passende Module für jede Unternehmensgröße im Standard vorhanden sind. Viele Businessprozesse basieren auf Belegen, die zwischen Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden. Dazu gehört auch die Erstellung von Rechnungen, die bisher übliche Erzeugung dieser als PDF-Dokument und deren anschließende GoBD-konforme Archivierung. Die generierten Rechnungen werden entweder postalisch oder bereits digital dem Kunden zugestellt. Dabei sind die jeweiligen steuer- und finanzrechtlichen Vorgaben hinsichtlich des Inhalts zu berücksichtigen.
Wie können E-Rechnungen aus Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central erzeugt werden?
Im Finance-Modul von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations findest du Standard-Templates für die verschiedenen E-Invoice-Formate. Falls du ein kundenspezifisches beziehungsweise individuelles ERP-Datenmodell verwendest, besteht die Herausforderung darin, die Standardkonfiguration per Daten-Mapping an deine Bedürfnisse anzupassen. Im nächsten Schritt sind die Ablage- und Archivierungskriterien zu definieren. Die Einstellung der entsprechenden Versandmethode (nur PDF oder E-Rechnung) kann pro Kreditor eingestellt werden.
Was bedeutet das?
E-Rechnungen können bereits heute im Standard mit einem entsprechenden Customizing abgebildet werden. Diesen Prozess unterstützt d.velop mit seiner nahtlosen GoBD-konformen Belegarchivierung direkt in Dynamics D365 Finance.
Dynamics Business Central kann im Standard keine E-Rechnungen erzeugen. Diese Lücke schließen wir durch die Integration unseres Technologiepartners Konica Minolta. Für die aktuellen BC-Versionen wird eine zertifizierte App angeboten. Diese e-Invoicing App übernimmt die Erzeugung der E-Rechnung für die jeweils hinterlegten Kreditoren. Das entsprechende Format wird erstellt und automatisch über das integrierte d.velop Dokumentenmanagement GoBD-konform archiviert. Auch hier lässt sich mit geringem Aufwand ein schnelles Ergebnis per Customizing erzielen.
Somit orientieren sich beide Lösungen nah an der Roadmap von Microsoft und werden ständig für die freigegebenen Dynamics-Versionen weiterentwickelt.
Unsere Devise: Bleibe beim Standard so weit wie möglich und kombiniere die Expertise des ERP-Partners mit unseren d.velop Cloud-Lösungen!
Welche weiteren Vorteile bietet die Erzeugung von elektronischen Belegen?
Neben den bereits erwähnten Punkten z. B. kein erzeugter Medienbruch, Konformität gegenüber öffentlichen Auftraggebern und der schnelleren Verarbeitung, sind „Elektronische Belege“ die verpflichtende Zukunft im Belegtransfer. Bereits heute werden weitere Belegarten in den Blick genommen, um diese mit maschinenlesbaren Zusatzdaten zu versehen. Mit der eRechnung vom Formattyp XRechnung und ZUGFeRD gehst du den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung von Ausgangsbelegen.
- Transparenz: Zusätzlich gibt die GoBD-konforme Archivierung Sicherheit, um den jeweiligen Status der erstellten Rechnungen und E-Rechnungen jederzeit nachvollziehen zu können. Ein automatischer E-Mail-Versand ohne eine entsprechende Archivierung ist ansonsten nicht nachvollziehbar.
- Durchgängiger Prozess: Es entsteht ein durchgängiger 360° Prozess! Du erzeugst mit dem digitalen Rechnungsausgang E-Rechnungen im Format XRechnungen oder ZUGFeRD. Somit ermöglichst du deinen Kunden diese Rechnungen automatisch im Eingangsrechnungsprozess (ERV) zu verarbeiten. Daraus lässt sich ein wunderbar einfacher und effizienter Prozess bzw. Kreislauf ableiten, welcher in folgender Abbildung dargestellt ist und sowohl den elektronischen Rechnungsausgang, die GoBD-konforme Archivierung als auch die Eingangsrechnungsverarbeitung beinhaltet.
Good-To-Know: Trends im Bereich des elektronischen Rechnungsausgangs
Besonders in den alltäglichen Aufgaben eines Unternehmens lassen sich heutzutage eine Vielzahl von verschiedenen Trends und Tools einsetzen, die Prozesse optimieren und zukunftssicher gestalten: So auch im Prozess des elektronischen Rechnungsausgangs. Die Integration von Künstlicher Intelligenz sowie maschinellem Lernen wird zunehmend eingesetzt, um Daten aus Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Diese Technologien erhöhen die Genauigkeit der Rechnungsdaten und tragen dazu bei, die Routineaufgaben bei der Rechnungsstellung zu beschleunigen.
Des Weiteren verbessern Echtzeit-Zahlungslösungen die Liquidität sowie reduziert die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlung erheblich. Zunehmend wird auch das Thema Datenschutz wichtiger. Verbesserte Sicherheitsprotokolle schützen sensible Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff. In diesem Kontext steht auch das Thema der revisionssicheren Archivierung. Diese sorgt dafür, dass Rechnungen sicher aufbewahrt werden. Hier ist es wichtig, dass Unternehmen auf elektronische Archivierungslösungen setzen, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen wie die Lösungen der d.velop.
Fazit
Alle Beteiligten profitieren von der E-Rechnung! Mit unserem Know-how denken wir den Prozess ganzheitlich. Gemeinsam mit deinem ERP-Berater oder ERP-Partner realisieren wir eine standardnahe und innovative Lösung.
e-Rechnungen einfach aus Dynamics Business Central erstellen und archivieren