E-Rechnungsgesetz: Pflicht für E-Invoicing in der öffentlichen Verwaltung

Deutschlands Behörden müssen sich auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen. Dafür sorgt das E-Rechnungsgesetz¹. Im November 2018 ist es in Kraft getreten. Aber was steckt hinter dem E-Rechnungsgesetz und wirkt sich das Gesetz ausschließlich auf die öffentliche Verwaltung aus?

Wann ist das E-Rechnungsgesetz in Kraft getreten?

Das Gesetz ist am 27. November 2018 in Kraft getreten. Dabei macht Deutschland jedoch von der in der Rechnungsrichtlinie den Mitgliedsstaaten eingeräumten Möglichkeit Gebrauch, die Umsetzungsfrist für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie für Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber, um ein Jahr zu verlängern. (Vgl. § 11 – ERechV)

Ab November 2020 ist gegenüber öffentlichen Auftraggebern die E-Rechnung Pflicht

Für Rechnungssteller² ist ab dem 27.11.2020 gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes die Rechnungsstellung mittels elektronischer Rechnungen Pflicht. Für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber (Länder, Kommunen) ist zu erwarten, dass die Frist für die Umsetzung der EU-Richtlinie vollständig ausgereizt wird. Entsprechende Gesetze und Verordnungen bezüglich der E-Rechnung Pflicht werden dementsprechend spätestens zum 18.04.2020 (laut Amtsblatt der EU) rechtskräftig.³

Das E-Rechnungsgesetz: Ein Meilenstein in der E-Government Strategie

Die Bundesregierung hat sich die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung schon vor einigen Jahren zum Ziel erklärt. Genanntes Ziel wurde im Koalitionsvertrag sowie mit dem Handlungsfeld „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda 2014 – 2017 verankert. Mittels des E-Government-Gesetzes hat die Bundesregierung einen rechtlichen Rahmen für die Ausgestaltung des E-Government im Bund definiert. Das erklärte übergreifende Zielbild sieht durchgängige, elektronisch vernetzte und zudem medienbruchfreie Prozessketten zwischen allen Verfahrensbeteiligten vor. Das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ umfasst Maßnahmen zur Unterstützung des Handlungsfeldes „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda und des E-Government-Gesetzes.

E-Rechnungsgesetz als Meilenstein der Digitalisierung

Auch das E-Rechnungsgesetz stellt in diesem Kontext einen wichtigen Meilenstein dar. Dies betonte Dr. Ole Schröder, Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium des Innern.

Das E-Rechnungsgesetz des Bundes ist ein weiterer Meilenstein in der E-Government-Strategie der Bundesregierung. Die elektronische Rechnungslegung trägt zu einer enormen Entbürokratisierung, Kosteneinsparung und schnelleren Abwicklung der Zahlungen bei.

Dr. Ole Schröder, Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium des Innern

Immense Einsparpotenziale für öffentliche Verwaltung und private Unternehmen durch E-Rechnung Pflicht erwartet

Wie dem Zitat von Dr. Ole Schröder bereits zu entnehmen ist, bringt die digitale Rechnungsstellung und -verarbeitung diverse Vorteile für die öffentliche Verwaltung mit sich. Wie die Einspar- und Optimierungspotenziale der E-Rechnung Pflicht im Idealfall aussehen, wurde in einer empirischen Erhebung der Goethe-Universität Frankfurt auf der kommunalen, der Landes- sowie der Bundesebene der öffentlichen Verwaltung untersucht. Dazu wurden Prozesse der papierbasierten Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung analysiert und im Anschluss mit elektronisch unterstützten Alternativen verglichen. Die zentralen Ergebnisse lauten wie folgt:

Finanzielle Entlastung

Einsparpotenzial für die öffentliche Hand von rund 2-5 Milliarden Euro bei einem jährlichen Rechnungsaufkommen von knapp 200 Millionen Rechnungen.

Optimiertes Zeitmanagement

Werden elektronische Rechnungen Pflicht, kann sich die Bearbeitungsdauer einer Rechnung um über 50 % verkürzen.

Nachhaltiger Staat

Aus ökologischer Sicht – bedeutend vor allem vor dem Hintergrund der von der Bundesregierung in Zusammenarbeit mit der Europäischen Kommission geforderten nachhaltigen Entwicklung für Deutschland im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie „Perspektiven für Deutschland“ – lässt sich durch eine E-Rechnung Pflicht zusätzlich eine Reduktion des durch den Rechnungsbearbeitungsprozess verursachten CO₂-Ausstoßes, des sogenannten CO₂-Fußabdruckes, um bis zu 50 % erreichen.

Warum nicht nur die öffentliche Verwaltung vom E-Rechnungsgesetz betroffen ist

Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, betrifft auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen. Sind elektronische Rechnungen Pflicht, haben Lieferanten öffentlicher Auftraggeber bald keine Wahl mehr. Die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) verpflichtet ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund.

E-Rechnungspflicht für Unternehmen ab 2025

Die Europäische Kommission hat im Rahmen ihres Richtlinienentwurfs „VAT in the Digital Age“ (ViDA) Maßnahmen zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug vorgeschlagen, die unter anderem die verpflichtende Verwendung von E-Rechnungen in Verbindung mit einem Meldesystem für grenzüberschreitende Transaktionen vorsehen.

Deutschland plant die Einführung eines eigenen E-Rechnungssystems für B2B-Umsätze im Inland (also Leistungen zwischen Unternehmen). Die verpflichtende Verwendung von E-Rechnungen in Deutschland war ursprünglich in einem Diskussionsentwurf des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom April 2023 vorgesehen und wurde bereits im Wachstumschancengesetz am 17.11.2023 vom Bundestag verabschiedet.

Kernpunkte des Wachstumschancengesetzes bezüglich E-Rechnungen

Die wesentlichen Punkte zur E-Rechnung im Wachstumschancengesetz:

• Es wird eine gesetzliche Regelung zur verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich im Inland eingeführt.
• Die E-Rechnung wird neu definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und den Anforderungen der Norm CEN 16931 (RL 2014/55/EU) entspricht, wie im ViDA-Vorschlag vorgeschlagen.
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht den Anforderungen an die neue Definition der E-Rechnung entsprechen (z. B. PDF-Rechnungen), werden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst.
• Es gelten verschiedene zeitlich gestaffelte Anwendungsregeln, die ab dem 1. Januar 2025 zu beachten sind.

Fristen für Unternehmen bis zur Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen

Gemäß dem Wachstumschancengesetz vom 17.11.2023 soll ab dem 1. Januar 2025 eine grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen bestehen. Angesichts möglicher Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen (gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.

Es wird dabei zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen unterschieden:

Bis zum Ende des Jahres 2026 ist es erlaubt, für B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, weiterhin Papierrechnungen zu übermitteln. Ebenso bleiben elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, in diesem Zeitraum zulässig. Allerdings ist auch weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, wie bereits zuvor nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG-E festgelegt.

Bis zum Ende des Jahres 2027 dürfen für B2B-Umsätze, die im Jahr 2027 ausgeführt werden, weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Wie in den Jahren 2025 und 2026 (siehe oben) ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Eine zusätzliche Voraussetzung ist jedoch, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hatte, wie in § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG-E angegeben.

Unternehmer, deren Vorjahresumsatz im Jahr 2026 diese Grenze überschreitet, haben jedoch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (gemäß dem EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt werden. Diese Regelung gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 und 2027 ausgeführt wurden, auch wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung verbindlich eingehalten werden. Dadurch werden auch die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem sowie die EU-weiten ViDA-Maßnahmen geschaffen. Um die Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats der E-Rechnungen genauer festzulegen, wurde eine neue Ermächtigung für das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in § 14 Absatz 6 UStG-E aufgenommen.

Pflichten und Ausnahmen für Unternehmen ab 2025

Nach dem Wachstumschancengesetz müssen alle Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) soll nach den Gesetzesplänen weiterhin deren Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung erforderlich sein.

E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V)

Die E-Rechnungsverordnung legt grundsätzlich fest, wie das E-Rechnungsgesetz in Deutschland umgesetzt werden soll. Die E-Rechnungsverordnung ist somit notwendig, um die als europäische Norm festgelegten Vorgaben auf rechtliche Grundlage zu heben.

Insbesondere enthält die Verordnung Regelungen über die Verbindlichkeit der elektronischen Form und die zu erfüllenden Voraussetzungen der E-Rechnung in Deutschland. Außerdem enthält die E-Rech-V Regelungen über das zu verwendende Rechnungsdatenmodell und die Überermittlungsart einer E-Rechnung in Deutschland. Auch die Art und Weise der elektronischen Verarbeitung sowie Ausnahmeregelungen sind in der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) enthalten.

Die drei Ausnahmen der E-Rechnungspflicht an staatliche Institutionen

Wie bereits erwähnt, geht es doch nicht vollständig papierlos. Die E-Rech-V enthält insgesamt drei Ausnahmen, die der vollständig papierlosen Rechnungsstellung im Weg stehen:

1. Handelt es sich bei dem Auftrag um einen sog. Direktauftrag (bis zu einem Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer), darf die Rechnung auf Papier gestellt werden. Dementsprechend gilt für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Bundes, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine E-Rechnung in Deutschland verpflichtend gesendet und empfangen und verarbeitet werden muss. (Vgl. § 3 ERechV)
2. Sicherheitsrelevante Aufträge mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten müssen nicht digital gestellt werden, auch hier darf laut E-Rechnungsverordnung auf Papierform zurückgegriffen werden.
3. Sofern die Rechnung ausschließlich Angelegenheiten des Auswärtigen Amts betrifft, werden gemäß E-Rechnungsverordnung Rechnungen in Papierform akzeptiert.

Hälfte aller deutschen Unternehmen sind vom E-Rechnungsgesetz betroffen

Durch das E-Rechnungsgesetz ist rund jedes zweite Unternehmen in Deutschland betroffen, denn ca. 50 Prozent der Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Somit werden für die Hälfte aller deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen Pflicht. Dies liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.

XRechnung statt PDF

Die enthaltene Format-Vorschrift im E-Rechnungsgesetz sorgt für zusätzlichen Druck: Aktuell werden immer noch gut 80 Prozent der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. Künftig sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend, sondern nur ein strukturierter Datensatz wird als E-Rechnung in Deutschland offiziell anerkannt. ⁵

Strukturierte Daten werden für elektronische Rechnungen Pflicht

Zentrales Element des E-Rechnungsgesetzes ist die Definition der elektronischen Rechnung. Folgende Definition findet sich in §2 der ERechV:

Dementsprechend muss der Aussteller einer elektronischen Rechnung darauf vorbereitet sein, dass die öffentliche Verwaltung seine eingereichten Rechnungen nur akzeptiert, wenn sie zumindest alle relevanten Daten auch in strukturierter Form enthalten.

Reine Bildformate werden nicht als elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 anerkannt

Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 umfasst nur noch digitale Rechnungen mit strukturierten Daten. Das bedeutet im Umkehrschluss: Reine Bilddateien, reine PDF-Dateien ohne strukturierte Daten oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen, da sie nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Dennoch kann man diese Formate verwenden. Und zwar als Bestandteil sogenannter hybrider Formate. Hybride Formate sind dann erlaubt, wenn wenigstens ein Part der Rechnung den genannten Vorgaben entspricht. Es bleibt festzuhalten: Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten oder aus strukturierten Daten mit Bilddateien bestehen, sind zukünftig erlaubt. 6)

XRechnung oder hybride Form ZUGFeRD

Prinzipiell soll das deutsche Standardformat XRechnung genutzt werden, das auf der europäischen CEN 16931 basiert. „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es ist auch möglich, einen anderen Datenaustauschstandard zu verwenden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“ (§ 4 ERechV) Ein anderes Datenaustauschformat stellt das hybride Format ZUGFeRD 2.0 – auf internationaler Ebene Factur X genannt – dar.

Bleibt die Frage nach dem Wie: Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Hierzu hat der VeR (Verband elektronischer Rechnungen) einen klaren Rat:

Es bedarf einer unternehmensinternen technischen Anpassung, wenn E-Rechnungen Pflicht werden und Unternehmen erfolgreich auf die E-Rechnung umsteigen wollen. Dazu gehört eine elektronische Verarbeitung des Rechnungseingangs, ein revisionssicheres digitales Archiv sowie ein klarer digitaler Workflow. VeR fasst die Umstellung auf folgende vier Phasen zusammen

• Analyse der IST-Prozesse
• Identifizierung von Optimierungspotenzialen
• Ableitung von SOLL-Prozessen
• Anbieterauswahl

Außerdem empfiehlt die VeR, das Changemanagement projektbegleitend durchzuführen. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Komponenten akzeptieren.

Ihr Partner für die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes in Deutschland: d.velop

Die d.velop unterstützt Sie gern auf dem Weg zum E-Invoicing. Dabei stellt der digitale Rechnungseingang mit revisionssicherem elektronischem Archiv unser Steckenpferd dar. Mit unserer Tochter der d.velop public sector GmbH bieten wir umfangreiche Expertise in der öffentlichen Verwaltung. Darüber hinaus verfügen wir über 30 Jahre Erfahrung in der Privatwirtschaft.

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