E-Invoicing ist eine moderne und effiziente Möglichkeit, Rechnungen und Zahlungen elektronisch abzuwickeln. Elektronische Rechnungen, oder auch E-Rechnungen, sind digitale Dokumente, die herkömmliche Papierrechnungen ersetzen. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen, wie z. B. die Reduzierung von Papier, Zeitersparnis, die Rationalisierung des Rechnungsprozesses und die einfache Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Um eine E-Rechnung zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die wir im Folgenden aufzeigen werden.
E-Rechnungen erstellen bei kleineren Rechnungsvolumen
Wenn du nur eine relativ geringe Anzahl von Rechnungen verwaltest oder noch keine Fakturierungssoftware bzw. kein ERP-System verwendest, kannst du mit diesen 5 einfachen Schritten effizient E-Rechnungen erstellen, die deinen Rechnungsprozess rationalisieren:
1. Wähle eine Plattform für die elektronische Rechnungsstellung:
Es gibt viele Online-Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung, die es ermöglichen, Rechnungen auf einfache Weise elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu verfolgen.
2. Die einmalige Vorbereitung der Plattform ist der Schlüssel zur effizienten Erstellung von E-Rechnungen:
- Stelle sicher, dass alle relevanten Informationen des Unternehmens in der Plattform hinterlegt sind, damit die erforderlichen und gewünschten Daten automatisch auf jeder erstellten Rechnung erscheinen.
- Überprüfe, welche zusätzlichen Automatisierungsfunktionen das gewählte Tool bietet, z. B. automatisierte Rechnungsnummerierung oder die Voreinstellung des Fälligkeitsdatums basierend auf dem Rechnungsdatum.
- Falls ein PDF oder eine Visualisierung zusätzlich erstellt wird (z. B. bei ZUGFeRD), kannst du ggf. das Layout anpassen, um die Markenidentität durch Elemente wie Logo und Farbschema widerzuspiegeln.
- Einige fortschrittlichere Tools ermöglichen, Kundenstammdaten direkt auf der Plattform zu verwalten und einen Produktkatalog zu erstellen oder zu importieren, um den Rechnungserstellungsprozess weiter zu optimieren.
3. Gib die notwendigen Informationen ein:
Achte bei der Erstellung einer E-Rechnung darauf, dass du alle erforderlichen Informationen angibst, z. B. den Namen des Unternehmens, Kontaktdaten, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen und eine Aufschlüsselung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen.
4. Versende die E-Rechnung:
Sobald du die elektronische Rechnung erstellt hast, kannst du diese einfach per E-Mail an deine Kunden versenden. Auch weitere Kanäle zur Übermittlung, wie Peppol sind unkompliziert möglich. Das macht das Ausdrucken und Versenden von Rechnungen überflüssig und spart Zeit und Ressourcen.
5. Zahlungen verfolgen:
E-Rechnungs-Plattformen bieten häufig Funktionen, mit denen du den Status deiner Rechnungen verfolgen kannst. Du kannst sehen, wann die E-Rechnung abgerufen oder bezahlt wurde oder wann sie überfällig ist, und behältst den Überblick über deine Finanzen.
Vorteile beim E-Rechnungen-Erstellen: effiziente Rechnungsstellung auch bei wenigen Dokumenten
Wenn du diese einfachen Schritte zur Erstellung der E-Rechnungen befolgst, kannst du deinen Rechnungsprozess verbessern, Zeit und weitere Ressourcen sparen. Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kannst du nicht nur deine Prozesse optimieren, sondern auch das Wachstumspotenzial deines Unternehmens enorm steigern, indem du auf effizientere Verfahren setzt.
Kleinere Unternehmen und die Pflicht zur E-Rechnung: Mandat ab Januar 2025
Ab 2025 ändert sich in Deutschland einiges, was den Austausch von elektronischen Rechnungen betrifft. Dieses Jahr wurde das Wachstumschancengesetz verabschiedet, das eine sukzessive Umstellung auf E-Rechnungen für Unternehmen in Deutschland vorschreibt. Die E-Rechnungspflicht kommt.
Als einer der ersten Schritte beinhaltet das B2B-Mandat, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Pflicht gilt bereits ab Januar 2025! E-Rechnungen sind hierbei genauer definiert als Rechnungen im EN16931-Format, wie die in Deutschland üblichen Formate XRechnung oder ZUGFeRD. Ab hier gibt es dann jährlich weitere Änderungen bis hin zur Ausstellungspflicht von elektronischen Rechnungen im Jahr 2028.
Insbesondere bei einer geringen E-Rechnungsanzahl oder auch für kleinere Unternehmen, ist es sinnvoll, auf eine E-Rechnungs-Plattform zuzugreifen. Somit musst du dich nicht selbst bis ins Detail mit den elektronischen Rechnungsformaten auskennen und mit der Erstellung einer Rechnung befassen, sei es mit einer XRechnung oder einer ZUGFeRD-Rechnung.
Für kleine und mittlere Unternehmen bietet die Unifiedpost eine Lösung, mit der die Pflicht einfach und kostengünstig erfüllt werden kann: “Banqup”. Mit Banqup, dem Tool speziell für KMU, ist es unter anderem ein Kinderspiel, elektronische Rechnungen in EN16931-konformen Formaten zu erstellen und zu versenden.
Automatisiert E-Rechnungen erstellen bei hohem Rechnungsvolumen
Für Unternehmen, die regelmäßig eine große Anzahl von E-Rechnungen erstellen und verarbeiten, ist die Automatisierung der Schlüssel zu mehr Effizienz und Genauigkeit. Im Folgenden findest du einige Schritte zur Erstellung automatisierter E-Rechnungen, die sich nahtlos in deine bestehende ERP- oder Rechnungssoftware integrieren lassen:
1. Wähle einen Dienstleister mit Integrationsfähigkeiten:
Suche eine E-Invoicing-Plattform mit robusten Integrationsmöglichkeiten in das bestehende ERP- oder Rechnungssystem. Dies ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss und verbessert den gesamten Rechnungsprozess.
2. Optimierung für hohe Rechnungsvolumina:
Achte darauf, dass die gewählte E-Invoicing-Lösung für die effiziente Verarbeitung hoher Rechnungsvolumina ausgelegt ist. Dies ermöglicht eine rationelle Bearbeitung und Verwaltung der E-Rechnungen und erleichtert die Skalierung, wenn das Unternehmen wächst.
3. Automatisiere die Einhaltung von E-Rechnungs-Standards:
Stelle sicher, dass deine E-Invoicing-Lösung Rechnungen automatisch in den Formaten und Standards erstellen kann, die je nach Standort oder Art des Empfängers erforderlich sind. Wenn du etwa Rechnungen an eine öffentliche Einrichtung in Italien sendest, sollte die Software in der Lage sein, eine FatturaPA zu erstellen, während Rechnungen an deutsche Behörden in der Regel dem XRechnungsformat entsprechen müssen. Dies gewährleistet die Einhaltung lokaler Vorschriften und rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess.
4. Überwache und analysiere die Leistung:
Nutze die Berichts- und Analysefunktionen der E-Invoicing-Plattform, um die Bearbeitungszeit von Rechnungen, den Zahlungsstatus und Unstimmigkeiten zu verfolgen. Diese Daten können als Grundlage für die Entscheidungsfindung dienen und helfen, Rechnungsprozesse im Laufe der Zeit zu optimieren.
Vorteile der Erstellung von E-Rechnungen bei einer hohen Anzahl von Rechnungen
Durch die Implementierung automatisierter Lösungen können Unternehmen den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Rechnungsstellung erheblich reduzieren, menschliche Fehler minimieren und die betriebliche Effizienz insgesamt verbessern. Diese Umstellung auf E-Rechnungen unterstützt nicht nur die Skalierbarkeit, sondern trägt auch zu einem nachhaltigeren Ansatz bei, indem der Papierverbrauch reduziert und Arbeitsabläufe rationalisiert werden.
Einige ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, E-Rechnungen direkt zu erstellen und zu versenden, ohne zwischengeschaltete Dienstleister in Anspruch nehmen zu müssen. Diese integrierte Lösung mag zwar praktisch erscheinen, kann aber im Vergleich zu spezialisierten E-Invoicing-Diensten, die an wechselnde Geschäftsanforderungen angepasst werden können, Einschränkungen in Bezug auf Integration, Compliance-Updates und Skalierbarkeit mit sich bringen.
Das Erstellen von E-Rechnungen kann also sehr simpel ablaufen, sogar, wenn spezifische Anforderungen oder komplizierte Prozesse vorliegen sollten. In diesem Fall kann die Erstellung der E-Rechnung auch unkompliziert ablaufen, insbesondere mit einem geeigneten Dienstleister an der Seite. Alles in allem ist die elektronische Rechnungsstellung eine einfache und umweltfreundliche Art, Rechnungen zu verwalten. Durch die Digitalisierung können Papierabfälle reduziert, Zeit gespart und die Effizienz der Buchhaltung verbessert werden.
Die Gesetzeslage zum E-Rechnungen-Erstellen, Empfangen und Verarbeiten
Wie bereits angerissen, gilt ab 1. Januar 2025 für Unternehmen in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Bei einer hohen Anzahl an Rechnungen macht es zugegebenermaßen auch ohne das Gesetz zu 100 % Sinn, die Rechnungsstellung vollständig zu automatisieren und auf E-Rechnungen umzustellen. Auch ohne E-Rechnungspflicht gibt es dafür mehr als genügend Gründe, wie in diesem Beitrag beschrieben.
Aber Achtung: selbst wenn bereits eine bestehende Lösung zur E-Rechnung im Einsatz ist, kann es sein, dass das Mandat Änderungen mit sich bringt. Zur Erinnerung: die Definition für E-Rechnungen laut Wachstumchancengesetz ab Januar 2025 besagt, dass nur Rechnungen im EN16931-Format (wie z. B. ZUGFeRD, XRechnung) als zugelassene E-Rechnungen gelten. Eventuell gilt es also nochmals zu überprüfen, ob man bereits richtig für das Mandat aufgestellt ist.
Dem Gesetz gerecht werden: Lösungen für die E-Rechnung
Die Unifiedpost Group kann bei der Entscheidung helfen und bietet für Unternehmen jeder Größe und aller Branchen Lösungen, mit der die Pflichten rund um die Erstellung von E-Rechnungen schnell und unkompliziert erfüllt werden können. Als Experten für E-Rechnungen umfasst das Portfolio der Unifiedpost spezielle Produkte und Services sowohl für die Anforderungen der E-Rechnungen in Deutschland als auch des internationalen E-Invoicings. Die Lösungen ermöglichen eine sichere und unkomplizierte Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Bei internationalem Geschäftsverkehr gewährt sie darüber hinaus die Einhaltung internationaler Steuervorschriften im Bereich der Tax Compliance.
In Kombination mit den Lösungen der d.velop zur digitalen Rechnungsverarbeitung und der rechtssicheren digitalen Archivierung elektronischer Rechnungen sind Unternehmen damit ganzheitlich für die kommende E-Rechnungspflicht in Deutschland und weitere E-Rechnungsmandate weltweit gewappnet.
Alles über die E-Rechnungspflicht ab 2025 – Hintergründe, Pflichten und Chancen