E-Invoicing in Italien: Entwicklung, Anforderungen & Meldepflichten

Italien gehört zu den europäischen Ländern, die sich am meisten für Innovation und die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung einsetzen. Es war eines der ersten Länder, das die elektronische Rechnungsstellung förderte und einführte.  Wie sich die elektronische Rechnungsstellung entwickelt hat und welche Anforderungen an E-Invoicing in Italien derzeit bestehen, erfährst du in diesem Blogartikel.

Entwicklung E-Invocing in Italien

Die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung erfolgte Schritt für Schritt: Zu Beginn waren nur Zahlungen an die öffentliche Verwaltung in elektronischer Form durchzuführen, später erfolgte schrittweise die Einführung der Verpflichtung, XML-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und an Firmen sowie Privatpersonen zu versenden. Seit Juli 2022 müssen alle Transaktionen – auch solche mit ausländischen Partnern – an das System für Rechnungsübermittlung „Sistema di Interscambio“ (SDI) übermittelt werden.

Das zentrale System zur Rechnungsübermittlung: Sistema di interscambio (SDI)

In puncto elektronische Rechnungsübermittlung wird auf das schon einige Jahre bewährte System SDI, Sistema di interscambio, gesetzt, welches von der italienischen Steuerbehörde betrieben wird: Alle Rechnungen werden über diese Plattform empfangen und versendet. Das SDI-System führt dabei formelle Kontrollen durch und kontrolliert dabei, ob die Rechnung korrekt ausgestellt wurde und ob alle gesetzlich verpflichtenden Daten vorhanden sind. Bei negativem Ausgang dieser Kontrollen, beispielsweise wenn verpflichtende XML-Tags keinen oder falschen Inhalt besitzen, sendet das SDI-System einen Fehler an den Rechnungssteller und bricht die Übermittlung ab.

Um den Empfänger zu erreichen, muss ein Code angegeben werden – eine italienweit eindeutige Adresse, die den Empfänger identifiziert. Der Code unterscheidet sich je nach Art des Empfängers:

• Der codice destinatario (auf Deutsch: Empfängercode) wird in elektronischen Rechnungen im B2B- oder B2C-Bereich, d. h. zwischen privaten Parteien, verwendet und besteht aus sieben Zeichen.
• Der codice univoco d’ufficio CUU (auf Deutsch etwa: eindeutiger amtlicher Code) wird nur für elektronische Rechnungen an die staatlichen Behörden verwendet und besteht aus sechs Zeichen.

E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber (B2G)

Um den grenzüberschreitenden Handel zu fördern, müssen laut EU-Richtlinie 2014/55/EU alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu können. Italien hat diese EU-Richtlinie sehr schnell in nationales Recht umgewandelt und daher besteht in Italien schon seit 2014 die Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen, wenn diese an eine Einrichtung des öffentlichen Sektors ausgestellt werden.

E-Rechnung für alle Unternehmen mit Sitz in Italien (B2G, B2B, B2C)

Mit 01.01.2019 wurde der Einsatz elektronische Rechnung für alle Unternehmen in Italien verpflichtend, unabhängig davon, ob die Rechnung an eine öffentliche Einrichtung, an ein Unternehmen mit Sitz in Italien oder an eine Privatperson gerichtet war (B2G, B2B und B2C). Die Regelung galt nur für Rechnungen innerhalb Italiens. Wenn ein ausländisches Unternehmen keine Niederlassung in Italien hatte, war es von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht betroffen.

E-Rechnung im XML-Format

Jede elektronische Rechnung muss im vorgegebenen XML-Format „FatturaPA“ erstellt werden und an das zentrale, vom italienischen Staat betriebene SDI-System gesendet werden. Nach der Durchführung von automatisierten technischen Kontrollen durch das SDI-System wird das XML-File an den Rechnungsempfänger weitergeleitet und der Absender erhält eine Bestätigung über Zustellbarkeit oder Nicht-Zustellbarkeit im XML-Format zurück.

E-Rechnungen auch für Auslandstransaktionen

Das neue italienische Haushaltsgesetz Nr. 178/2020 schreibt vor, dass seit dem 1. Januar 2022 (bzw. durch eine erfolgte Aufschiebung ab dem 01. Juli 2022) auch für grenzüberschreitende Rechnungen der Einsatz der elektronischen Rechnung im XML-Format „FatturaPA“ inkl. Übermittlung über die zentrale SDI-Plattform verpflichtend ist.

Umgang mit Ausgangsrechnungen italienischer Unternehmen

Im praktischen Einsatz bedeutet dies, dass Ausgangsrechnungen italienischer Firmen an deren Kunden außerhalb Italiens im speziellen XML-Format „FatturaPA“ erstellt und an das SDI-System übermittelt werden – unabhängig von dem Format und der Art und Weise, wie die Rechnungen an den Empfänger gesendet werden (dies erfolgt typischerweise in Papierform per Post oder als PDF-Anhang mittels E-Mail).

Umgang mit Eingangsrechnungen italienischer Unternehmen

Für Eingangsrechnungen italienischer Unternehmen, die von Lieferanten außerhalb Italiens eingehen (der Empfang erfolgt auch hier typischerweise in Papierform oder als PDF-Anhang via E-Mail), müssen die italienischen Empfänger der Rechnungen eine XML-Version dieser Eingangsrechnung erstellen und diese ebenso an das SDI-System übermitteln. Das klingt paradox, ist aber effektiv eine gesetzliche Verpflichtung. Die Übermittlung muss innerhalb des 15. Tages des Folgemonats nach Erhalt der Eingangsrechnung erfolgen. Damit will der italienische Staat die Transaktionsinformationen ausländischer Eingangsrechnungen elektronisch erhalten und die Steuerhinterziehung bei grenzüberschreitenden Transaktionen verringern.

Im Gegenzug wurde die bestehende Verpflichtung, eine trimestrale kumulierte Meldung aller Auslandsumsätze an die Finanzbehörde zu erstellen (die sogenannte „Esterometro“-Meldung), abgeschafft.

Sämtliche entsprechenden XML-Ein- und Ausgangsrechnungen (B2G, B2B, B2C) müssen in der Folge auch digital rechtssicher archiviert werden („conservazione sostitutiva“), eine Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen in Papierform – etwa durch Ausdruck – ist nicht zulässig.

Besonderheiten der digitalen rechtssicheren Archivierung in Italien

Die rechtssichere digitale Archivierung in Italien besitzt einige besondere Aspekte, die entsprechend auch für die Archivierung von E-Rechnungen gelten. Die digital archivierten Dokumente müssen über Metadaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant oder Kunde, UID-Nummer und beliebige logische Kombinationen dieser Kriterien auffindbar sein. Jedes digital erstellte und archivierte Dokument muss mit einer voll qualifizierten digitalen Signatur versehen werden und innerhalb eines Jahres nach Ende des Geschäftsjahres müssen sämtliche Dokumente mit einem sogenannten digitalen Zeitstempel („marca temporale“) versehen werden. Zudem besteht die Verpflichtung, eine für den Archivierungsvorgang verantwortliche Person offiziell zu benennen und eine Handbuch („manuale della conservazione“) zu erstellen.

Diesen Anforderungen können mit dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents selbstverständlich abgedeckt werden.