Digitale Unterschrift einfügen – darauf muss man achten

Fortschreitender Digitalisierungsgrad, verstärkte Nutzung von Homeoffice, Ressourcenschonung am Arbeitsplatz – die Liste mit Gründen, um auf papierbasierte Prozesse zu verzichten, wird immer länger. Spätestens beim Unterzeichnen ist für viele Unternehmen ein Medienbruch unvermeidbar – zumindest, wenn es sich um eine rechtsgültige Unterschrift handeln soll. Aber warum eigentlich? Eine rechtsgültige digitale Unterschrift einfügen ist einfacher als gedacht – wir zeigen, wie es geht.

Keine Rechtsgültigkeit mit eingescannter Unterschrift

Bevor es um die Frage geht, wie man eine digitale Unterschrift einfügen kann: Eine eingescannte Unterschrift einfügen ist nicht das Gleiche wie eine digitale Unterschrift einfügen! Sei es aus Gemütlichkeit oder weil gerade kein Drucker zur Verfügung steht – die meisten kennen es und haben es mit Sicherheit auch schon einmal gemacht. Auf einem leeren Blatt Papier die Unterschrift gesetzt, diese abfotografiert und hochgeladen oder direkt eingescannt und abgespeichert. Und schon kann die eingescannte Unterschrift jedes Mal bequem in ein Dokument eingefügt werden. Das Problem: Es fehlt die Rechtsgültigkeit.

Eingescannte Unterschrift einfügen entspricht nicht der eIDAS

Wenn man eine eingescannte Unterschrift einfügt, ist dies lediglich die Abbildung der handschriftlichen Unterschrift. Daraus ist – im Gegensatz zur digitalen Unterschrift – keine Einwilligung in die Pflichten nachweisbar, die sich aus dem Dokument ergeben. Dies ist wiederum auf die fehlende eindeutige elektronische Identifizierbarkeit der unterzeichnenden Person zurückzuführen, die sich aus der eIDAS-Verordnung ergibt.

Eingescannte Unterschrift nicht fälschungssicher

Eine eingescannte Unterschrift einfügen gleicht einer Einladung, diese zu fälschen. Eine einfache Bildbearbeitungssoftware oder mittlerweile auch Bildbearbeitungs-Apps auf dem Smartphone reichen bereits aus, um die Unterschrift zu ändern, auszuschneiden oder zu kopieren.

Unpräzisere Unterschriften auf mobilen Endgeräten erschwert eindeutige Identifikation

Sobald man eine eingescannte Unterschrift einfügt, ist nicht eindeutig nachvollziehbar, wer diese Unterschrift gesetzt hat. Eine rein optische Identifizierung ist – abgesehen davon, dass dies die eIDAS-Anforderungen keineswegs erfüllt – insbesondere durch unpräzisere Unterschriften auf mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet & Co.) nicht fälschungssicher. Immerhin könnte jede Person mit Zugriff auf das Dokument die Unterschrift gesetzt haben.

Digitale Unterschrift einfügen – so geht´s richtig!

Der richtige und vor allem rechtsgültige Weg, eine digitale Unterschrift einzufügen, führt über das Erstellen einer digitalen Unterschrift per Signatur-Lösung wie d.velop sign. Hierbei werden die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung an das elektronische Signaturverfahren innerhalb der EU eingehalten.

Wie kann ich nun eine Unterschrift digital einfügen?

Die digitale Unterschrift einfügen ist per Signatur-Software oder Signatur-App in nur wenigen Schritten umsetzbar. Am Beispiel von d.velop sign sind lediglich 3 einfache Schritte nötig, um die Unterschrift elektronisch einfügen zu können:

1. Zur Aktivierung der digitalen Signatur erfolgt zunächst eine Anmeldung über den PC oder das jeweilige mobile Endgerät in der Signatur-App.
2. Um nun eine rechtsgültige digitale Unterschrift einfügen zu können, ist das zu unterzeichnende Dokument in der Anwendung hochzuladen.
3. Zu guter Letzt ist elektronischer Identitätsnachweis nötig, der über einen Vertrauensdiensteanbieter läuft. Das Dokument kann nun samt rechtsgültiger digitaler Unterschrift heruntergeladen und ggfs. im DMS archiviert werden.

Digitale Signatur einfügen: Vorteile einer Signatur-Lösung im Überblick

Die digitale Unterschrift einfügen ist mit der richtigen Software ein regelrechtes Kinderspiel. Aber welche Vorteile springen dabei für die unterzeichnende Person heraus? Wer per Signatur-Lösung elektronische Unterschrift einfügt, profitieren von folgenden Vorteilen:

• Mit einer Signatur-Lösung kann man eine absolut DSGVO-konforme digitale Signatur einfügen.
• Je nach Anforderung entscheiden, ob eine einfache-, fortgeschrittene- oder qualifizierte elektronische Signatur eingefügt werden soll.
• Schnell und rechtssicher Ihre digitale Unterschrift in PDF und XML einfügen
• Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten der Signatur-App für Ihren individuellen Digital Workplace
• Schluss mit Medienbrüchen – elektronische Unterschrift einfügen und auf ein papierloses Büro umstellen