Datenschutz ist zu einem zentralen Anliegen für Unternehmen geworden. Insbesondere mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurden die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten verschärft. Um dieser gesetzlichen Verpflichtung gerecht zu werden und potenzielle Risiken zu minimieren, ist eine fundierte Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unerlässlich. Diese Schulungen bieten einen Leitfaden für den Umgang mit sensiblen Daten. Sie stärken das Bewusstsein der Mitarbeiter:innen für Datenschutzfragen und tragen somit maßgeblich zur Sicherheit und Compliance des Unternehmens bei.
Erfahre in unserem Artikel, warum Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter:innen unerlässlich sind, welche Inhalte sie umfassen sollten und wie sie zur Stärkung der Unternehmenskultur beitragen können.
Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter:innen sind essenziell
Verantwortliche Stellen trifft laut der DSGVO eine Nachweispflicht für die Einhaltung des Datenschutzes (vgl. Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Daher ist es unerlässlich und besonders wichtig, die eigenen Mitarbeiter:innen bezüglich der relevanten datenschutzrechtlichen Vorgaben (regelmäßig) zu schulen, um einer fehlerhaften Umsetzung der neuen Vorgaben vorzubeugen und Risiken im Unternehmen bezüglich verschiedenster Datenschutzverletzungen zu minimieren.
Solche Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sowohl persönlich als auch online durch den Einsatz einer E-Learning-Plattform durchgeführt werden. Die Inhalte unterstützen Mitarbeiter:innen bei der Identifizierung von Prozessen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten. Des Weiteren helfen sie dabei, diese entsprechend den internen Datenschutzvorgaben korrekt umzusetzen oder abzubilden.
Nachweis- und Schulungspflichten nach der DSGVO
Es existiert eine konkrete Regelung in der DSGVO für das Erfordernis von Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter:innen (vgl. Art. 39 Abs. 1 lit. b).
Hiernach ist es die Aufgabe des (internen oder externen) Datenschutzbeauftragten, die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter:innen, die an den Verarbeitungsvorgängen beteiligt sind, durchzuführen. Auch aus Art. 32 ergibt sich die datenschutzrechtliche Schulungspflicht, da die dort definierten „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“, die entsprechende Unterrichtung der organischen Handlungseinheiten eines Unternehmens, nämlich den Mitarbeiter:innen, ohne korrektes Wissen nur schwer oder gar nicht eingehalten werden können.
Ein Verstoß gegen die datenschutzrechtliche Vorgabe von Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter:innen kann von der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz mit einem Bußgeld geahndet werden (vgl. Art. 83 Abs. 4 lit. a).
Präsenz- vs. Online-Schulungen im Datenschutz
Wie bereits eingangs erwähnt, können Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nach der DSGVO und dem BDSG persönlich vor Ort von einem Datenschutzbeauftragten gehalten oder mittels einer E-Learning-Plattform abgerufen werden. Auch wenn es sich beim elektronischen Lernen (E-Learning) um eine vergleichsweise junge Form des Bereitstellens von Qualifizierungsangeboten handelt, steigt die Akzeptanz stetig enorm an. Eine aktuelle Online-Umfrage der Plattform Statista zur Bedeutung von E-Learning Themen im Unternehmen ergab, dass zum Zeitpunkt der Erhebung die Befragten das Thema „Datenschutzrichtlinien“ als das wichtigste Lernthema in den nächsten drei Jahren werteten.1
Die Vorteile von Online-Schulung und E-Learning
Das verwundert kaum, denn im Gegensatz zur klassischen Face-to-Face Schulung kann ein E-Learning-Angebot erhebliche Vorteile mit sich bringen.
E-Learning für Datenschutz-Schulungen als agile, effektive und flexible Lösung
Um der datenschutzrechtlichen Schulungspflicht nach der DSGVO, gerade bei einer größeren Anzahl an Mitarbeiter:innen, pflichtgerecht und regelmäßig nachkommen zu können, ist der unternehmensinterne Einsatz einer E-Learning- oder E-Training-Plattform effektiv und flexibel zugleich.
Eine E-Learning-Plattform im Datenschutz bietet die flexible Chance, jede Datenschutz-Schulung für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin orts- und zeitunabhängig anzubieten. Im Falle einer Online-Schulung ist eine physische Anwesenheit der Teilnehmer:innen nicht erforderlich. Dadurch kommt es weder zu räumlichen noch zu zeitlichen Engpässen.
Ausfälle von Mitarbeiter:innen, etwa bei Krankheit, Urlaub oder Dienstreisen, werden in der Regel bei Präsenzveranstaltungen wegen des erneuten organisatorischen Aufwandes nicht nachgeholt. Hier ist die Gefahr groß, dass die Mitarbeiter:innen wichtige Inhalte verpassen – und dies nicht dokumentiert ist. Gerade für bestimmte Berufsgruppen (wie z.B. Vertriebsmitarbeiter:innen im Außendienst) bieten sich datenschutzrechtliche Schulungen besonders an, da sie auf jedem Computer mit einem Internetzugang abrufbar sind und im Rahmen der eigenen individuellen Terminplanung koordiniert werden können.
Optimale Aufbereitung der Lerninhalte
Ferner ist in der Regel eine automatisierte Protokollierung der Lernfortschritte und des jeweiligen Abschlusses der Mitarbeiterschulung konfigurierbar. Die Inhalte der Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter:innen werden zudem oft nicht nur textlich, sondern auch visuell durch den Einsatz von Fotos und Videos dargestellt. Weiterhin können die Inhalte in der Regel auch in verschiedenen Sprachen abgerufen werden, damit alle Mitarbeiter:innen die wichtigen datenschutzrechtlichen Inhalte verstehen können.
Nachweisbare Teilnahmen an Online-Datenschutz-Schulungen durch Zertifikate
Die Teilnahme und der Abschluss einer Online-Schulung im Datenschutz wird mit einem Zertifikat nachgewiesen, um der gesetzlichen Nachweispflicht aus der DSGVO nachkommen zu können.
Inhaltliche Gestaltung einer Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter
Viele Unternehmen fragen sich, welche Inhalte denn in die optimale Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter:innen gehören. An dieser Stelle ist eine Übersicht zusammengestellt, welche Inhalte im Sinne des geltenden Rechts geschult werden sollten und auf welche Fragen die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Ende einer Datenschutz-Schulung eine Antwort haben sollten:
- Was ist Datenschutz?
- Warum ist Datenschutz wichtig?
- Was ist die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und das BDSG-neu?
- Was sind personenbezogene Daten?
- Was ist eine Verarbeitung?
- Was ist eine Auftragsverarbeitung und wieso müssen ggfs. Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen werden?
- Wie muss man personenbezogene Daten verarbeiten?
- Was passiert bei Datenschutzverletzungen und welche Fristen muss man berücksichtigen?
- Was sind technisch-organisatorische Maßnahmen und wie können diese umgesetzt werden?
- Was ist ein Berechtigungs- und Löschkonzept?
- Was muss man bei den täglichen beruflichen Tätigkeiten berücksichtigen, um datenschutzrechtlich konform zu arbeiten?
- Was sind Betroffenenrechte?
- Was sind Informationspflichten gegenüber Betroffenen?
Ansonsten sollten Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter:innen die Bedürfnisse der jeweiligen Branche bzw. Gruppe, die geschult wird, berücksichtigen, weil für Bereiche wie z.B. Vertrieb, Marketing, Personal oder Kundenbetreuung individuelle datenschutzrechtliche Besonderheiten gelten, die berücksichtigt werden müssen.