„Keine Buchung ohne Beleg“. Kaum eine Aussage verkörpert eines der zentralen Prinzipien der GoBD besser als dieser alte Buchhaltungsgrundsatz. Gemäß dem Belegprinzip muss jedem Geschäftsvorfall ein sachlich korrekter Beleg zugrunde liegen. Hier kommt das Theme Belege digitalisieren ins Spiel. Was ein Beleg ist, warum Belege archiviert werden müssen und worauf es zu achten gilt, wenn Unternehmen Belege digital archivieren wollen, stellen wir in diesem Blogartikel vor.
Belege archivieren – Definition und Belegarten
Was ist ein Beleg?
Ein Beleg ist ein schriftlicher Nachweis für einen Geschäftsvorfall in einem Unternehmen. Er enthält alle wichtigen Informationen. Mindestens setzt sich ein Beleg zusammen aus Angaben zu…
- Vorgangsbezeichnung,
- Datum und
- Betrag
In der Buchführung dient ein Beleg als Beweis für den Zusammenhang zwischen einem realen Vorgang und der erforderlichen Aufzeichnung beziehungsweise Buchung und schafft die Basis für die Richtigkeit buchhalterischen Aufzeichnungen. Dieser Beleg muss laut deutschem Gesetz zehn Jahre lang archiviert werden.
Welche Belegarten gibt es?
Die Bezeichnung Beleg ist ein Oberbegriff für verschiedene Rechnungsarten. Dazu gehören:
- Rechnungen
- Verträge
- Barquittungen
- Lieferscheine
- Auftragsbestätigungen
- Zahlungsbelege
- Anträge
- AU-Belege
Quittungen archivieren
Als Teil von Buchungsbelegen sind Quittungen gesetzlich zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist für Quittungen beträgt 10 Jahre.
Lieferscheine archivieren
Beim Archivieren von Lieferscheinen kommt es grundsätzlich auf die jeweilige Kategorie an. Ist der Lieferschein als solcher gekennzeichnet und liegt er lediglich der Bestellung bei, fällt er unter die Kategorie Handelsbrief. In diesem Fall sind Lieferscheine für 6 Jahre aufzubewahren. Als Rechnung fällt der Lieferschein unter die Kategorie Buchungsbeleg und er ist für 10 Jahre zu archivieren.
Belege digital archivieren – darauf kommt es an
Die Archivierung von Papierdokumenten beschreibt den Aufbewahrungsvorgang und den Erhalt eines Dokumentes im Archiv ganz im Sinne von Records Management. Nach der Buchung des Belegs ist dieser noch mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Daher müssen Unternehmen alle Belege in einem Archiv hinterlegen. Dies darf heute in Papierform oder elektronisch erfolgen. Was spricht dafür, Belege zu digitalisieren?
Was ist digitales Archivieren?
Digitale Archivierung bezeichnet die Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form. Damit zum Beispiel die Buchhaltung Belege digital aufbewahren kann, wird auf dem Markt bereits verschiedene Archivierungs-Software zur Verfügung gestellt. Bei der Auswahl ist allerdings auf die Revisionssicherheit der Software zu achten, um beispielsweise Rechnungen digital archivieren zu können.
Warum Belege digital aufbewahren und archivieren?
Die Belegsicherung oder Belegarchivierung ist für Unternehmen von besonderer Bedeutung, um die Beweiskraft ihrer Buchhaltung sicherzustellen. Die Aufzeichnungen von steuerpflichtigen Unternehmen werden gemäß §158 der Abgabenordnung (AO) der Besteuerung zugrunde gelegt.
Was passiert bei fehlerhafter Archivierung von Belegen?
Solange kein Anlass gegeben ist, die sachliche Richtigkeit digital archivierter Belege zu beanstanden, gehen Finanzämter und deren Prüfer grundsätzlich von der Korrektheit der Buchführung aus. Sollten jedoch nachweisbare Fehler, wie beispielsweise fehlende Belege auftreten, wird das betroffene Unternehmen geeignet zur Besteuerung herangezogen.
Wie kann ich Belege digital archivieren?
Für Belege gelten in den meisten Fällen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Im BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 heißt es zur Belegsicherung konkret, dass Belege „möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern“ sind. Bei Papierbelegen kann dies beispielsweise durch das Einscannen erfolgen, direkt im Anschluss findet die Archivierung der Papierdokumente statt. Bei elektronischen Belegen hingegen kann die Aufbewahrung, z.B. durch Übertragung in ein revisionssicheres Archiv, gleich komplett automatisiert erfolgen.
Digitales Belegmanagement
Digitales Belegmanagement ist die elektronische Archivierung und Verwaltung von Belegen. Dabei wird der Händlerbeleg bereits während der Zahlung digital erstellt und verschlüsselt digital archiviert. Dabei bietet das digitale Belegmanagement neben einem Zeit- und Produktivitätsgewinnen bei der Erfassung auch Vorteile bei der Suche nach bestimmten Belegen.
Löschen verboten? Belege digitalisieren
Die Vorteile, Belege zu digitalisieren, liegen auf der Hand. Schließlich sind sie in der physischen Verwaltung und Aufbewahrung teuer. Trotzdem stellen sich bei der elektronischen Ablage von Belegen viele Unternehmen die Frage, ob sie Papierbelege überhaupt digital archivieren dürfen. Dabei gelten für Archivierungen von Papierdokumenten und für Papiervorgänge grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen, wie für elektronische Belege.
Ersetzendes Scannen löst das papiergebundene Original ab
Damit sichergestellt werden kann, dass ein eingescannter, digitaler Beleg mit dem Original übereinstimmt, gibt es dennoch einige technische Besonderheiten zu beachten. Hier kommt das „ersetzende Scannen“ und die diesem Verfahren zugrundeliegende Richtlinie TR RESISCAN 03138 ins Spiel.
Digitale Belege archivieren durch ersetzendes Scannen
Ziel des ersetzenden Scannens ist es, Papierdokumente so zu erfassen, dass diese anschließend elektronisch weiterverarbeitet, aufbewahrt und das papiergebundene Original anschließend vernichtet werden kann. Eine ausführliche Betrachtung des Themas, inklusive Definition, rechtlichem Rahmen und Tipps für die Umsetzung enthält unser Artikel Ersetzendes Scannen.
Voraussetzung für die digitale Archivierung von Belegen
Bei digitalen Belegen, die bereits in elektronischer Form im Unternehmen eingehen, wird der Scanvorgang übersprungen und es geht gleich an die elektronische Ablage – das liegt in der Natur der Sache. Finanzbehörden akzeptieren digitale Belege in elektronischer Form seit Jahren. Darüber hinaus wird in einigen Bereichen die elektronische Ablage nicht nur empfohlen, sondern ist sogar gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem gibt es auch hier einige Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Denn: „Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden“.
Die vier Säulen der elektronischen Archivierung
Grundsätzlich definiert die GoBD die Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung. So müssen Belege – egal ob ursprünglich in Papierform oder digital – nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar aufbewahrt werden, beispielsweise in einem revisionssicheren Archiv. Um Papierdokumente revisionssicher zu archivieren, gibt es für Unternehmen vier zentrale Säulen:
- die richtige DMS-Software,
- die passende Hardware,
- eine Verfahrensdokumentation
- und eine abschließende Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers.
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Fragen zum digitalen Archivieren von Belegen
Es gibt einige Gründe, warum Belege digital archiviert werden sollten. Man spart Platz, Zeit und Geld im Vergleich zur Aufbewahrung von Papierbelegen. Außerdem sind digitale Belege einfacher zu durchsuchen und zu organisieren und digitale Belege können besser vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden, da sie an mehreren Standorten gespeichert werden können.
Im Grunde genommen können alle Arten von Belegen digital archiviert werden, die normalerweise in Papierform vorliegen. Dazu gehören Rechnungen, Verträge, Barquittungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege, Anträge und AU-Belege.
Die Digitalisierung von Belegen bezieht sich darauf, Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln, um sie elektronisch zu speichern und zu verarbeiten.
Die Digitalisierung von Belegen bietet zahlreiche Vorteile, wie z.B. die Einsparung von Platz und Lagerkosten, die Reduzierung von Papierverbrauch und die verbesserte Übersichtlichkeit und Schnelligkeit bei der Suche nach bestimmten Dokumenten. Außerdem können digitale Belege einfacher geteilt und in Echtzeit bearbeitet werden.