Ganz egal, ob Personalakten digital oder traditionell in Papierform geführt werden – von Seiten des Arbeitgebers müssen bestimmte arbeitsrechtliche Vorgaben hinsichtlich der Erstellung, Weitergabe und Aufbewahrung von darin enthaltenen Personalunterlagen beachtet werden. In diesem Artikel möchten wir uns ganz der Herausforderung der korrekten Aufbewahrung von Personalunterlagen widmen und die wichtigsten Fragen diesbezüglich klären – zum Beispiel zum Thema Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen.
Es stellt sich zuallererst die Frage, welche Personalunterlagen überhaupt in einer Personalakte zu finden sind?
Welche Personalunterlagen gibt es?
Die gängigsten personalbezogenen Unterlagen sind:
- Personalstammbogen sowie allgemeine Personendaten (Adresse, Bankverbindung)
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag (sowie dessen Anpassungen)
- Sozialversicherungsunterlagen
- Steuerunterlagen
- (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate
- Dokumentationen und Protokolle im Rahmen von Personalgesprächen
- Zielvereinbarungen oder Sonderregelungen zur Vergütung
- Krankheitsbescheinigungen
- Urlaubsanträge
- Arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen sowie ggfs. Gegendarstellungen
Aufbewahrt werden all diese unterschiedlichen Dokumente und Informationen – wie eingangs erwähnt – klassischerweise und der Einfachheit halber in der sogenannten Personalakte.
Was ist formell unter einer Personalakte zu verstehen?
Laut Bundesarbeitsgericht sind unter Personalakten im formellen Sinne diejenigen Schriftstücke und Unterlagen zu verstehen, welche der Arbeitgeber als „Personalakte“ führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Die Zugehörigkeit von Unterlagen zur Personalakte bestimmt sich nach dem materiellen Personalaktenbegriff aufgrund inhaltlicher Kriterien. Danach sind Personalakten eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen (BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11).
Warum müssen Personalunterlagen in der Akte jederzeit einsehbar sein?
Im Betriebsverfassungsgesetz ist unter § 83 Abs.1 festgehalten, dass der oder die Mitarbeitende das Recht hat, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Von diesem Recht, auch Einsichtsrecht genannt, kann zu jederzeit und ohne Vorankündigung Gebrauch gemacht werden. Auch Gründe hierfür müssen vom Arbeitnehmenden keine angegeben werden. Die Einsichtnahme darf allerdings nicht in zu kurzen zeitlichen Abständen verlangt werden.
Betriebsverfassungsgesetz § 83 | Einsicht in die Personalakten
(1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.
(2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.
Absatz 2 regelt außerdem, dass Mitarbeiter:innen das Recht auf Beseitigung oder Änderung unrichtiger Daten in der eigenen Personalakte haben – das erstreckt sich gemäß Aktenzeichen 9 AZR 573/09 auch über das aktive Beschäftigungsverhältnis hinaus.
Alles, was jedoch den gesundheitlichen Zustand des Angestellten betrifft, darf dagegen nicht Inhalt der Personalakte sein. Darunter fallen beispielsweise Krankmeldungen oder auch die Ergebnisse einer betriebsärztlichen Untersuchung.
Heißt im Umkehrschluss für den Arbeitgeber: Personalunterlagen müssen immer und vollständig abrufbar sind. Außerdem muss gewährleistet sein, dass nur die dafür vorgesehenen Dokumente in der Akte vorzufinden sind.
Was ist bei der Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen aus datenschutzrechtlicher Perspektive zu beachten?
Die Personalakte kann digital oder traditionell in Papierform geführt werden. Zu den Vorteilen später im Artikel mehr. Entscheidend ist jedoch, dass unabhängig von der Art der Aufbewahrung alle arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorgaben bei der Aufbewahrung von Personalunterlagen Berücksichtigung finden müssen.
Da innerhalb einer Personalakte vielfach umfangreiche und sensible personenbezogene Daten – wie beispielsweise die persönliche Steuer-Identifikationsnummer – enthalten sind, fallen diese Dokumente unter den allgemeingültigen Datenschutz. Und das egal, ob diese Daten elektronisch oder in Papierform vorliegen. Personenbezogenen Daten in der Personalakte unterliegen dem Datenschutz uneingeschränkt, da Sie Eigentum des jeweiligen Arbeitnehmenden sind und jeder Bürger das Recht auf informationelle Selbstbestimmung besitzt.
Aufgabe und Pflicht des Arbeitgebers ist es somit, uneingeschränkt zu gewährleisten, dass nur ein möglichst kleiner und begrenzter Personenkreis – wie die HR-Abteilung oder einzelne Mitarbeiter:innen ebendieser Abteilung – Einsicht in die Personalakte hat. Denn Datenschutz bedeutet hier die unbedingte Sicherung vor unbefugter Einsichtnahme und auch die Fürsorgepflicht als Unternehmer verpflichtet an dieser Stelle zum höchstmöglichen Schutz aller in der Personalakte abgelegten persönlichen Informationen.
Das bedeutet im Falle der Personalakte laut datenschutz.org vor allem die Einhaltung dieser 3 wichtigen Datenschutzgrundsätze:
- Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder der Zustimmung des betroffenen Arbeitsnehmers oder aber einer gesetzlichen Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt.
- Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.
- Die Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Bei letzterer Aussage greift zusätzlich der §26 BDSG Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses:
§ 26 BDSG Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
(1) Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. […]
Mitarbeiter:innen können sich an den Datenschutzbeauftragten ihres Unternehmens wenden, um sich über die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bei der Aufbewahrung der eigenen personenbezogenen Daten zu informieren.
Mehr Sicherheit durch digitale Aufbewahrung von Personalunterlagen in Akten
Im Hinblick auf eine digitale Personalakte können Maßnahmen zum Datenschutz um ein Vielfaches einfacher und unkomplizierter gewährleistet werden. Zum Beispiel, indem granulare Berechtigungsstrukturen eingerichtet werden oder einzelne Abschnitte in der Akte nur temporäre über Berechtigungsübergabe per Mausklick zugänglich sind. Die digitale Personalakte verbessert so die Auskunftsfähigkeit und stellt durch eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben. Die elektronischen Personalakten bieten außerdem häufig eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard). Bei diesem Algorithmus sorgt der 256-Bit-Schlüssel für höchste Sicherheit.
Digitale Personalakte – Gestalten Sie Ihre Personalprozesse sicher und effizient
Die digitale Aufbewahrung hat allerdings weitere, entscheidende Vorteile. Sie unterstützt außerdem bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Was sind die Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen?
Vorweg: Aufgrund der Fülle an unterschiedlichen Unterlagen sowie der Gesetzeslage, die hier greift, gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen innerhalb der Personalakte.
Die Ausgangsbasis: Der Arbeitgeber muss Personalunterlagen so lange aufbewahren, wie ein:e ausgeschiedene:r Mitarbeiter:in arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen kann. In §195 BGB ist hierfür eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren festgesetzt. Hier gilt es noch zu wissen, dass diese Frist mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet, beginnt.
Darüber hinaus greifen allerdings noch eine Vielzahl weiterer Gesetzesgrundlagen, die es unbedingt zu beachten gilt. Diese lassen sich in folgende Bereiche clustern:
- Arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Personalakte
- (Lohn)-Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Personalakte
- Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen in der Personalakte
Aufbewahrungsfristen Personalunterlagen im Überblick
Neben der Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen gibt es auch noch die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen. Folgende Grafik zeigt eine komprimierte Übersicht verschiedener Arten von Unterlagen und deren Aufbewahrungsfristen auf Basis unterschiedlicher Gesetzestexte:
Effizienteres Arbeiten mit digitalen Personalakten
Digitale Personalakten vereinfachen Ihnen die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten. Zudem garantiert die Lösung schnelle Zugriffszeiten, eine datenschutzkonforme Bearbeitung und Ablage der Personalakten sowie individuelle Berechtigungsstrukturen. Anhand von Zugriffsrechten ist genauestens festgelegt, wer auf eine Akte zugreifen kann. Teile der Akte oder eines Dokumentes werden über die Rolle des Mitarbeiters inklusive Vertreterregelung vor Verletzung des Datenschutzes gesichert. Wer und wann mit den Daten gearbeitet hat, kann protokolliert werden. Zudem wird festgehalten, durch welche Person Veränderungen an Dokumenten vorgenommen wurden. Das 5-Stufen-Standardrollen-Konzept teilt folgende Rollen ein:
- HR-Mitarbeiter:in
- Vorgesetzte:r
- Vorgesetzte:r (extern)
- Betriebsrat
- Mitarbeiter:in
Alle Rollen werden auf bestimmte Aktenregister berechtigt, sodass bei Aktenfreigabe anhand der Rolle auch nur die Bereiche freigegeben werden, die eingesehen werden dürfen.
Wie lautet das Fazit?
Es lässt sich entsprechend festhalten, dass mit der Nutzung einer digitalen Akte die Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen eingehalten werden können. Zudem wird bei der Verwendung digitaler Akten weniger Papier und weniger Platz für Aktenschränke benötigt und die Erstellung von Datensilos wird verhindert. Der Einsatz führt zu effizienteren HR-Prozessen und unterstützt außerdem bei der Einhaltung aller gesetzlichen Pflichten und Fristen.
Digitale HR-Prozesse sind Fortschritt – in 12 Stufen zur Transformation!
Dieser Artikel enthält Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Akten im Unternehmen, ist jedoch keine verbindliche Rechtsberatung. Zu dem kann sich die Gesetzgebung ändern.
Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.