Datenschutz bis digitale Lösungen: Was Du über die Aufbewahrungsfrist der Personalakte wissen musst

Ob digital oder auf Papier – Personalakten sind ein Muss für jedes Unternehmen. Doch warum müssen sie eigentlich gesetzlich verpflichtend über Jahre hinweg aufbewahrt werden? Ganz einfach: Arbeitgeber stehen in der Pflicht, wichtige Mitarbeiterdaten für bestimmte Zeiträume zu sichern. Das dient nicht nur der Beweissicherung und Nachweisbarkeit, sondern auch der Rechenschaftspflicht gegenüber Behörden wie der Sozialversicherung oder dem Finanzamt. Wer hier schludert, riskiert Ärger – von rechtlichen Konsequenzen bis hin zu Nachzahlungen. Doch welche Aufbewahrungsfristen für Personalakten gelten eigentlich? Wie lange müssen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Krankenkassenmeldungen aufbewahrt werden? Und wann dürfen Personalakten endlich gelöscht werden? In diesem Artikel klären wir alle wichtigen Fragen rund um die Aufbewahrungspflicht für Personalakten in Deutschland – und sorgen für Durchblick im Paragrafen-Dschungel!

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Personalakte

Personalunterlagen umfassen alle Dokumente, die im Rahmen der Personalführung anfallen, wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Krankmeldungen. Die Aufbewahrungspflicht für Personalakten in Deutschland richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben, wobei Aufbewahrungsfristen gemäß BGB §195 sowie sozialversicherungsrechtliche Vorschriften zu beachten sind, bevor eine Löschung erfolgt.

Welche Personalunterlagen gibt es eigentlich?

Zunächst aber stellt sich die Frage, welche Personalunterlagen überhaupt in einer Personalakte zu finden sind? Hier dazu einmal eine kleine Übersicht. Die gängigsten personalbezogenen Unterlagen sind:

• Personalstammbogen sowie allgemeine Personendaten (Adresse, Bankverbindung)
• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag (sowie dessen Anpassungen)
• Sozialversicherungsunterlagen
• Steuerunterlagen
• (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate
• Dokumentationen und Protokolle im Rahmen von Personalgesprächen
• Zielvereinbarungen oder Sonderregelungen zur Vergütung
• Krankheitsbescheinigungen
• Urlaubsanträge
• Arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen sowie ggfs. Gegendarstellungen

Aufbewahrt werden all diese unterschiedlichen Dokumente und Informationen – wie eingangs erwähnt – klassischerweise und der Einfachheit halber in der sogenannten Personalakte.

Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterdaten: wichtige Gesetze

Unternehmen in Deutschland unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen. Die korrekte Aufbewahrung von Personalakten ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, welche Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterdaten noch relevant sind und wann eine datenschutzkonforme Vernichtung erfolgen muss. Doch welche Gesetze regeln die Aufbewahrungsfrist für Personalakten? Hier ein Überblick:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Regelt allgemeine Verjährungsfristen, insbesondere die Aufbewahrungsfrist nach § 195 BGB, die eine Verjährungsfrist von drei Jahren für viele arbeitsrechtliche Ansprüche vorsieht.
• Handelsgesetzbuch (HGB): Vorschreibt eine Aufbewahrungspflicht für Personalakten in Deutschland von bis zu zehn Jahren für steuerlich relevante Unterlagen.
• Einkommensteuergesetz (EStG): Betrifft die Aufbewahrungsfrist für Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen, die für steuerliche Zwecke sechs Jahre aufbewahrt werden müssen.
• Sozialgesetzbuch (SGB): Beinhaltet Regelungen zur Krankenversicherung und Sozialversicherungspflicht, die eine Aufbewahrung von Sozialversicherungsnachweisen bis zu fünf Jahre erforderlich machen.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Legt fest, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist.
• Bundesbeamtengesetz (BBG): Enthält spezifische Regelungen für die Aufbewahrungspflicht von Personalakten im öffentlichen Dienst.

Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen im Überblick 

Wer Personalakten aufbewahren muss, sollte die gesetzlichen Fristen kennen. Wie lange diese Personalunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von der Art des Dokuments ab: 

Sozialversicherungsrechtliche Dokumente 

• Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 SGB IV). 
• Dazu gehören Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise. 

Lohnabrechnungen & Gehaltsnachweise 

• Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). 
• Arbeitgeber müssen die Aufbewahrungsfrist für die Lohnabrechnungen zur Nachweispflicht einhalten. 

Rentenrelevante Dokumente 

• Aufbewahrungsfrist: Unbegrenzt empfohlen. 
• Besonders wichtig für die Rentenberechnung sind Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise und Gehaltsnachweise. 

Bewerbungsunterlagen 

• Aufbewahrungsfrist: 3 bis 6 Monate, maximal 2 Jahre bei möglichen Diskriminierungsansprüchen (§ 15 AGG). 
• Danach sollten die Unterlagen DSGVO-konform gelöscht werden. 

Urkunden und notarielle Dokumente 

• Aufbewahrungsfrist: Unbegrenzt empfohlen. 
• Dazu gehören Arbeitsverträge, Zeugnisse oder notarielle Vereinbarungen. 

Gerichtsverfahren (Urteile, Klagen, Vergleichsvereinbarungen) 

• Aufbewahrungsfrist: 30 Jahre, falls ein Titel vorliegt (§ 197 BGB). 
• Für allgemeine arbeitsrechtliche Dokumente gilt oft eine 3-jährige Verjährungsfrist (§ 195 BGB). 

Personalakten richtig aufbewahren: DSGVO & rechtssichere Archivierung leicht gemacht

Wenn es um Personalakten geht, gibt es eine Menge zu beachten – und zwar nicht nur aus arbeitsrechtlicher Sicht, sondern auch aus datenschutzrechtlicher Perspektive. Ob digital oder auf Papier: Die richtige Aufbewahrung ist entscheidend, um DSGVO-konform zu handeln und böse Überraschungen zu vermeiden.

Datenschutzrecht: Vorgaben für Aufbewahrung von Personalunterlagen

Personalakten enthalten oft sensible Daten – von der Steuer-Identifikationsnummer bis zu persönlichen Kontodaten. Diese Informationen gehören dem Mitarbeitenden, weshalb sie natürlich auch unter den Schutz der DSGVO fallen. Egal, ob digital oder in Papierform: Die Anforderungen an den Datenschutz sind die gleichen.

Begrenzte Personenanzahl mit Zugriff auf Personalakten

Arbeitgeber:innen haben die Pflicht, sicherzustellen, dass nur eine begrenzte Anzahl von Personen – z. B. HR-Mitarbeitende – Zugriff auf diese Akten haben. Ziel ist es, unbefugte Einsichtnahmen zu verhindern und die persönlichen Daten zu schützen. Denn Mitarbeitende haben das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, und das bedeutet, die Privatsphäre muss jederzeit gewahrt bleiben.

Was sind die wichtigsten Datenschutzgrundsätze bei Personalakten?

Laut Datenschutz.org gibt es drei zentrale Grundsätze, die bei der Aufbewahrung von Personalakten unbedingt beachtet werden sollten: 

1. Einwilligung oder gesetzliche Grundlage: Die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten in der Personalakte darf nur mit Zustimmung des Mitarbeitenden oder auf Grundlage einer gesetzlichen Regelung erfolgen. 
2. Datensparsamkeit: Erheben Sie nur die Daten, die wirklich nötig sind. Je weniger, desto besser. 
3. Zweckbindung: Die Daten dürfen ausschließlich für den Zweck des Beschäftigungsverhältnisses genutzt werden. Und hier kommt der §26 BDSG ins Spiel: Der Arbeitgeber darf die Daten nur in dem Rahmen verarbeiten, der für das Arbeitsverhältnis notwendig ist. 

Bei letzterer Aussage greift zusätzlich der §26 BDSG Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: 

§ 26 BDSG Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses 

(1) Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. […] 

Mitarbeiter:innen können sich an den Datenschutzbeauftragten ihres Unternehmens wenden, um sich über die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bei der Aufbewahrung der eigenen personenbezogenen Daten zu informieren. 

Was passiert beim Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten?

Ein Verstoß gegen die Pflichten zur Aufbewahrung von Personalunterlagen kann teuer werden: Werden Personalunterlagen zu kurz oder gar nicht aufbewahrt, drohen Bußgelder oder Probleme bei Rechtsstreitigkeiten. Aber auch eine zu lange Aufbewahrung ist riskant: Verstößt man gegen die DSGVO, können empfindliche Strafen anfallen. Laut BGB § 195 gelten für Personaldokumente strenge Aufbewahrungsfristen, um gesetzlichen Anforderungen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Kurz gesagt: Die Balance zwischen Aufbewahrung und Löschung muss gewahrt bleiben, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. 

Warum müssen Personalunterlagen stets einsehbar sein?

Im Betriebsverfassungsgesetz ist unter § 83 Abs.1 festgehalten, dass der oder die Mitarbeitende das Recht hat, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Von diesem Recht, auch Einsichtsrecht genannt, kann zu jederzeit und ohne Vorankündigung Gebrauch gemacht werden. Auch Gründe hierfür müssen vom Arbeitnehmenden keine angegeben werden. Die Einsichtnahme darf allerdings nicht in zu kurzen zeitlichen Abständen verlangt werden. 

Betriebsverfassungsgesetz § 83 | Einsicht in die Personalakten 

1. Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird. 
2. Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen. 

Absatz 2 regelt außerdem, dass Mitarbeiter:innen das Recht auf Beseitigung oder Änderung unrichtiger Daten in der eigenen Personalakte haben – das erstreckt sich gemäß Aktenzeichen 9 AZR 573/09 auch über das aktive Beschäftigungsverhältnis hinaus. 

Unterlagen zum gesundheitlichen Zustand nicht Inhalt der Personalakte

Alles, was den gesundheitlichen Zustand des Angestellten betrifft, darf dagegen nicht Inhalt der Personalakte sein. Darunter fallen beispielsweise Krankmeldungen oder auch die Ergebnisse einer betriebsärztlichen Untersuchung. Heißt im Umkehrschluss für den Arbeitgeber: Personalunterlagen müssen immer und vollständig abrufbar sind. Außerdem muss gewährleistet sein, dass nur die dafür vorgesehenen Dokumente in der Akte vorzufinden sind. 

Physische vs. digitale Aufbewahrung von Personunterlagen

Die Wahl zwischen physischer und digitaler Archivierung von Personalakten hängt von verschiedenen Faktoren wie Platzbedarf, Kosten und Effizienz ab. Beide Optionen bieten Vor- und Nachteile, die je nach Anforderungen und rechtlichen Vorgaben abgewogen werden sollten.

• Physische Archivierung: Höherer Platzbedarf, teurer und weniger effizient, dafür sicher und einfach zu schützen.
• Digitale Archivierung: Spart Platz und Kosten, ermöglicht schnellen Zugriff, benötigt jedoch strenge Sicherheitsvorkehrungen und DSGVO-Konformität.
• Platzbedarf: Physisch viel Raum, digital fast unbegrenzt.
• Kosten: Digitale Archivierung ist langfristig günstiger.
• Zugriff & Effizienz: Digital ist schneller zugänglich.
• Sicherheit: Physisch sicher, digital erfordert Schutzmaßnahmen.
• DSGVO-Konformität: Digitale Aufbewahrung erfordert DSGVO-Sicherheitsvorkehrungen.
• Dokumentenverwaltung: Digital einfach zu verwalten, physisch unübersichtlicher.
• Skalierbarkeit: Digital problemlos erweiterbar.
• Umweltfreundlichkeit: Digital ist umweltfreundlicher.
• Revisionssicherheit: Digital ist meist revisionssicher.
• Bearbeitung & Weitergabe: Digital schneller bearbeitbar.
• Hybride Aufbewahrung: Sinnvoll bei hohen Aufbewahrungsfristen und spezifischen rechtlichen Anforderungen, z. B. gemäß BGB §195.

Mehr Sicherheit durch digitale Personalakten

Die Digitalisierung von Personalakten ist Teil eines umfassenden Trends zur digitalen Transformation in deutschen Unternehmen. Laut dem Digital Office Index 2024 des Bitkom e.V. haben insbesondere die Bereiche Personal sowie Finanz- und Rechnungswesen in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Digitalisierung erzielt. So setzen mittlerweile 98 % der Unternehmen Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme ein, während 91 % Customer-Relationship-Management (CRM)-Lösungen und 84 % Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme nutzen.

Erhöhung der Transparenz und Compliance

Die Digitalisierung von Personalakten trägt maßgeblich zur Erhöhung der Transparenz und Compliance in Unternehmen bei. Laut Digital Office Index 2024 berichten 76 % der Unternehmen, dass die Automatisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen die Transparenz erhöht hat, und 75 % geben an, dass sie dadurch Compliance-Vorgaben besser erfüllen können. ​

Datenschutz um ein Vielfaches einfacher gewährleistet

Im Hinblick auf eine digitale Personalakte können Maßnahmen zum Datenschutz um ein Vielfaches einfacher und unkomplizierter gewährleistet werden. Zum Beispiel, indem granulare Berechtigungsstrukturen eingerichtet werden oder einzelne Abschnitte in der Akte nur temporäre über Berechtigungsübergabe per Mausklick zugänglich sind.

Digitale Personalakte verbessert die Auskunftsfähigkeit

Die digitale Personalakte verbessert so die Auskunftsfähigkeit und stellt durch eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben. Die elektronischen Personalakten bieten außerdem häufig eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard). Bei diesem Algorithmus sorgt der 256-Bit-Schlüssel für höchste Sicherheit.

Es gibt allerdings noch weitere entscheidende Vorteile der digitalen Personalakte. Sie unterstützt außerdem bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Effizienteres Arbeiten mit digitalen Personalakten

Digitale Personalakten vereinfachen Ihnen die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten. Zudem garantiert die Lösung schnelle Zugriffszeiten, eine datenschutzkonforme Bearbeitung und Ablage der Personalakten sowie individuelle Berechtigungsstrukturen. Anhand von Zugriffsrechten ist genauestens festgelegt, wer auf eine Akte zugreifen kann. Teile der Akte oder eines Dokumentes werden über die Rolle des Mitarbeiters inklusive Vertreterregelung vor Verletzung des Datenschutzes gesichert. Wer und wann mit den Daten gearbeitet hat, kann protokolliert werden. Zudem wird festgehalten, durch welche Person Veränderungen an Dokumenten vorgenommen wurden. Das 5-Stufen-Standardrollen-Konzept teilt folgende Rollen ein:

• HR-Mitarbeiter:in
• Vorgesetzte:r
• Vorgesetzte:r (extern)
• Betriebsrat:rätin
• Mitarbeiter:in

Alle Rollen werden auf bestimmte Aktenregister berechtigt, sodass bei Aktenfreigabe anhand der Rolle auch nur die Bereiche freigegeben werden, die eingesehen werden dürfen.

Praktische Umsetzung und Handlungsempfehlungen

Bei der Einführung der digitalen Personalakte sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle relevanten gesetzlichen Vorschriften einhalten, die Personalunterlagen korrekt aufbewahren und fristgerecht löschen, um sowohl die rechtlichen Anforderungen als auch die Sicherheit der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Dazu gehört:

• Nutzung einer zertifizierten Software für Dokumentenmanagement: Setze auf eine zertifizierte Dokumentenmanagement-Software, um Personalakten effizient und sicher gemäß den Aufbewahrungsfristen zu speichern.
• Regelmäßige Backups & revisionssichere Speicherung: Sichere deine Personalunterlagen regelmäßig und achte auf revisionssichere Speicherung, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen wie im BGB §195 zu wahren.
• Festlegung von Benutzerrechten & Zugriffsbeschränkungen: Definiere klare Benutzerrechte und Zugriffsbeschränkungen, um den Datenschutz und die sichere Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten nach sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben zu gewährleisten.
• Löschkonzept entwickeln: Entwickle ein Löschkonzept für Personalakten, das sich an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen orientiert, damit du nach Ablauf der Frist rechtssicher löschen kannst.

Fazit zu Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen

Es lässt sich entsprechend festhalten, dass mit der Nutzung einer digitalen Akte die Aufbewahrungspflichten von Personalunterlagen eingehalten werden können. Zudem wird bei der Verwendung digitaler Akten weniger Papier und weniger Platz für Aktenschränke benötigt und die Erstellung von Datensilos wird verhindert. Der Einsatz führt zu effizienteren HR-Prozessen und unterstützt außerdem bei der Einhaltung aller gesetzlichen Pflichten und Fristen.

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Dieser Artikel enthält Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Akten im Unternehmen, ist jedoch keine verbindliche Rechtsberatung. Zudem kann sich die Gesetzgebung ändern.
Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.

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Häufige Fragen und Antworten zur Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen