Digitales Arbeitszeugnis: So unterschreibst du mit der digitalen Unterschrift ein Arbeitszeugnis

Das Arbeitszeugnis ist ein zentrales Dokument für die berufliche Laufbahn eines Mitarbeiters. Mit dem Wandel zur Digitalisierung stellt sich zunehmend die Frage, ob und wie man ein Arbeitszeugnis unterschreiben kann, wenn es elektronisch ausgestellt wird. Die rechtliche Gültigkeit eines solchen Zeugnisses ist eng mit der korrekten Unterschrift verknüpft, da sie die Authentizität des Dokuments sicherstellt. Eine einfache elektronische Signatur reicht nicht aus, da das Arbeitszeugnis besondere Anforderungen erfüllen muss. Daher wird zunehmend die qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt, um sicherzustellen, dass auch digital ausgestellte Arbeitszeugnisse den formalen Anforderungen genügen. In diesem Artikel erfährst du, wie du ein Arbeitszeugnis unterschreiben kannst, welche rechtlichen Vorgaben es gibt und warum die digitale Unterschrift eine immer wichtigere Rolle spielt.

In Deutschland ist ein Arbeitszeugnis für Mitarbeiter:innen gesetzlich geregelt und kann in zwei Formen vorliegen: dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis. Während das einfache Arbeitszeugnis lediglich die Dauer und Art der Beschäftigung bestätigt, enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis zusätzlich eine Bewertung der Leistungen und des Sozialverhaltens. Ein solches Zeugnis ist ein wichtiges Instrument bei der Bewerbung um neue Arbeitsstellen, da es zukünftigen Arbeitgebern einen Eindruck von der beruflichen Qualifikation und der Zuverlässigkeit des Bewerbers vermittelt. Arbeitgeber sind verpflichtet, das Arbeitszeugnis für Mitarbeiter:innen wohlwollend zu formulieren, um die berufliche Zukunft des Mitarbeiters nicht zu beeinträchtigen. Dennoch muss es der Wahrheit entsprechen und ein realistisches Bild der Leistung und des Verhaltens vermitteln. Ein korrekt ausgestelltes Arbeitszeugnis für Mitarbeiter:innen kann maßgeblich zur weiteren Karriereentwicklung beitragen und sollte daher mit Sorgfalt erstellt werden.

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis unterscheidet sich deutlich vom einfachen Arbeitszeugnis, da es weit mehr als nur die Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses umfasst. Das einfache Arbeitszeugnis bleibt neutral und beschränkt sich auf objektive Fakten, ohne eine wertende Komponente einzubringen. Während das einfache Arbeitszeugnis lediglich eine formale Bestätigung darstellt, die festhält, welche Aufgaben der Mitarbeitende übernommen hat und wie lange er im Unternehmen tätig war, bietet das qualifizierte Arbeitszeugnis eine detaillierte Bewertung. Es enthält eine umfassende Beurteilung der Arbeitsleistung, des Fachwissens und der Fähigkeiten des Mitarbeitenden sowie seines Verhaltens gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden.

Der wesentliche Unterschied liegt somit in der Tiefe der Informationen. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis geht auf die Qualität der Arbeit ein und bewertet die Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und den Beitrag des Mitarbeiters zum Unternehmenserfolg. Auch das Sozialverhalten wird berücksichtigt, was es zu einem vollständigen Bild des Mitarbeiters macht. Diese detaillierten Angaben sind für zukünftige Arbeitgeber von besonderem Interesse, da sie nicht nur Auskunft darüber geben, welche Aufgaben der Mitarbeiter:innen übernommen hat, sondern auch, wie er sie erfüllt hat.

Beide Varianten haben ihre Berechtigung, jedoch wird das qualifizierte Arbeitszeugnis von Arbeitgebern und Arbeitnehmern häufig bevorzugt, da es aussagekräftiger ist und einen tieferen Einblick in die beruflichen Fähigkeiten und das Verhalten des Mitarbeiters gibt. Damit stellt das qualifizierte Arbeitszeugnis ein wesentliches Instrument bei der beruflichen Weiterentwicklung dar.

Besteht ein Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

In Deutschland besteht ein Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, sofern der Arbeitnehmer es verlangt. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß und zugleich wohlwollend zu formulieren, um die Karrierechancen des Mitarbeiters nicht zu beeinträchtigen. Das qualifizierte Arbeitszeugnis folgt bestimmten Formulierungsrichtlinien, die implizit positive oder negative Bewertungen ausdrücken können, weshalb es für Arbeitnehmer wichtig ist, die Inhalte sorgfältig zu prüfen.

Muss ein Arbeitszeugnis unterschrieben werden?

Ja, ein Arbeitszeugnis muss in Deutschland unterschrieben werden, um rechtsgültig zu sein. Die Unterschrift dient als Bestätigung der Echtheit des Dokuments und stellt sicher, dass der Inhalt von einer befugten Person im Unternehmen verfasst wurde. Ohne Unterschrift würde das Arbeitszeugnis als unvollständig und somit rechtlich angreifbar gelten. Es ist wichtig, dass eine befugte Person das Arbeitszeugnis unterzeichnet, um das Unternehmen zu vertreten und die Leistung des Mitarbeiters sachgerecht zu bewerten. Die Unterschrift muss den vollständigen Namen sowie die Position des Unterzeichnenden enthalten, um die Seriosität und Nachvollziehbarkeit des Dokuments sicherzustellen. Das Arbeitszeugnis unterschreiben ist somit eine unverzichtbare Anforderung, die nicht nur formale, sondern auch rechtliche Bedeutung hat.

Wer unterschreibt ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis muss von einer Person unterschrieben werden, die befugt ist, das Unternehmen nach außen zu vertreten und eine glaubwürdige Bewertung der Arbeitsleistung des Mitarbeiters abzugeben. In der Regel wird das Arbeitszeugnis von folgenden Personen unterschrieben:

• Direkter Vorgesetzter: Am häufigsten unterschreibt der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters, da dieser die Arbeitsleistung und das Verhalten des Arbeitnehmers am besten beurteilen kann.
• Geschäftsführer oder Inhaber: In kleineren Unternehmen oder bei leitenden Positionen unterschreibt oft der Geschäftsführer oder der Inhaber des Unternehmens.
• Personalabteilung: In größeren Unternehmen kann es auch vorkommen, dass das Arbeitszeugnis von einem Vertreter der Personalabteilung mitunterzeichnet wird, oft in Verbindung mit dem Vorgesetzten.

Die Unterschrift sollte von einer Person stammen, die entweder die Fachkompetenz oder die hierarchische Position hat, um die Inhalte des Zeugnisses zu vertreten. Wichtig ist, dass die Unterschrift lesbar ist und den vollständigen Namen sowie die Position des Unterzeichners im Unternehmen enthält, um die Glaubwürdigkeit und Nachvollziehbarkeit des Dokuments zu gewährleisten.

Darf ich mit der digitalen Unterschrift ein Arbeitszeugnis unterschreiben?

Ein Arbeitszeugnis kann nach § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung (GewO) mit Zustimmung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Dies wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ermöglicht, wodurch der digitale Weg für Zeugnisse geöffnet wurde. § 126a Abs. 1 BGB regelt die elektronische Form. Wird ein Dokument, für das eine elektronische Form vorgeschrieben ist, digital unterzeichnet, muss es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, damit es die gleiche rechtliche Gültigkeit wie ein handschriftlich unterschriebenes Dokument besitzt. Mit diesen Regelungen wird es möglich, ein Arbeitszeugnis digital zu unterschreiben, was eine moderne und effiziente Alternative zur herkömmlichen Papierform bietet.

Ein Arbeitszeugnis mit digitaler Unterschrift bietet zahlreiche Vorteile

Die digitale Unterschrift auf einem Arbeitszeugnis revolutioniert den klassischen Prozess der Dokumentenverarbeitung. Sie bringt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer erhebliche Vorteile mit sich und vereinfacht die administrative Abwicklung von Arbeitszeugnissen erheblich. Im digitalen Zeitalter, in dem Flexibilität und Effizienz eine immer größere Rolle spielen, wird das Arbeitszeugnis unterschreiben mit einer digitalen Signatur zunehmend zur bevorzugten Methode.

• Zeitersparnis: Der gesamte Prozess der Erstellung, Unterschrift und Versendung eines Arbeitszeugnisses wird durch die digitale Unterschrift beschleunigt. Personalabteilungen können Dokumente ohne den Aufwand des Ausdruckens, Unterzeichnen per Hand und Versenden per Post erstellen und sofort elektronisch weiterleiten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da Papier, Druck und Porto entfallen.
• Rechtsgültigkeit: Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die gemäß der eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union anerkannt ist, erfüllt die digitale Unterschrift die gleichen rechtlichen Anforderungen wie eine handschriftliche Unterschrift. Damit bleibt die rechtliche Sicherheit gewahrt, was für Unternehmen besonders wichtig ist.
• Archivierung und Nachverfolgbarkeit: Dokumente können sicher aufbewahrt und jederzeit abgerufen werden, ohne dass physische Lagerung notwendig ist. Dies erleichtert sowohl den Zugriff für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer, die ihre Zeugnisse jederzeit einsehen und verwenden können.
• Umweltschutz: Durch die Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Ressourcen leistet die Digitalisierung einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, fördern eine umweltfreundlichere Büroarbeit und steigern ihre Effizienz zugleich.

Die Möglichkeit, ein Arbeitszeugnis digital zu unterschreiben, bietet also zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Bequemlichkeit hinausgehen. Von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bis hin zu erhöhter Rechtssicherheit und Umweltfreundlichkeit – die digitale Unterschrift wird zunehmend zum Standard in der modernen Personaladministration.

So kannst du mit der digitalen Unterschrift ein Arbeitszeugnis unterschreiben

d.velop sign ist eine eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen und Organisationen Dokumente rechtssicher, digital unterschreiben können. Mit d.velop sign kannst du zertifikatsbasierte Signaturen (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) erstellen, d. h. Dokumente eigenständig signieren oder mehrere Personen zu einem gemeinsamen Signaturumlauf einladen. Wenn du ein Arbeitszeugnis unterschreiben möchtest, geht dies in wenigen Schritten vollkommen digital:

1. Qualifiziertes Arbeitszeugnis in einem Editor-Programm erstellen
2. Das finale Arbeitszeugnis in d.velop sign hochladen
3. Einen neuen Signaturumlauf starten
4. Als Signaturlevel die qualifizierte elektronische Signatur auswählen
5. Vorgesetzten oder andere Person als Signierer eintragen
6. Arbeitszeugnis digital unterschreiben lassen

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für ein Arbeitszeugnis?

In Deutschland gibt es keine gesetzlich festgelegte, spezifische Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeugnisse. Allerdings ist es gängige Praxis, dass Arbeitgeber Arbeitszeugnisse in der Regel bis zu 3 Jahre aufbewahren, um eventuelle Ansprüche oder Rechtsstreitigkeiten abdecken zu können. Diese Frist orientiert sich an der allgemeinen Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche, die in § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt ist. Arbeitszeugnisse können digital in der elektronischen Personalakte eines Dokumentenmanagement-Systems archiviert werden.

Arbeitnehmer sollten ihre Arbeitszeugnisse jedoch dauerhaft aufbewahren, da diese ein wichtiger Bestandteil für zukünftige Bewerbungen und den beruflichen Werdegang sind.

Ein Arbeitszeugnis mit der digitalen Unterschrift ist ein Segen für jede Personalabteilung

Die Möglichkeit, ein Arbeitszeugnis digital zu unterschreiben, erleichtert den Arbeitsalltag in der Personalabteilung erheblich. Durch die digitale Unterschrift wird der gesamte Prozess effizienter und schneller, ohne dabei an rechtlicher Verbindlichkeit zu verlieren. Sie ermöglicht eine sichere, nachvollziehbare und kostensparende Abwicklung, die den hohen formalen Anforderungen eines Arbeitszeugnisses gerecht wird. Insbesondere in Zeiten zunehmender Digitalisierung ist es entscheidend, moderne Technologien zu nutzen, um administrative Prozesse zu optimieren. Ein Arbeitszeugnis digital zu unterschreiben bietet somit nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch einen deutlichen Vorteil für Unternehmen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen.