Dokumentenvernichtung: Ein Stapel Aktenordner neben einem Haufen Papierfetzen. Wenn sensible Daten in falsche Hände geraten, kann das für Unternehmen fatale Folgen haben: Identitätsdiebstahl, betrügerische Transaktionen und Reputationsschädigung sind mögliche Folgen. Deshalb spielen Aktenvernichtung und Datenschutz eine besonders wichtige Rolle in Unternehmen. Sie gewährleisten die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen. Die Vernichtung von Dokumenten verhindert, dass sensible Daten in falsche Hände gelangen. Welche weiteren Vorteile die Aktenvernichtung mit sich bringt und wie du sie im Unternehmen richtig angehst, liest du in diesem Blogartikel.
Was ist Aktenvernichtung?
Der Begriff Aktenvernichtung bezieht sich auf das sichere und endgültige Entfernen von vertraulichen oder sensiblen Informationen die auf physischen Papierdokumenten. Für diesen Prozess nutzen Unternehmen, Aktenentsorger oder professionelle Digitalisierer spezialisierte Geräte wie Aktenvernichter. Diese zerkleinern die Dokumente in kleine, unlesbare Stücke. Ziel der Aktenvernichtung ist es, dass sensible Informationen nicht wiederhergestellt oder von unbefugten Personen missbraucht werden können und somit die Privatsphäre und den Datenschutz zu wahren.
Welche Vorteile hat die Aktenvernichtung?
Datenschutz und Vertraulichkeit
Die ordnungsgemäße Vernichtung von Akten und sensiblen Dokumenten stellt sicher, dass vertrauliche Informationen vertraulich bleiben. Sie minimiert das Risiko von Datenlecks, Identitätsdiebstahl und anderen Sicherheitsverletzungen erheblich.
Erfüllung rechtlicher Anforderungen
Es gibt spezifische Datenschutzgesetze und -vorschriften (etwa DSGVO), die Unternehmen dazu verpflichten, personenbezogene Daten sicher zu verwahren und nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen zu vernichten. Die Aktenvernichtung stellt sicher, dass Unternehmen diese rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Platzersparnis und Effizienz
Alte Akten aus Papier vernichten – das bedeutet auch, wertvollen Platz in Büros oder Archiven zu sparen. Stattdessen lassen sich Akten digitalisieren und in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) überführen. So lässt sich auch ein digitales Archiv anlegen. Diese Software führt, in der Cloud gehostet, zu einem einfacheren, zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Unterlagen und ermöglicht eine medienbruchfreie digitale Zusammenarbeit (Collaboration). Außerdem ist sie ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro.
Umweltschutz
Das Schreddern und Recycling von Altakten trägt zur Reduzierung des Papierabfalls und zur Schonung der Umwelt bei, weil das Altpapier wiederverwertet und somit der Bedarf an neuen Papierressourcen verringert wird. Noch besser ist es, wenn die Aktenführung digitalisiert wird. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern viel Geld für Rohstoffe und Druckkosten. Hinzu kommt, dass die langwierige Suche nach physischen Akten im DMS entfällt.
Auswahl des geeigneten Aktenvernichtungssystems
Um das richtige System für die Dokumentenvernichtung zu finden, sind allerlei Aspekte zu berücksichtigen. Welcher Reißwolf eignet sich, um den Job zu erledigen? Und wie steht es um die Schutzklassen der Altakten bestellt? Die wichtigsten Punkte dabei sind:
- Aktenvernichtung in-house oder externe Dienstleister nutzen: Soll die Aktenvernichtung intern oder durch einen externen Dienstleister erfolgen? Die interne Aktenvernichtung vor Ort erfordert den Einsatz eigener Ressourcen (Aktenvernichtungsgeräte, geschultes Personal). Ein externer Dienstleister hat den Vorteil, dass die Vernichtung professionell und effizient durchgeführt wird.
- Sicherheitsstufen und -standards berücksichtigen: Je nach Art der Dokumente, die zu entsorgen sind, und der Sensibilität der Informationen sollten die entsprechenden Sicherheitsstufen berücksichtigt werden. Das regelt die DIN 66399, eine gängige Norm, die die Anforderungen an die Aktenvernichtung in verschiedenen Sicherheitsklassen festlegt. Die Wahl der richtigen Sicherheitsstufe gewährleistet den angemessenen Schutz der Daten.
- Anforderungen an die Vernichtungstechnologie: Die Auswahl der Vernichtungstechnologie hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. Dies kann die Wahl zwischen Aktenvernichtern, die manuell bedient werden, oder dem Outsourcing an Services beinhalten, die Akten im Auftrag schreddern. Es ist wichtig, die Kapazität, Effizienz und Sicherheit der Vernichtungstechnologie zu bewerten, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.
Zusätzlich sollten Faktoren wie Kosten, Verfügbarkeit von Zertifizierungen oder Compliance mit Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden. Es ist hilfreich, verschiedene Anbieter zu vergleichen und Referenzen einzuholen, um das passende Aktenvernichtungssystem zu finden.
Organisation und Durchführung der Aktenvernichtung
Um Dokumente im großen Stil zu entsorgen und eine Aktenvernichtung vor Ort durchzuführen, reicht es nicht aus, wenn du einfach eine Person bestimmst und zum Schreddern der Akten abstellst. Vielmehr solltest du dir einen Ablauf angewöhnen und etablieren, der alle wichtigen Gesichtspunkte berücksichtigt. Dieser Ablauf könnte so aussehen:
- Entwickle einen Aktenvernichtungsplan und Richtlinien: Definiere klare Richtlinien für die Aktenvernichtung im Unternehmen. Bestimme Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Umsetzung.
- Kategorisiere Dokumente und bestimme die Aufbewahrungsfristen: Klassifiziere die Dokumente nach Art und Sensibilität. Bestimme die Aufbewahrungsfristen für jede Kategorie gemäß den rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien.
- Führe regelmäßig Aktenvernichtungen und Dokumentationen durch: Lege einen Zeitplan fest, um regelmäßige Aktenvernichtungen durchzuführen. Dokumentiere den Vernichtungsprozess, einschließlich Datum und Art der Dokumente.
- Wähle eine geeignete Aktenvernichtungsmethode aus: Wähle die passende Methode basierend auf Sicherheitsstufen, Umfang der Dokumente und vorhandenen Ressourcen.
- Stelle die Datensicherheit sicher: Implementiere Sicherheitsmaßnahmen. Zugriffsbeschränkungen etwa stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf die zu vernichtenden Dokumente zugreifen können. Verwende sichere Behälter wie eine Datentonne, um die Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
- Halte Datenschutzbestimmungen und Gesetze ein: Stelle sicher, dass die Aktenvernichtung den geltenden Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Vorgaben entspricht. Halte dich an die Aufbewahrungs- und Vernichtungspflichten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
- Schule und sensibilisiere deine Mitarbeiter: Schule deine Mitarbeiter über die richtige Handhabung, Klassifizierung und Vernichtung von Dokumenten. Sensibilisiere das Team für den Datenschutz und die Bedeutung der Aktenvernichtung.
Datenschutz und rechtliche Aspekte
Die Aktenvernichtung sollte datenschutzkonform samt Dokumentation erfolgen. Verschiedene Gesetze, darunter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die DSGVO, das Telemediengesetz (TMG) und das Sozialgesetzbuch (SGB) regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten in unterschiedlichen Bereichen. Beim Vernichten alter Akten ist etwa darauf zu achten, dass es Zugangskontrollen zu den Aktenvernichtungsbereichen gibt.
Dokumente entsorgen und Prozesse auditieren
Ebenso ist es ratsam, Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Mitarbeiter:innen und Dienstleistern abzuschließen, damit sensible Informationen vertraulich behandelt werden. Die Überwachung und Auditierung der Aktenvernichtungsprozesse ermöglicht eine regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Datenschutzvorgaben. Durch die Beachtung dieser Aspekte können Unternehmen sicherstellen, dass die Aktenvernichtung den Datenschutzanforderungen gerecht wird.
Akten in ein DMS überführen und dann vernichten
Professionelle Aktenvernichtung ist ein integraler Bestandteil des Datenschutzes. Wenn du deine Altakten loswerden und schreddern möchtest, solltest du dich intensiv mit einem sicheren und gesetzeskonformen Prozedere auseinandersetzen, oder eine professionelle Aktenvernichtung durch einen Dienstleister anstreben. Möchtest du deine Akten nicht nur vernichten, sondern sie in ein DMS überführen, hast du darüber hinaus die Möglichkeit, weitere Prozesse zu digitalisieren: Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und die digitale Unterschrift zum Beispiel. So kannst du sukzessive alle analogen Prozesse in digitale überführen.
Dokumentenmanagement einfach erklärt