Laut der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) nutzen mittlerweile über 80 % der deutschen Behörden XÖV konforme Standards für den Datenaustausch. Dies zeigt sowohl die weitreichende Akzeptanz als auch die Implementierung dieser Standards in der öffentlichen Verwaltung – wirft jedoch auch die Frage auf, welche Verwaltungsstandards die restlichen knapp 20 Prozent der Behörden für ihre tägliche Arbeit mit Daten nutzen. Dieser Artikel soll „den Nachzüglern“ einen umfassenden Überblick über den XÖV-Standard geben. Er erläutert auch die Bedeutung des XÖV für die öffentliche Verwaltung und zeigt den vielfältigen Nutzen dieser Standards auf.
Wofür steht XÖV?
XÖV steht für „XML in der öffentlichen Verwaltung“ und bezeichnet eine Sammlung von Standards für den elektronischen Datenaustausch zwischen Behörden und Fachbereichen in Deutschland. Diese Standards beruhen auf dem textbasierten Datenformat XML (Extensible Markup Language) und ermöglichen eine einheitliche und schnelle Kommunikation zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten mithilfe der zugehörigen Codelisten sowie Prozesse.
Die Rolle von XÖV im E-Government
Der XÖV-Standard hat eine maßgebliche Funktion bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Umsetzung von zahlreichen E-Government-Vorhaben. Durch die Standardisierung von Datenformaten und Kommunikationsprotokollen ermöglicht XÖV einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Behörden und föderalen Ebenen. Dies führt zu leistungsfähigeren Verwaltungsprozessen, einer besseren Servicequalität und einer höheren Nachvollziehbarkeit für Bürger:innen sowie Unternehmen.
XML-Datenformat als Basis
Als Basis für XÖV wurde XML gewählt, da es ein flexibles und weit verbreitetes Datenformat ist, welches sich gut für den Austausch strukturierter Daten eignet. XML ermöglicht zudem die Definition von Datenschemata, die sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen verständlich sind, was die Interoperabilität zwischen verschiedenen IT-Systemen erleichtert.
XÖV vereinheitlicht den Datenaustausch in Fachbereichen
In Deutschland gibt es eine Vielzahl von XÖV-Standards, die für den elektronischen Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden. Derzeit sind über 30 verschiedene XÖV-Standards verfügbar.
Der XÖV wird in verschiedenen Fachämtern und -Bereichen der öffentlichen Verwaltung genutzt, um den elektronischen Datenaustausch zu vereinheitlichen. Zum besseren Verständnis haben wir 10 zufällige (Fall)-Beispiele aufgelistet:
XMeld: Standard für den Datenaustausch im Meldewesen
Prozess: XMeld standardisiert den Datenaustausch zwischen Meldebehörden und anderen öffentlichen Stellen.
Übermittlung von: Adressdaten, An- und Abmeldungen sowie Änderungen im Melderegister.
Fallbeispiel: Wenn eine Person umzieht, meldet die neue Meldebehörde den Umzug an die alte Meldebehörde und andere relevante Stellen, wie das Finanzamt und die Rentenversicherung.
XBau: Standard für den elektronischen Datenaustausch im Bauwesen
Prozess: XBau ermöglicht den digitalen Austausch von Bauanträgen und Genehmigungen zwischen Bauherren, Architekten und Bauämtern.
Übermittlung von: Bauplänen, Genehmigungen und Änderungsanträgen.
Fallbeispiel: Ein Architekt reicht einen Bauantrag digital bei der Bauaufsichtsbehörde ein. Die Behörde prüft den Antrag und sendet die Genehmigung oder Rückfragen ebenfalls digital zurück.
XSozial: Standard für den Datenaustausch in sozialen Diensten und Einrichtungen
Prozess: XSozial standardisiert den Datenaustausch zwischen sozialen Diensten, wie Jugendämtern, Sozialämtern und anderen sozialen Einrichtungen.
Übermittlung von: Anträgen, Bescheiden und Berichten.
Fallbeispiel: Ein Sozialarbeiter übermittelt einen Antrag auf Sozialhilfe digital an das Sozialamt. Das Amt prüft den Antrag und sendet den Bescheid ebenfalls digital zurück.
XWaffe: Standard für das Nationale Waffenregister
Prozess: XWaffe standardisiert den Datenaustausch im Nationalen Waffenregister.
Registrierung, Erwerb und Besitz von: Schusswaffen, Waffenteilen, Munition und waffenrechtlichen Erlaubnissen.
Fallbeispiel: Ein Waffenhändler meldet den Verkauf einer Schusswaffe an eine Privatperson digital an das Nationale Waffenregister. Die Behörde prüft die Meldung und aktualisiert das Register entsprechend.
XJustiz: Standard für den Datenaustausch in der Justiz
Prozess: XJustiz standardisiert den elektronischen Rechtsverkehr zwischen Gerichten, Staatsanwaltschaften und anderen Justizbehörden.
Übermittlung von: Klageschriften, Urteilen und anderen gerichtlichen Dokumenten.
Fallbeispiel: Ein Anwalt reicht eine Klageschrift digital bei einem Gericht ein. Das Gericht bearbeitet die Klage und sendet alle weiteren Dokumente und Entscheidungen ebenfalls digital zurück.
XFinanz: Standard für den Datenaustausch im Finanzwesen
Prozess: XFinanz standardisiert den Datenaustausch zwischen Finanzbehörden und anderen öffentlichen Stellen.
Übermittlung von: Steuerdaten, Haushaltsplänen und Finanzberichten.
Fallbeispiel: Eine Kommune übermittelt ihren Haushaltsplan digital an die zuständige Aufsichtsbehörde. Die Behörde prüft den Plan und gibt, ebenfalls digital, Rückmeldungen oder Genehmigungen.
XÖV-Transport: Standard für den Datenaustausch im Transportwesen
Prozess: XÖV-Transport standardisiert den Datenaustausch im Transportwesen.
Verwaltung von: Fahrzeugen und Führerscheinen.
Fallbeispiel: Eine Kfz-Zulassungsstelle meldet die Neuzulassung eines Fahrzeugs digital an das zentrale Fahrzeugregister. Die Daten werden automatisch aktualisiert und sind für andere Behörden zugänglich.
XPlanung: Standard für die digitale Bauleitplanung
Prozess: XPlanung standardisiert den Datenaustausch in der Bauleitplanung.
Übermittlung von: Planungsdaten, Bauleitplänen und Beteiligungsverfahren.
Fallbeispiel: Eine Stadtverwaltung übermittelt einen neuen Bebauungsplan digital an die zuständigen Behörden und Träger öffentlicher Belange zur Beteiligung und Stellungnahme.
XPersonenstand: Standard für den Datenaustausch im Personenstandswesen
Prozess: XPersonenstand standardisiert den Datenaustausch zwischen Standesämtern und anderen Behörden.
Übermittlung von: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden.
Fallbeispiel: Ein Standesamt meldet die Geburt eines Kindes digital an das Einwohnermeldeamt und das Gesundheitsamt. Die Daten werden automatisch in den jeweiligen Registern aktualisiert.
XFall: Standard für den Datenaustausch in Fallbearbeitungssystemen
Prozess: XFall standardisiert den Datenaustausch in Fallbearbeitungssystemen, die in verschiedenen Verwaltungsbereichen genutzt werden.
Übermittlung von: Fallakten, Berichten und Entscheidungen.
Fallbeispiel: Ein Jugendamt übermittelt die Akte eines Kindes digital an das Familiengericht. Das Gericht prüft die Akte und trifft Entscheidungen, die ebenfalls digital zurückgesendet werden.
Auf zwei Standards möchten wir im Folgenden näher eingehen: XBau – Standard für den elektronischen Datenaustausch im Bauwesen und XAusl – Standard für den Datenaustausch der Ausländerbehörden in Deutschland mit ihren Kommunikationspartnern rund um ausländische Staatsangehörige. In diesen Fachbereichen sind große Akten keine Seltenheit, wobei der strukturierte Datenaustausch eines der wichtigsten Vorteile in diesen Fachämtern ist.
Zweck des XBau-Standards
Der XBau-Standard ist ein einheitliches Datenformat für die Kommunikation zwischen den Beteiligten in bauaufsichtlichen Verfahren. Ziel des Standards ist, den verlustfreien Austausch zwischen unterschiedlichen IT-Systemen und Anwendungen in einem maschinenlesbaren und herstellerunabhängigen Datenformat zu ermöglichen. Dies soll die Verfahren sowohl vereinfachen als auch beschleunigen sowie bestimmte Prüfungen und Abläufe automatisieren. Der XBau-Standard wird heute schon verpflichtend für Bauanträge verwendet.
Vorteile und Herausforderungen für das Bauwesen
Im Bauwesen ermöglichen virtuelle Technologien, wie Building Information Modeling (BIM), eine präzisere Planung und frühzeitige Fehlererkennung, was zu einer höheren Bauqualität führt. Zudem können Kosten durch optimierte Materialbeschaffung und Ressourcenmanagement gesenkt werden.
Jedoch gibt es dort auch Herausforderungen, wie z. B. der Fachkräftemangel, die Datensicherheit und die Interoperabilität verschiedener Systeme. Erfolgreiche Digitalisierung erfordert daher strategische Planung und Anpassungsbereitschaft auch in diesem Fachbereich.
Aktuelle Anwendung des XBau-Standards in Nordwest-Mecklenburg
Ein Beispiel für die erfolgreiche Anwendung ist Nordwest-Mecklenburg: Dort können digitale Bauanträge über ein speziell entwickeltes Antragsportal bereits gestellt werden. Dieses Portal, das nach dem Einer-für-Alle-Prinzip (EfA) von anderen Ländern nachgenutzt werden kann, verwendet den XBau-Standard für den Datenaustausch zwischen Antragsportal und Fachverfahren in den Bauaufsichtsbehörden. Dies ermöglicht eine effiziente und transparente Bearbeitung der Bauanträge, was ebenfalls zu den „Stärken“ des XÖV zählt.
Insgesamt trägt der XBau-Standard wesentlich zur Modernisierung sowie Digitalisierung der Bauverwaltungsprozesse bei und stellt sicher, dass die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten reibungslos abläuft.
Zweck des XAusl-Standards
Der XAusl-Standardermöglicht den elektronischen Austausch von Daten zwischen Behörden im Bereich der Ausländerverwaltung in Deutschland. Dieser Standard wurde in enger Zusammenarbeit zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt. Seit seiner Einführung im Jahr 2011 hat sich der XAusl-Standard als wichtiger Bestandteil der digitalen Verwaltung etabliert.
Anwendungsbereiche des XAusl
Der XAusl-Standard wird in verschiedenen Fachverfahren und -Bereichen eingesetzt, um die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Ausländerbehörden, Meldebehörden, Standesämtern und dem BAMF zu erleichtern.
Zu den spezifischen Anwendungsbereichen gehören unter anderem die Integration von ausländischen Mitbürgern:innen, die Grundsicherung durch Jobcenter und der Austausch mit dem Ausländerzentralregister. Seit 2019 wird dieser Standard auch im Asylbereich verwendet, um den Nachrichtenaustausch zwischen dem BAMF und den Ausländerbehörden sowie Aufnahmeeinrichtungen effizienter zu gestalten.
Positive Effekte des XAusl für Behörden
Der XAusl-Standard bietet, wie alle XÖV-Standards, zahlreiche Vorteile für Behörden und deren Fachbereiche. Durch die Standardisierung und Digitalisierung der Datenübermittlung werden Prozesse vereinfacht und beschleunigt, was zu einer erheblichen Entlastung im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden in den Behörden führt.
Auch die Qualität der Daten wird verbessert, da manuelle Eingaben und Doppelarbeiten reduziert werden. Zudem fördert der Standard die Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Dies trägt zu einer effizienteren und transparenteren Verwaltung bei, die auch den Bürgern:innen zugutekommt.
Aktuelle Nutzung des XAusl-Standards
Der XAusl-Standard wird bereits von verschiedenen Fachverfahren genutzt. Diese Softwarelösungen unterstützen die Behörden bei der Implementierung und Nutzung des Standards, indem sie die notwendigen Schnittstellen und Funktionen bereitstellen. Durch die fortlaufende Weiterentwicklung sowie Anpassung des Standards an neue Anforderungen und Technologien wird gewährleistet, dass er auch zukünftig eine wichtige Funktion in der digitalen Verwaltung einnimmt.
E-Government-Dienste machen die Verwaltung besser und wirtschaftlicher. Mit der Zertifizierung der XÖV-Standards setzen wir ein hohes Qualitätsniveau für E-Government. Nur mit Zertifikat ist XÖV auch wirklich XÖV.
Dr. Alfred Kranstedt, Direktor des ITZBund
XÖV für unterschiedliche Personengruppen
XÖV-Standards sind für verschiedene Personengruppen in der öffentlichen Verwaltung relevant. So sind die IT-Abteilungen für die Implementierung und Wartung der IT-Systeme verantwortlich, die XÖV nutzen. Mitarbeitende in unterschiedlichen Fachämtern, wie Meldeämtern, Bauämtern, Sozialämtern und anderen Fachbereichen, nutzen den jeweiligen XÖV-Standard für den täglichen Datenaustausch. Verwaltungsleitende Personen profitieren ebenfalls von standardisierten und somit einfacheren Prozessen, die durch XÖV ermöglicht werden. Projektmanager:innen sind verantwortlich für die Einführung und Überwachung von Projekten, die XÖV-Standards implementieren. Und schließlich gibt es noch die Datenanalysten:innen, welche die standardisierten Datenformate für ihre Analysen und Berichte nutzen können.
Nutzen für die öffentliche Verwaltung
XÖV bietet zahlreiche Vorteile für die Behörden und deren Mitarbeitenden, darunter:
- Effizienzsteigerung: Durch die Standardisierung von Datenformaten und Prozessen werden Verwaltungsabläufe beschleunigt und vereinfacht.
- Interoperabilität: XÖV ermöglicht den reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen IT-Systemen und Behörden.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Standardisierte Prozesse und Datenformate erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsentscheidungen.
Nutzen für die Bürger:innen
Auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren von der Vielfalt des XÖV:
- Schnellere Bearbeitung: Durch standardisierte und automatisierte Prozesse können Anträge und Anfragen schneller bearbeitet werden.
- Medienbruchfreie Kommunikation: Bürgerinnen und Bürger müssen weniger Papierdokumente einreichen, da ihre Daten digital und datenschutzkonform zwischen Behörden ausgetauscht werden können.
- Bessere Servicequalität: Einheitliche Standards ermöglichen es den Behörden, effizienter zu arbeiten und somit einen besseren Service anzubieten.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Bürgerinnen und Bürger können den Status ihrer Anträge und Vorgänge jederzeit nachverfolgen.
- Sicherheit und Datenschutz: XÖV-Standards sorgen für eine sichere Datenübertragung, was den Schutz personenbezogener Daten erhöht.
Keine Pflicht für Behörden beim XÖV
XÖV ist nicht generell verpflichtend für alle Behörden, aber diese Standards sind von entscheidender Relevanz bei der Vereinheitlichung des elektronischen Datenaustauschs in der öffentlichen Verwaltung – und somit bei allen Digitalisierungsvorhaben. Die Nutzung des XÖV wird empfohlen, damit sowohl die Behörden als auch zum Beispiel die Antragstellenden von den oben aufgezeigten Nutzen profitieren können.
Einige spezifische XÖV-Standards, wie XBau, können jedoch durch gesetzliche Vorgaben oder interne Richtlinien verpflichtend gemacht werden, insbesondere wenn es um föderale E-Government-Anwendungen geht, die eine sichere und verlässliche Datenübertragung über die Grenzen von Behörden und Bundesländern hinweg erfordern, wie zum Beispiel:
- XMeld, der für den Austausch von Meldedaten zwischen Meldebehörden und anderen Ämtern verwendet wird.
- XhD (hoheitliche Dokumente), der bei der Kommunikation zwischen Bürgerämtern und der Bundesdruckerei zum Einsatz kommt (z. B. bei der Beantragung von Personalausweisen).
- XJustiz, der für den Datenaustausch zwischen Gerichten, Staatsanwaltschaften und anderen Justizbehörden verwendet wird.
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In 5 Schritten zum XÖV-Standard
Wir haben bereits erfahren, dass die Einführung eines neuen XÖV-Standards den Datenaustausch zwischen Behörden erheblich verbessern und vereinheitlichen kann. Doch wie genau entsteht ein solcher Standard? Dafür sind folgende 5 Schritte nötig:
- Bedarfsermittlung: Behörden identifizieren den Bedarf für einen neuen Standard, um den Datenaustausch zu verbessern.
- Entwicklung: Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt den Standard in Zusammenarbeit mit Experten und Behörden.
- Zertifizierung: Der Standard wird vom ITZBund geprüft und zertifiziert, um sicherzustellen, dass er den Qualitätsanforderungen entspricht.
- Veröffentlichung: Der zertifizierte Standard wird auf der Plattform XRepository veröffentlicht, damit alle Behörden darauf zugreifen können.
- Implementierung: Behörden implementieren den Standard in ihren IT-Systemen, um den Datenaustausch zu vereinheitlichen und zu verbessern.
Unterstützung bei der Nutzung von XÖV
Um die Nutzung von XÖV in der öffentlichen Verwaltung zu fördern, arbeiten einige Institutionen und Gremien eng zusammen:
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Diese KoSIT betreut die XÖV-Standards und entwickelt das XÖV-Rahmenwerk weiter. Sie sammelt Anforderungen an neue Standards und sorgt für deren Qualitätssicherung.
- IT-Planungsrat: Der IT-Planungsrat, der für die Koordination der IT in der öffentlichen Verwaltung zuständig ist, unterstützt die Nutzung von XÖV-Standards, um die Interoperabilität zu verbessern.
- Föderale IT-Kooperation (FITKO): FITKO ist ebenfalls an der Weiterentwicklung und Förderung der XÖV-Standards beteiligt, indem sie die Zusammenarbeit zwischen den Behörden und der KoSIT koordiniert.
- Informations Technik Zentrum Bund (ITZBund): Das ITZBund prüft neue Verwaltungsstandards auf ihre XÖV-Konformität und zertifiziert diese, um die Qualität und Einheitlichkeit der Standards sicherzustellen.
Zertifizierung des XÖV
Wie bereits erwähnt, werden die Qualität und Konformität der XÖV-Standards durch eine Zertifizierung sichergestellt, die von der Zertifizierungsstelle beim ITZBund durchgeführt wird. Neue Verwaltungsstandards werden auf ihre XÖV-Konformität geprüft und zertifiziert, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Anforderungen entsprechen.
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) nimmt bei der Entwicklung und Pflege der XÖV-Standards ebenfalls eine bedeutende Position ein: Sie sammelt Anforderungen an neue Standards, entwickelt das XÖV-Rahmenwerk weiter und veröffentlicht die Standards auf der Plattform XRepository. Zudem unterstützt die KoSIT die Qualitätssicherung und Zertifizierung der Standards.
XÖV und die IT-Sicherheit
Sowohl die IT- als auch die Datensicherheit stehen beim XÖV an erster Stelle: Starke Sicherheitsmaßnahmen sind hier besonders wichtig, da zwischen den Ämtern häufig sensible personenbezogene Daten übertragen werden.
Dabei wird mithilfe, wir nennen es mal „erweiterter“, IT-Schutzziele sichergestellt, dass:
- die Daten von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen und nicht manipuliert wurden (Authentizität)
- die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, um die Privatsphäre der Bürger:innen zu gewährleisten (Vertraulichkeit)
- die Daten während der Übertragung nicht verändert werden (Integrität).
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den Ursprung und den Verlauf der Datenübertragung nachvollziehen zu können (Nachweisbarkeit). Schließlich werden die XÖV-Standards vom ITZBund geprüft und zertifiziert, um die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen zu gewährleisten (Zertifizierung).
Unterstützung der XÖV-Standards durch DMS
Ein DMS kann die Einhaltung der XÖV-Standards auf verschiedene Weise unterstützen:
- Automatisierte Datenverarbeitung: Ein DMS kann Daten automatisch in das XÖV konforme XML-Format umwandeln und so den Datenaustausch zwischen verschiedenen Behörden erleichtern.
- Zentralisierte Datenverwaltung: Ein modernes DMS ermöglicht die zentrale Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, was die Nachverfolgbarkeit und Transparenz erhöht.
- Effiziente Kommunikation: Mit einem DMS können Behörden effizienter sowohl untereinander als auch mit den Bürgern:innen kommunizieren, da Dokumente sowie Daten schnell und sicher ausgetauscht werden können.
Drei Fallbeispiele für das Zusammenspiel zwischen XÖV und DMS
- XMeld: Ein DMS kann die Daten automatisch in das erforderliche Format umwandeln und die Qualität der Daten sicherstellen.
- XPersonenstand: Ein DMS kann die Dokumente zentral speichern und den Zugriff für berechtigte Stellen erleichtern.
- XRechnung: Ein DMS ermöglicht im Anschluss an die automatisierte Rechnungsverarbeitung eine revisionssichere Archivierung der XRechnung.
Weiterentwicklung von XÖV
In Zukunft sind weitere Entwicklungen und Erweiterungen der XÖV-Standards geplant, um den wachsenden Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden. Dazu gehören die Integration neuer Technologien und die Anpassung an gesetzliche Änderungen.
XÖV wird auch in den kommenden Jahren eine erhebliche Relevanz bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung haben. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Standards wird die Interoperabilität und Effizienz der Verwaltungsprozesse weiter verbessert, was zu einer besseren Servicequalität für Bürger:innen und Unternehmen führen wird.
Häufige Fragen und Antworten zum XÖV
XÖV steht für „XML in der öffentlichen Verwaltung“ und bezeichnet Standards für den elektronischen Datenaustausch zwischen Behörden und Fachämtern in Deutschland.
XÖV-Standards ermöglichen eine einheitliche und sichere Datenübertragung, fördern die Interoperabilität zwischen verschiedenen IT-Systemen und erleichtern die digitale Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen.
Die Zertifizierung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) durchgeführt, die die Einhaltung der XÖV-Standards prüft und zertifiziert.
Beispiele sind das digitale Meldewesen (XMeld), die Kommunikation zwischen Bürgerämtern und der Bundesdruckerei (XhD) und viele weitere Fachverfahren.
Die Implementierung erfolgt durch die Nutzung von XÖV Bausteinen wie Codelisten, Datentypen und Kernkomponenten, die in Fachmodellen integriert werden können.
Weitere Informationen sind auf der XÖV-Dokumentationsplattform und der offiziellen XÖV-Website verfügbar.