Finanzinstitute müssen laut Wertpapierhandels-Gesetz (WpHG) die privaten Wertpapiergeschäfte ihrer Angestellten erfassen und auf Wertpapier Compliance prüfen, um Marktmanipulation, Geldwäsche und Insiderhandel zu verhindern. Was vor 10 Jahren für die Compliance Teams der Banken noch kein Problem war, entwickelt sich heute zu einem immer größer werdenden Nadelöhr. Denn immer mehr Privatpersonen handeln mit Aktien, ETFs, Fonds und Derivaten. Das Deutsche Aktieninstitut berichtet besonders bei den Millennials und Generation Z einen starken Anstieg. So haben sich die Anzahl der Aktiensparer:innen im Alter von 14 bis 39 Jahren in den letzten 10 Jahren verdoppelt. Durchschnittlich investiert jede:r Fünfte in Deutschland in den Kapitalmarkt.
Soweit so gut. Aber was ist nun die Herausforderung bei der Erfassung von Zweitschriften und wie kann die Digitalisierung Abhilfe schaffen? In diesem Blogartikel verraten wir 3 wichtige Schritte, wie Finanzinstitute ihre Wertpapier Compliance mit der digitalen Erfassung von Zweitschriften optimieren können.
Was ist Wertpapier Compliance?
Laut BaFin geht es bei der Wertpapier Compliance um die organisatorischen Vorkehrungen im Hinblick auf die Einhaltung des Wertpapierhandelsgesetzes. Finanzunternehmen müssen angemessene und wirksame organisatorische Vorkehrungen treffen, unter anderem durch Organisations- und Arbeitsanweisungen, um die Einhaltung der für sie geltenden Regeln und Pflichten sicherzustellen. Eines dieser Pflichten ist die Erfassung von sogenannten Zweitschriften. D.h. die Erfassung von beglaubigten Duplikaten von Wertpapieren.
Das Problem mit dem manuellen Zweitschriftverfahren
Es gibt derzeit keine offiziellen Vorschriften der BaFin, wie Zweitschriften erstellt und verarbeitet werden sollten. Für Finanzinstitute bedeutet das, dass Zweitschriften zurzeit ihren Weg ohne einheitliches Layout in die Compliance Teams finden. Egal, ob per Brief, in gedruckter Form, als PDF, E-Mail oder FAX. Paaren wir diese Herausforderung mit der stark gestiegenen Menge an Zweitschriften und fehlenden digitalen Prozessen bei der Zweitschrifterfassung, ist das Problem eindeutig. Die Erfassung, Prüfung und Archivierung von Zweitschriften nimmt mehr und mehr Zeit und Budget in Anspruch und kann durch unstrukturierte Prozesse zu Frustration in Compliance Teams führen.
Dabei muss die Digitalisierung des Zweitschriftverfahrens überhaupt nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Ansätzen können Finanzinstitute sogar einen in großen Teilen automatisierten Prozess etablieren und so bei eingehaltener Wertpapier Compliance Mitarbeitende entlasten.
3 Schritte für die erfolgreiche digitale Erfassung von Zweitschriften
Schritt 1: OCR-Erkennung
Das fehlende einheitliche Layout der Zweitschriften erschwert eine Prozessautomatisierung erheblich. Eine OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) ist eine Technologie zur automatischen Erkennung von Texten. Mittels OCR können Informationen in Scans, Fotos und PDFs automatisch erfasst und katalogisiert werden. Wenn du also eine OCR-Technologie in deinem Zweitschriftprozess einsetzt, kannst du trotz unstrukturierten Layouts, die für die Wertpapier Compliance relevanten Informationen extrahieren und korrekt katalogisieren. So kann die Weiterverarbeitung der Zweitschriften vereinfacht und im nächsten Schritt automatisiert werden.
Schritt 2: Prozessautomatisierung
Als Routineprozess kann die Zweitschrifterfassung ganz einfach automatisiert werden. Wenn die relevanten Informationen erstmal aus den Zweitschriften extrahiert wurden, greifen dann automatisierte Prüf-, Freigabe- und Archivierungsprozesse, welche die Informationen sortieren und an die richtigen Stellen ablegen. Compliance Teams können durch Low-Code Software zur Prozessdigitalisierung, sogar selbst befähigt werden, diese Prozesse zu strukturieren. So entlasten sie nicht nur sich selbst, sondern gleichzeitig auch die IT-Abteilung in Finanzinstituten. Natürlich können trotz automatisierter Prozesse manuelle Prüfungen eingebaut werden. Die Kriterien für eine manuelle Prüfung von Zweitschriften legt das Compliance-Team eigenständig fest und baut sie in den Workflow ein. Dieser wird dann bei Bedarf getriggert. Die Prozessautomatisierung führt dazu, dass die Geschwindigkeit, mit welcher Zweitschriften erfasst werden können, erhöht und gleichzeitig die Fehlerquote reduziert wird. Der Einsatz von Automatisierungslösungen führt somit zu einer effizienteren und zuverlässigeren Einhaltung der Wertpapier Compliance.
Prozessdigitalisierung für Finanzinstitute und Versicherungen: Der Einsteiger-Guide
Schritt 3: Revisionssichere Archivierung
Ein wichtiger Aspekt der Wertpapier Compliance ist die Integrität von Zweitschriften. Dein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollten sicherstellen, dass alle Zweitschriften manipulationssicher gespeichert werden. Das bedeutet, dass jede Änderung an einer Zweitschrift nachvollziehbar und eine lückenlose Historie vorhanden ist. Durch den Einsatz eines DMS können Finanzinstitute nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch im Falle von Prüfungen der BaFin schnell die notwendigen Zweitschriften bereitstellen. Eine gut strukturierte, revisionssichere Archivierung trägt somit maßgeblich zur Rechtssicherheit und Effizienz in der Wertpapier Compliance bei.
Die Digitalisierung der Zweitschriften: Mehr Effizienz in der Wertpapier Compliance
Der stark steigende private Wertpapierhandel zwingt Finanzinstitute dazu ihr Zweitschriftverfahren zu optimieren. Die manuelle Bearbeitung von Zweitschriften birgt ein hohes Risiko für Fehler und bündelt wertvolle Personal- und Budgetressourcen. Durch den Einsatz moderner Technologien wie OCR-Erkennung, Prozessautomatisierung und revisionssicherer Archivierung können Finanzinstitute die Zweitschriften ihrer Angestellten effizienter verwalten. Die digitale Erfassung und Verwaltung von Zweitschriften ist ein entscheidender Schritt, um Compliance-Teams zu entlasten und gleichzeitig der Wertpapier Compliance gerecht zu werden.
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