Eines der Hauptziele der Digitalisierung von Behörden und Organisationen ist die nachhaltige Optimierung verwaltungsinterner Prozesse. Dazu gehört auch eine effiziente elektronische Vorgangsbearbeitung: Damit werden sämtliche Aktivitäten in einem System nachvollziehbar und zentral gebündelt. Wiederkehrende Arbeitsabläufe lassen sich so auf ein Minimum reduzieren. Durch die eigenverantwortliche, elektronische Vorgangsbearbeitung wird effizientes und transparentes Arbeiten in Organisation gewährleistet.
Was ist eine elektronische Vorgangsbearbeitung?
Als elektronische Vorgangsbearbeitung oder auch E-Vorgangsbearbeitung wird die weitgehend automatisierte IT-gestützte Bearbeitung der Vorgänge durch Sachbearbeitende einer Behörde, Organisation oder Institution bezeichnet – von der Antragstellung als Geburtsstunde des Vorgangs, über standardisierte sachlogische Bearbeitungsschritte, bis hin zum Abschluss des Geschäftsvorfalls.
Der Grundsatz der Vorgangsbearbeitung lautet: „In den Arbeitsabläufen sind elektronische Verfahren soweit wie möglich zu nutzen. Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit (im Rahmen der Aufbewahrungsfristen) aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein“. (Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, GGO 2000; Kapitel 4, § 12)
Was verbirgt sich hinter dem Vorgang in der elektronischen Vorgangsbearbeitung?
Der Begriff Vorgang wird in der Terminologie der öffentlichen Verwaltung mit zweierlei Maß gemessen. Zum einen beschreibt er allgemein einen Prozess, also ein bestimmtes Vorgehen. Ein Vorgang ist aber auch eine Sammlung einzelner, zusammengehörender Dokumente (Schriftstücke und deren Anlagen), welche während eines Prozesses (Geschäftsvorfalls) zustande kommen. Der Vorgang ist Teil einer elektronischen Akte (eAkte), denn dort werden alle Informationen zum Bearbeitungsprozess gespeichert und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.
Elektronische Vorgangsbearbeitung: Vorteile im Überblick
Wie alles in der öffentlichen Verwaltung, so werden auch die einzelnen Prozessschritte gesetzlich geregelt – im Namen der Rechtskonformität und Transparenz. Nach dem verfassungsrechtlichen Gebot der Rechtmäßigkeit und dem Grundsatz der Aktenmäßigkeit muss das behördliche Schriftgut vollständig, nachvollziehbar, dauerhaft und jederzeit verfügbar verwaltet werden.
Zudem muss gewährleistet sein, dass „wesentliche Bearbeitungsschritte und Entscheidungsprozesse vollständig, dauerhaft nachvollziehbar, gerichtsfest und automatisiert dokumentiert werden“.1
So profitieren Organisationen von der elektronischen Vorgangsbearbeitung
Eine moderne Verwaltung lebt von der stetigen internen Prozessoptimierung. So ist es nicht verwunderlich, dass eine effiziente, elektronische Vorgangsbearbeitung, wie auch die eAkte, nicht mehr aus dem behördlichen Alltag wegzudenken ist.
Aber wie genau profitiert eine Organisation von den neuen Gestaltungsmöglichkeiten der Bearbeitung von Vorgängen?
Die behördlichen Verwaltungsprozesse sind in Haupt- und Teilbearbeitungsschritte segmentiert. Dadurch lassen sich häufig verbundene Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten einfach zuordnen. Dies wiederum bewirkt, dass die Einhaltung einer bestimmten Reihenfolge innerhalb des gesamten Vorgangs verfolgt werden kann.
Auch besteht bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung die Möglichkeit, bereits im Vorfeld bestimmte Vorbelegungen, wie zum Beispiel Verteiler- und Checklisten, Serienbriefe oder sich wiederholende Kosten, zu bestimmen. Sollte ein Arbeitsablauf dennoch wiederholt entstehen, so können die ursprünglich erfassten Daten ohne einen erneuten Aufwand durch Sachbearbeitende wieder abgerufen werden, sodass erneute Dateneingabe reduziert wird.
Die wichtigsten Vorteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung:
- Fehlervermeidung durch automatisches Abschreiten von vorgegebenen Prozesswegen
- Parallele Vorgangsbearbeitung durch mehrere Sachbearbeitende
- Optimierung von ablaufbezogenen Arbeitsschritten
- Untergliederung von Arbeitsabläufen in Teilvorgänge
- Lückenlose Transparenz durch zentrale Datenbündelung
- Steigerung der Effizienz durch eindeutige Informationen zur Ablaufplanung
- Flexible Änderungsmöglichkeiten auch ohne IT-Kenntnisse
Referenzstory Stadt Marburg
Der Universitätsstadt Marburg gelingt die Transformation zur digitalen Stadt-Verwaltung durch die Einführung von eAkten und der elektronischen Vorgangsbearbeitung.
Funktionsweise der elektronischen Vorgangsbearbeitung
Bei starr strukturierten Prozessen fallen zahlreiche Dokumente, Informationen und Aufgaben an. Dabei werden auch Checklisten und Telefonate geführt. Währenddessen werden handschriftliche Notizen sowie E-Mails erstellt oder es wird nach benötigten Dokumenten im System gesucht. Gängige Praxis in Organisationen, die in Chaos münden kann. Hier schafft die elektronische Vorgangsbearbeitung Abhilfe:
Vorgänge selbst bestimmen: mit Dokumentenmanagement von d.velop
Mit der eigenverantwortlichen Vorgangsbearbeitung in d.velop documents lassen sich leicht strukturierte Prozesse abbilden und verdeutlichen. Dadurch wird ein transparentes und vor allem nachvollziehbares Vorgehen in der eigenen Organisation gewährleistet, wie vom Gesetz vorgegeben. Mehr noch: Damit wird für den Abbau überflüssiger Bürokratie in der Verwaltung gesorgt.
Normalerweise werden Workflows durch Aufgaben festgelegt, sodass Sachbearbeitenden Aktivitäten vorgegeben werden. Bei der elektronischen eigenverantwortlichen Vorgangsbearbeitung von d.velop können die Mitarbeitenden einer Organisation die einzelnen Vorgangsschritte ganz persönlich bestimmen. Aufgrund individueller Erfahrungen der Sachbearbeitenden können die Vorgänge zudem auch ohne IT-Kenntnisse angepasst werden. Die in Betracht kommenden Aufgaben werden zentral vergeben.
Die wichtigsten Funktionen der elektronischen Vorgangsbearbeitung von d.velop:
- Zentrale Verwaltung von Aufgabenlisten innerhalb der einzelnen Teilvorgänge
- Setzen und Anzeigen von Wiedervorlagen zu den einzelnen Teilvorgängen
- Erstellung von Notizen zu den jeweiligen Teilvorgängen
- Einbindung von Adressinformationen im Bearbeitungsvorgang bzw. Teilvorgang
- Definition von „Autovorgängen“ als vorbelegte Ablagestruktur innerhalb einer Vorgangsakte durch Fachadministratoren im Client
- Änderungen der Eigenschaften von Bearbeitungsmasken
- Einbindung von Berechtigungsbeteiligungen
All in one: Eine Lösung für Vorgangsbearbeitung, Ablage und Aufgabenmanagement
Die elektronische Vorgangsbearbeitung vereint die Ablage, Vorgangsverwaltung und das Aufgabenmanagement in einer Lösung. Legen die Sachbearbeitenden eine entsprechende Prozessakte an, so werden automatisch Teilvorgänge definiert. Darüber hinaus werden parallel die bereits zu dem Vorgang erstellten Checklisten abgebildet. Zu jedem Teilvorgang können auch alle benötigten Dokumente abgelegt werden. Die Lösung von d.velop ermöglicht es den Sachbearbeitenden ein effizientes, transparentes und flexibles Arbeiten.
Fazit: Die elektronische Vorgangsbearbeitung das Mittel der Wahl, um Bürokratie abzubauen
Elektronische Vorgangsbearbeitung ist eine bewährte Technologie in der modernen Verwaltung, denn sie unterstützt wiederkehrende behördliche Geschäftsprozesse, in welchen Dokumente und Vorgänge (Akten) bearbeitet werden. Ob Verfügungen oder Vermerke – durch die elektronische Vorgangsbearbeitung können sie den dazugehörigen Sachbearbeitenden in der korrekten Reihenfolge zugeordnet werden. Wie es vom Gesetz vorgeschrieben, ist die Software in der Lage, die Prozessabläufe nicht nur zu steuern, sondern auch zu überwachen, um anschließend die Prozessergebnisse zu protokollieren.
Mit der Vorgangsbearbeitung von d.velop gestalten Organisationen ablaufbezogenen Geschäftsprozesse um einiges effektiver, denn damit lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte definieren und jederzeit organisationsweit abrufen. In diesem Sinne: „Durch den Einsatz innovativer technischer Lösungen in der Verwaltung sollen mittelfristig Bürokratie abgebaut und Kosteneinsparungen angestrebt werden.“ 3