Tracking & Tracing in der Logistik – Mehrwerte und Best Practices

Aus dem privaten Umfeld kennen wir es nur zu gut: Wir bestellen im Internet die neuen Modetrends, Computerspiele, Küchenzubehör, Werkzeuge und noch vieles mehr. In freudiger Erwartung auf unser Paket verfolgen wir nonstop, wo sich die Sendung gerade befindet, wie lange die Zustellung noch dauert und wann wir unser heiß geliebtes Päckchen endlich in den Händen halten. Hierfür bekommen wir zahlreiche E-Mails bereitgestellt, in welchem Status sich die Sendung befindet und können in Echtzeit unser Paket nachverfolgen. Für uns gehört dies bereits zum normalen Standard und gilt als Selbstverständlichkeit. Doch wie viel personeller und technischer Aufwand für Logistikunternehmen dahintersteckt, ist vielen nicht bewusst. Ohne eine automatisierte Sendungsverfolgung wäre dieses schöne Szenario gar nicht möglich.

Wir schauen genauer hin: Wie funktioniert überhaupt ein Sendungsverfolgungssystem, auch bekannt als Tracking & Tracing? Welche unterschiedlichen Formen gibt es in der Sendungsverfolgung? Wieso sollte jedes Logistikunternehmen ein Track & Trace Tool im Einsatz haben? Und wie lässt sich das Tracking & Tracing System mit weiterer Software verbinden?

Die Basics des Tracking & Tracings

„Der Stellenwert von Track & Trace wird sich mit der digitalen Transformation erhöhen“, meint Peter Altes, Geschäftsführer des Industrieverbands AIM. Durch die zunehmende individuelle Massenproduktion von Waren und die damit einhergehenden automatisierten Prozesse wird die Nach- und Rückverfolgung von Gütern zunehmend wichtiger. Nur so behält der Logistiker einen Überblick über sämtliche Lieferketten. Neben der fortschrittlichen Informationstechnologie benötigt das Tracking & Tracing System sogenannte Begleitinformationen, auch als Avisierungsdaten bekannt, um die Sendung verfolgen zu können.

• Identinformationen werden genutzt, um Pakete, Artikel oder auch Ladeeinheiten eindeutig zu kennzeichnen und somit identifizieren zu können.
• Absenderinformationen enthalten den Herkunftsort der Ware sowie die Daten des Versenders.
• Zielinformationen zeigen den Bestimmungsort sowie den Adressaten der Sendung auf.
• Steuerungsinformationen geben Hinweise zum Lieferweg, gegebenenfalls zu Zwischenstationen und zu Lagerorten.

Wenn sich der Empfänger der Ware zumeist nur für die Identinformationen und die Absenderinformationen interessiert, sind für Logistikunternehmen alle Begleitinformationen von großer Bedeutung. Dank der Avisierungsdaten können alle Stufen der Lieferkette sichergestellt werden, zeitliche und personelle Kapazitäten angepasst und Prozesse optimiert werden.

Die Qual der Wahl – unterschiedliche Track & Trace Möglichkeiten

So smart und einfach die Sendungsverfolgung auf den ersten Blick klingt, umso komplexer und vielfältiger ist sie in der technischen Umsetzung. Logistikern sei geraten sich über die unterschiedlichen Möglichkeiten von Track & Trace Technologien zu informieren und genaustens zu prüfen, welches System in ihr Unternehmen passt und auf ihre Prozesse positiv einzahlt. Wir führen kurz und knackig durch den Dschungel von Barcode, Blockchain, RFID und RTLS.

Optoelektronische Verfahren – Scan it mit Barcode oder QR-Code

Bei diesem Verfahren werden digitale Daten in Lichtsignale umgewandelt – und umgekehrt. Jeder Bildschirm, Laser und optischer Speicher funktioniert mittels optoelektronischer Verfahren. Ein gängiges Einsatzfeld ist beispielsweise die Kennzeichnung von Gütern mit Barcodes, die durch Scannen mittels eines Lesegeräts automatisiert an Supermarktkassen erfasst werden. In der Logistik werden Barcodes zum Zweck des Object-Trackings eingesetzt.

Sender-Empfänger-Systeme – Tag it mit RFID-Systemen

RFID-, Tag- oder Transponder-Systeme basieren auf einem digitalen Signal, dass zwischen einem Sender – auch als „Tag“ bezeichnet – und einem Empfänger ausgetauscht wird. So werden die auf dem Sender gespeicherten Daten an den Empfänger übertragen. Im Anwendungsfall von Logistikern werden die gespeicherten Daten über ein Lesegerät an eine Software bzw. ein IT-System übertragen und für den weiteren Prozess verwendet. Der Transponder ist ein Computerchip, der eine Antenne besitzt und eine Identifikationsnummer senden kann. Im Vergleich zum Barcode ist bei RFID-Systemen die Maschinenlesbarkeit auch ohne Sichtkontakt gewährleistet. Die RFID-Technologie gestaltet logistische Prozessketten, insbesondere in der Kennzeichnung von Waren und Ladehilfsmitteln, effizienter. Die gesammelten Daten werden vom Projektmanagement- und -controlling zur Optimierung der Lagerlogistik sowie Distributions- und Beschaffungslogistik genutzt.

Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellen – Track it mit Real Time Location Systems (RTLS)

Über diese digitale Plattform können Daten kontinuierlich und damit Informationen zu Standorten und Eigenschaften von Objekten jederzeit in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. RTLS-Systeme sind nicht auf die Registrierung von Ereignissen angewiesen, anders als bei optoelektronischen Verfahren und Sender-Empfänger-Systemen. Das Objekt bedingt keines Sichtkontaktes, muss aber in kontinuierlichem Austausch zum empfangenden System stehen. So werden Mobile Phone Tracking und GPS hauptsächlich im Outdoor-Bereich eingesetzt. Im Indoor-Bereich sind WiFi, Bluetooth, UWB und ZigBee – so genannte Indoor Positioning Systems (IPS) – besser geeignet. In der Logistik ist GPS das Standardverfahren für die Sendungsnachverfolgung im Transportwesen. In Kombination mit Mobile Phone Tracking wird es auch genutzt, um Flotten in Echtzeit zu tracken und die Fracht zu überwachen.

Datensätze gekonnt verknüpfen – Connect it mit Blockchain-Technologien

Die Basis von Blockchain-Technologien sind Listen von Datensätzen, die chronologisch und verschlüsselt miteinander verknüpft sind. Durch den Netzwerkcharakter einer Blockchain hat die Veränderung von gespeicherten Daten einen direkten Einfluss auf die folgenden Datensätze. Die Blockchain ist quasi eine Art des Daten-Sharings. Über die Speicherung von Prozess-Ereignissen in den Datensätzen ist die Blockchain-Technologie auch für Logistikzwecke interessant. Die Objekte stehen dabei in kontinuierlichem Informationsaustausch zu sämtlichen Stakeholdern entlang der Supply Chain. Bisher ist die Blockchain-Technologie vor allem im Zusammenhang mit der Kryptowährung Bitcoin bekannt. So können Logistiker zum Beispiel automatisierte Zahlungen oder flexible Ad-hoc Geschäftsbeziehungen leichter umsetzen.

Mehr Transparenz entlang der Supply Chain mit Tracking & Tracing

Warum also Tracking & Tracing Systeme in der Logistik verwenden? Aus den unterschiedlichen Verfahren geht bereits hervor, warum ein Sendungsnachverfolgungs-System so wichtig ist. Sämtliche Prozesse über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg führen zu einer besseren Nachvollziehbarkeit bei Such-, Buchungs- oder Inventuraufwänden. Zudem lassen sich Transportkosten, Lieferengpässe sowie Fehleranfälligkeiten dadurch reduzieren. Zusammengefasst profitieren Logistiker von diesen Vorteilen:

• Mehr Transparenz entlang der Supply Chain
• Optimierung der Intralogistik
• Bessere Möglichkeiten zur Qualitätssicherung
• Geschwindigkeits- und Kostenvorteile
• Schnelle und einfach Informationsübermittlung
• Erhöhung der Produkt- und Prozesssicherheit
• Integration von bestehender und neuer Software an Tracking-Tracing-Systeme

Best Practise – Logistikanbieter FIEGE verbindet Tracking-Tracing-System mit digitalem Dokumentenmanagement

Die FIEGE Gruppe, einer der führenden Logistikanbieter in Europa, entwickelt und realisiert ganzheitliche Logistiklösungen für den Handel und die Industrie. Tracking & Tracing Systeme zählen zum Einmaleins des Unternehmens. Die reine Statusübermittlung des Pakets mit der Ware reicht allerdings nicht mehr aus. Unternehmen bzw. Kunden erwarten zunehmend Einsicht in die zum jeweiligen Auftrag gehörenden Dokumente. FIEGEs Anforderung: Alle zu einem Kundenauftrag gesammelten Dokumente sollen flächendeckend an diesen digital bereitgestellt werden. Gewünscht war eine Verbindung ihrer Tracking & Tracing Lösung F-XL Monitor mit einem digitalen Archiv- und Dokumentenmanagement-System. Als erfahrener Softwaredienstleister innerhalb der Logistikbranche setzte d.velop diesen Prozess für FIEGE um – mit Erfolg.

Die Vorteile liegen auf der Hand

FIEGE profitiert durch die Verknüpfung beider Systeme von einer durchgängigen Lösung. Alle Aufträge und Ablieferbelege kann der Kunde selbstständig im Web einsehen. Parallel entfällt bei FIEGE der Aufwand der aktiven Informationsbereitstellung. Die freien zeitlichen und personellen Ressourcen werden effektiver eingesetzt. Auch interne Prozesse wurden optimiert. So musste der Customer Service früher die Logistikabteilung anrufen, um zu erfahren, wo eine Sendung verblieben ist. Der Kommunikationsprozess vom Logistiker über seinen Empfangsspediteur bis hin zum Frachtführer hat durch das webbasierte Tracking & Tracing inklusive Dokumentenmanagement nun ein Ende – weniger Anrufe und dafür nur noch einen Klick in der digitalen Anwendung. „Uns hat auch gefallen, dass das Produkt von den Modulen her sehr breit gefächert ist“, sagt Torsten Gronemann, Projektleiter DMS bei FIEGE Deutschland, „und dass man durch die offene Schnittstellenarchitektur viele Systeme schnell und unkompliziert integrieren kann, wie wir im konkreten Fall mit dem „F-XL Monitor“ gesehen haben.“