Die Rechnungsverarbeitung ist in jedem Unternehmen ein zentraler Prozess, welcher von großer Wichtigkeit ist und daher effizient gestaltet sein muss. In diesem Blogartikel werfen wir daher einen Blick auf die digitale Rechnungsverarbeitung bei Juskys. Auf dem d.velop summit 2024 präsentierten Markus Vierfuss, Head of Finance & Controlling der Juskys Gruppe GmbH und Martin Odinius, Geschäftsführung ecm:one GmbH zusammen mit Moderatorin Pia Stroot von der ecm:one, spannende Live-Einblicke in den automatisierten Zahlungsprozess bei Juskys. Im Fokus stand dabei insbesondere die SEPA-Zahlung.
Die Juskys Gruppe GmbH, gegründet 2005, ist mit rund 200 Mitarbeitenden an vier Standorten ein expandierendes E-Commerce-Unternehmen. Das Unternehmen bietet ein breites Produktsortiment in den Bereichen Wohnen, Garten, Heimwerken, Tierbedarf, Sport und Freizeit – alles, was ein modernes und gemütliche Zuhause ausmacht.
Die ecm:one GmbH wurde 2017 vom Geschäftsführer Martin Odinius gegründet und ist bereits seit mehreren Jahren ein wichtiger Partner der d.velop AG. Mit Sitz im Herzen von Münster bietet die ecm:one vielfältige Lösungen für Unternehmen jeglicher Größe an, von der digitalen Auftragsakte über die Personalakte bis hin zum Vertragsmanagement ergänzt das Unternehmen d.velop um zahlreiche Weiterentwicklungen.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung bei Juskys
Laut Markus Vierfuss war der Hauptgrund für die Veränderungen in der Rechnungsverarbeitung bei Juskys ein noch fehlender Puzzlestein auf dem Weg zur Digitalisierung. Belege an vier verschiedenen Standorte zusammenzubringen und die Abhängigkeit von Exceltabellen, brachten das Unternehmen zum Umdenken.
Schnittstellen zu DATEV und SEPA sind essenziell
Ziel war es, eine Lösung zu finden, die an allen Lagerstandorten praktikabel und möglichst einfach im Handling ist. Bei den Anforderungen an die Lösung gab es zudem die drei Schwerpunkte: die Belegerkennung, der Prüfungsworkflows sowie die Schnittstellen zu DATEV und SEPA.
Die Lösung: Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung mithilfe der ecm:one Lösung Invoices for DATEV. Ein zentrales Element dieses Prozesses ist das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents. Es dient als Fundament für die gesamte Rechnungsverarbeitung. Auf dieser Basis erfolgt die Rechnungsverarbeitung, der Prüfungsworkflow sowie die DATEV-Anbindung und die SEPA-Zahlung. Hierdurch wird der Zahlungsprozess effizient gestaltet. Gewährleistet und gehalten werden diese Funktion durch das fiktive Dach, der Lösung „Invoices for DATEV“.
Die Zukunft des Handels ist digital
SEPA-Funktion: Schnell und zuverlässig
Ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Lösung ist die SEPA-Zahlungsfunktion, die es Juskys ermöglicht, fällige Rechnungen direkt aus dem System heraus zu bezahlen. Die Integration von SEPA ist besonders wichtig, da Juskys Dienstleistungen weltweit bezieht und pünktliche Zahlungen sicherstellen muss.
Begonnen wird im oberen Strang mit der Belegerkennung. Die Rechnung wird – etwa aus dem Mailpostfach – herausgefiltert, die Daten erkannt und kontiert. Durch die verschiedenen Standorte von Juskys können anschließend die entstandenen Aufgaben an die jeweilige Person zur Prüfung und Genehmigung gesendet werden. Somit wird eine sachliche und fachlich richtige Prüfung gewährleistet, bevor in DATEV gebucht werden kann.
Der parallele Prozess der SEPA-Zahlung ist eng mit dem Workflow des Systems verbunden. Sobald eine Rechnung geprüft und genehmigt wurde, wird sie in die Zahlungsliste aufgenommen. Hier können die Zahlungsdaten überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Anschließend wird eine SEPA-Datei erstellt und an die Banksoftware übergeben, um die Zahlung durchzuführen. Dank der SEPA-Zahlung können Zahlungen also unabhängig von der Rechnungsprüfung schnell und termingerecht durchgeführt werden.
Das System war sehr selbsterklärend, sodass die Mitarbeitenden wenig geschult werden mussten.
Markus Vierfuss, Head of Finance & Controlling der Juskys Gruppe GmbH
Herausforderungen und die E-Rechnungspflicht im Fokus
Wie bei jedem großen Projekt gab es auch bei der Implementierung der digitalen Rechnungsverarbeitung Herausforderungen. Eines der größten war die Buchung von Fremdwährungen, die anfangs nicht als Anforderung vorgesehen war, sich aber im Laufe des Projektes als notwendig herausstellte. Zudem musste eine Lösung für die Archivierung von Ausgangsrechnungen gefunden werden, um den Anforderungen des Finanzamts zu entsprechen.
Den gemeinsamen Start mit dem SEPA-Fokus haben Juskys und ecm:one bereits erfolgreich bewältigt. Für die Zukunft stehen bereits weitere Projekte in den Startlöchern. Ab Anfang 2025 greift bereits die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Daher liegt ein Schwerpunkt auf dem Ausbau der E-Rechnungen. Vorangetrieben wird der Ausbau der Lösung von ecm:one dabei auch durch den Erfolg, den Juskys mit der bisherigen Lösung erzielt hat.
An dieser Stelle noch einmal einen herzlichen Dank an Markus Vierfuss von Juskys sowie Martin Odinius und Pia Stroot von der ecm:one für die spannenden Einblicke in das Projekt rund um die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung! Und wer das Ganze live und in Farbe sehen möchte, kann sich hier einen Einblick verschaffen: