Viele Minuten? Oder sogar Stunden? Die Informationssuche in deutschen Behörden kostet Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Arbeitsalltag oft nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Der Grund: schlechtes Schriftgutmanagement. Laut Umfrage verbringen rund 67 Prozent der Sachbearbeitenden in Organisationen zu viel Zeit mit reiner Informationssuche. – Zeit, die durch eine organisierte kommunale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan in wertschöpfende Leistungen investiert werden könnte.
Schriftgutverwaltung nach Aktenplan
Langes Suchen, sich stapelnde Papierablagen, Medienbrüche – die papierbasierte Schriftgutverwaltung sorgt insbesondere in Organisationen für ineffiziente Prozesse. Die Digitalisierung der Verwaltung mittels Software-Lösung schafft hierbei Abhilfe. Bevor es allerdings an die digitale Schriftgutverwaltung geht, sind einige zentrale Begriffe rund um die Schriftgutverwaltung nach Aktenplan zu klären.
Einfach erklärt: Was ist Schriftgutverwaltung eigentlich?
Schriftgutverwaltung – auch Aktenführung, Aktenhaltung oder Records Management genannt – bezeichnet, einfach erklärt, das systematische Management von Schriftgut privater und öffentlicher Organisationen während des gesamten Lebenszyklus. Die Schriftgutverwaltung, ob nun die kommunal oder privatwirtschaftliche, erfolgt dabei in der Regel nach Aktenplan.
Schriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489 1
Der Begriff Schriftgutverwaltung wird unter anderem durch die internationale Norm ISO-15489 definiert. Demnach ist Schriftgutverwaltung (auch Schriftgutmanagement) die systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Es geht somit nicht ausschließlich um technische Lösungen, sondern vielmehr um Strategien, Methoden und Standards, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.
Was ist ein Aktenplan?
Der Aktenplan dient der systematischen Ordnung sowie der fortlaufenden Verwaltung von Schriftgut. Es bildet insbesondere für öffentliche Verwaltungen das inhaltliche Gerüst der gesamten Schriftgutverwaltung – und das sowohl papierbasiert als auch elektronisch.
Was zählt bei der Schriftgutverwaltung als Schriftgut?
Schriftgut umfasst im Kontext der Schriftgutverwaltung sämtliche Informationen, die inhalts- und formunabhängig aufbewahrungspflichtig sind. In den meisten Organisationen handelt es sich bei Schriftgut um:
- Verträge
- Personalakten
- Berichte
- Notizen
- Rechnungen
- Protokolle
- E-Mails
- elektronische Dateien
- Datenbankeinträge
Warum ist Schriftgutverwaltung wichtig?
Die Schriftgutverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Informationsmanagements und spielt eine wichtige Rolle aus verschiedenen Gründen. Hier sind die wichtigsten Aspekte:
Effizienz und Produktivität
- Ordnung und Überblick: Systematische Ablage erleichtert das schnelle Auffinden von Dokumenten.
- Optimierte Arbeitsprozesse: Klare Ablage- und Zugriffsregelungen steigern die Produktivität.
- Vermeidung von Doppelarbeit: Verhinderung redundanter Dokumentenerstellung.
Rechtliche Anforderungen und Compliance
- Gesetzliche Vorgaben: Einhaltung von Normen wie ISO 15489 und GoBD, um rechtliche Risiken zu minimieren.
- Risikomanagement: Schutz vor rechtlichen Konsequenzen durch ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Sicherstellung transparenter und nachvollziehbarer Dokumentationsprozesse.
Nachweisführung und Archivierung
- Dokumentenverfügbarkeit: Langfristige Zugänglichkeit wichtiger Dokumente.
- Langfristige Aufbewahrung: Erfüllung rechtlicher und geschäftlicher Anforderungen an die Dokumentenarchivierung.
- Beweisführung: Sicherstellung vollständiger und unveränderter Dokumente für Rechtsstreitigkeiten oder Audits.
Bestandteile der Schriftgutverwaltung
Die Schriftgutverwaltung umfasst mehrere wesentliche Bestandteile, die für eine effektive Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Informationen notwendig sind:
Aktenplan und seine Struktur
- Definition: Hierarchisch strukturiertes Verzeichnis zur systematischen Ablage.
- Funktion: Erleichtert die Zuordnung, Suche und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.
Schriftgutarten
- Verträge: Geschäftsvereinbarungen.
- Protokolle: Aufzeichnungen von Besprechungen.
- E-Mails: Elektronische Korrespondenz.
- Weitere: Rechnungen, Berichte, Angebote, interne Mitteilungen.
Lebenszyklus von Schriftgut
- Erstellung: Dokumente entstehen oder werden empfangen.
- Nutzung: Aktive Bearbeitung und Nutzung.
- Ablage: Systematische Ablage nach dem Aktenplan.
- Archivierung: Langfristige Aufbewahrung.
- Vernichtung: Sichere Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Digitales vs. analoges Schriftgutmanagement
Das digitale Schriftgutmanagement unterscheidet sich grundlegend vom analogen Schriftgutmanagement. Digitale Systeme ermöglichen eine elektronische Speicherung und schnellen Zugriff über Netzwerke, wodurch der physische Platzbedarf reduziert und die Sicherheit durch Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen erhöht wird. Im Gegensatz dazu erfordert das analoge Management physische Lagerung, was mehr Platz und manuelle Sicherheitsmaßnahmen erfordert.
Digitale Schriftgutverwaltung: geringere Kosten, Zugriff von überall
Die Effizienz in der Suche und Organisation ist bei digitalen Systemen durch Metadaten und Suchfunktionen deutlich höher, während analoge Systeme eine zeitaufwendige manuelle Suche benötigen. Zudem senkt das digitale Management die Kosten für Papier und Lagerung und ist umweltfreundlicher, da es weniger Papier verbraucht. Analoges Management hingegen verursacht höhere Kosten und ist weniger umweltfreundlich. Schließlich bietet das digitale Management durch ortsunabhängigen Zugriff eine höhere Zugänglichkeit im Vergleich zu den nur vor Ort verfügbaren analogen Dokumenten.
Digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan für die öffentliche Verwaltung
Ob private oder öffentliche Schriftgutverwaltung: Wird diese analog umgesetzt, ist das in der Regel mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Digitalisierung ermöglicht insbesondere für die kommunale Verwaltung eine noch nie da gewesene Effizienz in Sachen Schriftgutverwaltung. Papierdokumente werden zunehmend digitalisiert und in elektronischen Akten jederzeit zur Verfügung gestellt. Büroschränke und Archivräume gehören somit der Vergangenheit an.
Hybride Schriftgutverwaltung
Auch wenn sich die Digitalisierung der Verwaltung immer weiter in der Arbeitswelt ausbreitet – ganz ohne Papier geht es dann doch nicht. Wenn in Organisationen Papierdokumente auf E-Mails, eRechnungen und sonstige elektronische Unterlagen treffen, entsteht für die Schriftgutverwaltung eine organisatorische Herausforderung.
Die hybride Schriftgutverwaltung bringt die Nachweisführung und Verwaltung von physischen und digitalen Geschäftsunterlagen in Einklang. In der Regel kommen hierfür digitale Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zum Einsatz, die den gesamten Prozess vom Scannen bis hin zur revisionssicheren Archivierung in automatisierten Workflows abbilden.
Schriftgutverwaltung mit eAkten
Nachhaltigkeit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit stehen für die öffentliche Verwaltung immer mehr im Fokus. Elektronische Akten (eAkten) und die elektronische Aktenführung bilden die Basis für eine effiziente Schriftgutverwaltung und bündeln sämtliches Schriftgut an einem zentralen Speicherort, ohne physischen Platz zur Aufbewahrung und Lagerung zu belegen.
Einführung einer eAkte in der öffentlichen Verwaltung
Einsatzmöglichkeiten der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan
Der Einsatzbereich der digitalen Schriftgutverwaltung nach Aktenplan kennt so gut wie keine Grenzen. Sie betrifft Organisationen und Verwaltungen jeder Größe und geht über die reine Verwaltung von Dokumenten hinaus. Ein Cloud-Storage als Primär-Speicher oder als Backup-Speicher über die OTC (Open Telekom Cloud) ergänzt die digitale Schriftgutverwaltung und macht sie dadurch noch flexibler und sicherer.
Moderne Verwaltung für den öffentlichen Sektor
Die digitale Schriftgutverwaltung gewinnt insbesondere für den gesamten öffentlichen Sektor an Bedeutung. Von öffentlichen Verwaltungen auf Bundes-, Länder- oder kommunaler Ebene über die Versorgungswirtschaft bis hin zu Hochschulen oder Forschungseinrichtungen – das Verlangen nach weniger Bürokratie und digitalen Lösungen wird unter den Abnehmern größer.
Schriftgutverwaltung nach Aktenplan mit einem DMS
Das vollständige Potenzial der Schriftgutverwaltung wird erst durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) entfaltet. Es bildet die Schnittstelle zwischen der reinen Verwaltung und der langfristigen revisionssicheren Archivierung steuerrelevanter Dokumente nach den strengen Vorgaben der GoBD. Die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, intelligente Zugriffsrechtekonzepte oder auch die automatische Verfahrensdokumentation werden durch den Einsatz eines DMS ermöglicht.
Von der elektronischen Verwaltungsarbeit zur revisionssicheren Archivierung
Die revisionssichere Archivierung ist nicht Teil der Schriftgutverwaltung, sondern wird erst durch den Einsatz eines DMS ermöglicht. Sie ist das letzte Puzzle-Stück für eine effiziente und rechtssichere digitale Schriftgutarchivierung nach Aktenplan. Welche weiteren Vorteile die Schriftgutverwaltung – insbesondere in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System – für die Organisationen und Unternehmen bietet, erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema Records Management.
3 Gründe für die digitale Schriftgutverwaltung in einer Organisation mit einem DMS
1. Zentrale Speicherung – einfache Strukturierung
Das gesamte Archivgut befindet sich an einem zentralen Ort – und zwar geordnet, digital und vollkommen rechtssicher. Jedes Dokument kann in wenigen Sekunden gefunden werden, was bei Mitarbeitenden zu Zeit- und für die Organisation zu Kostenersparnissen führt.
2. Effizienzsteigerung und Fehlerminimierung
Das Archivgut wird während des gesamten Daten-Lebenszyklus optimal ver- und bearbeitet. Features wie Versionierung sorgen für maximale Transparenz im Dokumentenmanagement, sodass alle Mitarbeitenden jederzeit den Überblick behalten.
3. Kostenersparnisse
Eine gut strukturierte Archivgutverwaltung bringt nicht nur spürbare Einsparungen von Kosten und Zeit gegenüber der analogen Verwaltung mit sich, sondern wirkt sich auch positiv auf die Beziehungen zu Bürgerinnen und Bürgern aus. Eine organisierte und gut strukturierte Verwaltung ist stets auskunftsfähig und gibt ein Gefühl der Professionalität und Sicherheit.
8 Schritte: Einführung einer digitalen Schriftgutverwaltung
Eine digitale Schriftgutverwaltung in einer öffentlichen Verwaltung kann durch die Einführung einer eAkte erfolgen, die die analoge Dokumentenverwaltung ersetzt und dabei den Datenschutz gewährleistet. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Bedarfsanalyse durchführen: Ermitteln, welche Funktionen die eAkte in der kommunalen Schriftgutverwaltung erfüllen soll.
- Software auswählen: Eine geeignete Electronic-Records-Management-Software auswählen, die alle erforderlichen Funktionen bietet.
- Datenschutzkonzept erstellen: Datenschutzrichtlinien entwickeln und sicherstellen, dass die Software alle Datenschutzanforderungen erfüllt.
- Pilotprojekt starten: Mit einem kleinen Bereich innerhalb der Behörde beginnen, um erste Erfahrungen zu sammeln.
- Mitarbeiterschulung: Mitarbeiter schulen, um sicherzustellen, dass sie die neue Software effektiv nutzen können.
- Dokumente digitalisieren: Analoge Dokumente nach den festgelegten Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien digitalisieren und in die eAkte übertragen.
- Prozess optimieren: Regelmäßig den Prozess überprüfen und optimieren, um eine reibungslose Organisation der digitalen Schriftgutverwaltung sicherzustellen.
- Vollständige Umsetzung: Nach erfolgreichen Tests und Optimierungen die digitale Schriftgutverwaltung in der gesamten Behörde einführen.
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Häufige Fragen und Antworten zur Schriftgutverwaltung
Eine digitale Schriftgutverwaltung verbessert die Effizienz, indem sie Dokumente elektronisch erfasst, strukturiert und revisionssicher organisiert, im Gegensatz zur traditionellen analogen Ablage. Dies ermöglicht einen einfacheren Datenzugriff, erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und fördert die Compliance in kommunalen Behörden.
Bei der digitalen Schriftgutverwaltung müssen rechtliche Vorgaben wie die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Datenschutzbestimmungen und die Umsetzung der DIN ISO 15489 Teil 1 beachtet werden. Diese Norm definiert Standards für die Organisation und Erfassung von Schriftgut, sowohl in analoger als auch in digitaler Form, um die Integrität und Sicherheit elektronischer Aktenführung in Behörden zu gewährleisten.
Bei der digitalen Schriftgutverwaltung müssen rechtliche Vorgaben wie die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, die Sicherstellung des Datenschutzes gemäß den Bestimmungen für elektronische Aktenführung und die Erfüllung der Normen wie DIN ISO 15489 beachtet werden. Diese Standards regeln die Organisation und Erfassung von Schriftgut in elektronischer Form, um die Ablagen effizient zu strukturieren und den Zugang für Bürger:innen und Behörden zu erleichtern.
Die digitale Schriftgutverwaltung birgt Risiken wie Datenschutzverletzungen und Sicherheitslücken bei elektronischen Aufzeichnungen. Diesen kann durch die Implementierung strenger Zugriffskontrollen, regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden und die Einhaltung rechtlicher Standards für digitale Aktenführung effektiv begegnet werden.
Um sicherzustellen, dass elektronische Dokumente langfristig gesichert und zugänglich bleiben, ist eine gut strukturierte digitale Aktenführung essenziell. Dies umfasst die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, die Sicherstellung von Datenschutzstandards und die Implementierung eines effizienten Schriftgutmanagements, das sowohl analoge als auch digitale Elemente der Schriftgutverwaltung organisiert und integriert.