Die digitale Signatur für eine prozessoptimierte QM Dokumentation

Qualitätsmanagement (QM) – ein auf den ersten Blick einleuchtender Begriff, der kaum Fragen offen lässt, was sich genau dahinter verbirgt, oder? Dabei handelt es sich einfach um das Managen von Qualität. Ganz so einfach ist es dann vielleicht doch nicht. Grund dafür: Qualitätsmanagement beeinflusst die Wertschöpfungskette von produzierenden Unternehmen grundlegend in jeglichen Abschnitten. Somit ist der Begriff und dessen Auswirkungen wesentlich vielschichtiger, als man zunächst annimmt. Wie die digitale Signatur für eine prozessoptimierte QM Dokumentation genutzt werden kann, erklären wir in diesem Blogartikel.

Alles kann noch besser gemacht werden, als es gemacht wird.

Henry Ford

Dieses Zitat von Henry Ford, amerikanischer Automobilpionier des 19/20. Jahrhunderts, spiegelt den Kontext des Qualitätsmanagements wider.

Relevanz des Qualitätsmanagements

Die Relevanz von QM lässt sich außerhalb des eigenen Unternehmens erahnen, wenn man diesen Begriff über Google sucht. Am Dienstag, dem 07.06.2022 ergaben sich mehr als 62 Millionen Ergebnisse, einen Tag später bereits 66 Millionen. Eine zunehmende Relevanz und ein steigendes Interesse lassen sich also deutlich erkennen. Aber was genau steckt dahinter? Ein Wort, über das es millionenfache Inhalte im World Wide Web zu finden gibt? Und wie genau beeinflusst es die Wertschöpfungskette und Prozessabläufe von produzierenden Unternehmen?

QM Dokumentation – was steckt dahinter?

Dieses Aufgabengebiet des Managements zielt dabei darauf ab, folgende Dinge zu erfüllen:

1. Prozessstandardisierung und Qualitätsoptimierung
2. Mitarbeitermotivation
3. Strategische Lösungsfindungen
4. Kundenzufriedenheit maximieren

Besonders hervorzuheben ist dabei die Relevanz der stetigen Prozess- und Qualitätsoptimierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Im Rahmen des Optimierungsziels rückt das Thema der QM Dokumentation in den Fokus. Warum? Innerhalb des Qualitätsmanagements werden Dokumente erzeugt und in den direkten Umlauf gebracht. QM und QM Dokumentation gehören somit in einen direkten Zusammenhang.

Theoretischen Ansatz verstanden und Haken hinter. Wie lässt sich die Theorie nun konkret auf die unternehmerischen Begebenheiten von produzierenden Unternehmen des 21. Jahrhunderts übertragen?

QM Dokumentation als Kernherausforderung der produzierenden Unternehmen

Produzierende Unternehmen, egal aus welcher Branche (Holzindustrie, Konsumgüterindustrie oder auch andere), arbeiten entlang einer Wertschöpfungskette, die sich im Grunde so abbilden lässt:

Ein Kreislauf über die Rohstoffgewinnung, der Produktherstellung, der Nutzung durch den Endverbraucher und die Entsorgung des Produktes, bis durch das Recycling des Produktes der Wertschöpfungsprozess von vorne beginnt. Etwas, wo man vermuten könnte, dass dort alles unter gleichbleibenden Bedingungen und Vorgehensweisen abläuft. Trotz des Wiederholens der Wertschöpfungskette ist es für Unternehmen relevant, für jede Stufe ein (übergreifendes) Qualitätsmanagement anzuwenden. Dabei gilt folgende Devise: Qualität beobachten, Qualität einhalten und Qualität verbessern – entlang des gesamten Wertschöpfungsprozesses. Nur so kann eine stetige Qualitätsoptimierung erzielt werden, so wie es oben in der Theorie aufgeführt wurde.

Jeder Prozess, jedes Verfahren und jedes Produkt innerhalb der Wertschöpfungskette muss durch eine Qualitätsmanagementbrille betrachtet werden. Innerhalb dieses QM-Kreislaufes, der stetigen Betrachtung, fallen im Unternehmen eine Vielzahl verschiedener Dokumente an. Die Dokumente lassen sich in drei grundlegende Kategorien einordnen:

Die Dokumente, die in diesen Kategorien anfallen, müssen verwaltet und unterschrieben werden – mittels der QM Dokumentation. Unterschriftenprozesse von Qualitätsmanagementdokumenten umfassen in den meisten Fällen mehr als nur eine Person. Heutiges Problem: Noch immer arbeiten viele Unternehmen nicht in allen Feldern mit digitalen Lösungen. Viele Prozesse werden daher oftmals noch auf dem „old but gold“ Weg durchgeführt – wie in diesem Kontext mit Stift und Papier. Obwohl der analoge Weg nachweislich einen sehr großen Zeitaufwand mit sich bringt und die Gefahr des Dokumentenverlustes beinhaltet, greifen nur rund 18 % auf eine digitale Signaturlösung³ zurück, auch außerhalb des Kontextes der QM Dokumentation.

Was genau sich hinter dem Begriff der elektronischen Signatur steckt und wie diese sich definiert, lässt sich in dem Blogartikel „Elektronische Signatur im Unternehmen: In 5 Schritten von der Idee zur Umsetzung“ nachlesen.

d.velop sign – ein kleines Produkt als große Lösung

Die d.velop AG bietet als Softwarehersteller gebündelt verschiedene Lösungen im ECM-Kontext an. Eine dieser Lösungen ist die digitale Signatur – d.velop sign. Diese setzt auf der Herausforderung der umfassenden QM-Dokumentation und somit der Verwaltung der Qualitätsmanagementdokumente an. Die zentralen Mehrwerte auf einem Blick:

• Für die Unterschriftenprozesse können verschiedene Signaturlevel verwendet werden, so wie es in dem jeweiligen Kontext notwendig ist: einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur
• Nahtlose Integration in alle verfügbaren Schnittstellen – somit auch in die bereits vorhandenen QM-Applikation im produzierenden Unternehmen
• Ein Schritt in Richtung Digitalisierung für Unternehmen jeglicher Größe
• Durch die digitale Unterschrift werden pro Jahr pro Unternehmen 100.000 DIN-A4-Seiten Papier eingespart
• Zeitaufwände und Kosten werden minimiert
• d.velop sign ist eine cloudbasierte Lösung, durch die keine Hard- und Softwareinstallation notwendig ist
• Möglichkeit des Startens von Unterschriftenumläufen, um alle relevanten Personen in die QM Dokumentation einzubinden

Die Mehrwerte zeigen, dass d.velop den Aspekt des Qualitätsmanagements aufnimmt und die QM Dokumentation voll und ganz in ihrer Effizienz und Effektivität unterstützt. Optimierung Ihres QMs mittels d.velop sign – schnell und einfach umsetzbar.