Vom Papierchaos zur digitalen Organisation – Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung

Kurze Bearbeitungszeiten, fehlerfreie Arbeitsabläufe – und natürlich alles unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Ansprüche an öffentliche Verwaltungen steigen mit dem Fortschreiten der Digitalisierung. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, ist das Prozessmanagement insbesondere für Behörden, Hochschulen und Universitäten unverzichtbar geworden. Von der einfachen Umlaufmappe bis zum komplexen Genehmigungsantrag; Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung spielt im Rahmen der Digitalisierung der Verwaltung sowie für Aspekte des E-Governments eine entscheidende Rolle. Daher werfen wir in diesem Blogartikel einen Blick auf die Bedeutung des Prozessmanagements für die öffentliche Verwaltung und auf konkrete Vorteile anhand von Beispielen aus der Praxis.

Was bedeutet Prozessmanagement?

Jede Organisation – vom kleinen Eigenbetrieb bis hin zur großen Behörde – basiert auf Verwaltungsabläufen. Beim Prozessmanagement werden diese Abläufe ganzheitlich betrachtet, analysiert und umgesetzt. Insbesondere im Bereich der öffentlichen Verwaltung fördert ein dynamisches Prozessmanagement die Transparenz, Flexibilität und vor allem die erfolgreiche Digitalisierung der jeweiligen Verwaltungsprozesse.

Definition: Prozessmanagement

Ein etabliertes Prozessmanagement ermöglicht die kontinuierliche Verbesserung bestehender Prozesse in der Verwaltung sowie die Eröffnung von Schnittstellen zu anderen Behörden, Bürgern, Unternehmen und Organisationen. Die Aufgabe besteht in der kontinuierlichen Prüfung und Verbesserung öffentlicher Verwaltungsaufgaben, sodass komplexe Prozesse effektiver und effizienter, teil-automatisiert sowie in ihren Schritten transparent dargestellt werden können. Ziel ist es, die Prozessqualität zu steigern und gleichzeitig Kosten und Bearbeitungszeiten in der öffentlichen Verwaltung zu reduzieren.

Die Rolle des Prozessmanagements für öffentliche Verwaltungen

Ein wichtiger Aspekt des Prozessmanagements ist der Begriff des Workflows. Im Kontext der öffentlichen Verwaltung beschreibt er den Ablauf eines bestimmten Prozesses innerhalb von Behörden oder Hochschulen sowie Universitäten. Insbesondere bei der Digitalisierung bestehender, analoger Geschäftsprozesse ermöglichen elektronische Workflows die Einhaltung von Genehmigungsläufen sowie deren fehlerfreie Protokollierung. Letzteres umfasst in der Regel die Reihenfolge der Aufgaben, die beteiligten Personen sowie alle erforderlichen Dokumente. Mithilfe dieser Informationen lassen sich im Rahmen des Prozessmanagements Verwaltungsabläufe standardisieren, automatisieren und transparent gestalten.  

Darüber hinaus unterstützt das Prozessmanagement bei der Umsetzung von rechtlichen Vorgaben wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0), das Behörden dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten und bürgernah zu gestalten. Es unterstützt öffentliche Verwaltungen, Hochschulen und Universitäten bei ihrem digitalen Wandel, indem es beispielsweise im Rahmen von Online-Antragsverfahren eine Kommunikation zu Formularservern oder Bürgerportalen herstellt und interne Genehmigungsprozesse bereitstellt.

Wie funktioniert Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung?

Prozessstart: Die Weichenstellung für schnelle Verwaltungsabläufe

Der Prozessstart bildet den grundlegenden Baustein für ein erfolgreiches Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung, indem er den Anfangspunkt für einen strukturierten und effizienten Ablauf von Verwaltungsprozessen darstellt. Er umfasst die Eingangsbearbeitung, bei der eingehende Anfragen, Anträge oder andere an die öffentliche Verwaltung zugesendeten Dokumente erfasst und registriert werden. Moderne Lösungen wie die digitale Posteingangslösung dienen der automatischen Erfassung, Klassifizierung und Verteilung eingehender Dokumente. Diese lassen sich anschließend den richtigen Organisationseinheiten oder Strukturen zuordnen.  

Darüber hinaus sorgt der Einsatz einer eAkte bereits beim Prozessstart für eine optimale Zugänglichkeit und Strukturierung der eingehenden Dokumente. Verzögerungen aufgrund fehlender oder schwer auffindbarer Dokumente gehören für die öffentliche Verwaltung somit der Vergangenheit an. Letztlich wird durch einen effizienten Prozessstart sichergestellt, dass die Verwaltungsabläufe schnell in Gang kommen und die Bearbeitungszeit reduziert wird. Dies trägt dazu bei, die Servicequalität zu verbessern und Bürgerinnen und Bürgern sowie Externen eine effiziente und zeitnahe Abwicklung ihrer Anliegen zu bieten.  

Prozessdurchlauf: Der Kern des Prozessmanagements

Der Prozessdurchlauf bildet den Kern des Prozessmanagements und umfasst dabei teilweise verschiedene Einzelprozesse, die durch die elektronische Vorgangsbearbeitung unterstützt werden. Hier spielen insbesondere die Prozessdefinition sowie die Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Workflows eine tragende Rolle. Dies erleichtert die Steuerung und Kontrolle des Prozessdurchlaufs, da Aufgaben, Genehmigungen und Kommunikation zwischen den Organisationseinheiten klar definiert werden.  

Um einen Prozessdurchlauf im Idealfall medienbruchfrei zu gestalten, können öffentliche Verwaltungen, Hochschulen und Universitäten auf entsprechend fertige Lösungen wie die digitale Unterschrift zurückgreifen. In diesem Fall lassen sich Dokumente nicht nur rechtssicher elektronisch unterzeichnen, sondern auch nahtlos in den definierten Workflow einbinden.  

Prozessende: Die letzten Schritte im Prozessmanagement

Das Prozessende markiert im Prozessmanagement der öffentlichen Verwaltung sowie im Umfeld von Hochschulen und Universitäten den Abschluss und umfasst u. a. eine Dokumentenzustellung im Verwaltungsprozess. Es ist entscheidend, dass der Prozess korrekt abgeschlossen wird, um eine transparente Nachverfolgung und revisionssichere Archivierung des mit dem Prozess in Verbindung stehenden Schriftguts zu gewährleisten. Auch für die digitale Umsetzung des Prozessendes können Behörden sowie Hochschulen und Universitäten auf entsprechende Software-Lösungen zurückgreifen.

Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung: Einfache Workflows oder BPMN-Lösungen?

In der öffentlichen Verwaltung können komplexe Prozesse mit vielen Abzweigungen und Entscheidungspunkten auftreten, beispielsweise in Baugenehmigungsverfahren, in der Bearbeitung von Sozialleistungsanträgen oder in der Koordination zwischen verschiedenen Organisationseinheiten. Sogenannte BPMN-Lösungen (Business Process Model and Notation) ermöglichen hierfür eine detaillierte, grafische Prozessdarstellung und bieten die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu analysieren und bei Bedarf anpassen zu können.

Im Gegensatz zu einfachen Workflows, die eher eine sequenzielle Prozessmodellierung von standardisierten Genehmigungsverfahren oder anderen wiederkehrenden Abläufen umfassen, können Lösungen wie das d.velop process studio neben linearen Abläufen auch Entscheidungspunkte, parallele Pfade, Schleifen und andere komplexe Strukturen abbilden. Dies ermöglicht es, Prozesse flexibel und effektiv auf die spezifischen Anforderungen anzupassen. 

Lösungen wie das d.velop process studio eröffnen neue Wege der Prozessdigitalisierung. Die Software bietet einen visuellen Editor, der auch von Fachabteilungen ohne tiefe IT-Kenntnisse genutzt werden kann. Hierdurch wird die Hürde von Mitarbeitenden-Schulungen und die eventuelle Unsicherheit im Umgang mit neuen Technologien reduziert. Der Einsatz einer solchen Software ermöglicht es, maßgeschneiderte digitale Prozesse unkompliziert selbst zu erstellen und zu automatisieren.

Mithilfe verschiedener Komponenten und Werkzeuge können passgenaue Prozesse in kürzester Zeit eingerichtet werden, wobei die Integration von Informationen aus Drittsystemen ebenfalls berücksichtigt wird. Hierbei lassen sich kundenspezifische Prozesse in einem BPMN-Modell gestalten, Formularkomponenten frei positionieren und Drittsysteme mittels kundenspezifischem JavaScript oder via Microsoft Power Platform Konnektor anbinden. Dies erleichtert die Anpassung und Steuerung von komplexen Prozessen, ohne dabei aufwendige IT-Ressourcen in Anspruch nehmen zu müssen. Je nach Strukturierungsgrad des Prozesses können Behörden, Hochschulen und Universitäten die passende Lösung entsprechend der Komplexität ihrer Anwendungsfälle wählen.

Prozesse der öffentlichen Verwaltung im Überblick: So entlastet Prozessmanagement Behörden, Hochschulen und Universitäten

Institutionen wie Behörden, Hochschulen und Universitäten werden durch die Einführung von Prozessmanagement spürbar entlastet. Durch die systematische Gestaltung, Optimierung und Automatisierung der jeweiligen Prozesse können Fehler und Unregelmäßigkeiten minimiert und die Qualität der Dienstleistungen verbessert werden. Grundsätzlich kann zwischen verschiedenen Prozessarten unterschieden werden, beispielsweise in Genehmigungsworkflows oder Anordnungsworkflows. Während Genehmigungsworkflows dazu dienen, Freigaben für Anträge und Dokumente zu verwalten, werden Anordnungsworkflows eher in komplexeren organisatorischen Abläufen eingesetzt, um die Schritte und Zuständigkeiten für die Durchführung spezieller Aufgaben festzulegen. In öffentlichen Verwaltungen kommen derartige Prozesse für gewöhnlich in diversen Bereichen vor.

Prozesse in Behörden

In Behörden ermöglicht das Prozessmanagement eine reibungslosere Abwicklung von Anträgen, Genehmigungsverfahren und anderen typischen (oder auch außergewöhnlichen) Verwaltungsprozessen. Durch klare Strukturen, standardisierte Abläufe und Automatisierung können Engpässe und Verzögerungen reduziert werden. Die transparente Prozessdarstellung ermöglicht eine bessere Ressourcenplanung und verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Organisationseinheiten. Neben Antrags- und Genehmigungsprozessen können durch Prozessmanagement u. a. folgende behördliche Prozesse optimiert werden:

• Rechnungsprozesse
• Urlaubsanträge
• Erstattung von Auslagen
• Abrechnungen
• Personalprozesse
• Reisekosten
• Freigabeverfahren
• Interne Aufträge
• Vergabe
• Dienstfahrzeuge

Prozesse an Hochschulen und Universitäten

Auch Hochschulen und Universitäten profitieren gleichermaßen von der Einführung eines digitalen Prozessmanagements. Bewerbungs- und Zulassungsverfahren können effizienter gestaltet werden, was sowohl den Studierenden als auch den Verwaltungsmitarbeitenden zugutekommt. Die Automatisierung von Prozessen erleichtert den Studierenden den Zugang zu wichtigen Diensten und ermöglicht es dem Hochschul- und Universitätspersonal, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Das Prozessmanagement unterstützt somit Hochschulen und Universitäten unter anderem bei folgenden Prozessen:

• Bewerbungsprozesse
• Zulassungsprozesse
• Einschreibungsprozesse
• IT-Prozesse
• Dienstreise
• Urlaubsantrag
• Krankmeldung
• Bewerberprozesse
• Rechnungsfreigabe
• Bestellworkflow

Die 5 wichtigsten Gründe für die Einführung von Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Grund 1: Prozessdigitalisierung

Durch die Prozessdigitalisierung können viele manuelle und papierbasierte Abläufe der öffentlichen Verwaltung durch effiziente, elektronische Verfahren ersetzt werden. Die Einführung der digitalen Postverteilung ermöglicht etwa eine automatisierte Klassifizierung, Verteilung und Aktenzuordnung, während die digitale Gehaltsabrechnung die Personalabteilung von zeitaufwändigen Zustellprozessen entlastet und die Fehleranfälligkeit reduziert.

Grund 2: Prozessoptimierung und -automatisierung

Durch die Identifizierung von Engpässen und ineffizienten Abläufen können behördliche Prozesse gestrafft und verbessert werden. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht beispielsweise die schnellere Bearbeitung von Zahlungen und reduziert Verzögerungen. Ganz im Sinne der Prozessautomatisierung unterstützen darüber hinaus Lösungen wie die automatische Dokumentenerkennung die Verarbeitung von Informationen und vereinfachen damit im Ergebnis die Suche nach relevanten Daten. Des Weiteren zahlt die Einführung von Prozessmanagement auf die zur Verfügung stehende Zeit von Personal ein, welches sich hierdurch intensiver um die Belange von Bürgern und Bürgerinnen kümmern kann.

Grund 3: Medienbruchfrei arbeiten

Die Umstellung auf ein papierloses Büro reduziert den Verwaltungsaufwand für das Handling und die Dokumentenarchivierung in Behörden und Hochschulen erheblich. Des Weiteren ist die analoge Archivierung von Aktenbeständen kostenintensiv. Die rechtsverbindliche Bearbeitung elektronischer Verwaltungsdokumente findet dank Lösungen wie der digitalen Unterschrift vollkommen medienbruchfrei statt, was letztendlich zu spürbaren Einsparungen von Verwaltungskosten führt und Verwaltungsprozesse um ein Vielfaches beschleunigt.

Grund 4: Unterstützung bei Prozessen, die nicht über Fachverfahren umgesetzt werden können

Die öffentliche Verwaltung führt in der Regel verschiedenste Vorgänge durch, die mithilfe von Fachverfahren ausgeführt werden können. In Behörden sowie in Hochschulen und Universitäten kommt es jedoch auch zu Aufgaben, die nicht mit einem einzelnen Fachverfahren erledigt werden können. Hier kommt das Prozessmanagement ins Spiel: Es hilft, diese komplexen Aufgaben zu koordinieren und zu optimieren, indem es die verschiedenen Schritte und Verantwortlichkeiten klar organisiert. So lassen sich die Vorgänge optimal in die bestehende Prozesslandschaft und IT-Infrastruktur integrieren. Dies ermöglicht eine konsistente und transparente Abwicklung, unabhängig von der Komplexität oder Individualität des Prozesses.

Grund 5: Ganzheitliches Dokumentenmanagement

Die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist die zentrale Komponente für ein erfolgreiches Prozessmanagement. Es vereinfacht die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente, wodurch insbesondere die Informationsverfügbarkeit und -sicherheit erhöht wird. In Kombination mit einer elektronischen Aktenführung unterstützt das Prozessmanagement darüber hinaus die Zusammenstellung und Verwaltung von Informationen in einem digitalen Format, was den Aufwand für die Aktenpflege erheblich reduziert. Das ganzheitliche Dokumentenmanagement verbessert die Datentransparenz, beschleunigt behördliche Verwaltungsprozesse und trägt insgesamt zu einer effizienteren Verwaltungsstruktur bei. Darüber hinaus bietet es Anwendenden die Möglichkeit einer umfassenden Datenanalyse, wodurch sich frühzeitige Tendenzen und Trends erkennen lassen. Das d.velop process studio lässt sich dennoch auch unabhängig vom DMS nutzen – bei seinem Einsatz kann unter anderem die Anbindung von Drittsystemen bzw. Fachverfahren eine Rolle spielen.

So geht Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung, Hochschule und Universität – Gemeinsam mit Ihrem Digitalisierungspartner zur digitalen Organisation

In öffentlichen Verwaltungen, Hochschulen sowie Universitäten gilt Prozessmanagement als wichtiger Baustein einer digitalen und modernen Organisation. Für Behörden und Hochschulen stellt sich die Einführung jedoch – insbesondere auf sich allein gestellt – als Herausforderung dar. Erfahrene Digitalisierungspartner wie d.velop unterstützen die öffentliche Verwaltung daher dabei, die Vorteile des Prozessmanagements voll auszuschöpfen. Hierbei wird das Prozessmanagement stets in eine umfassende Digitalisierungsstrategie eingebettet. Eine gründliche Analyse und Bewertung der Implementierung im gesamten Organisationskontext gewährleisten einen reibungslosen Umstellungsprozess.

Fazit

Die Zukunft der öffentlichen Verwaltung liegt in der digitalen Gestaltung und automatisierten Steuerung von Prozessen. Die Einführung von Prozessmanagement sorgt für eine spürbare Entlastung von Behörden und Hochschulen und führt unmittelbar zu einer höheren Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger. Das Ergebnis ist eine moderne und serviceorientierte Verwaltung, die den Anforderungen der digitalen Ära gerecht wird.