Pflegedokumentation: griffbereit, digital & revisionssicher archiviert

Entdecke die Welt der digitalen Pflegedokumentation! In diesem Artikel beleuchten wir die zentralen Vorteile einer digitalen Erfassung und Speicherung von Pflegedaten. Wir gehen der Frage nach, warum es entscheidend ist, diese Informationen an einem einzigen, sicheren Ort zu bündeln. Erfahre zudem, welche spezifischen Anforderungen an eine moderne, digitale Pflegedokumentation gestellt werden und wie ein revisionssicheres Archiv zur Effizienz und Rechtskonformität beiträgt. Tauche mit uns in die Details ein und entdecke, wie du die Pflegedokumentation in deiner Einrichtung optimieren kannst.

Entbürokratisierung der Pflegedokumentation

Sowohl Pflegekräfte als auch Pflegebedürftige haben den Eindruck, dass Bürokratie einen zu großen Anteil des Pflegealltags in Anspruch nimmt. Daher wurde ein praxisnahes Strukturmodell zur Entbürokratisierung eingeführt. Das Modell befindet sich seit Anfang 2015 in der Implementierungsphase.

Reduzierter Dokumentationsaufwand durch Strukturmodell

Durch das Strukturmodell reduziert sich der Dokumentationsaufwand erheblich, ohne dass dabei Qualitätsstandards zu kurz kommen. Das Modell reduziert die Pflegedokumentation auf vier Schritte. Ganz zu Beginn des Pflegeprozesses steht die strukturierte Informationssammlung (SIS Pflege). Die SIS wird gemeinsam durch Pflegekraft und Pflegebedürftigem erarbeitet und dient der individuellen Einschätzung der Ausgangssituation.

Die unten stehende Grafik zeigt exemplarisch, wie der SIS Bogen digital und mobil aussehen könnte:

Das Strukturmodell besinnt sich auf die Fachkompetenz der Pflegekräfte und verzichtet auf schematische Dokumentationsroutinen sowie Einzelleistungsnachweise für routinierte Abläufe der Grundpflege.

Ziel des vereinfachten Strukturmodells: Die Pflegekräfte zu entlasten und die eingesparte Zeit den Pflegebedürftigen zur Verfügung zu stellen. Neben der Entlastung stärkt das im Optimalfall die Motivation der Pflegekräfte – zum Vorteil der Pflegebedürftigen.

Schlanke, digitale & sichere Pflegedokumentation

Die Bündelung aller relevanten Dokumente und Informationen unterstützt die Pflegenden, einen nachvollziehbaren Pflegeprozess abzuleiten sowie bei dessen Auswertung und Anpassung. Die Pflegedokumentation ist die Basis für fundierte Entscheidungen. Ziel der Dokumentation ist auch eine gute Kooperation innerhalb des Pflegeteams.

Aktuell kommt es in vielen Pflegeheimen noch zu einer Vermischung von analogen und digitalen Dokumenten, die sich verstreut wiederfinden.

Vollständige, übersichtliche Informationsbasis

Um umfangreich von der Pflegedokumentation zu profitieren, sollte das mittelfristige Ziel eine zentrale und digitale Ablage sein. Der große Vorteil: Alle autorisierten Personen der Pflegeeinrichtung können jederzeit auf vollständige, übersichtlich dargestellte Informationen zugreifen und auf dessen Basis fundierte Entscheidungen treffen.

Da es sich bei den gespeicherten Informationen um personenbezogene und sensible Daten handelt (wie Gesundheitszustand, behandlungsrelevante Biografie, Vorerkrankungen, evtl. psychische Probleme) sind Datenschutzmaßnahmen besonders wichtig und sollten bei der Wahl einer geeigneten Pflegesoftware mitberücksichtigt werden.

Sensibilität für Datenschutz & Datensicherheit

Eine 2022 durchgeführte Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft bestätigt, dass es innerhalb des Personals von Altenpflegeeinrichtungen eine Sensibilität beim Umgang mit personenbezogenen Daten gibt. Das Institut hat in der Studie 1.100 Pflege- und Führungskräfte in NRW befragt. Im Vergleich zur Gesamtwirtschaft spielt in der Altenpflege ein kompetenter Umgang mit sensiblen Daten eine besonders wichtige Rolle.

Konkrete Anforderungen an eine digitale Pflegedokumentation

Das Pflege-Netzwerk Deutschland, eine Initiative des Bundesministeriums für Gesundheit, berichten über einen Praxisdialog, in dem Pflegekräfte ihre Anforderungen an eine digitale Pflegedokumentation konkretisierten.

1. Das oberste Ziel von Digitalisierung in der Pflege: Pflegekräfte entlasten zu Gunsten der Pflegebedürftigen 

2. Dokumentationssysteme sollen sich an die Bedürfnisse der Einrichtung / Pflegekräfte anpassen und individuelle Abläufe abbilden können 

3. Die Softwarelösungen sollen leicht zu bedienen sein 

4. Der Zeitaufwand soll durch digitale Dokumentation auf ein Minimum reduziert werden, fachliche Standards und Rechtssicherheit müssen erfüllt sein 

5. Sicherstellung einer medienbruchfreien Organisation sowie die mögliche Integration in andere Systeme 

6. Einbezug von Pflegefachkräften bei der technologischen Weiterentwicklung 

7. Durchführung von Wartungsarbeiten und Systempflege 

Medienbruchfreie Integration in Folgesysteme

In Punkt 5 benennt das Pflege-Netzwerk Deutschland die Anforderung „medienbruchfreie Organisation sowie mögliche Integrationen in andere Systeme“. Mit Integration ist gemeint, dass sich Pflegende in einer Software bewegen, die mit anderen Anwendungen verbunden ist. Die Verbindung der Systeme schafft Entlastung, da nicht von einer Anwendung zur nächsten gesprungen werden muss. Das ist sinnvoll, da die überwiegende Kompetenz zumeist in der Pflege von Menschen liegt und nicht im Umgang mit unterschiedlichen Softwarelösungen.

Ein gutes Beispiel für eine medienbruchfreie Integration ist eine Pflegedokumentationssoftware mit einem dahinterliegenden revisionssicheren Archiv. Ein Praxisbeispiel dafür ist die digitale Pflegedokumentationslösung von Connext Vivendi mit einer nahtlosen Schnittstelle zu d.velop documents. d.velop documents ist ein nachgelagertes System, welches die langfristige, revisionssichere Archivierung sicherstellt.

Fazit

Die zentrale, digitale Pflegedokumentation bietet erhebliche Vorteile und erleichtert den Alltag von Pflegenden. Der wohl größte Vorteil ist, dass durch die Entlastung des Personals mehr qualitative Zeit für die Pflegebedürftigen übrigbleibt. Durch die Zentralisierung und Zugang für alle autorisierten Personen können Entscheidungen und Maßnahmen fundierter getroffen werden.