Zuwachs an Mitarbeitenden sowie Veränderungen innerhalb der Belegschaft führen zu wiederkehrenden internen Aufgaben. Die Personalabteilung arbeitet Neubesetzungen, Offboardings oder Veränderungen von Stundenkontingenten meist routiniert ab. Um diese wiederholenden, teilweise zeitraubenden Personalprozesse zu vereinfachen, hat sich die Stift Tilbeck GmbH mit einer möglichen Digitalisierung von Personalprozessen beschäftigt. Einblicke zur Herangehensweise und dem Ergebnis der Untersuchung sind in diesem Beitrag festgehalten. Ganz konkret wurde der Personaleinstellungsprozess betrachtet.
Die Stift Tilbeck Gmbh
Die Stift Tilbeck GmbH ist ein Unternehmen des Sozial- und Gesundheitswesens in katholischer Trägerschaft. Alleingesellschafter ist der Bischof von Münster. Seit der Gründung durch Gertrud Teigelkemper im Jahr 1881 steht Stift Tilbeck im Dienste des Menschen und bietet Menschen mit Behinderung Wohn- und Arbeitsangebote sowie Wohn- und Pflegeangebote für ältere Menschen an.
Die Analyse des Ist-Personaleinstellungsprozess
Bevor ein Projekt hinsichtlich Prozessdigitalisierung startet, lohnt es sich einen Blick darauf zu werfen, welchen Prozess man überhaupt digitalisieren möchte. Prädestiniert für eine Prozessdigitalisierung und -automatisierung sind Prozesse, die viel Zeit in Anspruch nehmen und wiederkehrend anfallen
Prozessabläufe identifizieren und messen
Ein Prozess oder Ablauf ist die Summe aus mehreren Arbeitsschritten. Um einen Prozess ganzheitlich skizzieren zu können, wird zunächst identifiziert, welche Einzelschritte zu einem bestimmten Ablauf gehören. Sobald diese Vorarbeit geleistet wurde, wird die Zeit jedes einzelnen Arbeitsschrittes gemessen. Die Summe aller Zeitmessungen bildet die gesamte Prozesslänge.
Digitalisierungs- und Optimierungspotenzial des Personaleinstellungsablauf bei Stift Tilbeck
Genau das wurde bei Stift Tilbeck – im Rahmen einer akademischen Abschlussarbeit – gemacht. Verfasserin der Arbeit ist Jenny Stobert des Studienprogramms „Betriebswirtschaft im Gesundheitswesen“ der Hochschule Osnabrück. Es wurde evaluiert, inwiefern der Personaleinstellungsablauf ein Digitalisierungs- und Optimierungspotenzial bietet. In einer näheren Betrachtung konnten die einzelnen Prozessschritte identifiziert werden. Unter anderem waren diese Bearbeitungsschritte für eine Personaleinstellung notwendig:
- Einstellungsanzeige
- Netzwerkuserverwaltung
- Erstellung des Arbeitsvertrags
- Anfertigung eines Anforderungsbogens
- Bearbeitung weiterer Dokumente
- Zusammenstellung Einstellungspaket und Versand
- Laufzettel für die Schlüsselausgabe
Für jeden Arbeitsschritt wurden mehrmals Zeitmessungen durchgeführt, um im Nachgang robustere Durchschnittswerte zu bestimmen.
Das Potential des „Soll“-Personaleinstellungsprozess
Die Analyse des Ist-Prozess dient auch als Bestandsaufnahme, um eventuelle Problemfelder und somit Optimierungspotenziale aufzudecken. Probleme können sein, dass physische Dokumente verloren gehen oder schlicht Transparenz zum Prozessablauf fehlt. Eine einhergehende Maßnahme der Prozessdigitalisierung ist, dass alle Dokumente digital bereitstehen. Abfolgen wie ausdrucken, unterschreiben und einscannen entfallen. Außerdem ist durch das digitale Abbilden des Ablaufes ein transparenter Prozessfortschritt für alle Mitwirkenden einsehbar. Falls der Prozess ins Stocken gerät, lassen sich schnell die noch offenen Schritte identifizieren und abschließen – gegebenenfalls durch eine automatisierte Eskalation.
Bevor ein Ablauf digitalisiert wird, lohnt es sich, die Optimierungspotenziale voll auszuschöpfen. Die Prozessoptimierung, welche häufig mit einer Verschlankung einhergeht, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Akzeptanz des digitalisierten Prozess.
Einsparpotenziale durch das d.velop process studio
Innerhalb der Abschlussarbeit wurde evaluiert, wie viel Zeit durch den Einsatz einer Digitalisierungssoftware eingespart werden kann. Konkret wurden hier digitale Prozessschritte mit dem d.velop process studio als Vergleichswert herangezogen.
Für den Stift Tilbeck wurden nun die einzelnen Prozessschritte optimiert, digital mit dem d.velop process studio nachgebildet und die Zeit erneut mehrmals gemessen, um einen Durchschnittswert für die gesamte Prozesszeit zu ermitteln.
Das Ergebnis: 72 % Zeitersparnis durch Digitalisierung von Personalprozessen
Das konkrete Ergebnis bei Stift Tilbeck ist: Durch die Umstellung vom bisherigen auf einen rein digitalen Personaleinstellungsprozess wird 72 % der Arbeitszeit eingespart.
Ein Blick in das d.velop process studio
Um einen konkreten Anhaltspunkt dafür zu geben, wie die Digitalisierung von Personalprozessen aussehen kann, wird hier ein kleiner Einblick ins d.velop process studio geboten.
Das Kurzvideo zeigt einen digitalen Prozess, um eine interessante Bewerbung aus der Personalabteilung zur weiteren Einschätzung an die Fachabteilung zu übergeben. Da sich dieses Vorgehen innerhalb des Personaleinstellungsprozess häufig wiederholt, wird sich an einer Textvorlage bedient.
Das weitere Kurzvideo zeigt, wie der Prozess aussehen könnte, nachdem es zu einer erfolgreichen Auswahl eines neuen Mitarbeitenden gekommen ist. Die Stammdaten zur Person sowie weitere Informationen wie Telekommunikation und Firmenwagen werden in einem digitalen Formular hinterlegt. Nach Absenden des Formulars werden Aufgaben automatisch zugewiesen. Beispielsweise erhält die Personalabteilung die Aufgabe, einen Arbeitsvertrag zu erstellen. Zudem können weitere involvierte Abteilungen – wie die Mitarbeitervertretung (MAV) – eine Aufgabe zur Prüfung des Arbeitsvertrages erhalten.
Fazit: Besonders im Sozialwesen ist Digitalisierung von Prozessen wertvoll
Besonders im Sozialwesen ist Digitalisierung von Prozessen ein wertvoller Mechanismus, um den Aufwand für administrative Aufgaben gering zu halten und Kapazitäten und Ressourcen für die Kernaufgaben – die Arbeit mit Menschen – zu konzentrieren.
Mit der Umstellung auf einen digitalen Personaleinstellungsprozess wird vor allem Zeit gespart und Transparenz geschaffen. Transparenz in dem Sinne, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wo der Prozess steht. Verloren gegangene Dokumente gibt es nicht mehr. Neuen Mitarbeitenden wird ein reibungsloser Personaleinstellungsprozess geboten und ein guter erster Eindruck hinterlassen.
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