Das Unterschreiben des Mietvertrags ist ein wichtiger Schritt bei der Anmietung einer Wohnung oder eines Hauses. Oft beginnt für die Mieter mit der Unterzeichnung ein neuer Lebensabschnitt, bei dem viele positive Emotionen freigesetzt werden. Was dabei nicht passieren darf: ein komplizierter und langwieriger Vertragsprozess, bei dem jegliche Vorfreude schwindet. Wenn wir einen Mietvertrag unterschreiben, sind in der Regel drei Parteien beteiligt: der Mieter, der Vermieter und gegebenenfalls ein Makler. Jede Partei hat dabei unterschiedliche Interessen, die es zu berücksichtigen gilt.
Ähnliches gilt im geschäftlichen Bereich: Die Anmietung von Gewerbeflächen soll einfach und schnell, gleichzeitig aber für alle Beteiligten rechtssicher sein.
So unterstützt die elektronische Signatur in der Immobilienverwaltung
Hier kommt nun zunehmend die elektronische Signatur (kurz: E-Signatur) zum Einsatz, die ein wichtiger Baustein für die Digitalisierung der Immobilienverwaltung ist. Ihre Verwendung beschleunigt die Vertragsabwicklung, senkt Kosten und schont natürliche Ressourcen in besonderem Maße. Kurzgefasst: Die E-Signatur vereint die Interessen aller Vertragsparteien, da sie alle gleichermaßen von ihrer Nutzung profitieren.
Einen Mietvertrag unterschreiben – Ist der digitale Weg überhaupt rechtssicher?
Kurz vorab: Ja, ein Mietvertrag und viele weitere Immobiliendokumente können digital unterschrieben werden. Für den Einsatz der elektronischen Signatur hat der Gesetzgeber bereits vor über 20 Jahren das Fundament gelegt und mit § 126 a BGB die sog. elektronische Form eingeführt – mit ihr kann seitdem die händische Unterschrift in den meisten Fällen ersetzt werden.
Ausgangspunkt ist die europäische eIDAS-Verordnung
Ein weiterer Ausgangspunkt ist die europäische eIDAS-Verordnung von 2014, die die Verwendung von elektronischen Identifizierungs- und Vertrauensdiensten im digitalen Binnenmarkt der Europäischen Union regelt. Insbesondere definiert die Verordnung einen rechtlichen Rahmen für die Anerkennung und den Einsatz von elektronischen Signaturen, elektronischen Siegeln und elektronischen Zeitstempeln, um die rechtliche Gleichstellung von elektronischen und Papierdokumenten sicherzustellen und die Sicherheit und Vertraulichkeit elektronischer Transaktionen zu gewährleisten.
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen, welche im Hinblick auf Sicherheitsstandards im Rechtsverkehr einem Stufenverhältnis unterliegen:
- der einfachen elektronischen Signatur (EES),
- der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und
- der qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
Die Anforderungen an die Überprüfbarkeit der Identität des Unterzeichners steigen mit jeder Stufe:
Die einfache elektronischen Signatur
Die einfache elektronische Signatur (EES) hat die geringsten Anforderungen. Es gibt keine genauen Vorschriften dafür, wie eine EES auszusehen hat und es ist nicht erforderlich, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen. Beispiele für eine EES sind eine eingescannte Unterschrift oder ein eingetippter Name unter einer E-Mail. Es besteht keine Möglichkeit sicher festzustellen, wer die Signatur auf dem Dokument tatsächlich hinzugefügt hat, und ob die darin angegebene Person tatsächlich der Unterzeichner ist.
Fortgeschrittene und Qualifizierte elektronische Signatur arbeiten mit Signaturzertifikaten
Im Gegensatz zur EES wird bei der FES und der QES mit sogenannten Signaturzertifikaten gearbeitet, die beim Signieren mit einem Dokument verschmelzen. Das bedeutet, dass Informationen über den Signierenden, den Gültigkeitsstatus der Signatur und über Veränderungen am Dokument in diesem elektronischen Zertifikat gespeichert werden. Bei einer FES erhöht sich die Beweiskraft durch das aufgebrachte elektronische Signaturzertifikat.
Die höchste Sicherheitsstufe bietet die Qualifizierte elektronische Signatur – QES. Bei dieser kann zweifelsfrei nachvollzogen werden, wer unterzeichnet hat und dass die Identität des Signierenden mit der von der Signatur ausgewiesenen Identität übereinstimmt. Dies wird durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gewährleistet, bei der man sich zunächst bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter wie der Bundesdruckerei (D-Trust GmbH) legitimiert und dann mit einer TAN-Nummer den Zusammenhang zwischen der Signatur und der eigenen Identität verifiziert. Die Identifikation bei dem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erfolgt einmalig, beispielsweise durch das Video-Ident-Verfahren oder durch die Nutzung der Online-Funktion des Personalausweises.
Welches Signaturlevel gilt es zu nutzen, wenn wir Dokumente wie einen Mietvertrag unterschreiben?
Um diese Frage zu beantworten, müssen die in den §§ 125 ff. BGB geregelten Formvorschriften für Verträge in die Signaturlevel „übersetzt werden“. Hierzu müssen wir vorab zwischen Fällen unterscheiden, bei denen das Gesetz für eine Rechtshandlung eine bestimmte Form verlangt, und Fällen, bei denen eine bestimmte Form zwischen den Vertragsparteien vertraglich vereinbart ist.
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Unterscheidung zwischen gesetzlichen Formvorschriften und vertraglich vereinbarter Form
Im Falle gesetzlicher Formvorschriften ist die wesentliche Frage, ob Schriftform (§ 126 Abs. 1 BGB: das Dokument muss eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein) vorgeschrieben ist oder nicht. Denn die Schriftform kann gemäß § 126 Abs. 3 BGB nur durch die elektronische Form ersetzt werden, welche gemäß § 126a Abs. 1 BGB der QES entspricht. Wenn die elektronische Form nicht ausnahmsweise gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen ist, kann die gesetzliche Schriftform immer durch die QES ersetzt werden.
Bedeutung der Schriftform im Immobilienrecht
Das Schriftformerfordernis wird im Immobilienrecht besonderes bei der von § 550 BGB verlangten Form langfristiger Mietverträge relevant. Die von § 550 BGB erfassten Mietverträge (also solche mit einer festen Laufzeit von mehr als einem Jahr) müssen schriftlich geschlossen werden. Die Folge eines Verstoßes gegen die von § 550 BGB geforderte Schriftform ist allerdings nicht die Unwirksamkeit des Mietvertrages. Stattdessen gilt der Mietvertrag als unbefristet geschlossen – mit der Folge, dass er (entgegen der an sich vertraglich vereinbarten Laufzeit) jederzeit mit gesetzlicher Frist (bei Gewerbemietverträgen also mit einer Frist von ca. 6 Monaten) gekündigt werden kann.
Es ist eine schwer überschaubare Vielzahl an gerichtlichen Entscheidungen dazu ergangen, wann im Einzelnen die Schriftform gewahrt ist und wann nicht. Aufgrund der daraus resultierenden Unsicherheit ist das mietvertragliche Schriftformerfordernis einer der rechtlichen Schwerpunkte in der gewerblichen Immobilienverwaltung. In diesem Zusammenhang ist die elektronische Form in Gestalt der QES zu wählen, die grundsätzlich auch das mietvertragliche Schriftformerfordernis erfüllt.
Ist hingegen vom Gesetz Textform (iSv § 126b BGB) oder überhaupt keine Form vorgesehen, genügen alle drei E-Signatur-Arten.
Ein – gerade im Immobilienrecht – bedeutsamer Sonderfall ist die vom Gesetz vorgeschriebene notarielle Form (also die notarielle Beurkundung). Eine digitale Signatur genügt dort grundsätzlich nie (bislang einzige Ausnahme ist die – immobilienrechtlich weniger relevante – Online-Gründung einer GmbH, siehe § 2 Abs. 3 GmbHG).
Vertraglich vereinbarte Form: Regelungen für Willenserklärungen und Kündigungen
Bei Fällen vertraglich vereinbarter Form gilt folgendes: Ist Schriftform verabredet, können (nach § 127 Abs. 2 BGB) Willenserklärungen durch „telekommunikative Übermittlung“ rechtswirksam abgegeben werden, soweit nicht ein anderer Wille der Parteien anzunehmen ist. Eine Kündigungserklärung kann dann z.B. auch mithilfe einer (auch einfachen) E-Signatur erfolgen. Einigen sich die Parteien durch Rechtsgeschäft auf die elektronische Form, genügt grundsätzlich eine EES (§ 127 Abs. 3 BGB). Wird die elektronische Form gewählt, kann jedoch von jeder Partei nachträglich eine dem § 126a BGB entsprechende elektronische Signierung (QES) oder – wenn diese einer der Parteien nicht möglich ist – eine dem § 126 BGB entsprechende Beurkundung (d.h. in der Regel handschriftliche Unterzeichnung auf einer Urkunde) verlangt werden (so § 127 Abs. 2 S. 2 BGB).
Können wir nur einen Mietvertrag unterschreiben oder gibt es noch weitere Anwendungsfälle für elektronische Signaturen in der Immobilienverwaltung?
Für die Praxis ergeben sich neben dem Mietvertrag zahlreiche weitere Anwendungsfälle, durch die sich eine große Effizienzsteigerung realisieren lässt. Ausgangspunkt ist dabei die für das konkrete Rechtsgeschäft bzw. Rechtshandlung jeweils bestehende Formvorschrift. Die wichtigsten Anwendungsfälle werden nachfolgend tabellarisch dargestellt:
Praxisempfehlung für den Einsatz elektronischer Signaturen in der Immobilienverwaltung
Digitale Signaturen nehmen in den täglichen Abläufen der Immobilienverwaltung einen immer höheren Stellenwert ein. Sie ermöglichen eine effiziente und ortsunabhängige Vertragsabwicklung, insbesondere zwischen Mietern, Vermietern und Maklern. Die Nutzung von E-Signaturen wird vor allem durch die leichtere Zugänglichkeit der QES schnell zunehmen.
Aufgrund der großen Relevanz von Formfragen sind alle Beteiligten gut beraten jeweils zu prüfen, welche Formerfordernisse bei einzelnen Rechtshandlungen, z.B. beim Fall „Gewerblicher Mietvertrag unterschreiben“, gelten und ob der Einsatz digitaler Signaturen dabei rechtskonform möglich ist.
Bei der Anbieterauswahl sollten Unternehmen darauf achten, dass die E-Signatur-Software eIDAS- und DSGVO-konform ist sowie alle Signaturlevel im Standard verfügbar hat, um alle Anwendungsfälle abzubilden. Aufgrund der erheblichen Kostenvorteile und enormen Flexibilität wird sich die E-Signatur in der Immobilienverwaltung als neuer Standard etablieren.