Kommunikation in der Produktion: Produktionsmitarbeitende per App einbinden

Für produzierende Unternehmen stellt die Kommunikation zwischen Kollegen:innen und die Informationsverbreitung im gesamten Unternehmen oft noch eine Herausforderung dar. Nicht zuletzt aus dem Grund, dass nur knapp die Hälfte der Mitarbeitenden deutscher Unternehmen einen festen PC-Arbeitsplatz zur Verfügung hat. Auch stellen sperrige und ineffiziente Arbeits- und Kommunikationsprozesse einen Mehraufwand dar, der durch smarte Lösungen vermeidbar ist.

• Wie gelingt es, Produktionsmitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz in die Unternehmenskommunikation einzubeziehen?
• Welchen Mehrwert haben Mitarbeiter-Apps mit Self-Services in der Produktion?
• Wie können Produktionsmitarbeitende persönliche Kommunikations- und Informationsprozesse selbst in die Hand nehmen?

Im Blogartikel beantworten wir diese Fragen und zeigen, wie auch ihr durch smarte Lösungen wie eine Mitarbeiter-App Kommunikationsprozesse und Arbeitsabläufe für Produktionsmitarbeitende effizienter und attraktiver gestalten könnt. Ganz nach dem Motto:

Wer in exponentiellen Zeiten seine Leistung nur schrittweise verbessert, fällt exponentiell zurück.

Curt Carlson

Digitalisierung ist kein neues Thema

Betriebe bemühen sich, analoge Arbeitsabläufe ins Digitale zu überführen und haben in den letzten Jahren ihre Anstrengungen dahingehend intensiviert. Nach einer IHK-Umfrage zur Digitalisierung 2021/2022 sind zum Beispiel in 67 % der Unternehmen Cloud-Anwendungen bereits etabliert. Dennoch bewerten sich die befragten Unternehmen im Durchschnitt mit der Note 2,9 auf einer Schulnotenskala von eins bis sechs, was keine Veränderung zum Vorjahr darstellt.

Auf Platz eins der Motive für Digitalisierung liegt laut der Umfrage die Flexibilisierung des Arbeitens, die von 51 % der Betriebe genannt wird. Damit sollte klar werden, dass die intensiven Bemühungen auch endlich zu realen Umsetzungen werden müssen, damit Unternehmen die Lücke zu den digitalen Vorreitern schließen können, wettbewerbsfähig bleiben und eine zufriedene Belegschaft haben, die gerne und motiviert arbeitet.

Schwachstellen der Kommunikation in der Produktion

In der Industrie geht es nicht nur darum, einzelne Produktionsschritte mit digitalen und mobilen Lösungen zu automatisieren, sondern auch eine ganzheitliche Kommunikationslösung zu finden.

Dabei gibt es drei zentrale Herausforderungen für eine digitale Mitarbeiterkommunikation:

1. Erreichbarkeit der Produktionsmitarbeitenden ohne PC-Arbeitsplatz (Non-Desk-Worker)
2. Umständliche Kommunikationsprozesse mit diversen Medienbrüchen
3. Eine fehlende Plattform für interne Kommunikationsprozesse

1. Erreichbarkeit von Produktionsmitarbeitenden

Durch die Fülle an Informationen in der firmeninternen Kommunikation wächst auch die Menge digitaler Inhalte, die generiert, verwaltet und verbreitet werden müssen. Denken wir an die Non-Desk-Worker: so ist es schwierig, sie über die gängigen Kommunikationskanäle wie E-Mail, Intranet, Online-Meetings, Versammlungen oder ähnliche zu erreichen.
Klar gibt es in vielen Unternehmen zusätzlich das altbekannte Schwarze Brett. Es wird allerdings händisch aktualisiert und ist aufgrund der teilweise weiten Flächen in Produktionshallen nicht immer für alle einsehbar. Die zeitverzögerte und nicht immer umfängliche Bereitstellung von Informationen, im Vergleich zu E-Mails und zum Intranet beispielsweise, führt zu einer Spaltung von Verwaltung und Produktion.

2. Umständliche Kommunikationsprozesse: Medienbrüche

Schauen wir uns einen typischen Prozess in der Industrie an: die Bestellung von Arbeitskleidung. Häufig erfolgt diese noch nach folgendem Schema:

1. Anforderung der Kleidung händisch über ein physisches Bestellformular durch Produktionsmitarbeitende
2. Vorlage des Formulars bei der Produktionsleitung
3. Freigabe durch den/die Vorgesetzte/n
4. Sammlung der Bestellformulare in einem Ablagekorb zur gebündelten Weitergabe an den Einkauf
5. Prüfung durch den Einkauf, ob interne Vorgaben für ein bestimmtes Kontigent an Kleidung bestehen und falls ja, ob dieses durch den Mitarbeitenden schon ausgeschöpft ist
6. Falls nein, ob die gewünschte Kleidung noch vorrätig ist oder bestellt werden muss
7. Statusmeldung per E-Mail oder Telefon an den Produktionsleiter
8. Weitergabe des Status an den Mitarbeitenden

Hier sehen wir, dass die verschiedensten Kanäle genutzt werden und dadurch wichtige Zeit verloren geht. Auch steigt mit jedem Medienbruch die Fehleranfälligkeit, wenn zum Beispiel Papierlisten manuell abgetippt werden. Ganz zu schweigen von der aufwendigen Nachverfolgung der Arbeitsschritte durch die Mitarbeitenden, die lange und evtl. sogar vergebens auf ihre bestellte Kleidung warten.

3. Fehlen einer ganzheitlichen Plattform für die interne Kommunikation

Die dominanten Kommunikationskanäle in Unternehmen sind 2021 E-Mails (100 %) und das Festnetz-Telefon (98 %). Smartphones holen mit 89 %, Onlinemeetings mit 67 %, Messenger-Dienste mit 66 % und Mitarbeiterportale mit 60 % auf (Digitalverband Bitkom). Dass 2016 noch in jedem dritten Unternehmen (34 %) die meisten Geschäftsprozesse papierbasiert abliefen und 2021 nur noch in knapp jedem Vierten (23 %), ist hier schon mal ein Fortschritt.

Allerdings gibt es immer noch eine Reihe von parallel genutzten Kommunikationskanälen, sodass auf dem Weg Informationen verloren gehen oder Teile der Belegschaft nicht erreicht werden. Es braucht also eine ganzheitliche Lösung, auf die jede/r im Unternehmen zugreifen kann, unabhängig von seinem/ihrem Arbeitsort.

Eine App als ganzheitliche Lösung zur Kommunikation in der Produktion

In Industrieunternehmen gibt es bereits gute Beispiele, in denen Apps bei einer erfolgreichen internen Kommunikation unterstützen.

1. Schnelles Finden von Vorschriften, Wartungs- und Notfallplänen durch mobile Kommunikation

Mitarbeitenden ohne einen festen Arbeitsplatz, fällt es deutlich schwerer, an Informationen zu gelangen und im Notfall mit anderen Kollegen zu kommunizieren.
In der Wartung und Instandhaltung großer Anlagen oder Maschinen z.B. treffen Produktionsmitarbeitende häufig auf unterschiedliche Bestimmungen, die bspw. vor Explosions-, Brand- oder Vergiftungsgefahren schützen sollen. Wartungsteams haben oft nur beschränkten oder gar keinen Zugriff auf wichtige, wartungsrelevante Informationen und kommunizieren hauptsächlich via Telefon und unregelmäßig durch E-Mails miteinander. Dieser Zustand hat schwerwiegende Auswirkungen auf die Sicherheit in Industrieunternehmen.
Eine mobile App, die den Zugang zu wichtigen und aktuellen Informationen für alle Mitarbeitenden bietet, kann die Befolgung der wichtigen Vorschriften und somit die Sicherheit der Belegschaft gewährleisten.
Smartphones befinden sich im Besitz von 89% der Deutschen. Wieso dann nicht auch während der Produktions- oder Fertigungszeit die App auf dem Handy nutzen? So können sich die Mitarbeitenden schnell informieren und interagieren, immer dann, wenn Bedarf besteht.

2. Unmittelbare Schadensmeldung durch Mitarbeitende per App

Stellt ein Mitarbeitender bei einer Anlage Schäden fest, kann er mithilfe einer Mitarbeiter-App sofort reagieren und den Schaden kommunizieren. Schadensmeldungen können über die betriebsbezogenen Workflows einer Mitarbeiter-App abgewickelt werden, ohne, dass wichtige Informationen oder Zeit verloren gehen.

3. Schicht- und Maschinenbelegungspläne immer in der Hosentasche

Gerade wenn die Produktions- oder Fertigungshallen entweder groß oder sogar auf verschiedene Standorte verteilt sind, ist es wichtig, zur richtigen Zeit die nötigen Ressourcen am richtigen Ort zu haben.
Wenn die Personal- und die Produktionsplanung die nötigen Übersichten zur Maschinenbelegung, Schichtplanung und ggf. zu Standorten der Tätigkeit immer aktuell per App zur Verfügung stellen, erleichtert das die Kommunikation erheblich.

Produktionsmitarbeitende haben somit immer eine aktuelle Übersicht zur Hand, sodass die Gefahr, falsche Informationen zu haben oder auf einem veralteten Stand zu sein, beispielsweise nach Krankheit oder Urlaub, vermieden wird.

4. Erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit

Immer wieder erleben Industriebetriebe, dass kurz vor oder während einer speziellen Fertigung Änderungen von Kunden:innen gewünscht werden oder, dass dringende Produktionsanfragen dazwischenkommen.

Doch wie soll man schnell die gewünschten Produkte liefern können, wenn die interne Kommunikation selbst lange dauert?

Apps als Schnittstelle zwischen Auftragsplanung und Produktionsmitarbeitenden

Was hier fehlt, ist eine Verbindung zwischen dem Auftragsplanungssystem und der Auftragsrealisierung an der Maschine. Um spontane Kundenwünsche und eilige Liefertermine einzuhalten, können Produktionsinformationen via Push-Benachrichtigungen oder Chat innerhalb der App schnell verteilt werden, um diese in der Produktion bzw. Fertigung zu berücksichtigen. Optimal genutzt können so z.B. ungeplante Aufträge, die bei der Fertigung auf gleiche Werkzeuge zurückgreifen, gebündelt werden oder kleinere Aufträge in Leerlaufzeiten der Maschine geplant werden.

Als Ergänzung dieser Informationsverteilung haben Mitarbeitende via d.velop community chat die Möglichkeit, auf Änderungen zu reagieren und mit der Produktionsplanung zu interagieren.
Zudem bieten Suchfunktionen die Möglichkeit, Informationen schnell aufzufinden, statt diese telefonisch zu erfragen, was mit Wartezeit verbunden ist.

5. Persönliche Anliegen als Self-Service bequem per App

Eine Mitarbeiter-App geht weit über ein firmeneigenes Intranet hinaus und ersetzt somit auch das schwarze Brett. Sie kann mehr als nur mitteilen, denn sie unterstützt die Mitarbeitenden ebenfalls beim Informationsaustausch über persönliche Anliegen. Anträge, wie Urlaubs- und Beschaffungsanträge, aber auch Krankmeldungen können bequem orts- und zeitunabhängig vom Smartphone aus ans Unternehmen geschickt werden. Mitarbeitende können dank Employee Self Services ihre personenbezogenen Prozesse selbst verwalten und managen.

6. E-Learning wann und wo du möchtest

Auch das Thema E-Learning für Unternehmen wird in diesem Zusammenhang immer wichtiger. Schulungen und Vorträge können per App von allen Mitarbeitenden absolviert werden. So wird sichergestellt, dass alle neusten Erkenntnisse und Informationen auch wirklich die gesamte Belegschaft erreichen.

7. Nie wieder Ordner wälzen: Arbeitgeberdokumente im digitalen Briefkasten

Arbeitgeberdokumente können per App einfach in ein digitales Postfach zugestellt werden. Die d.velop postbox ermöglicht es, Gehaltsabrechnungen und Versicherungsdokumente in die ganzheitliche Plattform zu integrieren, sodass auch hierfür kein Medienbruch mehr erfolgen muss.

8. Sicherheit und Datenschutz

Natürlich ist uns bewusst, dass eine Mitarbeiter-App tagtäglich sehr sensible Daten verarbeitet. Deshalb hat Datenschutz eine sehr hohe Priorität und wird mit modernsten Systemen nach deutschem Datenschutz (DSGVO-konform) über ein ISO-zertifiziertes Rechenzentrum gewährleistet. Dabei können die Anwendungen sowohl über die d.velop Cloud als auch On-Premises betrieben werden. Zudem werden die Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt und Zugriffe können ausschließlich über SSL und mit Authentifizierung erfolgen. Es findet weder ein User-Tracking noch das Auslesen des Smartphones statt, sodass die auch ohne Probleme auf privaten Handys genutzt werden kann und keine separaten Diensthandys mehr benötigt werden.

Die Vorteile einer Mitarbeiter-App auf einen Blick:

Smarte und unkomplizierte Kommunikation:

• Zwischen Auftragsplanung und Produktionsmitarbeitenden
• Zwischen Mitarbeitenden und der HR-Abteilung
• Zwischen Kollegen:innen per d.velop community chat

Notwendige Informationen immer parat:

• Schnelles Finden von Vorschriften, Wartungs- und Notfallplänen
• Unmittelbare Schadensmeldung durch Mitarbeitende per App
• Schicht- und Maschinenbelegungspläne immer in der Hosentasche

Gemeinsames Arbeiten war noch nie so einfach:

• Erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit durch Echtzeit-Kommunikation
• Schnelles Finden von Informationen und den richtigen Ansprechpartner:innen via Unternehmenskontaktbuch

Sicherheit als Herzensangelegenheit

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Zugriffe ausschließlich über SSL und mit Authentifizierung
• DSGVO- konforme Nutzung der privaten Endgeräte
• ISO- zertifiziertes Rechenzentrum
• Kein User-Tracking und Auslesen des Smartphones

Fazit

Eine Mitarbeiter-App bietet diverse Möglichkeiten, Produktionsmitarbeitende in die Unternehmenskommunikation einzubeziehen, Medienbrüche endlich zu umgehen und der internen Kommunikation eine eigene Plattform zu schenken.