KI in der öffentlichen Verwaltung

Ein Berg voller Aufgaben? Der Stapel auf dem Schreibtisch häuft sich immer weiter, unzählige Routinearbeiten müssen erledigt werden und eigentlich ständen ganz andere Tätigkeiten auf der To-Do-Liste. Vor dieser Herausforderung stehen zahlreiche Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung.

Das ist nicht länger notwendig. Diverse Routinearbeiten können heutzutage in Sekundenschnelle von einer Künstlichen Intelligenz (KI) ausgeführt werden, sodass sich Mitarbeitende auf die anderen Aufgaben konzentrieren können. Am Ende des Blogartikels kannst du dir im Webinar anschauen, wie KI die Arbeit mit der elektronischen Akte beschleunigen, erleichtern und effizienter gestalten kann.

Was ist KI in der öffentlichen Verwaltung?

Immer häufiger fällt im Alltag der Begriff KI, doch was bedeutet dieser überhaupt? KI befasst sich mit der Automatisierung von intelligentem Verhalten und dem maschniellen Lernen.

Mit der Verwendung von KI in der öffentlichen Verwaltung gelingt es in vielen Bereichen Prozesse zu optimieren. Dies bringt nicht nur eine immense Zeitersparnis mit sich, sondern spart gleichzeitig auch eine Menge Kosten ein. Zudem bietet KI in der öffentlichen Verwaltung zahlreiche Vorteile, insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements.

Wie hilft die KI in der eAkte?

Im Rahmen der eAkte dient KI in den Behörden als unterstützende Funktion und hilft dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren oder sogar komplett zu übernehmen. Mit Blick auf die Zukunft ist dies essenziell und unumgänglich.

In den kommenden Jahren wird der Wegfall von Fachkräften deutlich höher sein als die Zahl der nachkommenden Fachkräfte, sodass diese anderweitig ersetzt werden müssen. In Folge dessen wird der Einsatz technologischer Innovationen und KI unentbehrlich.

Ebenso hilft KI in der öffentlichen Verwaltung, die Vielfalt an fachlichem Wissen, welches oftmals noch in unstrukturierten Textsammlungen in Altaktenarchiven verborgen ist, an einem zentralen Ort zu speichern und für alle Mitarbeitende jederzeit abrufbar zu machen. Dies spart Zeit und Arbeitskräfte ein, die an anderen Stellen benötigt werden.

Für den bestmöglichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Behörden bindet d.velop eine Vielzahl an Sprachmodellen mit ein, so können zahlreiche Arbeitsvorgänge der Verwaltung im Handumdrehen erledigt werden.

Szenario aus der Praxis – Posteingangsbereich

Tag für Tag geht eine Vielzahl an unstrukturiertem Schriftgut bei den Behörden ein. Und wo gehört dies nun hin? Diese Frage stellt sich oft, denn in den meisten Fällen sind die Daten beispielsweise ohne Anschreiben oder Aktenzeichen und dies hat die Folge, dass sich die korrekte Zuordnung oftmals verzögert.

Ähnlich ist es bei dem Infopostkorb jener Behörde. Dort landen die allgemeinen Infomails, die anschließend an die passende Ansprechpartnerin oder den passenden Ansprechpartner der Behörde weitergeleitet werden. Dieser Prozess ist enorm zeitaufwendig und könnte im Handumdrehen erledigt sein. Und wie?

Die KI in der öffentlichen Verwaltung ermöglicht es, einkommende Dokumente automatisiert an die entsprechende Ansprechperson weiterzuleiten, ganz ohne menschliche Hilfe. Dafür trennt die KI in Sekundenschnelle die Dokumente voneinander und identifiziert diese anhand von Text- oder Bilddaten, die auf den jeweiligen Dokumenten zu finden sind. Dies können beispielsweise Anschriften oder Rechnungsnummern sein, die dank der Innovative Natural Language Processing (NLP)-Techniken identifiziert und entnommen werden können.

Des Weiteren analysiert die KI, um welche Art von Dokument es ist handelt. Egal ob Rechnung, Mahnung oder Lieferschein, mit der KI sind diese innerhalb kürzester Zeit sortiert und werden anschließend mit Hilfe von Workflows automatisch zugeordnet.

Potenziale für die eAkte in der öffentlichen Verwaltung

• Verbesserte Dokumentenanalyse
• Zusätzliche Dokument-basierte Futures
• Dokument-übergreifende Analyse
• Interaktion in natürlicher Sprache

Webinar zum Thema eAkte mit KI

In diesem Webinar sind weitere Informationen rund um das Thema Künstliche Intelligenz sowie deren sinnvolle Nutzung zu finden. Der Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung wird in der Zukunft von großer Bedeutung sein.

Sei der Zeit einen Schritt voraus. Beginne bereits jetzt KI in deiner Verwaltung mit einzubinden, Mitarbeitende zu entlasten, Arbeitsprozesse zu optimieren und Kosten einzusparen.