Immobilienverwaltung leicht gemacht: Wie die Immobilienwirtschaft von einer digitalen Postzustellung profitieren kann

Wenn du schon einmal zur Miete gewohnt hast oder selbst Immobilien vermietest, weißt du, wie viel Papierkram ein Mietobjekt mit sich bringt. Oftmals werden Dokumente per Post zugeschickt oder sogar persönlich vorbeigebracht. Verträge müssen händisch unterschrieben und in doppelter Ausführung archiviert werden. Dieser Aufwand ist für ein einzelnes Mietobjekt vielleicht zu stemmen, aber wie funktioniert das in der Immobilienwirtschaft, wenn bis zu 15.000 Wohneinheiten verwaltet werden müssen?

In diesem Blogartikel erfährst du, warum die Immobilienwirtschaft von einer digitalen Postzustellung profitieren kann und wie du mit einfachen Softwarelösungen nicht nur Zeit und Kosten sparst, sondern zusätzlich die Zufriedenheit deiner Mietenden erhöhst.

Warum sollten deine Mietenden ihre Immobiliendokumente digital erhalten?  

Die Antwort ist einfach: Komfort und Zeitersparnis. Stelle dir vor, deine Mietenden können wichtige Immobiliendokumente wie Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, die Hausordnung und Reparaturrechnungen bequem von ihrem Computer oder Smartphone aus abrufen. Kein lästiges Warten auf den/die Postbot:in oder Durchsuchen von Papierstapeln mehr. Mittels digitaler Zustellung haben Ihre Mietenden alle Unterlagen stets griffbereit, und das rund um die Uhr. Jedoch hat der digitale Briefkasten nicht nur für deine Mietenden Vorteile. Als Immobilienverwaltung verschickst du eine Vielzahl von Dokumenten – und das regelmäßig. Wenn deine Mietenden ihre Post digital erhalten, kannst du daher einiges an Zeit und Kosten sparen. Wie das genau aussieht, erfährst du jetzt.

Zunächst sollten wir uns den traditionellen Weg der Postzustellung in der Immobilienwirtschaft anschauen. Welche Stationen durchläuft ein Brief normalerweise von der Erstellung in der Immobilienverwaltung bis hin zum Archivieren beim Mietenden? Und was sind die wesentlichen Unterschiede zur digitalen Postzustellung?  

Die traditionelle Postzustellung sieht bekanntlich so aus: 

Egal, ob du einen Mietvertrag, die Hausordnung, regelmäßige Nebenkostenabrechnungen oder Informationen zu Wartungsarbeiten verschicken möchtest. Jeder Brief, der per Post verschickt wird, durchläuft normalerweise diese 7 Schritte. 7 Schritte, die nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern bei denen auch einiges schiefgehen kann. Wenn die Druckerpatronen leer sind und sich die Lieferung verzögert. Oder die Kuvertiermaschine defekt ist und die Mitarbeitenden alle Briefe manuell eintüten müssen. Selbst, wenn in deiner Immobilienverwaltung der interne Prozess einwandfrei läuft, kann es passieren, dass es bei der Postzustellung hapert, Postbot:innen streiken oder die Post deine Briefe verliert. Ganz schön viel Aufwand, wenn man bedenkt, dass durchschnittlich 20 Millionen Haushalte in Deutschland zur Zeit zur Miete wohnen und jede Wohneinheit diese Dokumente zugestellt bekommen muss (Quelle: Tagesschau, 2023). Das muss doch einfacher gehen, oder nicht?

Die digitale Zustellung von Immobiliendokumenten

Durch einen digitalen Briefkasten haben Immobilienverwaltungen zum Glück die Möglichkeit, die oben genannten Risiken deutlich zu reduzieren. Schauen wir uns an, wie Mietende, im Gegensatz zur traditionellen Postzustellung, ihre Post digital erhalten können:

Auf den ersten Blick wird deutlich: Der gesamte Prozess der Dokumentenzustellung hat sich von 7 auf 4 Schritte verkürzt. Mit nur wenigen Klicks kannst du als Immobilienverwaltung Dokumente sicher an deine Mietenden senden. Diese erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und können die Unterlagen direkt herunterladen oder online einsehen. Kein Papier, kein Aufwand, nur digitale Bequemlichkeit. Diese Effizienzsteigerung kann sich außerdem zeitlich sowie finanziell in deiner Immobilienverwaltung bemerkbar machen. 

Welche Dokumente können in der Immobilienwirtschaft digital zugestellt werden?

Grundsätzlich haben Mietenden mit der d.velop postbox die Möglichkeit, alle Dokumente für ihr Mietobjekt digital zu erhalten. Voraussetzung für das digitale Versenden von Immobiliendokumenten ist die rechtssichere Zustellung. Immobiliendokumente wie Verträge und Nebenkostenabrechnungen sind sensible Daten und unterliegen der DSGVO. Sie müssen somit verschlüsselt und rechtssicher versendet und archiviert werden.  Eine digitale Postzustellung mit der d.velop postbox bietet dir höchste Sicherheitsstandards für den gesamten Zustellungsprozess inklusive Zustellungsnachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung sowie Sphärentrennung und die Speicherung der Dokumente auf einem ISO 27001 zertifiziertem deutschen Rechenzentrum.  Im Folgenden findest du 5 Beispiele welche Dokumente du in den digitalen Briefkasten deiner Mietenden schicken kannst:

1. Mietvertrag

Um einen Mietvertrag rechtssicher zu verschicken, bedarf es normalerweise ein langwieriges Hin- und Herschicken zwischen dem Vermietenden und dem Mietenden. Man muss den Vertrag ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen, zum Mietenden schicken, er muss ihn wiederrum nochmals ausdrucken und wieder unterschreiben und einscannen und ihn dann zurück zum Vermieter schicken. Natürlich könnten die Parteien sich für eine Unterschrift auch persönlich treffen, dies führt dennoch zu umständlichen Mehrkosten und Zeitaufwand. Mit einer digitalen Postzustellung ist es dir möglich deine Mietverträge digital vorzubereiten sowie rechtssicher und datenschutzkonform an Mietende zu versenden. Anstatt der üblichen 10 Tage brauchst du nun lediglich ein paar Klicks bis zu einem rechtsgültigen Mietvertrag.   

2. Nebenkostenabrechnung 

Doch Mietverträge sind nicht die einzigen Dokumente, welche Mietende digital erhalten können. So kann die Immobilienverwaltung und dessen Mietende gerade von der digitalen Postzustellung profitieren, wenn Dokumente, wie Nebenkostenabrechnungen, in regelmäßigen Abständen verschickt werden müssen. Die d.velop postbox gibt dir die Möglichkeit regelmäßig und einfach Nebenkostenabrechnungen zu verschicken und sie sogar in einem gesonderten Ordner für Mietende direkt zugänglich zu hinterlegen. So ist es eine Leichtigkeit für Mietende Abrechnungen direkt wiederzufinden und keine Zahlung zu verpassen. 

3. Mahnung 

Apropos Zahlungen verpassen… Wenn Mietende ihre Miete oder andere Rechnungen zu spät überweisen, kannst du den digitalen Briefkasten auch für die Zusendung von Mahnungen nutzen. Dokumente wie Mahnungen werden doppelt verschlüsselt verschickt und in einem ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum gespeichert. Der rechtssichere Zustellungsnachweis hilft dir im Worst-Case-Szenario sogar dabei, eine Zustellung zu beweisen und fehlende Zahlungen einzuklagen.  

4. Hausordnung 

Kaum ein Immobiliendokument aktualisiert sich so häufig wie die Hausordnung. Vermieter und Immobilienverwaltungen lernen aus Problemen und passen die Hausordnung entsprechend an. Auch können sich Umstände wie das hinzukommen oder wegfallen externer Dienstleister für die Reinigung von Fluren und Co. ändern, sodass eine Hausordnung aktualisiert werden muss. Stellst du den Mietenden die Hausordnung per Post zu droht, dass Mietende diesen Brief übersehen, aus Versehen entsorgen oder verlegen. Jedoch ist die Hausordnung ein Dokument, auf welches Mietende stets zurückgreifen sollten. Wenn du deine Immobilien digital verwaltest, ist dies ein leichtes Spiel für dich. Du verschickst die Aktualisierung der Hausordnung digital und diese legt sich automatisch in dem entsprechenden Ordner im digitalen Briefkasten deiner Mietenden ab. Mit der integrierten Suchfunktion der digitalen Postbox haben Mietende die Möglichkeit, mit Schlagworten ihre Hausordnung und andere Dokumente schnell wiederzufinden. 

5. Allgemeiner Schriftverkehr 

Auch den allgemeinen Schriftverkehr kannst du als Immobilienverwaltung über eine digitale Postzustellung regeln. Sei es eine Änderung der Mietverhältnisse, eine Ankündigung von Bauarbeitern oder der Ausfall von Strom, Gas oder Wasser in bestimmten Zeiträumen. Dieser außergewöhnliche Schriftverkehr führt normalerweise zu erheblichem Extraaufwand bei den Mitarbeitenden einer Immobilienverwaltung. Eine digitale und automatische Zustellung von außergewöhnlichen Ankündigungen, Updates und sonstigem Schriftverkehr ist daher nicht nur umweltschonend, sondern entlastet ebenso deine Mitarbeitenden. 

Die Vorteile einer digitalen Zustellung von Dokumenten in der Immobilienwirtschaft

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass der große Dokumentenaufwand in der Immobilienwirtschaft womöglich nicht so drastisch reduziert werden kann, wie man es sich wünschen würde. Jedoch kann der Verwaltungsaufwand mit einer digitalen Postzustellung reduziert und die Mitarbeitenden in deiner Immobilienverwaltung entlasten. Sei es, dass Mietende ihre Verträge, Abrechnungen, Hausordnung, Mahnungen oder den allgemeinen Schriftverkehr digital erhalten. Mit Software, wie der d.velop postbox, kannst du anfangen, deine Immobilien digital zu verwalten, das Verhältnis zu deinen Mietenden nachhaltig verbessern. Ganz nebenbei sparst du nicht nur Zeit und Geld, sondern unterstützt ebenfalls ein umweltfreundliches Verhalten wie in der ESG gewünscht.