Die Energiewende verändert die Art und Weise, wie wir leben. Schon jetzt sind Unternehmen, die sich um die Errichtung und den Betrieb von Wind- und Solarparks kümmern, eine treibende Kraft des Zeitenwandels und werden in Zukunft einen noch stärkeren Beitrag leisten. Genauso eine treibende Kraft ist die Energiekontor AG aus Bremen. So innovativ wie die Wind- und Solarparks der Energiekontor AG ist auch ihre Vorgehensweise hinsichtlich einer konzernweiten DMS-Einführung. Wie die Einführung ablief und warum sie so erfolgreich war, erklären die Branchenexperten der d.velop am Standort Kiel in diesem Blogartikel.
1. Der Start der agilen & digitalen Transformation bei der Energiekontor AG
Zu Beginn war das Ziel der Reise schon klar: Alles soll digitalisiert werden! Speziell die Dokumente sollen in einem zentralen System beheimatet werden, um beispielsweise Doppelablagen oder unterschiedliche vorhandene Versionen zu vermeiden und mehr Transparenz zu schaffen.
Mit dieser Zielvorgabe führten wir zusammen mit der Energiekontor AG unter agilen Methoden mit einem interdisziplinären Team ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit einer Schnittstelle zum genutzten ERP-System ein, wo sich alle relevanten Dokumente befinden.
2. Das agile Vorgehen im Überblick
Unter agilen Methoden ist in diesem Projekt die Scrum-Methode gemeint. Sie ist ein Framework für die Teamarbeit, bei dem sich ein neues Projektteam selbst organisiert, um flexibel und schnell auf veränderte Anforderungen reagieren zu können.
Zusätzlich wurde mittels eines Kanban-Systems die gemeinsame Planungsgrundlage (Kacheln bzw. Planungspakete) geschaffen, die in Verbindung mit regelmäßigen Terminen, agil gestaltet wurde. Ein Arbeitspaket ist nicht fertig, wenn es technisch umgesetzt wurde, sondern es ist erst dann fertig, wenn alle Kollegen:innen auch geschult sind. Dabei wurde mit Absicht auf kleinere Arbeitspakete gesetzt und der sogenannten „Work in Progress“ limitiert, um qualitative Mehrwerte der Projektteams zu schaffen und die verschiedenen Projekte besser zu beenden.
Eine große Erkenntnis des gesamten Projektes war es, dass kein kompletter Projektleitfaden existierte, an dem man sich durchgehend orientierte, sondern dass man bei der Betrachtung aus verschiedenen Blickwinkeln immer nochmal bei den verschiedenen Arbeitspaketen nachjustierte.
3. Die konkrete Organisation und Umsetzung des DMS bei der Energiekontor AG
Nach der Zusammensetzung des Teams ging es an die Umsetzung des DMS-Projektes. Der Start fand in der Betriebsführung statt, die sich bei der Energiekontor AG in zwei Bereiche untergliedert. Zum einen den Verkauf von Projekten und zum anderen den eigenen Betrieb von Wind- und Solarparks.
Bei der Einführung des DMS wurden sämtliche Abteilungen, wie beispielsweise Projektvertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Verwaltung und Controlling mitberücksichtigt, um eine bestmögliche Integration im gesamten Unternehmen zu realisieren.
4. Ausbau des DMS durch ergänzende Produkte
Zur Unterstützung des Projektes wurden seitens der d.velop unter anderem noch folgende Komponenten implementiert:
Speziell bei den verschiedenen Prozessen in der Abteilung Projektvertrieb, wo sehr viele Dokumente jeglicher Art anfallen, lief die agile & digitale Transformation besonders gut. Unter anderem durch die Bestimmung von sogenannten Key-Usern aus den verschiedenen Bereichen, die als erster Ansprechpartner zur Verfügung stehen, ein gewisses Know-how bzgl. des Projektes besitzen und dieses in ihrer jeweiligen Abteilung etablieren sollen.
5. Umsetzung des Due Diligence Export
Eine besondere Herausforderung war der sogenannte Due Diligence Export. Wenn ein Investor einen Wind- oder Solarpark kauft, dann möchte er eine Due Diligence durchführen. Das heißt, er macht eine Projektprüfung und prüft alle Unterlagen, die zu einem Wind- oder Solarpark existieren. Mit so einem Export werden alle benötigten Dokumente sicher exportiert, sodass sie übergabefähig sind. Somit ein großer Vorteil und ein enormer Nutzen für die Anwender.
6. Die Akzeptanz der Mitarbeitenden sichern
Folgende Maßnahmen wurden erfolgreich durchgeführt, um Akzeptanz für das neue System zu sichern und die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern:
- Key User sorgten für eine bessere Akzeptanz des Projektes
- Regelmäßige Workshops, in denen alle User gebrieft wurden und praktische Erfahrungen sammeln konnten
- Einrichtung einer DMS-Sprechstunde & Interne Mailadresse, um aufkommende Fragen jeglicher Art schnell zu beantworten
Früher haben wir die Dokumente ausgedruckt und diese zur Unterschrift in den Umlauf zu den Geschäftsführern gegeben. Mit der Coronakrise ist die digitale Unterschrift unverzichtbar geworden, da das Unterzeichnen auf Papier, nicht zuletzt auch durch den Einsatz von Kurieren, sehr aufwendig und zeitfressend war. d.velop sign ist für uns alle eine extreme Arbeitserleichterung. Wir sparen uns Tausende Blatt Papier pro Jahr, viele Arbeitsstunden und erhebliche Kosten.
Jacqueline Afzali | Verwaltungs-Mitarbeiterin | Energiekontor AG
Die Energiekontag AG berichtet im Videointerview über die Einführung des DMS
Cerstin Kratzsch arbeitet als Vertriebsleitung und Projektkoordinatorin DMS bei der Energiekontor AG und hat die Einführung des Dokumentenmanagementsystems von d.velop begleitet. Wie das Projekt genau aussah und wie bei der agilen und digitalen Transformation vorgegangen wurde, erzählt sie im Gespräch mit Alexander Frosch, welcher unter anderem als Project Consultant für das Projekt verantwortlich war. Wie die Planung und die Umsetzung unter agilen Methoden genau aussahen, erfährst du im Kundenvortrag:
Die d.velop am Standort Kiel ist ein zuverlässiger Partner, der in allen Phasen bei der Errichtung, aber auch beim Betrieb von Wind- und Solarparks mit der Marktexpertise, dem technischen Know-How und individuellen Lösungen die Branche der erneuerbaren Energien unterstützt.
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