Mit der Umstellung auf die eAkte erfolgt ein fundamentaler Eingriff in die Verwaltungsorganisation. Die Aktenmäßigkeit stellt im Endeffekt das zentrale Ordnungsprinzip einer öffentlichen Verwaltung dar. Die Einführung der eAkte ist also ein erster Schritt in Richtung moderne Verwaltung. In diesem Blogartikel wollen wir diese Entwicklung einmal einordnen.
Die elektronische Aktenführung hat weitreichenden Einfluss auf jede Verwaltung
Durch das E-Government-Gesetz (EGovG) sind Bundesbehörden dazu verpflichtet, spätestens zum 01.01.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Die Einführung der sogenannten eAkte soll nicht nur die Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung vereinfachen, sondern auch die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung vorantreiben und dadurch den Weg zum E-Government in Deutschland bereiten.
Was ist eine elektronische Aktenführung?
Im Prinzip ist die elektronische Aktenführung in der Verwaltung eine digitale Datensammlung, die sich oft nach dem Vorbild herkömmlicher, papierbasierter Akten orientiert. Dabei folgt die Struktur der eAkte zumeist der physischen. Man hat Deckblätter, Register, Vorgänge und schließlich Dokumente in Form von digitalen Schriftstücken. Doch das war es auch schon mit der Ähnlichkeit. Die eAkte schafft es, gesamte Geschäftsprozesse medienbruchfrei und digital abzubilden.
eAkte ist mehr als nur eine digitalisierte Papierakte
Und genau deshalb ist die eAkte ein wichtiger Bestandteil des E-Government-Gesetz, so Staatssekretär Klaus Vitt, Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik (BMI), in einem Artikel in der eGovernment Computing zur papierlosen Verwaltung:
Wir dürfen uns nicht nur um die externe Schnittstelle zu Bürgern, Unternehmen und anderen Verwaltungseinheiten kümmern, sondern müssen auch dafür sorgen, dass alle internen Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisiert und damit frei von Medienbrüchen sind. Deshalb ist die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte innerhalb der Bundesverwaltung ein so wichtiger Baustein für den Erfolg der Digitalisierungsstrategie unseres LandesKlaus Vitt | Staatssekretär & Beauftragter des BMI
Ganzheitliche Informationsverwaltung mittels Dokumentenmanagement-System
Voraussetzung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung ist eine passgenaue Konzeption, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Organisation Rücksicht nimmt sowie eine intelligente Anbindung der Fachverfahren ermöglicht. Die Verknüpfung unterschiedlicher Informationsobjekte soll so erfolgen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Die damit einhergehende (automatisierte) Verarbeitung ermöglicht eine wesentlich einfachere und schnellere Verknüpfung von Daten – was letztlich eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse in der öffentlichen Verwaltung bedeutet.
Auswirkungen der eAkte auf Verwaltungsprozesse
Mit einer elektronischen Aktenführung werden Informationen wesentlich gezielter und somit schneller gefunden als bei der herkömmlichen Papierakte. Sie ermöglicht einen schnellen, ortsunabhängigen und kontinuierlichen Zugriff auf Informationen. So sehen auch die Bundes- und Landesbehörden sowie die Kommunen im Einsatz der eAkte den größten Mehrwert bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes wie eine Studie der Hochschule Harz ergab.
Mittels einer integrierten Suchfunktion lässt sich allein anhand eines Schlagwortes das passende Dokument finden. Zudem haben alle Benutzer bei elektronischen Akten direkt nach Eingang eines Dokumentes – ob digital zugestellt oder papierbasiert eingescannt – unabhängig vom Standort Zugriff auf das jeweilige Dokument. So können mehrere Personen gleichzeitig eine Akte „in der Hand haben“ und sich Informationen unkompliziert hervorholen. Informationen sind so nicht nur leicht aufzufinden, sondern parallel und sogar mobil von mehreren berechtigten Personen einzusehen. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist es möglich, die Einsicht in die Akten individuell zu gestalten. Die einzelnen Berechtigungen können für jeden Benutzer entsprechend definiert und für die jeweiligen Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Prozessabläufe angepasst werden.
Die Vorteile der elektronischen Aktenführung gegenüber der papierbasierten Aktenführung
Naheliegend sind Aktenschränke und Archive nach der Digitalisierung der Papierakten weitestgehend überflüssig. So können die Behörden Kosten senken oder den gewonnenen Platz anderweitig nutzen. Zudem erhöht sich durch die zentrale Verfügbarkeit der Daten auch die Transparenz deutlich. Außerdem entfällt durch die eAkte weiterer Arbeitsaufwand. Zum einen entfällt die Suchzeit nach Papierakten und des Weiteren werden dank eines Aufbewahrungs- und Löschkonzepts Dokumente wie Rechnungen und Personalakten automatisch nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht, indem die Fristen elektronisch festgelegt wurden. Ebenso ist die Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung deutlich höher. Eine Manipulation der Daten ist wesentlich schwieriger, ebenso wie die versehentliche oder absichtliche Zerstörung bestimmter Dokumente.
Automatisierte Aktenführung mit der eAkte
Obwohl ein fester Aktenplan die Struktur der elektronischen Akten in der Verwaltung vorgibt, besteht bei der Aktenführung die Möglichkeit der Automatisierung von Abläufen. Denn bei Bedarf ist der Aktenplan flexibel anpassbar. Wie Du diesen erstellen kannst, erfährst Du in unserem Blogartikel zum Thema: Aktenplan erstellen.
Dokumente zum Beispiel, die digital ankommen oder eingescannt werden, werden automatisch abgelegt. Die neuen Daten und Schriftstücke werden zum Vorgang direkt in die betreffende eAkte einsortiert. Digitale Dokumente bieten noch weitere Möglichkeiten zum Automatisieren verschiedener Geschäftsprozesse. Beispielsweise können bei einer Personalakte automatisch prozessorientierte Vorgänge initiiert werden. Dazu gehört die Erstellung von Wiedervorlagen, die Versendung einer Einladung oder die Anweisung von Zahlungen. Bei einer Papierakte werden die Dokumente lediglich sortiert abgeheftet. Mit der elektronischen Aktenführung ist die Grundlage für die digitale Gestaltung von Prozessen in der Verwaltung gelegt
Kundenvortrag Einführung der eAkte bei der Stadt Wuppertal
Nicole Sommer ist bei der Stadt Wuppertal im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung als Fachbereichsleiterin für den Bereich Digitalisierung und E-Government zuständig. Zudem ist sie als Projektleiterin für das Förderprojekt „Verwaltungsweite Einführung des digitalen Aktenplans“ verantwortlich.
Neben einer Vorstellung der Wuppertaler Stadtverwaltung und dem Modellprojekt stehen fünf wesentliche Aspekte im Fokus des Kundenvortrags:
- Motivation zur Einführung einer eAkte
- Einführung in die strategische und operative Vorgehensweise
- Herausforderungen im Rahmen der Einführung
- Exkurs in die Abgrenzung zwischen Fall- und Sachakte
- praktische Handlungsempfehlung
Fallakten und allgemeine Schriftgutverwaltung
Im Rahmen der Einführung von eAkten sind erfahrungsgemäß zwei Kernelemente zu differenzieren: Sachakten und Fach- bzw. Fallakten.
Sachakten im Überblick
Eine Sachakte stellt dabei eine solche Akte dar, die gem. Organisationkonzept elektronische Verwaltungsarbeit (OkeVa) „nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und alle Vorgänge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise Akte zum Bau eines Flughafens, Überarbeitung des Aktenplans.“ Entsprechende Sachakten werden im Bereich der allgemeinen Schriftgutverwaltung innerhalb eines Aktenplans erstellt und verwaltet. Typisch für diese Akten ist, dass sie unstrukturiertes Dokumentengut aufbewahren, zu denen wenige Attribute oder Eigenschaften gehören.
Der Aktenplan dient dabei als Gliederungselement, ähnlich zu einem Inhaltsverzeichnis in einem Buch. Dabei sind unterschiedliche „Standards“ nutzbar, die von einer Aufgaben- oder Produktorientierung bis hin zu landeseinheitlichen Aktenplänen reichen.
Die Anlage von Sachakten sowie eine damit einhergehende Verschlagwortung erfolgt i. d. R. manuell – Anwender:innen hinterlegen notwendige Eigenschaften bzw. Attribute. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann dabei jedoch unterstützen: Die Übernahme von bereits bekannten Informationen wie dem Aktenplanzeichen, das Hinterlegen einer Federführung oder die Generierung eines neuen Aktenzeichens sind automatisiert möglich. Auch die Anlage von Vorgängen, als Unterelement von Sachakten (dreistufige Ablagestruktur gem. OkeVa: Akte > Vorgang > Dokument) kann automatisiert werden. Insbesondere in Bereichen, in denen ein Prozesscharakter vorherrscht, stellt dies eine spürbare Vereinfachung dar (Bsp.: Beschaffungsfall).
Eine Suche nach Sachakten sowie zugehörigen Vorgängen und Dokumenten erfolgt sowohl über den bereitgestellten elektronischen Aktenplan durch Navigation innerhalb der Baumstruktur als auch durch die Suchmechanismen des DMS.
Fallakten sind gem. OkeVa „verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich nur an einem formalen Merkmal unterscheiden, beispielsweise Anfangsbuchstaben des Familiennamens der Antragsteller.“
Fallakten im Überblick
Für Fallakten ist, anders als bei Sachakten, typisch, dass diese eine starke Strukturierung mit entsprechenden Attributen oder Eigenschaften mit sich bringen sowie meist massenhaft anfallen. Klassische Beispiele hierfür sind Kreditoren-, Steuer-, Vertrags-, Bau- oder Studierendenakten.
In vielen Fällen erfolgt eine Generierung der Akten durch Anbindung an ein führendes Fachverfahren: Dokumente und zugehörige Attribute werden über eine Schnittstelle an das DMS übergeben. Hier erfolgt eine automatisierte Anlage von Akten bzw. die Ablage der übergebenen Daten in eine bereits vorhandene Akte. Die Schnittstelle sorgt hierbei für eine anschließende, revisionssichere Speicherung im zentralen Archiv des DMS. In diesem können Funktionen genutzt werden, die womöglich im Fachverfahren nicht angeboten werden können (Bsp.: Workflownutzung, Wiedervorlagen, Versionierung, u. a.). Die Fachlichkeit bleibt dabei im führenden Verfahren: Die Fallbearbeitung findet, wie gewohnt, weiterhin im Fachverfahren statt.
Neben Fallakten, die über Fachverfahrensschnittstellen erstellt und aktualisiert werden, lassen sich auch solche Akten identifizieren, die stark strukturiert, massenhaft und meist papiergebunden vorgehalten werden – jedoch ohne Schnittstelle. Für entsprechende Strukturen bietet ein DMS oftmals ideale Lösungen, um die digitalen Akten und dazugehörigen Dokumente sowie Attribute vorzuhalten. In Kombination mit einer digitalen Formularverwaltung erfolgt die Anlage zentralisiert und durch Workflowfunktionen im DMS optimiert.
Die Suche nach Dokumenten aus Fallakten erfolgt zunächst zentral durch ein federführendes Verfahren, über das i. d. R. ein Absprung in das DMS ermöglicht wird oder aber Aktenbestände in einem eigens bereitgestellten Viewer visualisiert werden können. Erfolgt die Suche über das DMS, was insbesondere bei Fallakten ohne Fachverfahrensschnittstelle der Fall ist, bietet ein DMS einfache Suchmechanismen, bei denen sowohl der Volltext- als auch Attribute zur Suche gefunden werden können.
Bei fachlicher Annäherung von Fallakten an die Strukturen des Aktenplans kann des Weiteren ein entsprechender Eintrag im Aktenplan hinterlegt werden, der eine Suche aller in Frage kommenden Akten auslöst. Gänzlich unüblich ist es, Fallakten im Aktenplan abzulegen. Grund hierfür: Innerhalb des Aktenplans (als Baumstruktur dargestellt) werden ggf. tausende Treffer ausgewiesen – eine Suche hierin gestaltet sich zeitaufwendig und unhandlich.
Der Umstellungsprozess
Die flächendeckende Umstellung auf eine eAkte ist in der Verwaltung ein großes Projekt, welches nur mit einer gründlichen Vorbereitung und einer sorgfältigen Durchführung gelingen kann. Die Etablierung der eAkte wird die öffentliche Verwaltung in den kommenden Jahren noch umfassend beschäftigen. Denn die elektronische Aktenführung über ein Dokumentenmanagement-System ist als effizientester Hebel zur Digitalisierung anzusehen: Die Daten in der Verwaltung werden damit erst wirklich nutzbar gemacht.