Wie eBO die rechtssichere elektronische Kommunikation mit der Justiz vereinfacht

Seit dem 1. Januar 2022 bringt das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) frischen Wind in den digitalen Rechtsverkehr und die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Bürger:innen und Organisationen können nun, ähnlich wie Behörden, Notare und Rechtsanwälte, über ein sicheres digitales Postfach am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen. Dabei ist eBO weit mehr als nur ein einfacher Ersatz für den Briefversand. Es ermöglicht die schnelle, sichere und rechtskonforme Übermittlung von Dokumenten zwischen Gerichten, Behörden und Privatpersonen. Was genau das eBO ist, wer es wann nutzen kann und warum es so relevant ist, erklären wir in diesem Blogartikel. 

Rechtliche Grundlagen des eBO-Postfachs

Mit der Einführung des eBO-Postfachs wurden Lücken im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) geschlossen. Diese rechtliche Neuerung erfolgte durch eine Erweiterung des Nutzerkreises gemäß der Elektronischen-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) vom 24. November 2017 (BGBl. I 2017, S. 3803). Das neue eBO-Postfach wird in einem eigenen Kapitel 4 der ERVV implementiert, das lediglich aus vier Paragraphen besteht. 

Änderungen in Verfahrensordnungen wie ZPO und StPO

Parallel dazu wurden flankierende Änderungen in verschiedenen Verfahrensordnungen vorgenommen. Darunter die Zivilprozessordnung (ZPO), Strafprozessordnung (StPO), das Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG), das Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG), das Sozialgerichtsgesetz (SGG), die Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) sowie in anderen Gesetzen wie der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), dem Beurkundungsgesetz (BeurkG) oder der Grundbuchordnung (GBO) vorgenommen.

eBO-Postfach in allen relevanten Rechtsbereichen implementieren 

Diese Änderungen stellen sicher, dass das eBO-Postfach in allen relevanten Rechtsbereichen implementiert wird und als eine weitere anerkannte und sichere Form der Kommunikation mit den Gerichten gilt. Außerdem sind sie ein weiterer Schritt in Richtung einer grundlegenden Verbesserung des Prozessmanagements in der öffentlichen Verwaltung. 

Unterschiede eBO-Postfach zu klassischen Postfächern

Das eBO-Postfach ist ein spezialisiertes, rechtsverbindliches Kommunikationsmittel, das die digitale Transformation des Rechtsverkehrs unterstützt. Es bietet gegenüber klassischen Postfächern (Papier oder E-Mail) erhebliche Vorteile in puncto Sicherheit, Verbindlichkeit und Effizienz. Die Hauptunterschiede sind:

Rechtsverbindlichkeit

• eBO: Sicher und verbindlich im elektronischen Rechtsverkehr. 

• Klassisch: Keine rechtliche Sicherheit bei E-Mail, begrenzt bei Papierpost. 

Technologie & Sicherheit

• eBO: Verschlüsselte Kommunikation, spezielle Software (z. B. EGVP). 

• Klassisch: Papier und E-Mail ohne spezialisierte Sicherheitsstandards. 

Pflicht & Kosten

• eBO: Für bestimmte Gruppen Pflicht, Kosten für Einrichtung und Software möglich. 

• Klassisch: E-Mail oft kostenlos, Papier verursacht Porto. 

Zweck

• eBO: Speziell für Gerichte, Behörden und Organisationen. 

• Klassisch: Allgemeine Kommunikation. 

Der weite Nutzerkreis des eBO

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) erfasst eine breite Palette von Nutzenden gemäß § 10 Abs. 1 der Elektronischen-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) in ihrer seit dem 1. Januar 2022 geltenden Fassung. Somit können nicht nur natürliche und juristische Personen, sondern auch sonstige Vereinigungen über das eBO-Postfach mit den Gerichten kommunizieren. Das bedeutet, dass Bürger:innen, Unternehmen, Verbände und andere Organisationen in den Kreis der Nutzer einbezogen sind. 

Elektronischer Rechtsverkehr für weitere Verfahrensbeteiligte mit eBO 

Weiterhin können auch die Verfahrensbeteiligten, die bisher nicht zu den professionellen Nutzenden des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) gehörten, das eBO-Postfach nutzen. Hierzu zählen unter anderem Gerichtsvollzieher:innen, Betreuer:innen, Sachverständige oder Dolmetscher. In Bezug auf spezifische Gerichtszweige, wie Arbeits-, Sozial- und Verwaltungsgerichte, gehören zudem auch bestimmte Verbände, wie Gewerkschaften, Arbeitgeberverbände, Naturschutzorganisationen oder Sozialverbände, zu den berechtigten Nutzern des eBO. 

Zu den Nutzenden des eBO zählen insbesondere: 

• Arbeitgeberverbände
• Gewerkschaften
• Unternehmen
• Privatrechtliche Organisationen
• Vereine
• juristische Personen
• Dolmetscher
• Gutachter
• Sachverständige

Einrichtung und Nutzung des eBO-Postfachs

Die Einrichtung und Nutzung eines eBO-Postfachs erfordert zunächst eine identitätsbestätigende Registrierung. Die Bundesregierung setzt hierbei auf die Technologie SAFE (Secure Access to Federated E-Justice/E-Government), die sich bereits im Bereich der digitalen Verwaltung bewährt hat.  

Identitätsbestätigung für Personen, Unternehmen und Verbände 

Für die Identitätsbestätigung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die keinen großen technischen Aufwand erfordern. Privatpersonen können sich etwa über den elektronischen Identitätsnachweis (eID) ihres Personalausweises oder die eID-Karte identifizieren. Unternehmen und Verbände haben die Option, sich über ein qualifiziertes elektronisches Siegel zu identifizieren.  

Spezifische Berufsgruppen: Identifizierung über zuständige Stelle 

Spezifische Berufsgruppen, wie zum Beispiel Gerichtsvollzieher oder Dolmetscher können sich zudem durch eine Bestätigung ihrer jeweils zuständigen Stelle identifizieren. Alternativ können sie ihre Identität über ein Notariat durch öffentlich beglaubigte Erklärung nachweisen. Die Nutzung des eBO ist nur mit einer von der öffentlichen Hand zugelassenen Software möglich, um ein hohes Maß an Sicherheit bei der Einrichtung und späteren Nutzung des eBO zu gewährleisten.  

Besondere Hinweise zur Nutzung von eBO 

Ebenso sind bei der Nutzung des eBO einige wichtige Punkte zu beachten: Nur PDF-Dokumente oder TIFF-Dokumente sind zulässig, wenn Bilder nicht verlustfrei in ein PDF umgewandelt werden können. Der Schriftsatz muss mit dem vollständigen getippten Namen, z. B. „Max Mustermann“, als einfache elektronische Signatur enden oder eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen. Zudem sollte, sofern bekannt, das Aktenzeichen des Gerichts angegeben werden.   

Vorteile des eBO-Postfachs

Das eBO-Postfach ersetzt den traditionellen Postweg und ermöglicht eine schnelle, sichere sowie rechtsverbindliche digitale Korrespondenz mit Gerichten und trägt zu einer modernen Verwaltung bei. Die Vorteile im Überblick: 

• Zeit- und Kostensenkung: Durch den Verzicht auf Papier und Porto wird der gesamte Prozess beschleunigt und kostengünstiger. 

• Rechtliche Verbindlichkeit: Die digitale Kommunikation über das eBO-Postfach hat denselben rechtlichen Stellenwert wie Papierdokumente. 

• Erhöhte Sicherheit und Datenschutz: Dank des sicheren OSCI-Standards werden Daten verschlüsselt und geschützt übertragen. 

• Eindeutige Quittierung: Jede übermittelte Nachricht wird klar quittiert, was eine zuverlässige Bestätigung der Zustellung bietet. 

• Nachhaltigkeit: Der digitale Versand reduziert den Papierverbrauch und leistet einen Beitrag zum Umweltschutz. 

Effektiver elektronischer Rechtsverkehr mit eBO-Postfach

Die Auswirkungen des elektronischen Bürger- und Organisationenpostfachs (eBO) sind effektiv. Denn dort, wo gesetzlich eine Schriftformerfordernis für die prozessuale Korrespondenz vorliegt, kann nun auch digital über das eBO kommuniziert werden. Dies betrifft eine Vielzahl von Eingaben, angefangen beim Einreichen eines Schriftsatzes über die Antragsstellung bis hin zur Einreichung eines schriftlichen Gutachtens. Das Prinzip der digitalen Kommunikation gilt dabei in beide Richtungen: Nutzende des eBO-Postfachs können sowohl Nachrichten an das Gericht senden als auch Nachrichten vom Gericht empfangen. 

eBo soll Hemmschwelle zur Kommunikation senken

Das digitale eBO-Postfach bietet einen sicheren Übermittlungsweg, der den veränderten Rahmenbedingungen in einer digitalisierten Welt gerecht wird. Dokumente, die bisher ausschließlich in analoger Form auf Papier übermittelt wurden, können seit 2022 auch digital versendet werden. Durch das eBO soll die Hemmschwelle zur Kommunikation gesenkt werden, was wiederum zu einem positiven und vertrauensvollen Verhältnis zwischen Gerichten und Bürgern:innen beitragen soll. Zudem sollen durch die Nutzung des eBO Medienbrüche bei der elektronischen Aktenführung in der Verwaltung vermieden, Arbeitsabläufe optimiert und die Effizienz der Verfahren gesteigert werden.  

Fazit: einfache rechtssichere und digitale Kommunikation

Bisher hatten Privatpersonen, Verbände und Unternehmen nur eingeschränkte Möglichkeiten, virtuell mit den Gerichten in Kontakt zu treten. Das eBO-Postfach vereinfacht die rechtssichere elektronische Kommunikation mit der Justiz erheblich. Es ermöglicht eine schnelle, sichere und rechtsverbindliche Übermittlung von Dokumenten, wodurch der gesamte Kommunikationsprozess effizienter und kostengünstiger wird. Durch die Nutzung des eBO wird zudem die Hemmschwelle zur digitalen Kommunikation gesenkt und ein wichtiger Beitrag zu einer nachhaltigeren, papierlosen Zukunft geleistet.

Häufige Fragen und Antworten zum eBO-Postfach