Einführung einer E-Learning-Plattform: Praxisbericht der Stadt Wuppertal

Die Stadt Wuppertal hat vor kurzem ein Learning Management System für etwa 5.000 Mitarbeiter:innen eingeführt. Für den strategischen Erfolg des digitalisierten Lernens ist die anfängliche Wahl der richtigen Plattform entscheidend. Aber damit nicht genug, denn im weiteren Verlauf gibt es noch so viel mehr zu tun. Julia Struck und Mark Esteban Palomo vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung der Stadt Wuppertal berichten in einem Experten-Gespräch, welche Herausforderungen ihnen dabei auf ihrem Weg begegnet sind und wie sie diese gemeistert haben.

Digitaler Aktenplan als Projektstart

d.velop blog: Sie befassen sich seit 2020 mit der Einführung einer E-Learning-Plattform und befinden sich aktuell in der Pilotphase. Derzeit erstellen Sie viele Inhalte. Wie kamen Sie damals auf eine E-Learning-Plattform?

Mark Esteban Palomo: Angefangen hat alles mit dem Projekt „Digitaler Aktenplan“. Das war ein vom Land Nordrhein-Westfalen gefördertes zweijähriges Projekt, an welchem sowohl Julia als auch ich beteiligt waren. Im Rahmen dessen wurde mit der Software d.velop documents ein DMS verwaltungsweit eingeführt. Wir haben dafür Schulungen und Workshops durchgeführt. So hatten wir auch mit den Beschäftigten in der Verwaltung immer einen direkten Kontakt. Mit Corona hatten wir einen kleinen Bruch, da wir uns auf andere Themen konzentrieren mussten.

d.velop blog: Inwieweit hat sich die Corona-Pandemie auf das Thema E-Learning ausgewirkt?

Mark Esteban Palomo: Die Schulungen, welche wir bislang in Präsenz durchgeführt hatten, mussten wir nun auf online umstellen. Das war für alle Beschäftigten, auch für uns, eine Herausforderung. Wir fragten uns, was wir noch zur Unterstützung der Lernenden anbieten könnten – so kamen wir auf das Thema E-Learning. Dabei hat E-Learning in dem besagten Projekt schon immer eine wichtige Rolle gespielt. Durch die Auswirkungen der Pandemie bekam es auf einmal eine neue Bedeutung. Wir hatten akuten Handlungsbedarf und dachten uns: Wir starten damit, dass wir Teile unserer Schulungen filmen und sie als Videos zum Abruf anbieten. Nachdem im Projekt-Team gefragt wurde, wer solch eine Aufgabe übernehmen möchte, habe ich mich gemeldet. Ich hatte schon im privaten Rahmen Erfahrungen mit Audio- und Videoproduktion gesammelt, sodass ich prüfen konnte, was an Technik und Software vonnöten war. Darüber hinaus habe ich mich mit dem Aufbau von E-Learnings beschäftigt und ein kleines E-Learning-Konzept geschrieben. Julia kam eher zufällig dazu. Ich wollte gerade Testaufnahmen mit unserem neuen Mikrofon machen…

Julia Struck: …und da kam ich gerade rein. So überlegten wir uns, die Testaufnahmen gemeinsam zu machen. Das erste Thema, welches wir vertonten, war „Wie meldet man sich im DMS an“. Mark hat anschließend einen kleinen Film daraus gemacht.

Mark Esteban Palomo: Diesen haben wir in einer Team-Sitzung gezeigt und die Kollegen:innen waren von dem Endergebnis begeistert. Das kam so gut an, dass wir den Auftrag bekamen, die Themen Dokumentenmanagement-System und Aktenplan in Videohäppchen zu verpacken. Insgesamt produzierten wir 13 Lernvideos zu den Einzelthemen der Basisschulung. Diese veröffentlichten wir nach und nach im Intranet der Stadt Wuppertal und erhielten überaus positives Feedback. Mit der Zeit kamen die Mitarbeiter:innen sogar selbstständig mit weiteren Ideen auf uns zu.

Julia Struck: Die Videos waren eine gute Hilfe während der Corona-Zeit, weil man sich dort alles nochmal nach Bedarf anschauen kann. Die Aufnahmen wurden nach der Devise „So einfach wie möglich“ hergestellt. Das haben sowohl die Kollegen:innen als auch unsere Leitung honoriert. Nun haben wir ein eigenes E-Learning-Projekt in der Verwaltung.

d.velop blog: Wie viele Personen arbeiten im E-Learning-Projekt der Stadt Wuppertal mit?

Julia Struck: Wir sind zu zweit, wobei ich anteilig noch andere Aufgaben bediene. Letztlich ist es so, dass man verschiedene Fähigkeiten braucht. Diese können auch auf mehrere Personen verteilt sein.

Das Vorgehen bei der Implementierung der E-Learning-Plattform

d.velop blog: Wie genau war das Vorgehen? Womit haben Sie sich im Prozess beschäftigt?

Mark Esteban Palomo: Der erste Schritt war die Beschaffung der E-Learning-Plattform. Das Thema stand schon zuvor auf dem Aufgabenzettel im Rahmen des Einführungsprojektes DMS. Daher konnten wir auf Vorüberlegungen aufbauen und nahmen zudem an diversen Workshops der d.velop teil. Schlussendlich haben wir uns für die Plattform d.velop customer E-Learning entschieden. Wir haben den Einführungsprozess begleitet, uns technisch mit der Plattform auseinandergesetzt und viel ausprobiert. Klar war, dass nach der Einführung einer Plattform dort nicht nur der Aktenplan abgebildet werden soll. Die Plattform sollte der gesamten Verwaltung zur Verfügung stehen. Es sollte zudem eine breite Palette von Themen dargestellt werden. Wir haben uns vorgenommen, unsere Erfahrungen mit den bereits erstellten und verfügbaren E-Learnings zu nutzen, um nochmal in die Konzeption zu gehen und eine Vision zu entwickeln.

Julia Struck: Und zwar eine verwaltungsweite Vision. Zwei Hauptfragen standen im Raum: Welche Inhalte müssen wir bereitstellen? Welche Themen sind für die Mitarbeitenden der Stadt Wuppertal wichtig? Wir haben uns gedanklich vom System gelöst und die Inhalte betrachtet. Wir dachten sofort an Onboarding, aber auch an viele andere Themen. Wir haben uns gefragt, wie wir die Themen aufbereiten müssen und konnten aus den gewonnenen Erfahrungen schöpfen. Die Inhalte sollten so kurz und einfach wie möglich gestaltet sein. Bei unseren Inhalten handelt es sich nicht um ganze Kurse, sondern um kurze Einheiten, die zwischendurch konsumiert werden können. An diesem Punkt haben wir die Kollegen:innen involviert. In der Zusammenarbeit haben wir auch einen Namen für die Plattform gefunden: LEA. LEA steht für „Lernen Einfach Anders“. Das ist genau das, was wir vermitteln wollen.

d.velop blog: Welche konkreten Erkenntnisse haben Sie während der Umsetzung gewonnen?

Mark Esteban Palomo: Unsere recht frühe Erkenntnis war, dass selbst gestaltete E-Learnings gegenüber anderen Systemen den Vorteil haben, dass sie auf unsere individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wir haben die E-Learnings nicht nur für, sondern mit den Kollegen:innen erstellt. Mit den Fachbereichen haben wir die benötigten Inhalte in gemeinsamen Workshops erarbeitet. Mit diesen Ergebnissen haben wir uns nochmal tiefer mit dem Thema E-Learning aus didaktischer Perspektive befasst. Wir hatten bereits Erfahrungen mit Video-Tutorials. E-Learning ist aber ein viel reichhaltigeres Thema. Daher haben wir uns gefragt, was wir – abgesehen von den Videos – noch wertvolles für die Kollegen:innen machen könnten. Durch das d.velop customer E-Learning haben sich neue Möglichkeiten ergeben: Z. B. konnten wir damit spielerische Elemente, wie Quiz einbinden, oder Microlearning umsetzen. Der absolute Gamechanger war die Möglichkeit, die Web Based Trainings abzuspielen. Somit konnten wir interaktive E-Learnings erstellen. 

Julia Struck: Das Projekt vergleichen wir gerne mit einem Start-Up. Das verwaltungsweite Arbeiten gab es bei uns in diesem Sinne nicht. Es war unsere Initiative. Wir haben die Themen für die E-Learnings zusammengesucht: Zuerst gingen wir auf unsere eigene Leistungseinheit zu. Mittlerweile werden wir von den anderen Leistungseinheiten angesprochen, ob wir mit ihnen E-Learnings zu ihren Themen machen können. Durch die steigende Akzeptanz sind wir mittlerweile ein bedeutender Teil der Digitalisierungsstrategie. 

Die Herausforderungen bei der Einführung einer E-Learning-Plattform

d.velop blog: Auf welche Herausforderungen sind Sie bei der Einführung der E-Learnings und des Learning Management Systems gestoßen?

Julia Struck: Die größte Herausforderung war die Schaffung von Akzeptanz und die Legitimation vom E-Learning als solchem. Das Ganze entstand aus unserer Eigeninitiative: Wir mussten durch Leistung überzeugen. Eine gewisse Herausforderung wäre es aber auch für geschaffene Stellen gewesen, denn ohne die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen für die erbrachte Leistung, die E-Learnings, schafft man das nicht. Die zweite Herausforderung bestand darin, die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu kennen. Dazu gibt es klassische Methoden, wie z. B. Umfragen. Wir hatten den Vorteil, dass wir als Schulende direkt mit den Teams gearbeitet haben. Daher kannten wir die Bedürfnisse vieler Kollegen:innen aus erster Hand. Technikaffinität und die Bereitschaft, sich mit solchen Themen auseinanderzusetzen, sind in der heterogenen Mitarbeiterschaft sehr unterschiedlich ausgeprägt. Die dritte Herausforderung besteht in der Erstellung der E-Learning-Inhalte. Wir mussten eine Vorgehensweise herausarbeiten, was sehr herausfordernd war. Nicht zuletzt war auch die E-Learning-Plattform selbst eine Herausforderung. Sie bietet sehr viele Möglichkeiten. Es bedarf regelmäßig neuer Inhalte, damit die Plattform ein lebendiges System bleibt. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Kollegen:innen die Plattform nicht kontinuierlich nutzen. 

Umsetzung der E-Learnings

d.velop blog: Welche Kompetenzen mussten Sie sich für das Erstellen der digitalen Lerninhalte aneignen? Haben Sie dafür Weiterbildungen besucht?

Julia Struck: Ja. Wir haben einen kleinen Kurs zur Sprecherausbildung gemacht. Man braucht eine gewisse Grundaffinität. Vieles muss einfach ausprobiert werden.  

Mark Esteban Palomo: Ich kannte viele Tools schon vorher. Daher konnte ich mich auch in neue schnell einarbeiten. Es ist eine stetige Fortbildung, wenn neue Tools dazu kommen. Bei den Tools zur Erstellung von WBTs nutze ich Tutorial-Videos als Lernquelle. Ich eigne mir viel autodidaktisch und durch Ausprobieren an. Das Internet ist fast zu meiner Hauptinformationsquelle geworden. Geholfen hat auch mir die Sprecherausbildung.

d.velop blog: Wie sah die Umsetzung der E-Learnings bei der Stadt Wuppertal konkret aus?

Mark Esteban Palomo: Das erkläre ich am besten an einem Beispiel. Ein Team, eine Leistungseinheit oder einzelne Beschäftigte kommen mit einer Idee zu einem Thema auf uns zu und fragen, ob man daraus ein E-Learning erstellen kann. Es findet ein Erstgespräch statt. Dort wird beurteilt, ob sich das Thema überhaupt für ein E-Learning eignet. Anschließend überlegen wir, wie es umgesetzt werden kann. Wenn die Idee konkretisiert ist und wir z. B. ein Video drehen möchten, kommt die Konzeption. Wir lassen uns die Software erklären und probieren diese selbst aus. Dabei kommen uns schon erste Ideen, wie wir die Software vermitteln könnten. Anschließend wird ein Storyboard erstellt. Dort verschriftlichen wir den jeweiligen Sprechtext zu jeder Sequenz und legen die Effekte fest. Die visuelle Umsetzung ist noch ein bisschen komplexer, aber erste Ideen dazu notieren wir ebenfalls direkt im Storyboard. 

Nachdem der erste Entwurf fertig ist, holen wir von den Auftraggebern:innen nochmal ein Feedback ein und passen den Entwurf gegebenenfalls an. Wenn der Text final abgestimmt ist, gehen wir in die Erstellung. Bei einem vertonten Tutorial-Video machen wir als Erstes die Tonaufnahmen im Büro. Wir benutzen gutes Equipment, aber ein Tonstudio benötigt man hierfür nicht. Als Tool benutzen wir eine Freeware, die alle Basics für die Tonaufnahme bietet.

Julia Struck: Die Bildschirmaufnahme erstellen wir mit einer geeigneten Software. Ist die Aufnahme fertig, muss diese mit der Tonspur synchronisiert werden. Dazu schneiden wir die Bildschirmaufnahme entsprechend. Im nächsten Schritt folgt eine kurze Prüfung, ob noch etwas gekürzt werden muss. Zuletzt versehen wir das Video mit Effekten und mit Intro und Outro. So entsteht ein Film. Der finale Film wird mit den Auftraggebern:innen abgestimmt und künftig auf unserer Lernplattform veröffentlicht. Der integrierte Video-Player der Plattform versieht die Videos automatisch mit Untertiteln, was uns nochmal die Arbeit erleichtert. Das ist der klassische Weg, wie bei uns ein E-Learning-Video entsteht. 

Fazit

Wir haben in diesem Gespräch erfahren, dass die Einführung einer E-Learning-Plattform ein umfangreicher Prozess ist, welcher von vielen Faktoren in der Organisation abhängt. Individuelle und zielgruppengenaue Schulungsinhalte sind von zentraler Bedeutung. Aus dem Gespräch mit Julia Struck und Mark Esteban Palomo wurde deutlich, dass der Weg zum digitalisierten Lernen mit der Einführung einer Plattform gerade erst beginnt. Die Stadt Wuppertal hat uns in diesem Gespräch einen möglichen Weg für eine erfolgreiche Implementierung einer E-Learning-Plattform aufgezeigt.