Eine der Kernaufgaben eines Netzwerk- und Systemadministrators bzw. einer Administratorin ist die fortlaufende Überwachung und Erfassung der Vorgänge und Prozesse in einer Systemumgebung. Damit der Betrieb der IT-Infrastruktur in einer Organisation reibungslos funktionieren kann, muss der oder die IT-Verantwortliche in der Lage sein, Probleme und Fehler rechtzeitig, im besten Fall noch vor deren Entstehung, zu erkennen und umgehend „aus der Systemwelt“ zu schaffen. Wie eine systematische Überwachung gelingen kann und warum das DMS-Monitoring für einen reibungslosen Ablauf in einer Organisation unumgänglich ist, erklären wir in diesem Artikel.
Was versteht man unter Monitoring?
„Monitoring“ bedeutet in der IT-Welt die proaktive Überwachung und systematische Kontrolle (Beobachtung, Messung, Protokollierung und Erfassung) der Systemvorgänge oder Prozesse auf ihre reibungslose Funktionalität. Dies kann z. B. mithilfe eines Beobachtungs-Systems oder einer Monitoring-Software geschehen.
Damit die Ergebnisse vergleichbar und analysierbar sind, sollte das Monitoring in regelmäßigen Abständen erfolgen. Dabei wird fortlaufend überwacht, ob sich alle Leistungskomponenten innerhalb der klar definierten Schwellenwerte befinden. Nur bei regelmäßiger Kontrolle können die verantwortlichen Personen die Daten korrekt analysieren und den Ablauf bei Bedarf korrigieren.
Welche Ziele verfolgt Monitoring?
- Das übergreifende Ziel aller Monitoring-Aktivitäten ist der reibungslose Betrieb der sogenannten „geschäftskritischen Systeme“ in einer Organisation.
- Darin verknüpft ist auch die Absicht, diejenigen Ursachen festzustellen, welche dazu führen, dass bestimmte Parameter die festgelegten Schwellenwerte verlassen haben.
- Ein weiteres Ziel des System-Monitoring ist die rechtzeitige Erkennung und Behebung von Fehlern. Denn nur so können die IT-Verantwortlichen größere Systemschäden und daraus resultierende Ausfälle verhindern.
- Daraus ergibt sich das Ziel, die Ursachen der Fehler und Ausfälle zu erkennen und zu lokalisieren, um „beim nächsten Mal“ dagegen besser gewappnet zu sein und im besten Falle diese Probleme umgehen zu können.
- Das wertvolle Know-how, welches die IT-Verantwortlichen aus dem fortlaufenden Monitoring gewinnen, gehört ebenfalls zu den Zielen des System-Monitoring.
Um all die genannten Ziele verfolgen zu können, sollten sich die Verantwortlichen im Klaren sein, dass Monitoring ein fortlaufender Entwicklungsprozess ist. Es ist ein technisches Hilfsmittel, bei welchem die Mitarbeitenden jedoch selbst aktiv werden müssen, damit sie mithilfe des Monitorings auch die oben genannten Ziele erreichen können. Umso wichtiger sind dabei ausreichende personelle Ressourcen und das Know-how der Systemadministratoren:innen. Denn mit jeder Identifizierung und Behebung der Fehler entsteht ein mächtiges Instrument, welches die IT in einer Organisation langfristig unterstützen kann. Gleichzeitig werden die Systeme stetig optimiert, was wiederum Zeit- und Kosteneinsparungen mit sich bringt. Eine regelmäßige System-Überwachung ist dabei ausschlaggebend.
Dieser Grundsatz der IT bringt das Ziel des Monitorings auf den Punkt: „If you can’t measure it, you can’t manage it“ („Was Du nicht messen kannst, kannst Du auch nicht verwalten“).
Diese 10 Vorteile bietet Monitoring
- Laufende Überwachung der Systemlandschaft in Echtzeit
- Verbesserung der IT-Verfügbarkeit
- Stabilität der Systemumgebung
- Rechtzeitiger Alarm bei Störungen
- Frühzeitige Erkennung von Fehlern
- Automatische Behebung bekannter Fehler
- Vorbeugung von Systemausfällen
- Lückenlose Protokolle, Auswertungen, Analysen & Berichte
- Kostensenkung & Zeitersparnis durch automatisierte Überwachung
- Geringer Pflegeaufwand
Welche Komponenten werden beim Monitoring überwacht?
Bei der Überwachung einer Systemlandschaft ist es besonders wichtig, alle relevanten Komponenten in eine Gesamtlösung zu integrieren: z. B. Arbeitsspeicher, Anwendungen, Prozesse, Schnittstellen, Verzeichnisse und Logs. Nur wenn alle Komponenten kontrolliert und ausgelesen werden können, sind sowohl ein vollständiges Monitoring als auch der reibungslose Systembetrieb in einer Organisation gewährleistet.
Welche Techniken gibt es beim Monitoring?
Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten, die definierten Ziele des Monitorings zu erreichen:
- Aktives Monitoring
- Durchgängiges Monitoring
- End-to-End-Monitoring
- Netzwerk-Monitoring: intern & extern
Aktives Monitoring
Beim aktiven Monitoring werden Dienste und Programme seitens eines Software-Bots automatisiert ausgeführt, um vom Monitoring-System erkannte Probleme und Fehler vorübergehend zu beheben. Die Anwendenden merken davon nichts und können ungestört z. B. mit ihren Programmen weiterarbeiten. Durch dieses Verfahren wird die eigentliche Ursache des Problems jedoch nicht behoben. Dies kann sogar dazu führen, dass das Problem ungewollt getarnt wird.
Durchgängiges Monitoring
Ein durchgängiges Monitoring bedeutet eine dauerhafte, alle Bereiche umfassende Überwachung. Diese Technik des Monitorings erzeugt durch die zahlreichen zu überwachenden Anwendungen und Geräte enorme Datenmengen, ist arbeitsintensiv und verlangt hohe zeitliche Kapazitäten von den IT-Verantwortlichen. Dabei werden z. B. jegliche Informationen zur Lokalisierung von Ausfällen zur Verfügung gestellt, um Performance-Einbrüche gezielt beseitigen zu können, noch bevor die Anwendenden dies merken.
End-to-End-Monitoring
Beim End-to-End-Monitoring werden die Funktionalitäten nur eines Programms oder Dienstes am Ort der Nutzung gemessen. Diese Lösung kann sowohl das typische Nutzerverhalten nachahmen als auch die Handlungen echter Nutzenden aufzeichnen, um festzustellen, ob z. B. die Antwortzeiten der Anwendung im „grünen Bereich“ liegen. Dies wird durch das Application Response Time Monitoring ermöglicht.
Netzwerk-Monitoring: internes und externes Monitoring
Neben den drei oben genannten Techniken des Monitorings gibt es noch das Netzwerk-Monitoring, welches in internes und externes Monitoring aufgeschlüsselt wird. Beim internen Monitoring regelt die Organisation die Überwachung ihrer Systeme selbstständig. Dies kann jedoch dazu führen, dass das eigens dafür implementierte System selbst von Fehlern betroffen wird und sich diese Fehler in der gesamten Infrastruktur verbreiten können. Im schlimmsten Fall bleiben die Fehlfunktionen unerkannt.
Um die Fehlfunktionen des Monitorings umgehen zu können, wird das externe Monitoring als Managed Services hinzugezogen. Der beträchtliche Vorteil vom externen Monitoring: Die Organisation muss sich nicht um die nötige Software oder die Lizenzierung kümmern. Eine umfangreiche, effiziente und intelligente Überwachung aller Anwendungen wird jederzeit gewährleistet. Somit entfallen auch die wiederkehrenden Pflegearbeiten für die IT-Verantwortlichen.
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Wie wird Monitoring eingesetzt?
Das Monitoring beruht auf zwei wesentlichen Zielsetzungen, die im besten Falle gleichermaßen verfolgt werden. Zum einen sollen nachvollziehbare Aussagen über die Entwicklung der System-Landschaft auf Basis zuverlässiger Zahlen und Daten getroffen werden. Zum anderen soll das System laufend überwacht werden, um auf laterale Bewegungen oder gar Ausfälle schnell reagieren und den Schaden minimieren zu können.
Es gibt zwei Vorgehensweisen der Systemüberwachung: das sogenannte Historical Monitoring (historisches oder Langzeit-Monitoring) und das Real-Time-Monitoring (Überwachung in Echtzeit).
Historisches oder Langzeit-Monitoring
Mit dem historischen oder Langzeit-Monitoring lassen sich Messdaten aus der Vergangenheit abrufen, um diese für eine Langzeitüberwachung des Systems auswerten zu können. Dadurch können die IT-Verantwortlichen mittel- bis langfristige Systemkapazitäten planen, wobei z. B. die Spitzenwerte von Datentransfers berücksichtigt werden können. Auch kann das historische Monitoring einen Hinweis geben, ob ein Softwareupdate für die identifizierten Fehler benötigt wird.
Echtzeit-Monitoring
Wie der Name schon sagt, wird beim Echtzeit-Monitoring der aktuelle Zustand von sämtlichen System-Komponenten in Augenschein genommen. Tritt ein Fehler auf, meldet die Monitoring-Software umgehend die genaue Diagnose, damit die IT-Verantwortlichen unmittelbar auf das Problem reagieren und dieses so schnell es geht beheben können: Am besten noch bevor die Anwendenden den Fehler oder gar den Systemausfall mitbekommen. Ein Benachrichtigungssystem kann die IT-Verantwortlichen hierbei unterstützen.
Wie sinnvoll ist DMS-Monitoring für Organisationen?
Die Digitalisierung im öffentlichen Dienst schreitet voran; mit ihr auch die stetig wachsende Abhängigkeit von IT-Systemen. Kommt es in einer Organisation zu IT-Fehlern oder gar zu einem Systemausfall, kann es schwerwiegende finanzielle oder gar juristische Folgen mit sich bringen. Aber auch bei „milderen“ IT-Problemen kann die Handlungsfähigkeit einzelner Mitarbeitenden oder ganzer Fachbereiche nicht mehr gewährleistet werden.
Häufig wird jedoch erst dann reagiert, wenn es längst zu spät ist – bei einer Störung. Dabei werden IT-Verantwortliche einem hohen Stresspegel ausgesetzt, was wiederum zu einer länger andauernden Fehlersuche führen kann. Aber auch die Überwachung der Systeme mit vielen kleineren „Insel-Lösungen“ ist nicht optimal, denn vor allem in Stress-Situationen können die Mitarbeitenden schnell den Überblick verlieren.
Ein zentrales Monitoring der IT-Systeme, wie zum Beispiel des Dokumentenmanagement-Systems (DMS), spielt daher eine bedeutende Rolle in einer Organisation und gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Systemadministratoren:innen. Damit die IT-Verantwortlichen ihrer Arbeit bestmöglich nachgehen können, benötigen sie eine entsprechende Software. Denn mit einer intelligenten Monitoring-Software können nicht nur Fehler frühzeitig entdeckt, sondern auch Datenanalysen und Performance-Vergleiche durchgeführt werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass eine gute Monitoring-Software die zu überwachenden Systeme nicht zusätzlich belastet und diese dennoch regelmäßig überwacht.
Nutzen von DMS-Monitoring
- Automatische Erkennung aller Komponenten
- Selbstkonfigurierendes System
- Übersichtlicher Systemstatus
- Direkte Fehleranzeige
- Datendarstellung auf einem Dashboard
- Festplattenüberwachung
- Nutzung auch auf mobilen Endgeräten
- Einsparung weiterer Dienstleistungen
DMS-Monitoring mit d.ecs monitor: Zentrale Überwachung der Systemlandschaft
Die Monitoring-Software d.ecs monitor ist eine professionelle, leicht konfigurierbare Anwendung zur einfachen Überwachung des Dokumentenmanagement-Systems der d.velop. Mithilfe der zentralen Übersicht bekommen die IT-Verantwortlichen Einblick in alle laufenden Systemkomponenten und können diese auch sehr detailliert kontrollieren. So sind die Mitarbeitenden in der Lage, schnell auf mögliche Probleme zu reagieren und eventuelle Ausfallzeiten zu minimieren.
d.ecs monitor überwacht vollumfänglich die gesamte Systemlandschaft. Dank automatischer Konfiguration ist die Einrichtungszeit minimal und die Lösung im Handumdrehen betriebsbereit. Mit Hilfe der eingesetzten HMTL-Technologie haben die IT-Verantwortlichen von überall Zugriff auf das Dokumentenmanagement-System der d.velop.
Fünf Vorteile von d.ecs monitor
- Übersichtlicher Systemstatus
- Direkte Fehleranzeige
- Automatische Erkennung aller Komponenten
- Festplattenüberwachung
- Nutzung auf mobilen Endgeräten
d.ecs monitor ist so ausgelegt, dass es mögliche Fehler erkennt, noch bevor diese auftreten. Die Lösung erlaubt zudem eine direkte Fehlerbehebung in der Oberfläche. Das Einbinden einer Jobverwaltung zur ständigen Überprüfung und Auswertungsstatistiken optimiert dabei das laufende System.
Diese Monitoring-Software überwacht alle bestehenden Komponenten und eingesetzte Festplatten. Außerdem zeigt sie den IT-Verantwortlichen entsprechende Detailinformationen zu jedem laufenden Dienst; auch zu jedem Service wird die letzte Fehlermeldung direkt angezeigt. Die Anwendung bietet die Möglichkeit der Wartung auf Gruppen-, Service- und Rechnerebene. Die Lösung erkennt automatisch die eingesetzten DMS-Komponenten: Dadurch ist der Konfigurationsaufwand bei der Installation von d.ecs monitor minimal.
Technische Aspekte des DMS-Monitorings:
- Hardware und Server
- Performance
- Verfügbarkeit
- Speicher
- Arbeitsspeicher
- Fachliches Monitoring
- Konfigurationsoptimierungen
- Bearbeitungszeiten
- Versionsberatung
- Systemstatusmeldungen
Mit der Anwendung d.ecs monitor werden die IT-Verantwortlichen in einer Organisation frühzeitig über alle Veränderungen am System informiert und können somit Systemeinschränkungen reduzieren oder ganz vermeiden. Dabei wird eine Übersicht aller Server, Dienste und Prozesse des DMS auf einem Dashboard erstellt. Die Mitarbeitenden werden über alle System-Veränderungen benachrichtigt.
Funktionen des d.ecs monitor von d.velop
- Weboberfläche
- Versenden von E-Mail- & SMS-Benachrichtigungen
- Versenden von Nachrichten an verschiedene Empfänger
- Erstellen von Vorlagen für E-Mails und SMS
- Überwachen der Logdateien
- Wartungszeiten
- Unterstützung anderer Monitorsysteme (Icinga, Nagios,..)
- Verfügbarkeitsregeln (für mindestens x Instanzen)
Wrapper: Automatische Produktüberwachung
Die Grundfunktionalität von d.ecs monitor ist durch sogenannte Wrapper erweiterbar. Ein Wrapper ist eine Applikation zur Erweiterung des Basisumfangs. Dabei besteht die Möglichkeit, die individuelle Umgebung einer Organisation optimal zu überwachen.
Auswahl automatischer Prüfungen:
- Verzeichnisse
- Erreichbarkeit von Computern und Netzwerken
- Festplatten-Performance
- Lebensdauer von Zertifikaten & die Erreichbarkeit von Webservices
- Überprüfung der wichtigsten Funktionen des DMS
Managed Services für DMS-Monitoring
Ein DMS-Monitoring ist ein fortlaufender Prozess, welcher von den IT-Verantwortlichen viel Zeit und Knowhow abverlangt: Um einen reibungslosen Betrieb in einer Organisation gewährleisten zu können, erfordert ein Dokumentenmanagement-System eine ständige Pflege, Administration und Wartung.
Damit die Mitarbeitenden in ihrer alltäglichen Arbeit merklich entlastet werden können, empfiehlt es sich daher, eine bedarfsgerechte Betriebsunterstützung in Anspruch zu nehmen: Managed Services. Damit sind regelmäßig wiederkehrende IT-Leistungen gemeint, deren Art, Umfang und Qualität mithilfe vereinbarter Service Level Agreements (SLA) festgelegt werden.
Der größte Vorteil von Managed Services ist, dass die Organisation die Kontrolle über die eigene IT behält: Es werden ausschließlich Dienste in Anspruch genommen, welche auch wirklich benötigt werden. So kann ein reibungsloser Betrieb des Systems sichergestellt werden – wie zum Beispiel mithilfe des Monitorings. Dabei wird das DMS kontinuierlich durch die Experten aus der Ferne überwacht und ausgesteuert. Damit wird auch die Verantwortung dafür übernommen, dass das Dokumentenmanagement-System in der gesamten Organisation stets zuverlässig funktioniert. Dies wiederum ist ein Garant für ein produktives und effizientes Arbeiten in allen Fachabteilungen.
Wobei wir schon bei einem weiteren wichtigen Vorteil von Managed Services wären: Da die IT-Verantwortlichen das Monitoring des DMS-Betriebs an Experten abgeben, werden die Mitarbeitenden in einer Organisation bei ihren täglichen Routineaufgaben entlastet und können sich fortan auf die wichtigsten Kernprozesse konzentrieren. Auch die Organisation kommt im wahrsten Sinne des Wortes auf ihre Kosten, da sie sich mithilfe von Managed Services für Monitoring die mühsame Suche nach gut ausgebildeten IT-Fachkräften künftig sparen kann.
Nutzen von Managed Services im Überblick
- Kontrolle über die eigene IT
- IT-Verantwortliche entlasten
- Effizienz steigern
- Transparenz schaffen
- Kosten sparen
- Fachkräftemangel entgegenwirken
Darum ist das DMS-Monitoring in einer Organisation unerlässlich
Um einen durchgängig reibungslosen IT-Betrieb in einer Organisation zu gewährleisten und Fehler frühzeitig erkennen zu können, bedarf es einer proaktiven Überwachung von Systemen, wie zum Beispiel des DMS. Für die permanente Beobachtung der Systemlandschaft müssen in erster Linie personelle und zeitliche Ressourcen geschaffen und fortlaufend verfolgt werden. Denn nur so können die IT-Verantwortlichen die Mammut-Aufgabe des Monitorings in ihrem Alltag bewältigen und Fehler beheben, noch bevor die Anwendenden etwas davon mitbekommen. Eine manuelle Systemüberwachung ist dabei nur stichprobenartig machbar und die Arbeit mit vielen kleineren „Insel-Lösungen“ nicht empfehlenswert. Nur ein hoher Automatisierungsgrad ermöglicht eine durchgängige, bedarfsgerechte Systemüberwachung und einen reibungslosen Betrieb in einer Organisation.
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