Die fortschreitende Digitalisierung hat in den letzten Jahren auch vor der Verwaltung nicht Halt gemacht. Doch was bedeutet die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen genau und wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Darüber berichtetet Andreas Schreiber vom Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) in seinem Vortrag bei den d.velop public sector days 2022 (zum Video des Vortrags). Er ist bei der KSM in Schwerin für die kommunalen Träger verantwortlich. Im Unternehmensverbund begleiten die KSM und die SIS (Schweriner IT- und Servicegesellschaft mbh) die Digitalisierung der kommunalen Kunden und Träger in Westmecklenburg.
Für seinen Vortrag nutzt Andreas Schreiber das Beispiel der Landeshauptstadt Schwerin und des Landkreises Ludwiglust Parchim. Die zentralen Fragestellungen sind: Wie könnte man den Kommunen ganzheitliche Verwaltungsprozesse anbieten? Und wie kann der Prozess vom Eingang bis zum Ausgang der Bescheide gemeinsam besser optimiert werden?
Die Bedeutung der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger, hat ein Altkanzler gesagt. Eines der herausragendsten Gesetze derzeit ist das Onlinezugangsgesetz, welches demnächst womöglich noch mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMog) überlagert wird.
Andreas Schreiber
Dabei handelt es sich um zwei wichtige Gesetze, die Verwaltungsprozesse in Zukunft komplett neu ermöglichen. Dem müssen sich die Kommunen und kommunalen IT-Dienstleister stellen, um den Herausforderungen gerecht zu werden. Derzeit gibt es jedoch keine kommunale Leistung, die bundesweit in allen Kommunen online zur Verfügung steht.
Die Landeshauptstadt Schwerin hat als Erste die Online-Antragstellung für Baugenehmigung implementiert. Der Landkreis Ludwigslust Parchim wird die Erfahrung von Schwerin nutzen, sodass die Fachbereiche näher zusammengebracht werden können. Nach diesem Prinzip können ähnliche oder gleiche Prozessabläufe auch in der Kommunalverwaltung etabliert und ein gemeinsamer Vorteil für die Bürger:innen erreicht werden.
Der Implementierungsprozess eines Online-Services
Mit der Einführung eines Online-Services zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen wird zuerst die eAkte im Fachbereich der Verwaltung eingeführt, entweder mit oder ohne Anbindung an das Fachverfahren. Danach wird der elektronische Posteingang des Online-Service angeschlossen. Die KSM hat zusammen mit anderen Organisationen definiert, welche Anforderungen ein Dokumentenmanagementsystem erfüllen sollte, um Leistungen in das Fachverfahren oder in die eAkte zu integrieren.
Das Gold des 21. Jahrhunderts: Geschäftsprozesse – und wie man diese (auch ohne IT-Skills) implementiert
Der Anspruch der KSM ist, nicht nur die Leistungen der Kommune bereitzustellen, sondern auch Leistungen des Zolls, des Bundes und des Landes – sogenannte verwaltungsferne Leistungen – zu bündeln.
Wir müssen gemeinsam Online-Systeme bereitstellen und Akten definieren. Mein Wunsch wäre, dass wir in Zukunft zu mehr Standardisierung, mehr gemeinsamen Dokumentenarten kommen, sodass wir uns auch untereinander gut austauschen können.
Andreas Schreiber
Video: Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Wie sieht der Weg zur ganzheitlichen Digitalisierung von Verwaltungsprozessen rückblickend, aktuell sowie perspektivisch aus? Wie stehen die Trägerkommunen in Mecklenburg-Vorpommern da? Welche Herausforderungen waren zu bewältigen? Antworten auf diese Fragen gibt es im Vortrag.