Digitalisierung Stadtwerke: Auf diese 6 Dinge solltest du in deiner IT-Strategie achten

Aus Gesprächen mit Stadtwerken wird deutlich: Die Digitalisierung von Stadtwerken wird ein immer wichtiger werdender Teil des Geschäftsmodells. Insbesondere im Hinblick auf die Zusammenführung von Unternehmen liegt hier vorn, wer mit der Zeit geht! Problem: Das Bewusstsein über diese Situation und der Wille zur Veränderung setzen in der Branche nur langsam ein.

Das kann jedoch ein Vorteil für jene Stadtwerke sein, die vorweggehen wollen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über den aktuellen Stand der Digitalisierung von Stadtwerken und gibt dir sechs Tipps mit, auf die du bei der Umsetzung deiner IT-Strategie achten solltest.

Wie ist der aktuelle Stand in der Digitalisierung von Stadtwerken?

Viele Versorger sind noch sehr „klassisch“ aufgestellt. Ihr Arbeitsalltag ist durch eine hohe Anzahl an papierbasierten Prozessen, sowie langer Prozessdurchlaufzeiten gekennzeichnet. Jedoch wächst das Bewusstsein, hier Veränderungen herbeiführen zu müssen. Auch wenn dabei zunächst feste Gewohnheiten bei der täglichen Arbeit überwunden werden müssen.  

Dieses Phänomen hat sich bereits in anderen Märkten, wie der Industrie, abgezeichnet. Besonders in Unternehmen mit etablierten Strukturen wurden Prozesse lange Zeit auf dem analogen Arbeitsweg durchgeführt und waren gelebte Praxis. Zwischenzeitlich hat sich die Situation jedoch grundlegend geändert. Die Erkenntnis ist vorhanden, dass Digitalisierung ein integraler Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe ist. Es wird nicht mehr diskutiert, ob Digitalisierung notwendig ist. Vielmehr geht es hier um die nächsten Ausbaustufen, also um Themen wie Cloud, IoT, Industrie 4.0 usw. Die Digitalisierung dient dazu, sich Vorteile in der Differenzierung vom Wettbewerb zu verschaffen. Um das zu realisieren (und letztlich zu monetarisieren), ist jedoch der Blick nach vorn und der unbedingte Wille zur Veränderung notwendig. Das gilt sowohl für das Management als auch für die Kolleg:innen aus den Fachbereichen. Letztendlich ist die Digitalisierung zusätzlich auch eine Möglichkeit, dem Fachkräftemangel zumindest teilweise etwas entgegenzusetzen. 

6 Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung von Stadtwerken

1. Kenne dein Geschäftsmodell und die Stellung der IT!

Hört sich einfach an? Was zumindest in der Geschäftsführung ein Selbstverständnis sein sollte, ist mitunter bereits in IT-Abteilungen teilweise ein Thema. Die IT ist keine Abteilung, die sich darum kümmert, dass der Drucker funktioniert (und somit Prozesse wieder händisch erledigt werden müssen). Sie ist auch keine Abteilung, die sich ausschließlich darum kümmert, dass die vielen gesetzlichen Regelungen, wie z.B. zur Energiepreisbremse, Marktkommunikation o. Ä. umgesetzt werden. Ja, diese Dinge sind wichtig und gehören auch zur IT. Die IT dient insbesondere jedoch dazu, das Geschäftsmodell der Organisation positiv zu beeinflussen und daran mitzuwirken! Unternehmerisches Denken und positive Impulse aus der IT für das Geschäftsmodell sind somit unabdingbar.

2. Erstelle ein „Big Picture“

Wenn du weißt, wie dein Zielbild aussieht, dann wird dir die Planung des Wegs dahin leichter fallen. Folglich ist es unabdingbar, mit einem Big Picture zu arbeiten. Für alle Kolleg:innen aus der IT: Ihr kennt das bereits aus der Infrastrukturplanung. 🙂

Dasselbe gilt analog für die grundsätzliche Planung: Wo steht die Organisation in 5 Jahren? Welche Wettbewerbsvorteile werdet ihr bis dahin realisiert haben? Welche Rolle spielt die IT in diesem Zielbild? Arbeitet diese und weitere „Zukunftsfragen“ aus.

Schreibt auf, wo ihr euch als Gesamt- und IT-Organisation in 5 Jahren seht und gleicht das untereinander ab!

3. Von innen nach außen heraus: Lege Prioritäten fest

Jetzt, wo das Zielbild deutlich geworden ist, könnt ihr euch an die Umsetzung einzelner Schritte machen. Dabei gilt: Arbeitet von innen nach außen heraus, was bedeutet, dass ein gewisses Fundament geschaffen werden muss. Das gilt zum einen im technischen Sinne. Es muss aber auch ein Fundament für Mitarbeiter:innen geschaffen werden.

Zum technischen Fundament:

Stellt euch vor, ihr würdet z. B. sowohl für Kunden als auch für Servicemitarbeiter:innen neue Apps einführen. Diese würden Serviceangebote massiv verbessern, gleichzeitig aber auch große Datenmengen generieren. Wenn es intern keine Systeme gibt, die diese Daten strukturiert auswerten können, ergeben diese Apps keinen Sinn. Neben den durch die IT ohnehin umzusetzenden Pflichtteil (z. B. für die Marktkommunikation, Abrechnungssysteme etc.) kommen häufig weitere vorbereitende Grundlagenthemen hinzu. Dies können etwa Themen rund um geografische Informationssysteme (GIS) oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sein. Die Verfolgung eines Ziels kann somit gerade aus technischer Sicht sehr lang sein.

Zum Mitarbeiter:innen-Fundament:

Das ehrgeizigste Ziel und das schönste Projekt nutzen nichts, wenn Mitarbeiter:innen dieses nicht aus einer intrinsischen Motivation heraus aktiv unterstützen. Das Gegenteil davon sind Projekte, in denen das Management eine Entscheidung durchsetzt und Mitarbeiter:innen mit dieser Entscheidung leben müssen. Es ist offensichtlich, welches Projekt langfristig erfolgreicher sein wird. Folglich ist es das unbedingte Ziel, Mitarbeiter:innen so mitzunehmen, dass sie sich auf (Teil-)Projektziele selbst committen. Wenn dir dies gelingt, wirst auch du in der weiteren Folge stark profitieren.

4. Starte mit kleinen Projekten, die deinen Mitarbeiter:innen einen hohen Nutzen versprechen.

Dieser Punkt kann als Fortführung des vorherigen Punktes gesehen werden. Oft sind es die kleinen Verbesserungen, die dabei unterstützten, Mitarbeiter:innen mitzunehmen. Als Beispiel dient hier mal nicht die Industrie, sondern ein regionaler Versorger, der folgendes Zielbild entwickelt hat:

Auf Basis einer DMS-Plattform sollen CRM, ERP und GIS miteinander verbunden werden, sodass ein echter 360° Überblick über alle Kunden- und Hausanschlussdokumente vorhanden ist. Über zusätzliche Apps sollte auch die Kommunikation mit Kunden und Servicetechnikern verbessert werden. Workflows und Signaturen sollen zudem dazu beitragen, dass Medienbrüche vermieden werden.

Herausforderung: Bei vielen Mitarbeiter:innen herrschte Skepsis gegenüber dem Projekt.

Die interne Einführung einer Signaturlösung, mit einer Unterschriftenumlauf-Funktion, brachte dann jedoch den Stein zum Wandel ins Rollen. Mehrwerte wurden erkannt, sodass in Folge weitere Fachbereiche Bedarf signalisiert haben. Dies war ein Schlüsselmoment, da dieser die Türen öffnete, um auch weitere Teilschritte umzusetzen. Diese waren:

• Implementierung einer Workflowplattform
• Einführung einer Kunden- und Hausanschlussakte, inkl. der Integration in führende CRM-, ERP- und GIS-Systeme
• Verbindung der Signatur-, Workflow- und DMS-Plattform zu einem ganzheitlichen System
• Bereitstellung von Mitarbeiter:innen- und Kunden-Apps

Über Umwege wurde das Ziel erreicht. Auch wenn der Faktor Zeit eine wichtige Komponente ist, so wurde etwas anderes, noch wichtigeres geschaffen: Durch das schrittweise Vorgehen erhielt die Organisation das Commitment der Mitarbeiter:innen, dass sie diesen Weg gemeinsam gehen wollen.

5. Fokussiere dich auf Standards

In Zeiten, in denen das Rechenzentrum im eigenen Hause betrieben wurde, war die Individualisierung von IT-Systemen gängiger Standard. Gerade in Industrieunternehmen mit großen Budgets sind Berater scharenweise im Einsatz gewesen, um den individuellen Standard der jeweiligen Organisation zu etablieren. Die Folge: Komplexe, schwer anwendbare Systeme, die zusätzlich einen hohen Wartungsbedarf haben und nur unter hohen Aufwänden auf neue Softwareversionsstände aktualisiert werden konnten.

Heute wird hingegen gerade in der Industrie mehr und mehr die Frage gestellt, mit welchem Standard andere Unternehmen ein Thema bewältigen. Das lässt sich teilweise auch in der Projektherangehensweise ablesen: Heute wird häufig erst der Projektstandard ausgerollt. Danach erfolgt die Einarbeitung in das System. Erst in einem anschließenden Delta-Workshop werden etwaige Lücken zu den eigenen Anforderungen besprochen und anschließend in einem definierten Umfang umgesetzt.

Zuvor beschriebenes Vorgehen spart Zeit und Kosten. Es nimmt Mitarbeiter:innen zudem mit, da Systeme anwendbarer sind und zusätzlich dazu die Organisation flexibler ist, um auf Veränderungen im Marktumfeld zu reagieren. Insbesondere im Stadtwerke-Umfeld stellt sich heraus, dass hier im Vergleich zu anderen Branchen, noch großes Potenzial vorhanden ist.

Empfehlung daher: Arbeitet mit branchenfokussierten Unternehmen zusammen. Fordert Standards ein! Haltet im Hinterkopf, dass eine 80-oder 90%-Lösung aufgrund der beschriebenen Vorteile manchmal mehr wert ist als die 105%-Version.

6. Das Management muss offen für technologischen Fortschritt sein

Passen die Schlagworte „Digital Native“ und „Versorger / Stadtwerke“ für dich zusammen? Was sich für viele fremd anhört, ist in unseren Augen ein unbedingtes Muss. Wenn das Management mit positivem Beispiel vorangeht, dann strahlt das auf die Belegschaft ab. Wird Digitalisierung hingegen als nicht wichtig erachtet oder sogar verweigert, dann verhindert das die Weiterentwicklung der Organisation – und letztlich des Geschäftsmodells. Umso wichtiger ist somit, dass das Top-Management im Idealfall digital affin ist, insbesondere aber die Chancen von Veränderungen erkennt.

Wie geht es weiter?

Bestimmte Punkte obiger Auflistung wirst du kennen, weil du sie bereits als integralen Bestandteil in deiner täglichen Arbeit siehst. Über andere Punkte wirst du in der Form vermutlich bisher anders gedacht haben oder du hast deren Relevanz anders eingeschätzt. Nimm dir genau diese Punkte heraus. Was kannst du daraus für dich ableiten? Welche konkreten Änderungen beabsichtigst du herbeizuführen? Schreibe es heraus und lass diese Punkte in deine Zielplanung einfließen.

Anregungen für grundlegende Digitalisierungsprojekte, um die Arbeit deiner Mitarbeiter:innen zu vereinfachen

Du suchst Grundlagenprojekte, um den täglichen Arbeitsablauf deiner Mitarbeiter:innen zu vereinfachen? Folgende Übersicht kann aus DMS-Perspektive ein möglicher Start sein:

• 360° Überblick über Kunden, Lieferanten und Hausanschlüsse – die digitale Akte macht’s möglich.
• Endlich alle Verträge im Überblick – mit einer professionellen Vertragsmanagement-Lösung
• Vereinfache den Aufwand in Buchhaltung und Einkauf – mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung, welche lästige manuelle Arbeitsschritte automatisch übernimmt
• Verteilung und Zugriff auf die Eingangspost vereinfachen – mit dem digitalen Posteingang

Wir wünschen dir viel Spaß bei der Umsetzung!