Die Digitalisierung wird immer noch recht häufig als abstraktes Konstrukt verstanden, welches im Hintergrund dafür sorgt, dass wir immer mehr Zeit vor den Bildschirmen verbringen. Zum einen ist die Digitalisierung längst nicht mehr ein Nischendasein. Sie ist bereits im (Arbeits-)Alltag so ziemlich aller Menschen in Deutschland angekommen. Zum anderen ist das Wort „wir“ im ersten Satz wichtig, da es bei der Digitalisierung eben nicht um den Einsatz von immer mehr Technik geht, sondern ganz konkret um den Menschen, wie er zukünftig arbeiten oder interagieren möchte.
Die Digitalisierung sollte daher als Chance gesehen werden, um die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung leichter und effizienter zu gestalten. Letztendlich lässt sich dadurch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen. Denn schließlich geht es um Menschen, nicht um die Technik!
Potenziale der Digitalisierung von öffentlichen Verwaltungen
Abgesehen von Standortvorteilen und einer gesteigerten Attraktivität gegenüber Wirtschaftsunternehmen können öffentliche Verwaltungen durch die Digitalisierung auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder die Anziehungskraft für dringend gesuchte Fachkräfte steigern. Zudem wird die Behörde als moderner Arbeitgeber wahrgenommen, wodurch sie es einfacher hat, Nachwuchskräfte zu finden und langfristig an sich zu binden.
Wenn es Menschen schaffen, Raketen zum Mond zu schießen, dann schaffen wir es auch die deutsche Verwaltung zu digitalisieren.
Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung: Chancen nutzen und Bedenken überwinden durch gezieltes Change-Management
Tatsächlich stehen die Mitarbeitenden in vielen Sparten des öffentlichen Dienstes der Digitalisierung eher skeptisch gegenüber. Dabei spielen vor allem die Berührungsängste mit all den neuen digitalen Systemen die Hauptrolle. Eher selten ist die Akzeptanz innerhalb der Organisation für die Einführung einer neuen Software bereits gegeben.
Wie kann man den „gemalten Teufel“ von der Wand entfernen? Zuerst sollte die Digitalisierung nicht als Bedrohung, sondern als Chance für eine sinnvolle Neuorganisation von Arbeitsabläufen betrachtet werden. Die Mitarbeitenden sollten in diesem Prozess aktiv unterstützt und geschult werden, um ihre Fähigkeiten auf eine digitale Arbeitswelt ausrichten zu können. Durch die Digitalisierung können zudem mühsame und zeitraubende manuelle Prozesse automatisiert und dadurch die Arbeitsabläufe effizienter und angenehmer gestaltet werden. Ein einfaches Beispiel wäre hierfür eine Person, die nicht mehr in überfüllten Aktenschränken suchen muss, um eine wichtige Information in kürzester Zeit zu erhalten, sondern mit nur ein paar Klicks in einem zentralen System alles Nötige finden kann. Die Digitalisierung sollte daher dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden motivierter und zufriedener sind, indem sie sowohl Zeit als auch Energie sparen und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren können. An diesem Punkt ist das sogenannte Change-Management (Veränderungsmanagement) gefordert, das aktiv Hürden und Ängste abbauen sollte.
Führungsebene als Treiber des digitalen Wandels in der öffentlichen Verwaltung
Um eine ganze Verwaltung erfolgreich zu digitalisieren, erfordert es ein gutes Change-Management. Es stellt sicher, dass die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess einbezogen werden und die Veränderungen nicht nur akzeptieren, sondern auch aktiv mitgestalten. Das Wissen der langjährigen Fachkräfte ist dabei viel wichtiger als das Wissen der Führungskräfte. Erfolgsgeschichten zeigen, dass bei der Einführung von Digitalisierungslösungen diejenigen, die mit den Prozessen am meisten vertraut sind, einbezogen werden sollten, um sicherzustellen, dass die Lösungen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen.
Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sollte jedoch immer als „Chef-Sache“ erklärt und an höchster Stelle entschieden sowie vorangetrieben werden. Denn die Transformation einer ganzen Organisation erfordert einen tiefgreifenden Wandel. Die Unterstützung und das Engagement der Führungsebene sind unverzichtbar, um die Mitarbeitenden in den Verwaltungen zu motivieren und die Einführung neuer Technologien zu erleichtern. Die Führungskräfte sollten bei der Digitalisierung eine aktive Rolle spielen und mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie die neuen Technologien nutzen und den Prozess aktiv unterstützen.
Eine offene und transparente Kommunikation ist der Schlüssel, um die Mitarbeitenden von Anfang an in den Digitalisierungsprozess einzubeziehen und Bedenken oder Ängste erst gar nicht aufkommen zu lassen. Die Vorteile der Digitalisierung sollten klar und verständlich kommuniziert werden, um das Verständnis und die Unterstützung der Mitarbeitenden zu erhalten.
Digitalisierungsberatung für die öffentliche Verwaltung
Es liegt auf der Hand, dass derartige Umstellungen tiefgreifende Organisationsveränderungen mit sich bringen, die an einer zentralen Stelle der Behörde geplant und umgesetzt werden sollten. An diesem Punkt setzt die strategische Digitalisierungsberatung an, um individuelle Empfehlungen für Organisationen zu entwickeln. Denn für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gibt es nicht den einen richtigen Weg. Die Projektverantwortlichen müssen die Veränderung stets an die Gegebenheiten ihrer Behörde anpassen und daraufhin optimieren.
Eine strategische Beratung ist oft notwendig, um den Überblick über die Möglichkeiten, welche die Digitalisierung bietet, zu erhalten. Zudem können konkrete Lösungen aufgezeigt werden, die individuell auf die Bedürfnisse einer Verwaltung abgestimmt sind. So können Behörden all die Vorteile der Digitalisierung bestmöglich für sich nutzen.
Eine Strategieberatung kann außerdem konkrete Unterstützung beim Thema Wissensmanagement umfassen, sodass gezielt Kompetenzen innerhalb der Organisation aufgebaut werden. Dies stellt, mit Blick auf die anstehende Renteneintrittswelle ab 2026, ein weiteres zentrales Thema für alle öffentlichen Verwaltungen dar. Nicht zuletzt sollte innerhalb der strategischen Beratung eine Roadmap für die kommenden Jahre erarbeitet werden, mit deren Hilfe sich ein gemeinsames Zielbild entwickeln und festlegen lässt. Dabei sollte stets gemeinsam eine realistische Planung angestrebt werden. Die so entstehende Digitalstrategie sollte zudem individuell und auf die jeweiligen Prioritäten angepasst werden.
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Einfluss des OZG auf die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Auch wenn die weit gesteckten Ziele des Bundes beim Onlinezugangsgesetz (OZG) nur geringfügig erreicht wurden, so sollte jede Verwaltung nach wie vor bestrebt sein, immer mehr Leistungen ihren Bürgern:innen digital anzubieten. Die Digitalisierung eigener Verwaltungsprozesse im ersten Schritt und Leistungen für die Büger:innen im zweiten sollten auch unabhängig von der Weiterentwicklung des OZG 2.0 in jeder noch so kleinen Behörde an der Tagesordnung sein.
Steht das Onlinezugangsgesetz (2.0) in Ihrer Organisation nach wie vor im Mittelpunkt? Dann sollten Sie einen Lösungsansatz fokussieren, mit welchem eine Kommunikation zwischen den Bürgern:innen, den Servicesportalen und der Organisation mit einem Rückkanal möglich ist. Wichtig ist dabei ein strukturiertes Vorgehen, welches sich an zuvor definierten Leitplanken orientiert und gleichzeitig das Optimierungspotenzial nachhaltig und vollumfänglich nutzt.
Digitalisierung mit prozessorientiertem Ansatz
Der Trend zur Standardisierung von Prozessen ist zwar erkennbar, stößt jedoch in den Verwaltungen noch auf Widerstand, da die Anpassung von Prozessen oft als schwierig empfunden wird. Jedoch ist ein prozessorientierter Ansatz bei der Einführung von digitalen Lösungen in der Verwaltung erforderlich, da dies die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen verbessert und die Prozesse in der gesamten Behörde harmonisiert. So können Synergien genutzt und ein einheitliches Verständnis für die Abläufe in der Verwaltung geschaffen werden.
Prozess-Sicht und Prozessmanagement sind entscheidend, um die Abläufe in den Verwaltungen zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch die digitale Transformation können die Prozesse transparenter gestaltet werden, was schließlich zu einer Verbesserung der Servicequalität für Bürger:innen und Unternehmen führt.
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Modernes Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung
Offenheit gegenüber neuen Lösungen ist wichtig, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen. Die Mitarbeitenden sollten ermutigt werden, neue Ideen einzubringen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, welche die Abläufe in der Verwaltung verbessern. Zudem sollte Freiraum zum „Neudenken“ geschaffen sowie innovative Arbeitsweisen und -methoden etabliert werden. Dadurch kann eine Effizienzsteigerung in der Verwaltung erzielt werden, um im Endeffekt die Anforderungen von Bürgern:innen und Unternehmen erfüllen zu können. Gerade bei der Digitalisierung müsste häufiger agil gearbeitet werden, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können und neue Technologien oder Methoden auszuprobieren. Denn diese führen zu mehr Effizienz und Flexibilität. Durch die Einführung von digitalen Tools und Plattformen können Mitarbeitende der Verwaltung außerdem zeit- und ortsunabhängiger arbeiten. Ein Beispiel für eine neue Arbeitsweise ist die Einführung von agilen Methoden wie Scrum oder Kanban, die eine schnellere Umsetzung von Projekten ermöglichen. Dazu gehört bei der Umsetzung auch die Bildung von crossfunktionalen Projekt-Teams. Interdisziplinäre Teams können mit der Vielzahl an Fachkenntnissen geeignete Lösungen entwickeln und die Interessen aller vertreten. Dies führt zu einer erhöhten Akzeptanz der Digitalisierungsvorhaben innerhalb der Organisation.
Ausnahmesituationen in digitalen Behörden
Außergewöhnliche Situationen haben in den letzten Jahren gezeigt, dass die öffentliche Verwaltung jederzeit in der Lage sein muss, schnell und flexibel zu reagieren und ihre Dienstleistungen auch in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten. Digitale Lösungen, wie die Einführung von Online-Angeboten, können dazu beitragen, dass die Verwaltung auch in Zeiten von Einschränkungen weiterhin erreichbar bleibt. Ein weiterer Vorteil von digitalen Lösungen ist, dass sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden und Institutionen erleichtern und beschleunigen können.
Die Herausforderungen, beispielsweise die Zuwanderung im Jahr 2015 oder die vergangenen Jahre der Pandemie, haben zudem gezeigt, dass die öffentliche Verwaltung in der Lage sein muss, schnell und effizient auf eine plötzliche Zunahme von Aufgaben zu reagieren. Eine wichtige Rolle spielen hierbei digitale Lösungen, die eine flexiblere Bearbeitung von Anträgen und anderen Aufgaben ermöglichen. Um zukünftige Krisen besser bewältigen zu können, sollten die Erfahrungen aus vergangenen Jahren genutzt werden.
Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung – eine individuelle Angelegenheit
Haben Sie vielleicht konkrete Herausforderungen (z. B. die Etablierung der § 2b UStG-Prüfung oder Herausforderungen bei der Registermodernisierung), die Ihre Organisation dringend angehen muss? Eventuell haben Sie bereits einen bestimmten Schwerpunkt für Ihre Digitalstrategie gelegt? Oder befindet sich Ihre Behörde gerade erst am Anfang der Digitalisierung? In all diesen Fällen bieten wir Ihnen verschiedene Beratungsleistungen an. Gerne können Sie auch die Möglichkeiten des digitalen Lernens mit unseren E-Learning-Kursen für eine erfolgreiche Digitalisierung in ihrer Verwaltung nutzen. Denn die Digitalisierung in Organisationen stellt ein umfassendes und anhaltendes Projekt dar, welches weder mit der Formulierung einer Strategie noch mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements abgeschlossen ist. Viel mehr bildet ein DMS einen Meilenstein, der die Türen zur Erschließung von weiterem Potenzial öffnet.
Ein Plädoyer für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
Bei der Digitalisierung geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um Organisation und interne Prozesse. Ein Verhältnis von 20 % Technik und 80 % Organisation ist ein guter Anhaltspunkt, um die Anforderungen der Digitalisierung zu bewältigen. Digitale Lösungen, wie die Einführung von E-Government-Angeboten oder die Nutzung von Online-Plattformen, können dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden in der Verwaltung mehr Zeit und Raum für ihre tägliche Arbeit haben. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben gewinnen die Mitarbeitenden beispielsweise Zeit für den persönlichen Kontakt mit den Bürgern:innen. Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert jedoch ein umfassendes Wissensmanagement, Prozessmanagement und Projektmanagement, um die Mitarbeitenden in der Verwaltung zu unterstützen und eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. Die Digitalisierung spielt für die Zukunftsfähigkeit der öffentlichen Verwaltungen eine entscheidende Rolle, da sie die Effizienz, Qualität und Serviceorientierung um ein Vielfaches verbessern kann. Eine notwendige Maßnahme ist die Schaffung einer digitalen Infrastruktur, die den Bedürfnissen der Bürger:innen entspricht und auf die Anforderungen einer sich ständig wandelnden Gesellschaft ausgerichtet ist. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie über das nötige Know-how für den Umgang mit digitalen Werkzeugen und Prozessen verfügen.