Menschen und Leistungen im Mittelpunkt, statt Profite und Zahlen – diese Ausrichtung ist bezeichnend für gemeinnützige Organisationen. Alle Entwicklungen und Veränderungen in Non-Profit-Organisationen dienen dem Ziel, Menschen besser betreuen und unterstützen zu können. Die Rolle der IT ist es dabei, dieses Ziel zu unterstützen, indem Prozesse digitalisiert und verschlankt werden. Aber wie kann Digitalisierung in gemeinnützigen Organisationen konkret aussehen, welche Rolle spielen IT-Consultants dabei und warum bedeuten neue IT-Systeme nicht gleich Digitalisierung?
5 Anforderungen gemeinnütziger Organisationen an die IT
Sollen gemeinnützige Organisationen nachhaltig digitalisiert werden, sind individuell angepasste IT Lösungen eine wichtige Säule auf diesem Weg. Ziel ist es, die Anforderungen von Non-Profits zu erfüllen.
1. Konzentration auf Kernprozesse
Gemeinnützige Organisationen konzentrieren sich im Alltag voll auf ihre grundlegenden Prozesse. Alles Weitere wird diesen Kernprozessen untergeordnet und dient als Unterstützung – auch die IT. Nach eben diesem Grundsatz muss auch die IT-Struktur in einem Non-Profit Unternehmen aufgebaut werden – als Unterstützung, um Menschen zu helfen und Barrieren abzubauen.
2. Leistungsangebot verbessern
IT soll auch dabei helfen, das Leistungsangebot von Organisationen auszuweiten und zu verbessern. Im Kontrast zu Wirtschaftsunternehmen liegt der Fokus in gemeinnützigen Organisationen ausschließlich auf dem Hilfsangebot und der Servicequalität – Gewinne stehen hier nicht im Vordergrund. IT kann beispielsweise bessere Kommunikationswege für Hilfsbedürftige schaffen und damit Barrieren abbauen oder digitale Hilfsangebote auf den Weg bringen.
3. Kommunikation stärken & Ehrenamtliche einbinden
Sowohl intern als auch extern kann durch die richtigen Tools die Kommunikation verbessert werden. Um mehr Unterstützung durch Ehrenamtliche zu erhalten, sind digitale Kommunikationskanäle wie Newsletter oder die sozialen Medien ein reichweitenstarker und digitaler Weg. Die interne Kommunikation wiederum kann durch barrierefreie und einheitliche Erreichbarkeit oder digitale Kommunikationstools wie Microsoft Teams gestärkt werden. Dadurch besteht auch die Möglichkeit, enger mit externen Helfenden zu arbeiten und sie besser in die internen Prozesse einzubinden. Hierbei handelt es sich sicherlich auch um eine positive Entwicklung, die aus der Pandemiezeit entstanden ist – digitale Kommunikation durch Videokonferenzen und die grundsätzliche Arbeit aus dem Homeoffice haben einen nachhaltig positiven Einfluss auf die digitale Zusammenarbeit.
4. Wissen zentral teilen
In vielen gemeinnützigen Organisationen gibt es zahlreiche unterschiedliche Fachbereiche, deren Wissen und Erfahrungen untereinander Vorteile bringen können. Digitale Tools sollen beim zentralen Wissensmanagement unterstützen. So kann beispielsweise der Ablauf zum Onboarding neuer Teammitglieder zentral verfügbar sein und einheitlich gestaltet werden.
5. Verwaltungsaufwand reduzieren
IT soll dabei helfen, Prozesse besonders in der Verwaltung zu verschlanken und zu vereinfachen. Wie kann gerade bei größeren Organisationen der Verwaltungsaufwand reduziert werden? Wie sehen die Prozesse aktuell aus, welche sind in ihrer aktuellen Form wirklich nötig und wie können sie digital abgebildet werden? Ziel ist es, den klassischen Büroalltag übersichtlicher zu gestalten, indem IT Lösungen beispielsweise die Rechnungsablage für alle Mitarbeitenden digital vereinheitlichen.
3 Schritte zu nachhaltig erfolgreicher IT in gemeinnützigen Organisationen
Neue Hardware allein schafft keine Lösungen – diese Aussage ist ein wichtiger Grundsatz in der Digitalisierung von Non-Profit Unternehmen. Gezeigt hat sich das sehr deutlich in Schulen, die Fördermittel für die Digitalisierung vom Bund abrufen konnten. Zahlreiche Schulen haben ihre Schüler und Schülerinnen mit iPads ausgestattet – digitale Unterrichtsformen oder Lernkonzepte gab es dennoch nicht. Hier hat sich schnell gezeigt, wie wichtig ein Konzept und die entsprechende Schulung aller Beteiligten ist. Deshalb gibt es 3 große Schritte, die zum digitalisierten Unternehmen führen:
1. Bestehende Prozesse analysieren
Zunächst gilt es, sich einen Überblick über die bestehenden Prozesse zu verschaffen und sie zu analysieren. Welche Tools werden aktuell genutzt und wie sinnvoll ist ihr Einsatz? Welche Tools wurden zwar eingeführt, bringen aber keine Verbesserung in der Zusammenarbeit? Die erste Aufgabe ist demnach eine Bestandsaufnahme, um Stärken und Schwächen der aktuellen Prozesse zu erkennen, sodass sie im nächsten Schritt optimiert oder neu erarbeitet werden können. Dabei gilt es, klare Ziele abzustecken: Was möchten wir kurz-, mittel- und langfristig mit neuen IT Lösungen erreichen? Wo müssen wir dafür ansetzen? Die Antwort darauf muss nicht unbedingt ein digitaler Prozess sein – auch analoge Prozesse können weiterhin sinnvoll in den Unternehmensalltag eingebunden werden.
2. Optimierte Prozesse erarbeiten
Im nächsten Schritt können optimierte digitale Prozesse erarbeitet werden. Hier sind die Leitfragen, welche Prozesse und Tools sinnvoll und nötig sind. Wie unterstützen sie die Anforderungen und Kernprozesse der Organisation? Wichtig ist dabei zum Beispiel, bisherige analoge Prozesse nicht ungesehen zu digitalisieren – im Zweifel entsteht dann aus einem schlechten analogen Prozess ein schlechter digitaler Prozess. Vielmehr geht es hier um Optimierung. Ist die Papierablage von Rechnungen und ein analoger Freigabeprozess durch mehrere Mitarbeitende wirklich nötig? Wie kann der Organisationsaufwand verringert und gleichzeitig ein Wissensmonopol einzelner Teammitglieder verhindert werden?
3. Neue Prozesse implementieren
Im Anschluss an Analyse und Prozessoptimierung können die neuen Prozesse anhand eines entsprechenden Fahrplans implementiert werden. Hier ist beispielsweise die Einteilung in unmittelbar umsetzbare, mittelfristig und langfristig umsetzbare Prozesse und Tools sinnvoll. Auch das Enablement der Mitarbeitenden in Form von Schulungen oder Coachings ist Teil dieses Schritts. Es sollen Verständnis geschaffen und Hürden abgebaut werden, damit die neuen Lösungen erfolgreich eingesetzt werden können.
Verständnis von IT im Wandel – nicht nur in Non-Profit Organisationen
Unabhängig von der Unternehmensform gibt es einen wichtigen Wandel im Verständnis von IT. IT-Unternehmen müssen zukünftig eine Beraterrolle einnehmen, statt als reiner Commodity Dienstleister aufzutreten. Prozessoptimierung, Strategiefindung und Enablement zählen ebenso zu den Aufgaben wie die technische Einrichtung neuer Tools und Systeme. Nur so können sie einen nachhaltigen Wert für Non-Profit Organisationen schaffen und ihre Arbeit unterstützen. Sie bringen einen Blick von außen in die Organisation und werden mit neutraler Beratung zum langfristigen Wegbegleiter hin zum digitalen Unternehmen. Dabei gilt wie in der Medizin der wichtige Grundsatz „Erst diagnostizieren, dann verschreiben.“ – statt direkt in die Umsetzung einzusteigen, gehören Analysen und Optimierungen ebenso zum Prozess wie die anschließende Implementierung.
Wie IT-Systeme die Digitalisierung gemeinnütziger Organisationen unterstützen können
IT-Systeme bedeuten nicht gleich Digitalisierung. Die Begründung dafür liegt in der tatsächlichen Anwendung aller Nutzer. Werden IT-Systeme oder neue Tools eingerichtet, spielt vor allem auch das Enablement der Mitarbeitenden eine essenzielle Rolle – nutzen sie neue Tools nicht oder nur vereinzelt, kann so auch die Digitalisierung nicht vorankommen. Richtet man die passenden IT-Systeme ein und etabliert sie im gesamten Team nachhaltig, können sie die Digitalisierung jedoch erfolgreich unterstützen. Besonders relevanter Faktor dabei ist auch, dass Systeme und Tools ineinandergreifen und sich gegenseitig ergänzen. So bilden sie langfristige Lösungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen. Einige Beispiele, wie die Unterstützung durch IT Lösungen aussehen kann:
Digitales Vertragsmanagement
Ob Verträge, Eingangsrechnungen oder informative Dokumente – die analoge Verwaltung nimmt in gemeinnützigen Organisationen viel Zeit in Anspruch. Je größer die Organisation ist, desto weniger vernetzt sind häufig auch die einzelnen Kostenstellen und Teams. Zeitgleich müssen jedoch alle Verträge und Dokumente in der zentralen Verwaltung zusammengefasst werden. Ein Dokumentenmanagement-System sowie digitales Vertragsmanagement und Rechnungsverwaltung können die Ablage optimieren – mit einer Struktur, die für alle Mitarbeitenden einheitlich und damit übersichtlich ist.
Verwalten beispielsweise unterschiedliche Mitarbeitende Vertragsunterlagen in Papierform, kann schnell eine Kündigungsfrist verpasst werden. Hinterlegen sie Verträge jedoch zentral und digital im cloudbasierten System, erfolgt eine automatische Erinnerung bei Ablauf eines Vertrags, sodass eine Verlängerung oder Kündigung durch jedes Teammitglied erfolgen kann.
Digitale Rechnungsverwaltung
Auch Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen können digitalisiert werden – so ist beispielsweise keine Unterschrift durch verschiedene Abteilungen mehr nötig, wenn ein digitaler Freigabeprozess eingerichtet wird. Das ermöglicht wiederum produktive Arbeit aus dem Homeoffice – Mitarbeitende können sich digital einen Überblick verschaffen und ihre Aufgaben erledigen.
Nicht zu vernachlässigen sind auch die Kosten, die durch analoge Dokumentenverwaltung entstehen. Werden alle Rechnungen aktuell ausgedruckt und abgeheftet, entstehen hohe Druckkosten – zusätzlich zur Arbeitszeit, die Mitarbeitende für die Verwaltungsarbeit benötigen.
IT Lösungen, die sich in Kernprozesse von gemeinnützigen Organisationen integrieren
Unabhängig vom IT-System und konkreten Tools – es benötigt ein ganzheitliches Verständnis für die Kernprozesse und Ziele in gemeinnützigen Organisationen, um letztendlich nachhaltige IT-Lösungen einzuführen, die ineinandergreifen und aufeinander aufbauen.
So kann das Dokumentenmanagementsystem von d.velop beispielsweise nahtlos in Microsoft 365 integriert werden. Die zentrale Dokumentenablage kann dann über den Microsoft SharePoint erfolgen und eine Wissensplattform bilden, die alle Teams zentral mit Informationen und nötigen Unterlagen versorgt. Dabei kann es sich etwa um einheitliche Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitenden, aber auch um Ideen zu aktuellen Projekten handeln. Diese Projektideen können wiederum über den Microsoft Planner zentral gemanagt werden. So können Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort auf den aktuellen Fortschritt und ihre Aufgaben zugreifen.
Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
Schlussendlich entsteht eine vielseitige Toolbox, auf die Mitarbeitende zur flexiblen und erfolgreichen digitalen Zusammenarbeit zurückgreifen können. Sicherlich handelt es sich dabei um einen, der durch IT-Unternehmen langfristig begleitet und optimiert werden kann, um die Digitalisierung in Non-Profit Organisationen nachhaltig voranzutreiben.