Digitalisierung erneuerbare Energien und Microsoft 365 – Passt das zusammen?

Die Digitalisierung ist im Umfeld der erneuerbaren Energien weiterhin ein großes Thema. Unternehmen sind sich zum einen bewusst, dass die durchgängige Digitalisierung dem runden Ablauf Ihrer Geschäftstätigkeit nützt. Zum anderen haben Sie jedoch zusätzliche Herausforderungen:

1. Häufig sind diese Unternehmen mittelständig geprägt, was bedeutet, dass viele Aufgaben auf weniger Schultern verteilt sind.
2. Durch die Auswirkungen des Erneuerbare-Energien-Gesetz 2023 (EEG 2023) sind die ohnehin schon knappen Ressourcen zusätzlich ausgelastet.

Wo soll da bitte schön noch Platz für die Digitalisierung von Prozessen und Abläufen sein?

Digitale Herausforderungen in der Verwaltung von erneuerbaren Energien

Häufig beschränkt sich die Digitalisierung im Bereich der erneuerbaren Energien daher darauf, die zwingend erforderlichen Themen, wie z.B. digitale Betriebsführungssysteme anzugehen.  In der Verwaltung werden Prozesse hingegen oft bisher nicht professionell digitalisiert. 

In der Konsequenz bedeutet dies, dass vorhandene Systeme, wie z.B. Microsoft 365 mit Werkzeugen wie Outlook oder Teams verwendet werden, um die täglichen unumgänglichen Verwaltungsprozesse zu bearbeiten: 

• Freigaben werden via Outlook „Freigabeworkflow“ bearbeitet. 
• Verträge werden in X Versionen zur Bearbeitung ebenfalls via Outlook versendet und nicht selten ist im Streitfall unklar, wo sich die letzte gültige, freigegebene und gezeichnete Version befindet. 
• Die Bearbeitung von Dokumenten mit externen Partnern gestaltet sich umständlich über Freigaben auf Einzeldokumente in Teams, oder andere Workarounds wie z.B. SFTP. 
• Auftragsbezogene Dokumente befinden sich in unterschiedlichen Teilsystemen, wie z.B. Mailpostfächern und Dateiordnern.

Die Summe dieser Workarounds kostet ein beträchtliches Maß an Zeit. Passend dazu liefert eine McKinsey Studie interessante Zahlen. Unabhängig von der Branchen verwenden Mitarbeiter:innen bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit für die Suche nach Informationen. Gerade unter dem Druck des EEG 2023 stellt sich somit die Frage, wie die vorhandene Arbeit ressourcenschonender erledigt werden kann. 

Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen als Basislösung bereits vorhanden

Gerade im Umfeld der erneuerbaren Energien kann festgestellt werden, dass Microsoft 365 mit Outlook für die Mailkommunikation, sowie Teams für die Dateiablage, häufig genutzt wird. Was liegt da also näher, als dieses vorhandene System auszubauen? 

Bevor wir jedoch darauf eingehen, wie Microsoft 365 für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Umfeld der erneuerbaren Energien genutzt werden kann, sollten wir besprechen, wo in der Basislösung die Schwächen liegen. Einige Beispiele: 

1. Zur schnellen Suche nach Informationen ermöglicht Microsoft, Metadaten an Dokumente zu vergeben. Dies muss jedoch händisch erledigt werden, weshalb dieser Ansatz in der Praxis häufig scheitert. 

2. Integrationen in führende Systeme, wie z.B. Outlook, CRM, ERP usw. sind nicht gegeben. Daraus resultiert, dass Dokumente nicht automatisiert abgelegt werden können und Benutzer letztlich doch wieder in unterschiedlichen Teilsystemen nach Informationen suchen. 

3. Wichtige Basisfunktionalitäten, wie z.B. die Möglichkeiten über wichtige Stichtage zu einem Dokument informiert zu werden, existieren nicht im Standard. 

4. Das Auslesen von Dokumenten, inkl. anschließender Aufbereitung der Daten für Fachverfahren und Prozesse (bspw. Rechnungsverarbeitung) ist nicht möglich. 

Was also tun? 

Strategische Entscheidungen für die Digitalisierung: Standardlösungen oder individuelle Anpassungen?

Auf ein anderes System, wie z.B. einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wechseln, um Prozesse dort abzubilden? Oder selbstständig Entwicklungen auf sich nehmen, um Microsoft 365 mit Teams und SharePoint an eigene Bedürfnisse anzupassen?

Am Ende ist das eine Frage der Strategie. Für viele Unternehmen ist Microsoft 365 strategisch gesetzt und Sie setzen darauf, mit vorhandenen Standardlösungen zu arbeiten. In diesem Fall kann es sinnvoll sein sich zu erkundigen, ob es nicht bereits Lösungen gibt, welche bei der Digitalisierung von Prozessen helfen können.

Drei Beispiele für die Nutzung von Microsoft 365 in dokumentenbezogenen Prozessen

Im Folgenden stellen wir 3 Beispiele vor, die für die Digitalisierung von Prozessen im Bereich erneuerbare Energien besonders wichtig sein können.

1. Effiziente Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit mit der Wind- & Solarparkakte

Die Wind- & Solarparkakte hilft dabei, den Überblick über technische und kaufmännische Dokumente eines Projektes zu erhalten.

Statt Dokumente auf Basis von starren Teams-Ordnern zu verwalten, empfiehlt sich oftmals, diese über einen flexiblen Aktenplan darzustellen. Flexibel bedeutet dabei, dass in Abhängigkeit der Rolle und des Anwendungsfalls dieselben Informationen anders dargestellt werden können, was die Mehrfachablage von Dokumenten und Informationen vermeidet.

Auch bietet eine moderne Lösung gute Ausgangsmöglichkeiten, um ein Set an Dokumenten gemeinsam mit externen Partnern in einem virtuellen Arbeitsbereich zu bearbeiten, oder im Due Diligence Fall relevante Informationen auf Knopfdruck bereitzustellen.

Die Möglichkeit, Metainformationen automatisch zu vergeben, wird als hilfreich angesehen. Darüber hinaus können verschiedene Arten von Akten, wie Lieferantenakten und Personalakten, schnell erstellt werden. Die Lösung kann auch in verschiedene führende Systeme, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, integriert werden.

2. Verträge effektiv managen – mit einer professionellen Vertragsverwaltung

Welche Verträge sind für welche Projekte relevant? Welche Laufzeiten existieren und was ist die letzte gültige Version? Welche fixen und variablen Kosten sind im Rahmen unterschiedlicher Vertragsarten verbunden? Diese und weitere Fragen beantwortet eine professionelle Vertragsmanagementlösung mit wenigen Klicks. Außerdem informiert diese automatisch über anstehende Fristen und Kündigungsstichtage.

Je nach Präferenz kann dabei unterschieden werden, ob der gesamte Lebenszyklus eines Vertrags, also von der Entstehung bis zu Kündigung im System abgebildet werden soll, oder ob lediglich ein endverhandelter Vertrag abgelegt werden soll. Viele Unternehmen tasten sich iterativ an die Möglichkeiten heran, um letztlich den gesamten Lebenszyklus ihrer Verträge vollständig digital abzubilden:

3. Eingangsrechnungen effektiv freigeben

Gerade Betreiber von Wind- & Solarparks stehen vor der Herausforderung den Eingangsrechnungsprozess für viele Mandanten umzusetzen, da jeder Park ein eigener Mandant im System ist.

In diesem Fällen kann sowohl die Implementierung einer eigenen Lösung als auch die Implementierung einer Standardlösung schwierig werden. Denn, nicht selten fallen für die Anbindung weiterer Mandanten hohe Zusatzkosten an. Umso besser ist es, wenn entsprechende Lösungen dies von vornherein berücksichtigen. So könnte der Prozess in einer Standardsoftware z.B. so aussehen, dass eingehende (E-Mail) Rechnungen über KI automatisch ausgelesen und analysiert werden. Die Analyse bezieht sich dabei auf die Ablage in den richtigen Lieferantenvorgang, die Überprüfung der §14-Merkmale, oder das Matching von Rechnungsinformationen gegen Lieferantenstammdaten, sowie Bestellpositionen und Wareneingängen. Auf diese Art und Weise wird die Bearbeitungszeit maximal reduziert und Anwender auf etwaige ToDo’s hingewiesen.

Fazit

Obige drei Beispiele zeigen, dass es über geeignete Standardwerkzeuge möglich ist, die Digitalisierung in dem Bereich der erneuerbaren Energien auf Basis der bestehenden Microsoft 365 Plattform voranzubringen. Das bedeutet für Anwender Komfort, da sich Lösungen in die bereits bekannte Plattform integrieren. Aus unternehmerischer Sicht ist neben dem Nutzen sicherlich die Reduzierung von Arbeitszeiten für die Suche nach Informationen ein wesentlicher Faktor. Auch hier zeigen alle drei Beispiele, wie Informationen aggregiert werden können, und wie Anwender in Ihrer täglichen Arbeit unterstützt werden.