In einer sich ständig weiterentwickelnden digitalen Welt ist es sinnvoll, dass auch das Sozialwesen auf digitale Lösungen setzt, um die Verwaltung von Klientendaten zu optimieren. Die digitale Klientenakte unterstützt Einrichtungen des Sozialwesens dabei, effizienter zu arbeiten, was einen positiven Effekt auf die Pflege- und Betreuungsqualität haben kann. Im Folgenden werden wir uns näher mit der digitalen Klientenakte im Sozialwesen befassen.
Was ist eine digitale Klientenakte?
Eine digitale Klientenakte ist ein elementares Tool für die Entwicklung der Digitalisierung in der Pflege. Dahinter verbirgt sich ein elektronisches Dokumentationssystem, mit dem sich die erfassten Informationen über Klienten:innen speichern lassen. In der ambulanten und stationären sozialen Arbeit gehört die Klientendokumentation zu den alltäglichen Standardaufgaben. Und auch Einrichtungen der Kinder- und Jugend- oder der Eingliederungshilfe haben es täglich mit einer Vielzahl verschiedener Klientendaten- und Informationen zu tun. Die Software erfasst und archiviert alle wichtigen Parameter, wie persönliche Daten, medizinische Informationen, Therapieverlauf, Termine und verschiedenste Dokumente.
Die digitale Klientenakte ermöglicht allen betreffenden Mitarbeitenden Zugriff auf die Informationen. Dies unterstützt die Pflegenden, einen reibungslosen Arbeitsalltag und die bestmögliche Versorgung für die Klienten:innen zu gewährleisten. Im Gegensatz zur traditionell papierbasierten Akte können alle berechtigten Fachkräfte von jedem Ort und zu jeder Zeit die digitale Klientenakte einsehen und bearbeiten – auch zeitgleich auf unterschiedlichen Endgeräten.
Vorteile der digitalen Klientenakte
Effizienzsteigerung: Mit der digitalen Klientenakte befinden sich alle Informationen an einem Ort. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Pflege- und Gesundheitsinformationen, was die Effizienz in der Verwaltung erheblich steigert. Fachkräfte können Dokumentationen in Echtzeit aktualisieren, was den Arbeitsaufwand reduziert und die Genauigkeit der Daten erhöht.
Bessere Koordination: Verschiedene Fachkräfte, wie das Pflegepersonal und Verwaltungsmitarbeitende, können gleichzeitig auf die Klientenakte zugreifen und somit besser zusammenarbeiten – auch standortübergreifend. So wird die Betreuungskoordination verbessert und Doppelarbeit minimiert.
Erhöhte Sicherheit: Papierbasierte Akten können theoretisch von allen Personen eingesehen werden, die sich in demselben Raum wie die Akte befinden – egal ob diese Personen über entsprechende Berechtigungen verfügen oder nicht. Digitale Klientenakten sind leichter und besser zu schützen, da auf sie nur über passwortgeschützte Endgeräte zugegriffen werden kann. Darüber hinaus erlauben digitale Klientenakten den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und zu verschlüsseln und so die Privatsphäre der Klienten:innen zu schützen. Mit Hinblick auf mögliche Hackerangriffe ist dies von größter Bedeutung.
Fehlerreduzierung: Anders als bei analogen Akten verfügt die digitale Klientenakte über automatisierte Systeme zur Datenvalidierung und -prüfung. Dadurch werden Fehler und Unstimmigkeiten in der Dokumentation sichtbar gemacht und dadurch minimiert.
Platzsparend: Im Verlauf der Pflegedauer wird der physische Umfang papierbasierter Akten ständig größer. Um sämtliche Akten einer Einrichtung aufzubewahren, muss der entsprechende Raum vorgehalten und ggf. sogar über die Jahre erweitert werden. Dies verursacht Miet- und Instandhaltungskosten. Diese entfallen mit der digitalen Klientenakte. Wenn dazu etwa auf smarte Cloud-Lösungen gesetzt wird, lässt sich nicht nur Platz für Server sparen. Auch die IT-Mitarbeitenden werden entlastet, denn die Softwarewartung kann vom Softwareanbieter übernommen werden – ein essenzieller Vorteil insbesondere in Zeiten des IT-Fachkräftemangels.
Die digitale Klientenakte – hierauf solltest du achten
Obwohl die digitale Klientenakte viele Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen und Bedenken, die beachtet werden müssen. Dazu gehören Datenschutz- und Sicherheitsfragen, Schulungsbedarf für Fachkräfte und die Kosten für die Implementierung solcher Systeme.
Häufig sind es persönliche Vorbehalte oder eine gewisse Skepsis gegenüber neuer Software, die Einrichtungen zögern lassen, zu digitalen Verwaltungslösungen zu wechseln. Eine saubere Projektvorbereitung, am besten in enger Zusammenarbeit und Absprache mit deinem Softwarehersteller sowie klare Kommunikation mit den zukünftigen Anwendern:innen, spielen hier eine besondere Rolle.
Es empfiehlt sich außerdem, die individuellen Bedürfnisse einer Einrichtung mit dem Softwarehersteller zu eruieren, um die digitale Klientenakte und ihre Funktionsweisen optimal nutzen zu können. Hierbei sollte man unter anderem das Thema der Schnittstellen zu Fachlösungen bedenken. Umfangreiche Schnittstellen auf Basis internationaler Standards sowie fortgeschrittene Sicherheitsfunktionalitäten ermöglichen die einrichtungs- und organisationsübergreifende Integration etwa der d.velop Lösungen in bestehende Systeme. Dadurch kann die neue Software in der für die Nutzer:innen gewohnten Oberfläche genutzt werden.
Jede Einrichtung ist besonders – wie du die Möglichkeiten der Digitalisierung erkennst
Das digitale Sozialwesen der Zukunft
Bereits heute verbessert die digitale Klientenakte das Sozialwesen nachhaltig. Darüber hinaus könnten in Zukunft künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen dazu verwendet werden, Muster in Klientendaten zu erkennen und personalisierte Betreuungspläne zu entwickeln. Die Vernetzung von verschiedenen Akteuren im Gesundheits- und Sozialwesen könnte weiter voranschreiten, um die ganzheitliche Betreuung der Klienten:innen zu fördern und zu optimieren, während personelle Ressourcen geschont werden.
Die digitale Klientenakte ist ein vielversprechendes Werkzeug im Sozialwesen, das die Verwaltung optimiert und die Betreuung verbessert. Obwohl es einige Herausforderungen gibt, sind die langfristigen Vorteile in Bezug auf Effizienz, Vernetzung und Datenschutz nicht zu vernachlässigen. Es ist zu erwarten, dass die digitale Klientenakte in den kommenden Jahren eine immer größere Rolle im Sozialwesen spielen wird und somit die Lebensqualität der Klienten:innen und die Arbeitsqualität der Pflegenden positiv beeinflusst.