Geschäftsführer von 5FSoftware, Andreas Baier, verrät im Interview, wie 5FSoftware ihr Angebot für digitale Kanzleien und Unternehmen mit der d.velop postbox ergänzt, warum die Entscheidung auf d.velop gefallen ist und wie sie von einer gemeinsamen Zukunft profitieren.
Andreas Baier, Geschäftsführer/CTO, 5FSoftware
Digitale Kanzleien sind im Trend
Digitale Kanzleien haben in letzter Zeit an Popularität gewonnen. Sie nutzen moderne Technologien wie Cloud-Lösungen und Automatisierung, um effizienter zu arbeiten und einen besseren Kundenservice zu bieten. Das flexible Arbeiten, eine verbesserte Kommunikation und erhöhte Datensicherheit wurden von Mandanten längst gefordert. Nun erleben digitale Kanzleien einen Boom.
Die 5FSoftware GmbH ist ein Softwareunternehmen aus Regensburg, Deutschland. Die 5F Cloud-Plattform ermöglicht effiziente und übersichtliche Arbeits- und Kommunikationsprozesse für digitale Kanzleien und Unternehmen. Neben der strukturierten Zusammenarbeit mit externen Kontakten wie z.B. Mandanten, Kunden und Lieferanten umfasst 5F auch die Abbildung unternehmensinterner Abläufe. 5F kommt als zentraler Kommunikationskanal in verschiedenen Bereichen mit ähnlichen Anforderungen zum Einsatz, wie in der Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung oder Unternehmensberatung.
Ein „Perfect Match“
Die 5F-Plattform, ergänzt durch die d.velop postbox Technologie, bietet geschützte virtuelle Projekträume, auf die nur verifizierte Mandanten oder Mitarbeitende zugreifen können. Hier können Dokumente hochgeladen, kommentiert, bearbeitet oder erarbeitet werden. Zudem können individuell definierte Workflow-Prozesse an die Dateien gekoppelt werden, und ein strukturiertes Rechtemanagement ermöglicht die flexible Vergabe und Entziehung von Zugriffsrechten. Die Plattform bietet außerdem eine einfache Historisierung und Protokollfunktion.
Funktionen für den revisionssicheren Dokumentenaustausch
Welche Funktionen und Integrationen bietet die 5F-Plattform speziell für den revisionssicheren Dokumentenaustausch und die Kommunikation in Kanzleien und Unternehmen?
Unsere 5F-Plattform bietet Funktionen wie sichere Projekträume, interaktive Checklisten und flexible Links, um Vorgänge wie den Dokumentenaustausch und die Kommunikation in Kanzleien und Unternehmen zu strukturieren und zu vereinfachen. Um die revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente sicherzustellen, die über 5F ausgetauscht werden, haben wir die d.velop postbox nahtlos in unsere Plattform integriert.
Das klingt interessant. Wie kamt ihr dann mit d.velop genau ins Gespräch?
Unser Interesse an der Zusammenarbeit mit d.velop ist aus dem Wunsch entstanden, unseren Kunden – darunter vorwiegend Berufsgeheimnisträger – ergänzend zu unserem Kommunikationstool eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung und -archivierung anzubieten. Das war zu Unternehmensbeginn 2018. Wir suchten also nach einem erfahrenen und etablierten DMS-Anbieter, der unseren speziellen Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit entsprach. d.velop zählte zu dieser Zeit zu den wenigen Anbietern, die sich bereits vorausschauend auf den Cloud-Bereich spezialisierten. Außerdem setzte d.velop schon damals auf hochsichere Rechenzentren am Standort Deutschland, bot die Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung und punktete mit einer guten Integrationsfähigkeit in Softwarelandschaften. So kamen wir ins Gespräch.
Wie gestaltet sich die Partnerschaft im Detail?
Wir arbeiten eng und persönlich zusammen, um die Integration der d.velop postbox in die 5F-Plattform zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit lebt von einer aktiven und direkten Kommunikation, die wirklich Freude macht. Es gibt einen regelmäßigen Jour fixe, in dem wir uns alle zwei Wochen austauschen und unsere aktuellen Themen und Projekte abgleichen. Um unter anderem die Anschlussfähigkeit an neue Schnittstellen garantieren zu können, ist dieser regelmäßige Austausch sehr wichtig.
Eat your own dogfood
Ihr nutzt digitale Lösungen, wie die d.velop postbox, auch in eurem Unternehmen. Inwiefern hilft die Anwendung im eigenen Unternehmen in Bezug auf die Vermarktung an Kund:innen und Interessent:innen? Welche Vorteile seht ihr darin?
Für interne Prozesse haben wir in unserem Unternehmen selbst mehrere Cloud-Lösungen im Einsatz – natürlich auch 5F und die d.velop postbox. Die Erfahrungswerte, die wir dadurch sammeln, helfen uns enorm dabei, die Fortentwicklung der 5F-Plattform voranzutreiben. Für uns ist es sehr wichtig, die Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden genau zu kennen und zu verstehen, um 5F entsprechend weiterentwickeln zu können. Dazu brauchen wir ein Gespür dafür, wie sich die Tools im Praxiseinsatz anfühlen.
Das digitale Postfach: Die nachhaltige Alternative für den klassischen Geschäftsbriefversand
Welche gemeinsamen Erfolge konntet ihr innerhalb der Partnerschaft mit d.velop bereits erzielen?
Der erste große Erfolg war natürlich die reibungslose Integration der d.velop postbox in die 5F-Plattform. Unsere Kunden profitieren seitdem von der flexibel nutzbaren 5F-Plattform, die nahtlos an das leistungsstarke Dokumentenmanagementsystem von d.velop angebunden ist. Im Laufe der langjährigen Zusammenarbeit haben wir immer wieder kleinere Entwicklungsprojekte realisiert, um die Integration zu vertiefen. Mit d.velop und 5FSoftware arbeiten zwei in ihrem jeweiligen Bereich führende Anbieter erfolgreich und auf Augenhöhe zusammen. Beide Plattformen entwickeln sich ständig weiter – daraus entstehen laufend spannende neue Themen und Use Cases, die wir gemeinsam umsetzen können.
Wagen wir zum Schluss einen kurzen Ausblick in die Zukunft: Wie möchtet ihr die Zusammenarbeit weiter ausbauen und welche spannenden gemeinsamen Projekte erwarten euch?
Die Forschung im Bereich User Experience entwickelt sich rasant und Interfaces werden heute anders gebaut als noch vor fünf Jahren. Zusammen mit d.velop möchten wir unseren Kunden den Arbeitsalltag erleichtern und dafür sorgen, dass diese die 5F-Plattform noch effizienter und flexibler für ihre Arbeitsprozesse einsetzen können – indem wir neue Services entwickeln und bestehende Funktionen weiter vereinfachen. Interessant sind z.B. die kontinuierliche Weiterentwicklung der Suchfunktion hin zu einer kontextualisierten bzw. semantischen Volltextsuche, die Integration weiterer Schnittstellen und die Nutzung von KI für neue Funktionen. Außerdem sehen wir uns mit den ständig wachsenden Anforderungen unserer Kunden konfrontiert, z.B. was Datenvolumen und Datendurchsatz in der Cloud angeht. Auch hier ist die intensive Zusammenarbeit mit d.velop gefragt.