Vermieter, Immobilieninvestoren, Projektentwickler und andere Player im Bereich des Real Estate Asset Managements scheuen sich oft noch vor der digitalen Ablage von Dokumenten. Die Gründe sind vielfältig. Seien es die „Scheu vor den dicken Ordnern“, die Immobilienprojekte verursachen und bereits verursacht haben oder aber komplexe Strukturen, da ein Dokument vielen Akten gleichzeitig zuzuordnen ist: einem Immobilienprojekt, einem Wohnkomplex, einer Wohnung, einem Mietvertrag und anderen Gliederungen. Aber: Die Einführung einer digitalen Immobilienakte bietet eine Reihe von Vorteilen für die Immobilienwirtschaft. Wir stellen vier Vorteile nachfolgend ausführlich dar.
Vorteil Nr. 1 der digitalen Immobilienakte: Einheitliche Dokumentenablage und jederzeitigen Zugriff
Immobilienprojekte „produzieren“ zunächst einmal eins: Papier. Unzählige Dokumente gilt es zu erstellen und zu verwahren. Seien es Pläne und Statikunterlagen, Auszüge aus Grundbüchern, Altlastenkatastern und andere öffentliche Register, Darlehens-, Versicherungs-, Kauf- und Mietverträge, verschiedenste Genehmigungen und Gutachten und so weiter und so weiter – die Aufzählung ließe sich schier endlos fortsetzen.
Und: Eine Immobilie ist immer auch ein Gemeinschaftsprojekt. Wichtig ist hierbei, dass die Beteiligten hierauf Zugriff haben, wenn sie ihn benötigen – aber nur den Zugriff auf die Dokumente, die sie auch wirklich sehen dürfen. Und natürlich den Zugriff von dem Ort aus, an dem man sich gerade befindet: im Planungsbüro, auf der Baustelle, in der Kanzlei oder beim Vermietungs- oder Verkaufsgespräch.
Es kommt also darauf an, in der digitalen Immobilienakte eine Ablage der Dokumente in den Strukturen, die für die jeweiligen Beteiligten wichtig und logisch sind, zu kreieren – ohne hierbei Dokumentenredundanzen zu erzeugen.
Hier aber beginnt die Schwierigkeit: Wo ist ein Dokument zuzuordnen? Gehört es zu einer Wohnung, so ist diese ja Teil einer ganzen Immobilie, die wiederum Teil eines größeren Immobilienprojektes ist. Und auch die Vielzahl der verschiedenen Arten von Dokumenten in der Immobilienwirtschaft stellt vielleicht ein Hemmnis dar: Muss bei der Ablage zwischen einer Vielzahl von zur Verfügung stehenden Dokumentarten erst lange gesucht werden, bis das passende gefunden wurde?
Komplexe Dokumentenstrukturen – einfach umgesetzt
Diese Sorgen können wir nehmen: Nach unserer Erfahrung reicht schon eine einzige Dokumentart aus, das „Immobiliendokument“. Durch ein Untermenü kann entschieden werden, ob es sich um ein originär der Immobilie, sprich dem Grundstück oder Gebäude zuzuordnendes Dokument, einen Vertrag, ein Finanzierungs- bzw. Versicherungsdokument handelt, oder um ein Mietdokument, ein Rechnungsdokument oder ein Dokument mit Bezug zur Immobilien-Besitzgesellschaft. Abhängig von der Auswahl kann dann zwischen weiteren Dokumentarten unterschieden werden.
Bei den originären Immobiliendokumenten finden sich so zum Beispiel der Grundbuchauszug, die Flurkarte, das Wertgutachten, der Bauantrag, der Bebauungsplan etc. Eine weitere Ausprägung könnten hier die Bautechnik-Dokumente sein, also zum Beispiel die Bauzeichnungen, Flächen- und Kubaturberechnungen, die Baubeschreibung und Kostenkalkulationen. Den Vertragsdokumenten sind unter anderem der Kauf- und Erbbaurechtsvertrag, die Teilungserklärung, die Bauverträge oder der GU-Vertrag zugeordnet. Als Finanzierungs- und Versicherungsdokumente dann beispielsweise der Darlehensvertrag, die Grundschuldbestellung, die Mietabtretung, der Kontovertrag, die Versicherungsverträge. Und so geht es weiter bei den mietvertragsbezogenen Dokumenten (Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Mietexposé …), Rechnungsdokumente (hier auch dann Lieferscheine, Angebote und Bestellungen) und schließlich die Gesellschaftsdokumente (Gesellschaftsverträge, Handelsregisterauszug, Fondsprospekt) und vieles mehr.
Nachfolgend finden Sie einen beispielhaften Überblick, welche Dokumentenarten Sie in den unterschiedlichen Ordnern strukturieren können.
Nach der Auswahl dieser Zuordnung können dann weitere Felder gepflegt werden, zum Beispiel eine Immobiliennummer oder Immobilienadresse, eine Finanzprojektnummer oder Mietvertragsnummer oder einen Mieternamen bzw. eine Adresse. Mithilfe dieser Informationen werden die Dokumente dann automatisch in die verschiedenen Aktenstrukturen, z.B. Bautechnikakte, Mieterakte oder Gesellschaftsakte verknüpft – und wenn ein Dokument zu mehreren Akten einzusortieren ist, erfolgt auch dies automatisch, ohne dass Kopien manuell angefertigt werden müssen oder Dateiredundanzen entstehen. Und durch eine Anbindung an die eigene Immobilienverwaltungssoftware können weitere Informationen zu den Dokumenten hinzugefügt werden, zum Beispiel eine Immobilienadresse nach Eingabe der Immobiliennummer oder eine Mieteradresse nach Eingabe der Mieternummer.
Ob dann ein Dokument auf Ebene einer Wohnung, der ganzen Immobilie oder gar des ganzen Immobilienprojektes gefunden wird, wird einmal administrativ festgelegt und nachfolgend bei der Ablage eines jeden Dokuments auch so „sauber einsortiert“.
Die automatische Volltexterkennung von Dokumenten und komfortable Suchfunktionen erleichtern ein schnelles Wiederfinden von Dokumenten und deren Darstellung in Akten stellt einen Gesamtzusammenhang mit anderen Dokumenten her. Und der Zugriff erfolgt ganz einfach über den Internetbrowser, ganz egal, wo sich der Nutzer gerade befindet.
Vorteil Nr. 2 der digitalen Immobilienakte: Dokumente teilen, erhalten, versionieren – Chaos vermeiden und Geld sparen
Ein Immobilienprojekt ist, wie beschrieben, immer ein Gemeinschaftsprojekt mit vielen Beteiligten. Und diese Beteiligten arbeiten nicht alle beim Investor. Denken wir an externe Gutachter oder Bausachverständige, Rechtsanwälte, die Verträge aufsetzen oder Notare, die Verträge beurkunden. Sie alle benötigen Zugriff auf Dokumente, die oftmals noch mittels Kopierer vervielfältigt und dann per Post versandt werden. Oder halt per E-Mail – doch ist diese Methode sicher, insbesondere wenn es um größere Deals oder vertrauliche Dokumente geht?
Oft ist auch ein gemeinsames Arbeiten am Dokument erforderlich. So werden Verträge hin- und hergeschickt, bis letztlich die finale Fassung erstellt wurde – die dann natürlich auch noch mit der Gegenseite zu verhandeln ist, was weiteren Traffic verursacht. Zwischenversionen werden vielleicht lokal gespeichert, E-Mail-Postfächer belastet – und was war nochmal die aktuelle Version?
Wie schön wäre es doch, wenn wir ein Dokument einfach teilen können: Eine externe Person erhält einen Link und kann direkt auf das digital gespeicherte Dokument zugreifen, es bearbeiten und eine neue Version zurückspeichern, auf die andere dann wieder Zugriff haben. Und natürlich erhält man, falls gewünscht, eine Nachricht, dass eine neue Version bereitsteht. Kein Download mehr, kein Versand, keine lokale Speicherung und kein Upload in digitale Projekträume.
Mit d.velop documents alles machbar – auch wenn der Geschäftspartner nicht im Unternehmen ansässig ist und eigentlich keinen Zugriff auf die eigenen Dokumente hat. Man bestimmt letztlich selbst, wie lange ein Link gültig sein soll, kann ihn jederzeit deaktivieren und in einer praktischen Übersicht behält man jederzeit den Überblick, welche Dokumente man freigegeben hat.
Vorteil Nr. 3 der digitalen Immobilienakte: Dokumente archivieren – Compliance einhalten
Ist ein Bauwerk erst einmal fertiggestellt, ist es wichtig, dass man jederzeit – auch nach vielen Jahren – noch Zugriff auf die Dokumente hat. Schließlich sind Baupläne noch für nachfolgende Generationen interessant, um Umbauten oder Renovierungen durchführen oder Eintragungen in öffentlichen Registern nachvollziehen zu können. In der Papierwelt würden Dokumente mit der Zeit leiden: In Archiven führt Luftfeuchtigkeit dazu, dass Papier im Laufe der Zeit zerbröselt oder unleserlich wird. Und Ereignisse wie Rohrbrüche, Hochwasser und Brände sind über einen langen Zeitraum sicher nicht auszuschließen.
Hier gilt es also, eine Form der Archivierung zu finden, bei der Dokumente auch nach Jahren noch aufrufbar sind. Digital gespeicherte Dokumente werden dabei in einem langzeitstabilen Format – im Regelfall PDF/A – gespeichert. Dies ist eine Formatversion, bei der durch internationale Normen sichergestellt ist, dass es auch dauerhaft aufrufbar bleibt. Eine Umwandlung eines Dateiformats in ein PDF/A-Format erfolgt dabei im Rahmen einer Archivierung mit d.velop documents als Hintergrundprozess automatisch.
Und noch ein Aspekt ist in diesem Zusammenhang wichtig; Die datenschutzrechtlichen Vorgaben verlangen, dass Dokumente nach einem gewissen Zeitablauf zu löschen sind. Dies sind bei kaufmännischen Dokumenten wie Rechnungen oder Jahresabschlüsse in der Regel sechs oder zehn Jahre. Das bedeutet allerdings nicht, dass Dokumente automatisch nach wenigen Jahren gelöscht werden. Oft beginnt diese Frist auch erst mit Beendigung einer Geschäftsverbindung, sodass während der Geschäftsbeziehung alle Dokumente zur Verfügung stehen. Und bei Baudokumenten heißt dies, dass diese so lange bereitstehen, wie die Immobilie „noch steht“.
Wenn man aber bei der Ablage von Dokumenten auf E-Mail-Servern, in Dateilaufwerken und in Papierordnern und ggf. noch weiteren Stellen herausfinden will, welche kundenbezogenen Dokumente oder Dateien bestehen, wird es nahezu unmöglich, den gesetzlich verankerten Anspruch des Kunden auf Löschung nachzukommen.
Anders sieht es bei einer digitalen Ablage aus: Hier kann über ein von bzw. mit Ihnen erarbeitetes Löschkonzept festgelegt werden, was wann wie gelöscht wird. Die Löschung erfolgt dann automatisch – um den Datenschutz und mögliche Strafen muss man sich keine Sorgen mehr machen.
Vorteil Nr. 4 der digitalen Immobilienakte: Weitere Dienste nutzen
Durch modulare Erweiterungen wie eine digitale Signatur, ein Vertragsmanagement oder eine Eingangsrechnungsverarbeitung lässt sich die neue digitale Infrastruktur abrunden. Gerade in der Baubranche fallen eine Vielzahl von Rechnungen an. Wenn diese im Rahmen einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung digital freigegeben werden – ggf. sogar vom Handy von unterwegs aus – können Zahlungen schneller geleistet werden, und die Buchhaltung wird entlastet. So lassen sich künftig viel einfacher Skontofristen einhalten und Skontovorteile – hier sprechen wir aufgrund der oftmals hohen Rechnungsbeträge von nennenswerten Summen – nutzen und sparen bares Geld! Und die digitale Unterschrift lässt sich auch schon als Stand-alone-Lösung nutzen, um einen Einstieg in digitale Prozesse zu gestalten.
So lassen sich also nach und nach alle Vorteile, die sich durch die Digitalisierung der eigenen Immobiliendokumente ergeben, voll ausspielen. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement wie d.velop documents bietet aber noch weitere entscheidende Vorteile in diesem Zusammenhang:
- Das System ist quasi im Handumdrehen aufgesetzt – lange Projekteinführungszeiten entfallen.
- Eine einfache, intuitive Bedienbarkeit ermöglicht schnell die Einrichtung und Anpassung der erforderlichen Akten und Dokumentstrukturen – oder man nutzt vordefinierte Standards.
- Die übersichtliche Benutzerverwaltung stellt sicher, dass die Beteiligten nur das sehen und bearbeiten dürfen, was sie wirklich brauchen.
Digitaler Aktenplan im Real Estate Asset Management – am Beispiel der Bayerischen Versorgungskammer