Die digitale Signatur im Bank- und Finanzsektor: Kreditvertrag online unterschreiben

Eines der Buzzwords im Bank- und Finanzsektor ist seit Jahren die Forderung nach „digitaler Transformation“! Digitale Banken kommen schon jetzt ohne Filialen und damit ohne direkten Kundenkontakt aus. Aber auch hier gilt: Banken müssen viel stärker als bisher ihre Kunden in den Fokus stellen. Mit der fortschreitenden digitalen Transformation der Finanzbranche haben sich auch die Kundenerwartungen gewandelt: Der moderne Bankkunde ist anspruchsvoller und verlangt nach sofort verfügbaren digitalen Leistungen.

Die rechtskonforme (qualifizierte) elektronische Signatur bietet Banken eine schnelle und effiziente Möglichkeit, um Verträge digital abzuwickeln und ihren Kunden Antrags- und Entscheidungsprozesse zu erleichtern. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Banken die neue Technologie schon jetzt für sich nutzen und was die digitale Signatur überhaupt ist.

Die digitale Signatur für Banken im Überblick

Was ist die digitale Signatur?

Mit einer digitalen Unterschrift können Sie Dokumente wie einen Kreditvertrag online unterschreiben – ganz ohne Papier. Das beschleunigt Prozesse und spart Kosten. Den rechtlichen Rahmen dafür bildet die europaweit gültige eIDAS-Verordnung. Die eIDAS-Verordnung ermöglicht damit im europäischen Wirtschaftsraum eine einheitliche und rechtskräftige Richtlinie für die digitale Fernsignatur. Dadurch ist es seit 2016 möglich digital zu unterschreiben – und zwar mit der gleichen Beweiskraft, die eine handschriftliche Signatur bietet. Dies ist möglich, da Vertrauensdiensteanbieter (VDA) eine Authentifizierung des Vertragspartners sicherstellen und die Integrität (Unveränderbarkeit) des signierten Dokumentes durch ein Zertifikat schützen.

Die drei unterschiedlichen Arten der Signatur für Ihre Bank

• einfache elektronische Signatur
• fortgeschrittene elektronische Signatur
• qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur hat hier die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und ersetzt damit die Schriftform auf Papier.

Vorsicht bei der Anbieterwahl: Elektronische Signatur für Banken und ihre Anforderungen

Viele Anbieter werben damit, dass die angebotenen Signaturverfahren die Anforderungen der eIDAS erfüllen, ohne allerdings auf Einzelheiten einzugehen und es nachprüfbar zu machen, ob nun die angebotenen Verfahren die Anforderungen der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen.

Die Identifizierung im Fokus der digitalen Signatur in Banken

Die eIDAS-Verordnung ermöglicht es erstmalig, eine digitale Unterschrift – ohne Signaturkarte und Kartenlesegerät – per Fernsignatur auszulösen. Bei diesem neuen Verfahren wird der private Signaturschlüssel des Nutzers auf einem hochsicheren Server (Hardware Security Modul) des VDA gespeichert. Die bei der Einrichtung benötigte einmalige Identifizierung der Personen erfolgt dabei einfach und flexibel via unterschiedlicher Ident-Methoden.

Einmalige digitale Identifizierung für die eSignatur im Banking

Für die Nutzung der rechtsgültigen (qualifizierten) Signatur für Banken ist eine einmalige digitale Identifizierung notwendig. Als aktuell gängige Methoden kristallisieren sich das VideoIdent, das PostIdent und der NPA (neue Personalausweis) heraus. Die Praxisbeispiele der Banken zeigen, dass sich aktuell ca. 60 % via VideoIdent und ca. 40 % der Kunden via PostIdent identifizieren lassen. Die Identifizierungen via dem NPA sind bisher wenig verbreitet, da hierfür neben dem NPA auch der dazugehörige persönliche PIN benötigt wird, die bis dato nur wenige Verbraucher kennen. Für die interne Nutzung der digitalen Signatur in Banken findet die Identifizierung ergänzend vor Ort statt. Das bedeutet: Es werden Mitarbeiter ausgebildet, die zertifiziert sind, Kollegen für die elektronische Signatur in Ihrer Bank eIDAS-konform zu identifizieren.

Innovationen für besseres User Handling

Die eIDAS-konforme Identifizierung bringt viel Sicherheit – aber auch Komplexität hinsichtlich der Nutzung mit sich. Lösungsanbieter für die eSignatur im Banking haben das erkannt und stellen neben den gängigen Methoden weitere Innovationen vor, die das User Handling verbessern. So zum Beispiel das Konto- bzw. Giro-Ident (gerade für Bestandskunden von Banken sehr interessant), Telefon-Ident oder die Self-Ident -Möglichkeiten an Terminals.
Hier wird sich zukünftig einiges tun, um die Customer Journey der Anwender zu verbessern und wir dürfen uns auf weitere Innovationen freuen.

Ziel der rechtsgültigen digitalen Signatur in Banken

Mitarbeiter und Kunden sollen optimal mit passenden, digitalen Produkten und intuitiven Prozessen unterstützt werden, um Anwendungen in Bank- und Finanzierungsmöglichkeiten so unkompliziert und schnell wie möglich zu machen. Durch die Einführung der elektronischen Signatur generiert die Bank Kostenvorteile durch Standardisierung und Skalierbarkeit. Gleichzeitig schafft die eSignatur für Banken Wettbewerbsvorteile durch die Individualisierung an der Kundenschnittstelle. Digital signieren – der Umwelt zuliebe und für direkte Prozessverbesserung. Neben der Kommunikation mit dem Kunden kommt die digitale Signatur bei den Banken auch im Innenverhältnis zum Einsatz. Überwiegend nicht qualifiziert, sondern mit der einfachen bzw. fortgeschrittenen Signatur.

Man rennt mit dem Thema offene Türen ein. Die digitale Signatur in Banken führt für interne und externe Prozesse zur direkten Optimierung.

Wo ist eine Signatur im im Bank- und Finanzsektor überhaupt noch gefragt?

Eine Signatur im Bank- und Finanzsektor ist dort erforderlich, wo es…

• rechtliche Vorgaben gibt: z.B. Ermächtigung zur Kontowechselhilfe, Datenschutzeinverständnis oder Kreditvertrag digital unterschreiben
• verbindlich sein soll: z.B. Unterschrift für Kontoeröffnung und Kontoschließung, Bankvollmacht

Wann wird welche Signatur in der Bank eingesetzt?

Gute Frage! Wir empfehlen hier dringend die Beratung durch einen Juristen und die Abwägung von Haftungsrisiken. Hierzu generell drei wichtige Fakten zur elektronischen Signatur für Banken:

• Die einfache elektronische Signatur stellt keinen sicherheitsrelevanten Mehrwert für Banken dar und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO).
• Die fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt für Banken ebenfalls der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) und stellt die Integrität des Dokumentes durch ein Zertifikat sicher.
• Nur die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) ersetzt die gesetzliche Schriftform (126, 126a BGB) und ist daher mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen.

Wie fange ich mit einer Implementierung der digitalen Signatur in meiner Bank am besten an?

Wer das Potenzial digitaler Signaturen für Banking wirklich vollständig ausschöpfen will, sollte diesen Schritt planen. Bei der Einführung verlangen rechtliche, technische und organisatorische Aspekte Beachtung. Digitale Signaturen im Banking können viele Geschäftsprozesse verschlanken, da die bisherigen Medienbrüche komplett entfallen. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir die wesentlichen Themen für Sie im folgenden kurzen Leitartikel „Elektronische Signatur Anbieter? Diese 5 Fragen helfen bei der Auswahl“ zusammengefasst!

Das sind die 4 Vorteile der digitalen Signatur im Finanzwesen

Die Einführung einer digitalen Lösung bietet also eine Menge Chancen – insbesondere die, die Geschäftsprozesse einmal zu überdenken und althergebrachte Arbeitsschritte zu ändern. Und gleichzeitig lassen sich eine Vielzahl von Vorteilen damit realisieren – hier seien vier Vorteile beispielhaft genannt:

Flexibilität gewährleisten

Gerade die zurückliegenden Wochen der Corona-Pandemie haben gezeigt, wie wichtig es ist, flexibel reagieren zu können. Ihre Mitarbeiter im Homeoffice – und wie soll man da die Unterschriftsleistungen realisieren? Eine digitale und möglichst hardware-ungebundene Lösung hilft Ihnen, ganz einfach von überall her unterzeichnen zu können. Zur Not vom Küchentisch Ihres Mitarbeiters aus.

Innovationskraft zeigen

Nicht alles, was wir analog machen, ist falsch. Natürlich hat es einen Wert, einem Kunden einen Vertrag zu überreichen, vielleicht in einer schönen Mappe und ihm nach Unterschriftleistung zu einem nächsten Schritt in einem Investitionsprozess beglückwünschen zu können – oder gleich das Signing mit Rotwein und einem guten Essen zu begleiten. Aber Sie positionieren sich sicher auch positiv, wenn Sie mit einer digitalen Lösung Ihren Geschäftspartner überraschen und zeigen, dass Sie neuen Techniken und Technologien zugewandt sind!

Umwelt schonen

Umweltschutz und Kosteneinsparung: Mit einer digitalen Lösung schonen Sie Ressourcen durch eingespartes Papier und Druckertinte – Stickwort Feinstaubreduzierung. Brauchen wir das noch zu vertiefen?

Geschäftsprozesse optimieren

Mal ganz ehrlich: Wie verrückt ist das eigentlich, dass wir quasi seit Jahrzehnten Dokumente auf dem PC auf digitalem Weg erzeugen, diese zur Unterzeichnung ausdrucken, dann nach Gegenzeichnung wieder einscannen und mittels OCR-Texterkennung erneut digital lesbar/suchbar zu machen? Mit einer digitalen Signatur inklusive eines digitalen Signaturumlaufs können Sie nun die letzte Meile schließen und den Prozess vollständig papierlos abwickeln – und diesen durch Wegfall der Postdurchlaufzeiten noch deutlich beschleunigen.

Mit der digitalen Signatur Bank neu erleben

Platzieren auch Sie sich als digitales Unternehmen! Optimieren Sie Ihre digitalen Transaktionen und steigern Sie die Produktivität Ihres Teams. Banken müssen viel stärker als bisher ihre Kunden in den Fokus stellen, um ihre internen Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Legen Sie mit einer zuverlässigen eSignature-Lösung einen weiteren Grundstein für die Bankgeschäfte der Zukunft. Punkten Sie bei Ihren Kunden. Lassen Sie die Papierberge hinter sich und begeistern Sie Ihre Kunden mit einer einfachen und rechtsverbindlichen eSignature-Lösung.

So profitiert die Finanzwirtschaft von der digitalen Signatur

In kaum einer Branche werden mehr Unterschriften geleistet als in der Finanzbranche. Sobald man ein Kreditinstitut betritt, dauert es nicht lange, bis der Kugelschreiber gezückt und eine Unterschrift geleistet wird – und sei es nur, um die Einzahlung von Fremdwährungen aus dem letzten Urlaub zu quittieren.

Sind diese Prozesse noch einfach, so gestalten sich Verträge weitaus schwieriger. Hier sind im Regelfall mindestens zwei interne Unterschriften erforderlich – und von Kundenseite sind auch noch Unterschriften einzuholen. Und noch komplexer kann es bei Krediten oder gar Großkrediten werden, bei denen häufig für die Beschlussfassung eine Vielzahl von Unterschriften bis hin zur Unterschrift aller Vorstandsmitgliedern sowie des Aufsichtsrats einzuholen sind. Derartige Prozesse sind daher oft sehr zeitaufwändig. Geht so etwas heute nicht auch einfacher?

Ja! Stellen Sie sich zuallererst unbedingt diese vier hilfreichen Fragen, wenn Sie sich als Finanzdienstleister dem Thema Signaturprozess stellen:

Diese 4 Fragen sollten Sie sich im Signaturprozess unbedingt stellen

1. Ist die Signatur überhaupt notwendig?

Prüfen Sie, ob überhaupt eine Unterschrift erforderlich ist. Hinterfragen Sie doch einfach einmal den Sinn und Zweck einer Unterschrift. Geht es um reine Protokollierung, wer welches Dokument verfasst hat – und ist das wirklich wichtig?
Es ist gesellschaftlich längst akzeptiert, wenn am Ende des Briefes steht „Dieser Brief wird nicht unterzeichnet“ – immer noch besser als „Nach Diktat verreist“. Und jeder eingesparte Ausdruck schont die Umwelt und die Gesundheit der Mitarbeiter. Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-System ist beispielsweise ohnehin hinterlegt, wer den Brief erstellt und freigegeben hat – gerade intern sollte sich damit die Beweiskraft doch hinreichend herstellen lassen?! (Und wenn Sie noch kein Dokumentenmanagementsystem einsetzen – wir könnten da aushelfen 😊.)

2. Wenn ja, wie viele Personen müssen tatsächlich zeichnen?

Und wenn eine Unterschrift doch unentbehrlich ist, prüfen Sie, wie viele Personen unterzeichnen müssen. Je mehr Personen beteiligt sind, umso länger wird natürlich der Prüf- und Freigabeprozess eines Dokuments. Vertrauen Sie doch Ihren Mitarbeitern, dies ist ein toller Beitrag zur Mitarbeitermotivation und Wertschätzung: „Sie machen das schon!“ – und glauben Sie mir, Ihre Mitarbeiter werden Ihr Unternehmen nicht verkaufen! Ganz im Gegenteil, dies kann sogar dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter sorgfältiger arbeiten – sie können sich ja schließlich nicht darauf verlassen, dass es noch eine zweite Kontrollinstanz gibt.

3. Muss die Schriftform erfüllt sein?

Überlegen Sie, ob eine Schriftform (§ 126a BGB) überhaupt gefordert ist. Nur in den allerwenigsten Fällen, wie beispielsweise bei dem Abschluss eines Verbraucherkreditvertrages (§ 492 BGB) oder der Bürgschaftsleistung von Privatpersonen (§ 766 BGB), ist eine Schriftform gefordert. Viele Verträge können formfrei abgeschlossen werden. Ist es also erforderlich, Sicherheitenverträge unterzeichnen zu lassen, wenn diese Gegenstand des (unterzeichneten) Darlehensvertrages sind?Lassen Sie hier Unterschriften weg, können auch keine Unterschriften vergessen werden. Bedenken Sie auch:  Wie oft werden Unterschriften einfach nur vergessen und dadurch notwendige Folgeschritte, z.B. Kreditauszahlungen, verzögert? Meistens übrigens zum Unmut aller Beteiligten („Nun seien Sie doch mal nicht so kleinkartiert …“).

4. Geht die Signatur nicht digital?

Setzen Sie auf eine digitale Unterschrift. Hier gibt es verschiedene Anbieter mit diversen Lösungen. So gibt es Prozesse, bei denen eine Signaturkarte oder ein Signatur-Pad erforderlich ist. Sprich: Die Anschaffung entsprechender Hardware. Andere Lösungen, wie z.B. d.velop sign, sind cloudbasiert. So sind Sie völlig flexibel und können von überall – auch über Ihr Smartphone – rechtssicher signieren.

Auch Ihr Geschäftspartner oder ein weiterer Mitarbeiter Ihres Hauses kann an dem Signaturumlauf teilnehmen – der Prozess ist also vollständig digital, es wird kein Papier mehr ausgedruckt! Was nützt es, wenn Sie digital signieren, aber Ihr Geschäftspartner druckt es aus und sendet Ihnen das unterzeichnete Dokument zurück? Die Folgen sind erneute Digitalisierungs- und Aufbewahrungskosten (Scannen, Indexieren, Ablegen des Originaldokuments bzw. Vernichtung).

Und Sie können in jedem Einzelfall wählen, ob sie eine etwas teurere, dafür aber schriftformadäquate qualifizierte Unterschrift benötigen oder ob nicht im Einzelfall eine günstigere einfache oder fortgeschrittene Unterschrift ausreicht, die allerdings nicht die volle Beweiskraft entwickelt. Sind Sie unsicher, liegen Sie mit der qualifizierten Signatur im Zweifel richtig. Für die Nutzung der einfachen oder fortgeschrittenen Signatur ist ggf. eine juristische Bewertung hilfreich.

Finanzhäuser sollten jetzt auf digitale Signatur setzen

Sie sehen, auch in der Finanzindustrie bieten digitale Unterschriften eine große Chance, Prozesse zu überdenken und nahezu „von heute auf morgen“ eine Vielzahl von Vorteilen zu realisieren.

Erfahrungen anderer Finanzhäuser zeigen, dass Sie Ihre Mitarbeiter sehr schnell davon überzeugen können, weil auch die Vorteile für die Mitarbeiter auf der Hand liegen. Nutzen Sie diese Begeisterung – wie unterstützen Sie gerne!

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