Wenn der Aktenschrank plötzlich leer steht – Deutschland auf dem Weg zur modernen Verwaltung

In Sachen Digitalisierung findet regelmäßig ein Vergleich Deutschlands mit Nachbarländern statt – die Bundesrepublik schneidet hierbei in vielen Fällen schlecht ab. Im Gegensatz zu unseren europäischen Nachbarn nutzt nur ein Bruchteil der Deutschen das vorhandene E-Government-Angebot. Das liegt jedoch eher an der mangelnden Reife der Angebote als an der mangelnden Motivation der Bürger:innen. Und in der Tat scheinen Vorhaben, wie die elektronische Aktenführung oder eine behördenübergreifende Kommunikationsplattform für Bürger:innen noch in weiter Ferne zu sein. Der Weg zur modernen Verwaltung scheint lang. Deutsche Behörden stecken im Analog-Zeitalter fest und drohen dadurch im internationalen Vergleich gänzlich den Anschluss zu verlieren. 

Dennoch gibt es auch positive Nachrichten von der Digitalisierungsfront: Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland macht Fortschritte. Die Beschlüsse rund um das Onlinezugangsgesetz und einen geplanten Portalverbund von Bund, Ländern und Kommunen machen Hoffnung. Insgesamt sind sich Behörden, Unternehmen und Bürger:innen aber in einem einig: Die Digitalisierung der Verwaltung muss weiter beschleunigt werden. Und das dringend, denn laut einer aktuellen McKinsey-Publikation steckt die digitale Transformation deutscher Behörden auch heute noch in den zu eng gewordenen Kinderschuhen. 

Deutschland und die moderne Verwaltung – was bisher geschah…

Bei der Bewertung der bisherigen Fortschritte der öffentlichen Verwaltung in Sachen Digitalisierung spielt der 1. August 2013 eine wesentliche Rolle. Bereits an diesem Tag ist das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz oder auch EGovG) in Kraft getreten. Das Gesetz hat die rechtlichen Grundlagen für die Bemühungen der Regierung im Bereich der Verwaltungsmodernisierung geschaffen. Auf dem Papier scheint die Digitalisierung der Verwaltung schon seit längerem ein wichtiges Thema zu sein.

Das Gesetz soll die Basis für genau die Bedingungen in der Verwaltung schaffen, die Bürgern:innen bereits aus anderen Bereichen als Selbstverständlichkeit bekannt sind. Nämlich Anliegen zeit- und ortsunabhängig sowie komplett digital beantragen, überprüfen und herunterladen zu können. Klassische Behördengänge würden so der Vergangenheit angehören.

Welche konkreten Ziele das EGovG verfolgt und wie die Verwaltungen das Gesetz für sich nutzen können, haben wir im Blog-Beitrag E-Government-Gesetz: ein Bulldozer für die elektronische Kommunikation zwischen Bürger und Behörde zusammengefasst.

Digitale Verwaltung 2023: Öffentlicher Dienst steht vor großen IT-Herausforderungen

Was auf dem Papier mit dem E-Government-Gesetz begann, wurde knapp ein Jahr später mit dem Programm Digitale Verwaltung 2020 konkretisiert. Schon früh war allen Parteien klar, dass die Umsetzung des Gesetzes eine große Herausforderung für Behörden werden würde. Knappe öffentliche Haushalte, hohe Anforderungen an Datensicherheit und der Wunsch nach Prozesstransparenz machen die moderne Verwaltung zu einer echten Mammutaufgabe für Bund, Länder und Kommunen. Folglich wurde im September 2014 das Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 beschlossen, welches die Umsetzung des E-Government-Gesetzes koordinieren und die Verwaltung der Zukunft ein Stück näherbringen soll: 

Mit dem Programm Digitale Verwaltung 2020 ist das Ziel verbunden, mit Hilfe moderner Informationstechnologien eine digitalisierte, durchgängige, medienbruchfreie und einheitliche öffentliche Leistungserbringung auf der Grundlage kollaborativer Geschäftsprozesse zu etablieren.

BMI in Digitale Verwaltung 2020 

Herausforderungen auf dem Weg zur modernen Verwaltung

Um das Ziel einer digitalen Verwaltung erreichen zu können sind also einige Hürden zu überwinden. Deutsche Behörden stehen hierbei (neben den eingangs erwähnten Punkten) den folgenden Herausforderungen entgegen:

• Veraltete IT-Infrastruktur: Insbesondere weisen diese Sicherheitslücken auf, die bei Angriffen eine Handlungsunfähigkeit der zukünftig digitalen Verwaltung erwirken können
• Fachkräftemangel: Auch deutsche Behörden sind vor dem bestehenden Fachkräftemangel nicht gefeit, wodurch eine Wartung und Betreuung von IT-Systemen wie DMS erschwert werden.
• Gesetze/Regularien: Vor allem im öffentlichen Sektor stehen IT-Systeme besonderen Gesetzen und Regularien entgegen, die immer unübersichtlicher und komplexer werden. Öffentliche Verwaltungen verlieren die Übersicht und das Vertrauen, diese umsetzen zu können.
• Kosten: Moderne IT-Systeme sind teuer in der Anschaffung und in der Wartung. Verwaltungen müssen oft mit ihren Budgets haushalten, weshalb IT-Systeme veralten und/oder wichtige Investitionen verschoben werden.
• Trägheit: Digitalisierung bringt auch das Ändern etablierter Prozesse und Abläufe mit sich. Verfahren und Softwarelösungen werden häufig den bestehenden alten Prozessen angepasst, wodurch Innovationen und Potenziale im Rahmen der Digitalisierung verloren gehen.
• Inseldenken: Eine häufige Problemstellung ist, dass in Verwaltungen nicht verwaltungsweit gedacht wird. Jede fachliche Organisationseinheit hat andere Anforderungen sowie anderen Einfluss auf die IT. Verwaltungsweite Ansätze und Standardisierungen fehlen. Dadurch werden Systemlandschaften immer unübersichtlicher und fehleranfälliger.

Bereits im September 2014 wurde das Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 beschlossen, welches die Umsetzung des E-Government-Gesetzes koordinieren, die genannten Herausforderungen bewältigen und die Verwaltung der Zukunft ein Stück näherbringen sollte. Das Programm sollte dabei verbindliche Standards schaffen, um Digitalisierung in der Verwaltung flächendeckend umsetzen zu können – und dies mit konkreten Projekten.

Aktionsplan E-Akte: Die Rolle der E-Akte auf dem Weg zur modernen Verwaltung

Zu einem dieser konkreten Projekte gehört der Aktionsplan eAkte. Gemäß § 6 EGovG i. V und Nr. 5 der Eckpunkte zum Programm Digitale Verwaltung 2020 sollen Bundesbehörden seit dem 1. Januar 2020 ihre Akten komplett elektronisch führen. So war laut BMI zu Beginn der Bemühungen der Bundesregierung im Jahr 2014 das Papier in den meisten Behörden das führende System. Elektronische Akten waren und sind, wenn überhaupt, unterstützend im Einsatz. Mit der Einführung der eAkte sollen Prozesse in der Verwaltung digitalisiert, vernetzt und medienbruchfrei gestaltet werden. Die Ziele und Vorteile für Behörden, Unternehmen und Bürger:innen liegen auf der Hand: 

• Schnelle und medienbruchfreie Bearbeitung von Anträgen
• Erhöhte Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandels
• Rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation
• Etablierung eines zeit- und ortsunabhängigen Wissensmanagements

Prozessoptimierung als Grundlage für elektronische Aktenführung

Das E-Government-Gesetz fordert Bund, Länder und Kommunen zur Einführung einer E-Akte auf. Ziel hierbei war bis zum 01. Januar 2020 die Umsetzung und Definition u. a. von Einführungsstrategien, Umsetzungsverantwortungen und organisatorische Voraussetzungen.

Konzeptionelle Arbeit für die elektronische Aktenführung

Zur elektronischen Aktenführung gehört bereits vor der Einführung neuer Technologien vor allem konzeptionelle Arbeit. Organisatorische Veränderungen und Prozessoptimierungen schaffen die Grundlage für die Verwaltungsmodernisierung. Wichtig bei einer effizienten Prozessgestaltung ist es, den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus zu berücksichtigen und in den Kontext des jeweiligen Vorganges einzuordnen – vom Antrag, über Zeichnungsverfahren bis hin zur Archivierung des Vorgangs.

Effiziente Prozessgestaltung für die moderne Verwaltung

Sobald effiziente und möglichst medienbruchfreie Prozesse konzipiert wurden, geht es an die technische Umsetzung des E-Aktionsplans. Als Basiskomponente für die E-Akte sollte ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt werden: Alle eingehenden Dokumente können so direkt digital bearbeitet werden. Bei der Auswahl des passenden DMS-Anbieters sollte auf die einfache Bedienbarkeit, intuitive Suchfunktionen, ein umfangreiches Berechtigungs-Management und eine saubere Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur geachtet werden. Auch bestehende Aktenbestände sind letztlich in der digitalen Akte vorzuhalten, was ein Scanning sowie die dazugehörende Verschlagwortung und Veraktung mit sich bringt.  

Dokumentenmanagement als zentrales Instrument

Führt man sich die Zielsetzung einer ganzheitlichen eAkte vor Augen, wird auch ein Bild von leeren Aktenschränken in den Büros öffentlicher Verwaltungen deutlich. Die Anforderungen hin zu einer verwaltungsweiten E-Aktenführung sind dabei hoch – ein zentrales und essenzielles Instrument stellt dabei ein DMS dar. Eine Lösung, die allen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung Genüge tut, stellt d.velop documents dar. Das DMS führt die Akte als eigenständiges Objekt, mit Aktenzeichen, Aufbewahrungsfristen, Aussonderungsregeln und/oder Berechtigungen. Die jahrelange Expertise der d.velop im Bereich öffentlicher Dienst mündet dabei in fachorientierten Lösungen, Schnittstellen zu führenden Verfahren und Beratungsleistungen zur Umsetzung einer ganzheitlichen E-Government-Strategie.

So kann d.velop bei der Umsetzung unterstützen

Überzeuge dich selbst – d.velop ist der Ansprechpartner bei der Einführung der eAkte zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes und bringt das Handwerkzeug in den kommunalen Anwendungsbereichen DMS, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment mit. Seit mehr als 20 Jahren und mit inzwischen mehr als 520 direkten und indirekten Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltungen sowie Hochschulen und Universitäten ein Spezialist für den gesamten ECM-Bereich. 

Zum Leistungsportfolio gehört dabei auch eine strategische Unterstützung bestehender und zukünftiger Prozesse, Herausforderungen und Potenziale. Denn in der Praxis zeigt sich recht häufig, dass die öffentlichen Verwaltungen bereits bei Ausarbeitung eines Konzeptes und einer ganzheitlichen Strategie Unterstützung benötigen, um Ende des Weges die Zielgerade zu erkennen.