DATEV DMS Classic Abkündigung – Was jetzt zu tun ist!

Die DATEV DMS Classic Abkündigung zum 31.12.2023 ist beschlossene Sache. Alle Nutzer:innen sind bis zu diesem Zeitpunkt verpflichtet, auf eine Nachfolgelösung zu wechseln. Es gibt keine Wartungs- und Servicezusage seitens DATEV mehr. Dieser Stichtag ist und wird für alle IT-Leiter:innen, Selbstständige und Unternehmen höchst relevant, die heute das Dokumentenmanagement-System (DMS) gemeinsam mit DATEV Rechnungswesen in Nutzung haben.

Jetzt, wo der Hammer gegen Jahresende fallen wird, fragen sich viele verunsicherte Nutzer:innen: Was ist genau in welcher Reihenfolge zu tun, damit die Umstellung gelingt und meine Dokumente und insbesondere Rechnungen weiterhin einfach und rechtssicher verwaltet werden können?

Diese und weitere Fragen, habe ich als einen guten Anlass genommen, diesen Blogartikel zu schreiben. Er dient als Hilfestellung für alle, die noch keinen konkreten Fahrplan haben.

Was hat das mit einem Milchshake zu tun?

In einem Podcast ging es neulich darum, dass eine Fast-Food-Kette seinen Absatz von Milchshakes erhöhen wollte. Weshalb man zwei Berater engagierte, die herausgefunden haben, dass sich viele Menschen morgens einen Milchshake holten. Der Grund dafür war, dass die Menschen ein Frühstück suchten, welches sich auf dem Weg zur Arbeit sauber verzehren ließ. Der Milchshake war perfekt dafür. Es ging also gar nicht so sehr um das Produkt als um den “Job”, den dieser Milchshake erfüllen sollte. Diese Erkenntnis gründete die “Jobs-to-be-done-Theorie.“ Um nun den Absatz zu steigern, stellte man sich die einfache Frage “Welchen Job muss das Produkt erfüllen und wie können wir diesen optimieren?”

Genau diese Frage hilft uns dabei, eine Lösung für die DATEV DMS Classic Abkündigung in der aktuellen Situation zu finden. Die Antwort darauf bringt uns die gesuchte Klarheit in dieser Sache und es können weitere Schritte organisiert und geplant werden.

Was ist nach der DATEV DMS Classic Abkündigung zu tun?

Jetzt wo klar ist, was es mit der Theorie auf sich hat, klären wir, wie es nach der DATEV DMS Classic Abkündigung weitergehen kann. Stellen wir uns mal selbst die Frage: „Welchen Job muss mein zukünftiges DMS eigentlich erfüllen?“

Mögliche Antworten darauf könnten beispielsweise sein:

• Einfach nur ein zentrales Archiv, wo ich alles hinterlegen – und wiederfinden kann.
• Schnelle und einfache Umsetzung und Bedienbarkeit.
• Es muss auf jeden Fall Rechnungen revisionssicher ablegen können.
• Eine gute und effiziente Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten sollte ebenfalls problemlos funktionieren.
  Somit wäre der Job, der erledigt werden sollte, klar definiert. Da wir nun wissen, was die Aufgabe ist, können wir uns gleich die nächste Frage stellen “Was gibt es da überhaupt?” Tipp an dieser Stelle “Bei Fragen, einfach fragen!”

Damit sind die Aufgaben, die erledigt werden müssen, klar definiert. Somit können wir uns direkt der nächsten Fragen widmen: Was sind die nächsten Schritte?

Was sind die nächsten Schritte?

Was zählt ist, dass man jetzt ins Handeln kommt, erste Meilensteine definiert und das Thema nicht aufschiebt. Am Ende des Jahres wird es eine klare Kante geben und schon einige Monate davor ist es wahrscheinlich schon zu spät, da bereits alle beteiligten Personen mit Projekten voll sind. Für die nächsten Steps bietet sich folgender Zeitplan an:

Januar bis Mai

Verschaff dir einen Überblick und welche Lösungen und Produkte es auf dem Markt gibt, die deinen Anforderungen entsprechen.

Mai bis Juni

Entscheide dich bei einer Gegenüberstellung für ein Produkt, das dich überzeugt. Beleuchte alle Aspekte und entscheide dich für die Lösung, die am besten zu deinem Unternehmen und in deine Systemlandschaft passt.

Juni bis Oktober

Hier sollte es um die Umsetzung des Projektes gehen. Bereite einen detaillierten Projektplan vor. Verteile konkrete To-do‘s im Team mit machbaren Deadlines und schau in regelmäßigen Termin auf den Fortschritt des Projektes, um ggf. mit weiteren Maßnahmen nachzujustieren.

Das sollte als grobe Orientierung ausreichen. Zudem ist mit einem Zeitplan ein Anfang gemacht, das hilft bei einer möglichen Struktur des gesamten Projektes. Beziehe bei einem solchen Prozess immer das ganze Projektteam mit ein, um das komplette Projekt aus sämtlichen Blickwinkeln zu betrachten.

Wie funktioniert der DATEV DMS classic Produktwechsel?

Durch die DATEV DMS Classic Abkündigung zum 31.12.2023 und die damit verbundene Pflicht zur Deinstallation resultieren daraus folgende Anforderungen:

Wie bereits in den Meilensteinen beschrieben, ist die Auswahl einer Alternativlösung der erste Schritt. Die richtige Alternativlösung zu finden, die in deine Systemlandschaft passt und deine Prozesse optimiert, ist eine verantwortungsvolle Entscheidung. Aus Zeitgründen die nächstbeste Software zu implementieren, ist der falsche Weg.

Wichtig ist auch, eine IST-Analyse der eigenen Prozesse durchzuführen, um eigene Problemfelder und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Darauf aufbauend können Wünsche und eine genaue Zielvorstellung definiert werden.

Bei der Anbieterauswahl, sollte sorgfältig auf Erfahrung in den Bereichen Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, Technologie Know-how und Sicherheitsstandards geachtet werden.
In der Einführungs- bzw. Umsetzungsphase wird die neue DMS-Lösung dann implementiert und die Daten aus dem DMS classic exportiert, aufbereitet und in das neue DMS wieder importiert.

Kleiner Tipp: Folgende Punkte sollten bei einer neuen DMS-Lösung im Fokus stehen:

• schnelle Einführbarkeit
• selbsterklärendes Frontend
• gute Skalierbarkeit
• gute mobile Nutzbarkeit
• Zukunftssicherheit

Wie kann d.velop dabei unterstützen?

Wir bei d.velop stehen für alle Fragen rund um die DATEV DMS Classic Abkündigung zur Verfügung. Ziel sollte es sein, dass Unternehmen und IT-Dienstleister partnerschaftlich zusammenarbeiten. So können branchenerfahrene Lösungsanbieter helfen, für jedes Unternehmen den richtigen Weg zu finden.

Bei Fragen zu dem Thema buche gerne ein persönliches Gespräch, um individuell über deine Herausforderungen zu sprechen. Weitere Informationen zu dem Thema erhältst du auch am 07.02.2023 um 10:00 Uhr in unserem Webinar zum Thema DATEV DMS Classic Abkündigung.