Die Archivierung von Dokumenten ist in der heutigen Geschäftswelt sicherlich nichts Unbekanntes, aber nach wie vor ein wichtiger Grundstein für die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen sowie die Grundlage für ein vollumfängliches Dokumentenmanagement. Insbesondere Autohäuser stehen aufgrund der Vielzahl zu nutzender IT-Systeme vor der Herausforderung, eine unternehmensweit geeignete rechtskonforme Archivierungslösung für ihre Dokumente zu finden. Im Falle des CROSS Systems, dem Dealermanagement-System von der Porsche Informatik gibt es für die Autohäuser nun Handlungsbedarf.
Was ist das Cross System?
Das CROSS System ist ein umfassendes IT-System, das speziell für den Einsatz in Volkswagen Autohäusern und Werkstätten entwickelt wurde. Es unterstützt verschiedene Bereiche des Fahrzeugvertriebs- und Serviceprozesses. Das CROSS System besteht dabei aus insgesamt 3 Bestandteilen:
- Das CROSS 2 System von Porsche Informatik ist eine IT-Lösung, die speziell für den Kfz-Einzelhandel der Volkswagen-Konzern-Marken entwickelt wurde. Es unterstützt alle wesentlichen Prozesse in Autohäusern, einschließlich Verkauf, Service, Ersatzteile sowie Management und Controlling.
- Der Werkstattplaner ist ein zusätzliches Modul im CROSS System, welches für die Planung und Organisation von Werkstattaufträgen entwickelt wurde. Es ersetzt das traditionelle analoge Auftragsboard und ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Werkstattprozesse
- Der Mobile Service Cube – bestehend aus der Mobile Service Reception (MSR) / Mobile Service Annahme (MSA) und der CROSS Cam – ist ein ergänzendes Modul innerhalb des Dealermanagementsystem CROSS, welches für die digitale und effiziente Fahrzeugannahme entwickelt wurde. Die Lösung ermöglicht es Serviceberatern, den gesamten Annahmeprozess direkt am Fahrzeug durchzuführen.
Entwickelt wird die Lösung von der Porsche Informatik GmbH in Salzburg. Die Vermarktung übernimmt die zum Volkswagen Konzern gehörende dx.one GmbH.
Archivierung im CROSS System
Das CROSS System hat von Haus aus keine eigene Archivierungslösung integriert. Es bietet jedoch über die CROSS „Bistro“ Schnittstelle die Möglichkeit, externe Archivierungslösungen anzusprechen. Bisher wurde die Archivierung über einfach COLD Mechanismen sichergestellt. Dabei hat das CROSS System in einer Tagesendverarbeitung die zu archivierenden Dokumente erstellt und auf einem definierten Verzeichnis mit beschreibender Eigenschaftsdatei bereitgestellt. Archivsysteme konnten diese Dokumente aufnehmen und in das Archivsystem überführen. Diese Art der Schnittstellen wird auch von vielen anderen Dealermanagementsystemen genutzt.
Allerdings löst sich die Porsche Informatik mehr und mehr von der Schnittstelle und wird zukünftig auf einen anderen Standard setzen, der „Generic Storage API“. Anders als bei der „Bistro“ Schnittstelle werden die Dokumente nicht mehr abgeholt, sondern aktiv bereitgestellt. Hierfür muss der jeweilige Archivdienstleister einen Webserver im Internet bereitstellen, an welchem die Dokumente vom CROSS System live gesendet werden.
Neue Schnittstelle im CROSS System: Freigabe und Zukunftsausblick
Die neue Schnittstelle ist für das CROSS Modul „Werkstattplaner“ bereits freigegeben. Ebenfalls wird auch der Service Cube, bestehend aus die Mobile Service Reception (MSR) und der CROSS Cam, mittlerweile über die neue Schnittstelle unterstützt. Zum Ende des Jahres soll dann das CROSS 2 System folgen.
Während der CROSS Werkstattplaner und der Mobile Service Cube die Serviceberater in Ihrer operativen Tätigkeit effizient unterstützt, ist die langfristige Speicherung der Dokumente über die neue Schnittstelle eine ungelöste Aufgabe. Die benannten Module speichern nämlich die im Prozess erfassten Dokumente lediglich für eine Dauer von maximal 180 Tagen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Dokumente automatisch gelöscht. Dies kann in der Praxis zu Problemen führen, da viele Dokumente längerfristig aufbewahrt werden müssen – sei es aus rechtlichen Gründen oder zur Nachverfolgbarkeit von Wartungs- und Reparaturhistorien.
Für Autohäuser und Werkstätten bedeutet dies, dass sie ein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem benötigen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Richtig angewendet, können sämtliche Dokumente aus unterschiedlichen Prozessen im Dokumentenmanagementsystem gespeichert und strukturiert zusammengefasst werden, um einen vollumfänglichen Einblick auf die Dokumente in den Vorgängen zu gewährleisten.
Ob und inwieweit die alte Bistro-Schnittstelle weitergenutzt werden kann oder abgekündigt wird, ist bislang nicht klar. Da es sich bei dem Werkstattplaner und dem Service Cube um neue CROSS Module handelt, können diese ohnehin nur noch über die neue Schnittstelle angesprochen werden. Die alte „Bistro“ Schnittstelle steht hierfür nicht mehr zur Verfügung.
WSI connect for CROSS – Revisionssichere Archivierung Ihrer CROSS Belege
Die Herausforderung der richtigen Archivsystemwahl
Klar ist, dass die Automobilhändler abhängig von den einzusetzenden Modulen, früher oder später einen Handlungsbedarf haben werden. Erste Archivanbieter haben ihrerseits reagiert und für die freigegebenen Module Schnittstellen zu ihren Dokumentenmanagement-Systemen entwickelt. Doch welches Archivsystem ist das richtige?
Die Antwort hängt meist mit den individuellen Anforderungen zusammen. Möchte ich lediglich meinen rechtlichen Pflichten nachkommen oder will ich auch meine Geschäftsprozesse mit dem System abbilden? Und soll das System lokal oder in der Cloud lauffähig sein?
Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems für Autohäuser
Grundlegend bietet der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems für Autohäuser viele Vorteile. Neben der rechtskonformen Archivierung ist vorwiegend die Strukturierung und Verlinkung der Dokumente in digitale Strukturen wie einer Fahrzeug-, Kunden- oder Vorgangsakten als Nutzenaspekt zu nennen. Dies bietet den Mehrwert, dass alle Dokumente eines Vorgangs zusammengefasst zur Verfügung stehen sowie über verschiedene Sichtweisen eingesehen und bearbeitet werden können. Aufbauend auf dieser Basis können bei Bedarf automatisiert Prozesse im System gestartet werden. Im Kontext des CROSS Systems in Verbindung mit der neuen Schnittstelle bedeutet das, dass die ausgehenden Belege automatisiert in die richtigen Strukturen des Dokumentenmanagements übernommen und Prozesse gestartet werden können.
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen darüber hinaus, das System modular, um weitere Fachanwendungen zu erweitern. Dies können bspw. Lösungen zur Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder digitale Signatur sein. Somit vermeidest du Insellösungen und setzt auf eine zentrale Plattform für ein ganzheitliches Dokumentenmanagement.
Die Bedeutung der Betriebsform bei der Archivierungslösung
Doch nicht nur das angebotene Lösungsportfolio, sondern auch die Betriebsform spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl. Multi Tenant Cloudlösungen als Software as a Service Modell sind im Gegensatz zu klassischen lokal betriebenen Systemen (OnPremise) gefragter denn je. Das ist nicht verwunderlich, bieten Cloudlösungen doch den Vorteil einer schnellen Inbetriebnahme, verursachen keine Infrastrukturkosten beim Kunden und bieten den Mehrwert, dass der gesamte Betrieb inkl. automatischer Updates vom Anbieter übernommen wird. Somit kann das Autohaus sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren, ohne sich um die Infrastruktur, Betrieb oder Updates Gedanken zu machen.
Unsere persönliche Empfehlung ist: Setze auf eine Archivierungslösung, mit der du einfach anfangen und später zu einem vollwertigen und unternehmensweiten Dokumentenmanagement ausbauen kannst. Zudem sollten Cloudlösungen ebenso zum Leistungsumfang des Anbieters gehören wie eine klassische OnPremise Lösung. So investierst du in eine nachhaltige Lösung für die Zukunft.
Fazit zur Archivierung im CROSS System
Die rechtskonforme Archivierung im CROSS System von Porsche Informatik stellt Autohäuser vor Herausforderungen, bietet jedoch gleichzeitig viele Mehrwerte. Der Wekstattplaner und der Mobile Service Cube von CROSS sind eine sinnvolle Ergänzung für jedes Autohaus im VW Umfeld, das die Fahrzeugannahme effizienter gestalten möchte. Doch um den gesamten Serviceprozess auch langfristig abzusichern, ist die Kombination mit einem zusätzlichen Dokumentenmanagementsystem unverzichtbar. Nur so können alle relevanten Dokumente sicher archiviert, rechtliche Anforderungen erfüllt und eine durchgängige Servicehistorie gewährleistet werden.
Autohäuser und Werkstätten, die auf eine solche Kombination setzen, profitieren von einer deutlichen Effizienzsteigerung und sichern zugleich die Zukunftsfähigkeit ihres Betriebs in einer zunehmend digitalen und gesetzlich regulierten Welt. Autohäuser sollten diese Lösung in Betracht ziehen, um ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und rechtskonform zu agieren.