Michael Schwanzer, IT-Leiter bei der Gesellschaft für diakonische Einrichtungen (GFDE) berichtete auf dem d.velop summit über die Einführung vom Dokumentenmanagementsystem. Im Fokus seines Vortrags standen die Schnittstellen zu Connext Vivendi und Diamant. Dieser Beitrag beschreibt, wie das Digitalisierungsprojekt in den letzten 6 Jahren bei der GFDE vorangeschritten ist.
So ist die GFDE aktuell aufgestellt: Die Gesellschaft betreibt 12 stationäre Einrichtungen, 13 ambulante Pflegedienste, mehrere Tagespflegen und -betreuungen sowie einen ambulanten Hospizdienst.
Die Wahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems
Zunächst wurden Kriterien und Rahmenbedingungen erhoben: Wozu machen wir das? Wohin wollen wir? Was zählt und was nicht?
- Im Fokus stand ein verbesserter Informationsfluss. Um das zu erreichen, wurde eine zentrale Ablage von Informationen benötigt. Die Mitarbeitenden sollten einfachen Zugriff auf die Ablage erhalten.
- Arbeitsabläufe sollten in digitale Prozesse transformiert werden. Dafür wurden Workflows benötigt. Das Ziel: Arbeitserleichterung durch einfache Strukturen.
- Weniger Papier: Tschüss sagen zu Aktenschränken, Regalen und hohen Papierstapeln.
- Eine Suchfunktion innerhalb der Dokumente sollte für ein schnelles Auffinden von benötigten Informationen sorgen. Dadurch sollte das aufwendige Suchen und Durchsuchen von Akten entfallen.
Nachdem die Rahmenbedingungen klar abgesteckt sind, ging es um die Auswahl eines geeigneten Softwareherstellers, der die Anforderungen realisieren konnte. Michael Schwanzer hörte sich im Unternehmen um, fragte im Bekanntenkreis nach und holte sich Ideen anderer Einrichtungen ein. Das Dokumentenmanagementsystem wurde schließlich mit d.velop umgesetzt. Der ausschlaggebende Grund: die Schnittstellen zu Connext Vivendi und Diamant.
Bei uns war es so: Wir wollten Schnittstellen.
Michael Schwanzer
In 6 Jahren ist viel passiert! Der Projektverlauf
Michael Schwanzer zeigte auf, was in den Jahren 2019 bis 2024 passiert ist.
2019: Die erste Idee für ein Dokumentenmanagementsystem entstand.
2020: Drei verschiedene Dokumentenmanagementhersteller stellten ihre Softwarelösungen vor.
2021: Die Wahl fiel auf d.velop documents, da hier Schnittstellen zu den bestehenden Systemen Connext Vivendi und Diamant bestehen.
2022: Jährlich gehen ca. 20.000 Rechnungen bei der GFDE ein. Die Standorte wurden mit einer vereinfachten und digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ausgestattet. Zum Vergleich: Vor der Ausstattung benötigte die Bearbeitung einer einzigen Papierrechnung 34 manuelle Schritte. Seit der Digitalisierung kann der Aufwand auf 6 digitale Schritte reduziert werden.
2023: Das nächste Projekt stand an! Die Einführung des digitalen Qualitätsmanagementhandbuchs.
2024: Die Digitalisierungsprojekte Bewohner- / Klientenakte, Personalakte und Vertragsmanagement werden angegangen.
Sozial braucht digital: Erleichterung für die Mitarbeitenden
Vor allem Mitarbeitende, deren Haupttätigkeit aus dem menschlichen Kontakt besteht, stehen der Digitalisierung zunächst teilweise skeptisch gegenüber. Die Sorge: Durch digitalen und technischen Fortschritt könnten Arbeitsplätze gefährdet sein. Michael Schwanzer erwähnt dazu: „Das System hat Geschwindigkeit, aber macht keine Arbeitsplätze überflüssig.“ Vielmehr verschafft es Mitarbeitenden Erleichterung in deren Alltag.
Besonders mit Rückblick auf die Pandemie fällt heute die Erleichterung durch ein zentrales und vor allem digitales Dokumentenmanagementsystem auf. Michael Schwanzer erinnert sich zurück: Die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung mussten große Mengen von Akten mit nach Hause ins Homeoffice transportieren. Heute ist das nicht mehr notwendig. Berechtigte Mitarbeitende können digital auf die benötigten Dokumente zugreifen.
Referenzguide | 6 Fallbeispiele aus dem Sozialwesen: Praxistipps zur erfolgreichen Digitalisierung der Verwaltung
Connext Vivendi und Diamant als führende Systeme
Die beiden Lösungen Connext Vivendi (Software für Pflegedokumentation) und Diamant (Software für die FiBu) werden zuvor schon als führende Systeme eingesetzt. Dahinter liegt d.velop documents mit der Aufgabe der revisionssicheren Archivierung und Einhaltung von gesetzlichen Löschfristen.
Die revisionssichere Archivierung spielt besonders dann eine Schlüsselrolle, wenn es um Aufbewahrungsfristen geht. Durch die Revisionssicherheit werden Dokumente über 10 oder mehr Jahre aufbewahrt. Sämtliche Änderungen an einem Dokument werden protokolliert und versioniert, sodass das ursprüngliche Dokument in seinem Original bestehen bleibt.
Da die GFDE die beiden Systeme Connext Vivendi und Diamant bereits im Einsatz hat, wird das d.velop documents als revisionssicheres Archiv hinter die beiden Anwendungen gelegt.
Fazit
Die Zeitachse zeigt, dass das Digitalisierungsthema Stück für Stück bei der GFDE angegangen wird. Jedes Jahr widmet sich das IT-Team einem weiteren Meilenstein. Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems hat sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft eingegliedert, die aus den bereits vorhandenen Systemen Connext Vivendi und Diamant besteht.
Zum Schluss gibt Michael Schwanzer noch den Hinweis, dass im Falle der GFDE fast 50 % der Kosten für die Digitalisierung in der Pflege durch Fördergelder zurückgeflossen sind.
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