„Digitalisierung im Handel“ – mit weit über 10 Millionen Treffern bei Google sicherlich für viele Handelsunternehmen, auch im Hinblick auf die aktuelle Transformations-Welle, ein beliebter Suchbegriff. Beim Scrollen durch die unterschiedlichen Ergebnisse springen dabei direkt Themen wie Digital Stores, Scan & Go oder KI gesteuerte Kauferlebnisse ins Auge. Sicherlich ist es richtig und wichtig Einkauferlebnisse, egal ob im B2B oder B2C Umfeld, stetig an die Zielgruppe zukunftsorientiert mit den passenden Technologien anzupassen. Unternehmen legen dabei vor allem großen Wert auf Wertschöpfungsketten und die Optimierung der damit einhergehenden Prozesse.
Wer in diesem Artikel jedoch zu den oben genannten Trends neue Anhaltspunkte erwartet, wird an dieser Stelle enttäuscht. Im Folgenden geht es viel mehr um den Blick hinter die Kulissen: Ein effizientes und zukunftsorientiertes Unternehmen beschäftigt sich nicht nur mit steigenden Absatzzahlen durch u. a. die Steigerung von Kundenzufriedenheit, sondern analysiert und optimiert wiederkehrend Inhouse-Prozesse zur Reduktion interner (Betriebs-)Kosten. Somit stellt sich unter anderem auch die Frage, ob Cloud Lösungen für Unternehmen oder On-Premises Lösungen passen sind. Mit all diesen Themen wird sich der folgende Artikel beschäftigen.
Häufige Treiber von unternehmensinternen Prozessen
Zu den häufigsten Treibern unternehmensinterne Prozesse auf den Prüfstand zu stellen gehören:
- Rechtliche Vorgaben
E-Rechnungspflicht, GoBD, Kassensicherungsverordnung oder das Lieferkettengesetz zwingen Unternehmen altbekannte Prozesse anhand neuer Gesetzeslagen teilweise kurzfristig anzupassen. Oftmals wird dabei leider unterschätzt, dass die Umsetzung solch komplexer Themenstellungen Veränderungen im operativen Tagesgeschäft als auch in der strategischen Unternehmensausrichtung bedeuten. Fachliche und technische Vorarbeiten und Voraussetzungen müssen für eine erfolgreiche Umsetzung gesetzlicher Normen geleistet und geschaffen werden. - Fachkräftemangel
Besonders der Mangel an qualifizierten Fach- und IT-Kräften verursacht eine Überlastung der vorhandenen Mitarbeiter:innen, die häufig zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen. Diese Überlastung beeinträchtigt die Arbeitsqualität und senkt die Zufriedenheit der Belegschaft, was sich negativ auf die Effizienz und die Fokussierung auf Kernaufgaben auswirkt. Durch zusätzlich fehlende IT-Fachkräfte werden Unternehmen zunehmend auf externe (Vertrauens-)Dienstleister und Partner angewiesen sein, um zum einen die aktuelle Infrastruktur auch im Hinblick auf Security Themenstellungen gewährleisten zu können. Zum anderen geht es um beratungsintensive strategische und technologische Ausrichtungen. - Flexibilität und Skalierbarkeit
Um mit den sich stetig ändernden Marktgegebenheiten, Gesetzeslagen und dem rasanten Voranschreiten der Technologie mindestens Schritt halten zu können, benötigen Handelsunternehmen eine flexible und vor allem skalierbare Strategie im Hinblick auf Prozessoptimierung und Automatisierung. Neue Technologien müssen möglichst einfach und medienbruchfrei in die aktuelle Infrastruktur eingebunden werden können. Dadurch profitieren Unternehmen unmittelbar durch die Mehrwerte neuer Technologien und sind dadurch auf sich verändernde externe Faktoren gewappnet.
Einführung einer unternehmensweiten ECM-Plattform zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion
ECM-Systeme ermöglichen es Handelsunternehmen, ihre Dokumenten- und Informationsmanagementprozesse zu optimieren. Cloud Lösungen für Unternehmen bieten eine flexible und skalierbare Plattform, die es ihnen ermöglicht, ihre Daten zentral zu verwalten und von überall aus darauf zuzugreifen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit verteilten Standorten oder mobilen Arbeitskräften.
Dein Einsteiger-Guide zur Prozessdigitalisierung – So digitalisierst du deine Unternehmensprozesse
Betriebsform: Cloud vs. On-Premises
Gemäß dem Motto „Wer die Wahl hat, hat die Qual“ müssen sich Unternehmen strategisch hinsichtlich der IT-Infrastruktur einer Vielzahl an Fragen stellen. Auch aktuelle Trends und langfristige (unumgehbare) Entwicklungen müssen in diese Entscheidung einfließen. Denn Fakt ist: Cloud Lösungen für Unternehmen und der Einsatz von KI werden Arbeitsweisen maßgeblich verändern.
Ob ein Unternehmen auf eine Cloud-First, On-Premises oder Hybride (Kombination aus beiden Betriebsformen) Strategie setzt, hängt dabei wesentlich von den individuellen Gegebenheiten ab.
Gegenüberstellung von Cloud Lösungen für Unternehmen und On-Premises
Grundlegende Unterschiede der Betriebssysteme können folgend schematisch betrachtet werden: Viele Softwareanbieter stellen ihre On-Premises Lösungen nicht ausschließlich als reinen Softwarelizenzkauf dar. Immer beliebter werden auch sogenannte Subscription-Modelle, wobei die On-Premises Lizenzen – wie in der Cloud – als Miete zur Verfügung stellt werden. Dieses Modell bietet Unternehmen im Hinblick auf die tatsächliche Nutzung und den daraus resultierenden Bedarf mehr Flexibilität. Dennoch bleiben die in der Gegenüberstellung geschilderten Inhalte zu On-Premises Produkten wie bspw. Hardware, Ressourcen etc.
Cloud
- Infrastruktur: Wird durch den Softwareanbieter bereitgestellt.
- Hardware: Internet und internetfähige Endgeräte.
- Datenspeicherung: Verschlüsselte Daten- und Dokumentenspeicherung in Rechenzentren von Hyperscalern.
- Investitionskosten: Projektaufwendungen und Softwarelizenzen.
- Laufende Kosten: Wiederkehrende Softwarelizenzen.
- Softwarebetrieb: Automatische Updates der Softwarelösung und damit einen garantierten aktuellen Versionsstand und Nutzung neuer Funktionen.
- IT-Ressourcen: Werden auf Seiten des Kunden nicht zwingend benötigt.
- Skalierbarkeit: Automatische Skalierung je nach Nutzlast.
- Flexibilität: Bedarfsgerechte Anpassung tatsächlich benötigter Lizenzen (teilweise monatlich) Pay-per-use Ansatz.
- Systemausfall: Reduzierung von Ausfallzeiten aufgrund garantierter Verfügbarkeiten.
- Projektbeginn: Schneller Projektbeginn aufgrund Multi-Tenant Ansatz direkt buch- und nutzbar.
On-Premises
- Infrastruktur: Die gesamte Infrastruktur ist durch den Kunden selbst bereitzustellen.
- Hardware: Sämtliche Hardware (bspw. Server) sind bereitzustellen.
- Datenspeicherung: Daten werden auf den eigenen Servern gespeichert.
- Investitionskosten: Höhere Investitionskosten durch zusätzliche Hardware, Projektaufwendungen und Softwarelizenzen.
- Laufende Kosten: Pflege und Support für einmalig erworbene Softwarelizenzen.
- Softwarebetrieb: Sicherstellung des Softwarebetriebes durch die interne IT des Kunden, dadurch höherer IT-Aufwand bei dem Kunden.
- IT-Ressourcen: Werden aufseiten des Kunden vorausgesetzt bzw. über einen Dienstleister gestellt und zusätzlich gezahlt werden.
- Skalierbarkeit: Skalierung im Rahmen der zur Verfügung stehenden IT-Infrastruktur.
- Flexibilität: Gekaufte Lizenzen bleiben unberücksichtigt der tatsächlichen Nutzung bestehen.
- Systemausfall: Ausfallsicherheit ist abhängig von der aufgesetzten Infrastruktur.
- Projektbeginn: Langsamerer Projektbeginn aufgrund der Bereitstellung der Infrastruktur und Grundinstallation der Software.
Fazit: On-Premises oder Cloud Lösungen für Unternehmen
Fakt ist: Digitalisierung ist ein Thema, welches uns alle angeht und aus den genannten externen Faktoren sowie Vorteilen keineswegs vernachlässigt werden sollte. Auch eine langfristige Betrachtung gegenwärtig genutzter Systeme sollten auf ihre zukünftige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit stetig überprüft werden. Der Ausbau digitaler Strukturen und Prozesse ist essenziell, um langfristig auch die Existenz eines Unternehmens zu sichern.
Offen bleibt die Frage, welche Betriebsformen die beste Wahl ist. Eine pauschale Aussage darüber lässt sich nicht treffen, da viele individuelle Faktoren eine entscheidende Rolle spielen. Aktuelle IT-Landschaft, zur Verfügung stehende (Fach-)Ressourcen, Hardwarekapazitäten sowie strategische Ausrichtung beeinflussen ebendiese Wahl. Jedoch zeigt sich, dass Cloud Lösungen für Unternehmen im Vergleich zu On-Premises Lösungen einige Vorteile aufweisen, etwa bei den Aspekten der Skalierbarkeit, der Flexibilität oder bei einem Systemausfall.
Praxisbeispiel gefällig? Schmitz Cargobull hat 60 Millionen Dokumente, rund 17 Terabyte an Daten in 3 Monaten in die Cloud migrieren und berichtet nachfolgend, wie dies gelingen konnte:
Gewiss ist, dass die Zukunft in der Entwicklung von Cloud-Angeboten und KI-Technologien liegt. Auch große führende Softwareanbieter, wie SAP, werden auf kurz oder lang ausschließlich Cloud-Services anbieten. Daher ist es wichtig, bereits jetzt den Grundstein für die Zukunft zu legen, sich mit diesem Themenfeld zu befassen und letztlich den Wettbewerbern einen (entscheidenden) Schritt voraus zu sein.