In der heutigen Zeit sind schnelle und effiziente Verwaltungsprozesse unerlässlich. Die Notwendigkeit, traditionelle, oft papierbasierte Verfahren zu überwinden, ist größer denn je. Die Prozessdigitalisierung in der öffentlichen Verwaltung lässt sich am Beispiel der Beantragung eines Bewohnerparkausweises anschaulich aus der Nähe betrachten.
Transformation von der klassischen Methode zum digitalen Beantragungsablauf
Der klassische Ablauf zur Beantragung eines Bewohnerparkausweises kann ein mühsames Unterfangen sein. Papierformulare, manuelle Überprüfungen und lange Wartezeiten prägen oft das nicht immer positive Erlebnis für die Bürger:innen. Auch für die Verwaltung bedeutet dies einen erheblichen Arbeitsaufwand und ineffiziente Prozesse.
Prozessmanagement auf Basis eines digitalen DMS
Hier kommt die Software zur Prozessdigitalisierung ins Spiel: In Kombination mit einem DMS ermöglicht ein digitales Workflow- und Prozessmanagemet eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Mit intuitiven und benutzerfreundlichen Werkzeugen sowie verschiedenen Schnittstellen wird die Beantragung eines Bewohnerparkausweises erheblich vereinfacht und beschleunigt. Vom Ausfüllen des Online-Formulars über die automatische Verarbeitung und Überprüfung bis hin zur Genehmigung – jeder Schritt der digitalen Beantragung eines Bewohnerparkausweises ist medienbruchfrei, schnell und effizient.
Workflow-Management mit dem d.velop process studio
Mit dem d.velop process studio kannst du deine Fachabteilungen befähigen, ihre eigenen Prozesse selbstständig zu modellieren und zu automatisieren. Mithilfe einer Vielzahl von Komponenten und Tools kannst du im Handumdrehen maßgeschneiderte digitale Abläufe erstellen. Anschließend übernimmt der IT-Administrator die Einbindung der notwendigen Daten aus anderen Systemen an den relevanten Stellen.
Vorteile der Digitalisierung für Bürger:innen und Verwaltung
Die Vorteile der digitalen Beantragung eines Bewohnerparkausweises sind immens. Bürger:innen erleben eine schnellere Bearbeitung und vor allem eine transparente Kommunikation seitens der Behörde.
Im analogen Prozess müssen Bürger:innen physisch zu den Behörden gehen und Papierformulare ausfüllen, um einen Bewohnerparkausweis zu beantragen. Das ist zeitaufwändig und manchmal frustrierend. Beim digitalen Bewohnerparkausweis können ist die Beantragung in wenigen Schritten online möglich. Die Behörden sind in der Lage, Anträge in kürzester Zeit zu verarbeiten und den Status der Anfrage transparent zu kommunizieren. Diese transparente Kommunikation gibt den Bürger:innen ein besseres Verständnis dafür, wo sich ihr Antrag im Genehmigungsprozess befindet, was zu größerem Vertrauen und Zufriedenheit führt.
Für die Verwaltung bedeutet die Digitalisierung eine Reduzierung des Arbeitsaufwands. Die manuelle Verarbeitung von Papieranträgen erforderte in der Vergangenheit erhebliche personelle Ressourcen und war fehleranfällig. Die Digitalisierung automatisiert viele Teile des Antragsprozesses, wodurch die Verwaltung mehr Ressourcen für andere wichtige Aufgaben zur Verfügung hat. Darüber hinaus führt die digitale Erfassung von Antragsdaten zu einer verbesserten Datenqualität, da Fehler und Unstimmigkeiten leichter erkannt und behoben werden können. Dies trägt dazu bei, den Gesamtbetrieb der Verwaltung effizienter und präziser zu gestalten.
Integration mit dem Verwaltungsportal für digitale Bürger-Services
Das Verwaltungsportal spielt eine Schlüsselrolle in diesem digitalen Ökosystem. Es ermöglicht eine verbesserte Interaktion zwischen Bürgern:innen und Verwaltung, fördert die Transparenz und beschleunigt die Prozesse. Die Bürger:innen können den Status ihrer Bewohnerparkausweis-Anträge in Echtzeit verfolgen und mit den zuständigen Behörden kommunizieren.
Geschäftsprozesse und wie man diese implementiert – auch ohne IT-Skills.
Die Digitalisierung der Beantragung eines Bewohnerparkausweises mit d.velop documents und dem process studio ist ein konkretes Beispiel für die Transformation, die in der Verwaltungslandschaft möglich ist. Mit der Kombination aus Geschwindigkeit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit kann diese Technologie den Weg für eine zukunftsfähige, digitale Verwaltung ebnen. Mithilfe einer Prozessmanagement-Software wird der Weg von der Antragstellung bis zur Genehmigung eines Bewohnerparkausweises nicht nur verkürzt, sondern auch optimiert, um den Bürgern:innen und der Verwaltung gleichermaßen zu dienen. Die Zukunft der Verwaltungsarbeit ist digital, und sie ist jetzt.
Video: Prozessdigitalisierung am Beispiel vom Bewohnerparkausweis
In dem Video geben wir Einblicke in unsere Software zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Erfahre anhand eines Praxis-Beispiels aus dem öffentlichen Dienst, wie du mithilfe der visuellen Darstellung eigene Prozesse auf Low-/No-Code Basis gestalten können.
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