beBPo: das digitale Postfach für eine sichere und effiziente Behördenarbeit

Die Behörden aller deutschen Bundesländer sind darauf angewiesen, sicher und rechtskonform am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen zu können. Im Mittelpunkt steht dabei das effiziente Versenden und Empfangen etwa von Klagen, Anträgen und anderen rechtlichen Dokumenten, um Prozesse in der modernen Verwaltung zu beschleunigen. Ein essenzielles Werkzeug in vielen Ländern ist in diesem Kontext das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo). Es unterstützt juristische Personen bei der Einhaltung der Vorgaben der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV), indem es den digitalen Datenaustausch einfacher und sicherer macht. Die Verpflichtung zur Nutzung von beBPo variiert allerdings je nach Bundesland und Art der Behörde. Was beBPo genau ist und wie es funktioniert, lesen Sie in diesem Blogartikel.

beBPo benötigt QES-Signatur und Identifizierungsverfahren

Das beBPo ist gemäß der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) für Landesbehörden und andere juristische Personen wie Kommunen verpflichtend und erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) sowie ein Identifizierungsverfahren zur Einrichtung und Nutzung. Während EGVP eine allgemeine Plattform für die Kommunikation mit Gerichten und Behörden ist, dient das beBPo als rechtssicheres Postfach speziell für Post-Eingang und Post-Ausgang von Behörden in Ländern wie zum Beispiel NRW, Bayern oder Baden-Württemberg.

Rechtliche Grundlagen von beBPo

Das besondere elektronische Behördenpostfach und das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach sind zentrale Bestandteile des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) und unterliegen folgenden gesetzlichen Regelungen:

• Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV): Die ERVV bildet die zentrale rechtliche Grundlage für die Nutzung des beBPo. Sie verpflichtet Behörden, ein beBPo einzurichten und für den Empfang sowie die Übermittlung elektronischer Dokumente zu nutzen. Dies gilt sowohl für Klagen als auch für Anträge.
• Bundes- und Landesrecht: Neben der ERVV haben Länder wie Nordrhein-Westfalen, Bayern, Hessen und andere spezifische Regelungen zur Umsetzung des beBPo eingeführt. Diese Vorgaben regeln Details zur Einrichtung und Nutzung des beBPo durch Landesbehörden und juristische Personen.
• Technische Vorgaben durch das EGVP-System: Die Einrichtung eines beBPo setzt die Integration in das EGVP-Netz voraus. Behörden müssen sicherstellen, dass ihr Postfach den Standards der Sicherheit und Verfügbarkeit im Sinne des ERV entspricht.

Unterschiede zu anderen Postfächern (z. B. E-Mail)

Das beBPo wurde als rechtsverbindliches Kommunikationsmittel für Behörden speziell für den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) entwickelt. Es unterscheidet sich von herkömmlichen E-Mail-Postfächern durch folgende Merkmale:

• Rechtsverbindlichkeit: Erfüllt die Anforderungen der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) und ist für Klagen, Anträge und andere rechtliche Verfahren zugelassen.
• Hohe Sicherheitsstandards: Verschlüsselte Datenübertragung über das EGVP schützt vor unbefugtem Zugriff.
• Pflicht für Behörden: In vielen Bundesländern wie NRW, Bayern, Berlin oder Sachsen gesetzlich vorgeschrieben.
• Rechtsspezifische Funktionen: Zustellungsnachweise und Fristenmanagement speziell für den Austausch juristischer Dokumente.
• Einrichtung: Die Registrierung erfordert spezielle Schritte und Vorgaben, die je nach Bundesland variieren.

Technische Funktionsweise von beBPo

beBPo ist technologisch hochmodern. Einerseits bietet es eine vertraute Umgebung mit einem Posteingang und -ausgang. Im Gegensatz zu herkömmlichen E-Mails basiert es allerdings auf einem speziellen Kommunikationsstandard, dem sogenannten OSCI. Dieser sorgt für die Authentifizierung der Kommunikationspartner und die Integrität des Nachrichteninhalts.

Verschlüsselung:

• Verschlüsselungstechnologie
  Das beBPo nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. AES-256) und RSA-Schlüsselaustausch, um Nachrichten sicher zu übertragen und unbefugten Zugriff zu verhindern.

Authentifizierung:

• Mit einer Kombination aus Transportsignatur, Prüfprotokollen und Transfervermerken stellt beBPo sicher, dass jede Nachricht authentifiziert und der Inhalt geschützt ist.

Sicherheitsmechanismen:

• Sicherer Zugang
  Der Zugang erfolgt über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) mit starker Authentifizierung, z. B. mittels Hardware-Zertifikaten oder Smartcards.
• Schutz vor Manipulation
  Nachrichten sind durch digitale Signaturen geschützt, die Manipulationen ausschließen und die Identität des Absenders bestätigen.

Durchstarten mit beBPo: Behördenpostfach einrichten

Der erste Schritt, um beBPo bei Behörden einzuführen, ist die Einrichtung des Systems. Die Behörden müssen sich dafür zuerst bei der beBPo-Prüfstelle des Landes identifizieren lassen, um ihr Postfach freischalten zu lassen. Die Prüfstelle ist dafür verantwortlich, dass alles mit rechten Dingen zugeht. Sie prüft die Identität der Behörde und trägt das Postfach in ein besonderes Verzeichnis ein. Mit Zertifikaten, die sowohl die Verschlüsselung als auch die Authentizität einer Nachricht sicherstellen, ist die Grundlage für eine sichere Kommunikation gelegt​​.

Das Zertifikatsmanagement im beBPo-System

Die Behörden müssen im Vorfeld der Einrichtung des Systems Personen bestimmen, die Zugang zum beBPo erhalten sollen und ihnen entsprechende Zertifikate und Passwörter zur Verfügung stellen. Diese Zertifikate stellen sicher, dass nur befugte Personen auf das System zugreifen können​​

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung und Aktivierung eines beBPo

Das besonderes elektronisches Behördenpostfach lässt sich für eine Behörde mit folgenden Schritten registrieren und aktivieren:

1. Vorbereitung

• Informiere dich über die Elektronische-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) und die beBPo-Pflicht für Ihre Behörde.
• Das beBPo ist erforderlich für den elektronischen Austausch von Anträgen, Klagen und anderen juristischen Dokumenten.

2. Zuständige Stelle

• Je nach Bundesland musst du das beBPo bei der entsprechenden Landesbehörde einrichten.

3. Online-Registrierung

• Besuche das Portal der zuständigen Landesbehörde und melde deine Behörde mit den nötigen Daten und einer eIDAS-fähigen Identität an. Hier Links zu den beBPo-Beantragungsstellen der Länder: 
  • beBPo Baden-Württemberg  
  • beBPo Bayern  
  • beBPo Berlin  
  • beBPo Brandenburg  
  • beBPo Bremen  
  • beBPo Hamburg  
  • beBPo Hessen  
  • beBPo Mecklenburg-Vorpommern  
  • beBPo Niedersachsen  
  • beBPo NRW  
  • beBPo Rheinland-Pfalz  
  • beBPo Saarland  
  • beBPo Sachsen  
  • beBPo Sachsen-Anhalt  
  • beBPo Schleswig-Holstein  
  • beBPo Thüringen  
• Wähle das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) aus.

4. Bestätigung und Aktivierung

• Nach der Registrierung erhältst du eine Bestätigungsmail mit einem Aktivierungslink. Klicke darauf und setze ein Passwort zur Aktivierung.

5. Nutzung

• Nach der Aktivierung kannst du das beBPo für den elektronischen Rechtsverkehr verwenden, um Anträge und Klagen sicher zu empfangen und zu versenden.

6. Verwaltung

• Überwache regelmäßig das Postfach und stelle sicher, dass alle sicherheitsrelevanten Vorgaben eingehalten werden.

Tipps zur Verwaltung des beBPo-Postfachs

Damit dein beBPo-Postfach immer sicher, auf dem neuesten Stand und stets nutzbar und aufgeräumt ist, empfehlen sich in paar kleinere Kniffe:

1. Regelmäßige Überprüfung und Verwaltung des Posteingangs: Stelle sicher, dass das beBPo-Postfach regelmäßig auf neue Nachrichten überprüft wird. Verpasse keine wichtigen Dokumente oder Fristen, indem du automatische Benachrichtigungen aktivierst und eine strukturierte Ablage der empfangenen Dokumente vornimmst.
2. Sicherheitsvorkehrungen einhalten: Achte darauf, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf das Postfach haben. Verwende starke Authentifizierungsverfahren, wie Smartcards oder Zertifikate, und sorge für regelmäßige Updates der Sicherheitsprotokolle, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
3. Dokumentenmanagement optimieren: Integriere das beBPo mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wie d.velop documents, um die Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten effizienter zu gestalten. Dies erleichtert nicht nur die Suche und Nachverfolgbarkeit von rechtlichen Dokumenten, sondern unterstützt auch eine schnellere Bearbeitung und reduzierte Fehlerquellen.

Welche Voraussetzungen müssen Behörden für beBPo erfüllen?

Behörden müssen für die Nutzung des besonderen elektronischen Behördenpostfachs (beBPo) bestimmte technische und rechtliche Anforderungen erfüllen. Dazu gehört die Einrichtung des Postfachs gemäß der Elektronischen-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV), die eine sichere und rechtsverbindliche Kommunikation ermöglicht. Die Nutzung des beBPo ist für alle Behörden Pflicht, um Anträge und Klagen elektronisch zu bearbeiten. Die einzelnen Bundesländer wie beBPo NRW, beBPo Bayern oder beBPo Berlin sind zuständig für die Bereitstellung und Verwaltung der Postfächer in ihren Regionen.

beBPo im Einsatz: Effizienzgewinne und Sicherheitsvorteile

Durch beBPo verbessert sich das Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Behörden arbeiten effizienter – und das jeden Tag. So erreichen zum Beispiel Dokumente ihr Ziel ohne Umwege und Wartezeiten. Hinzu kommen unübersehbare Sicherheitsvorteile: Jede Nachricht etwa ist verschlüsselt und signiert, was eine sichere und vertrauliche Kommunikation ermöglicht. beBPo macht die Behördenarbeit also nicht nur schneller, sondern auch sicherer. Hier ein Beispiel: 

Beispiel: Kommunikation zwischen Gericht und Gerichtsvollzieher:in

Im Rahmen eines laufenden Verfahrens wird ein gerichtlicher Beschluss für eine Zwangsvollstreckung erlassen. Das zuständige Gericht aus Berlin nutzt das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo), um den Beschluss direkt und sicher an den Gerichtsvollzieher oder die Gerichtsvollzieherin zu übermitteln. Über das beBPo werden Gerichtsvollzieher:innen umgehend informiert, dass sie die Zwangsvollstreckung durchführen müssen. Gerichtsvollzieher:innen in Berlin empfangen den elektronischen Bescheid und bestätigen die Ausführung der Maßnahme direkt über das beBPo an das Gericht. Der gesamte Austausch ist dabei vollständig dokumentiert und entspricht den Vorgaben der Elektronischen-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV), die die Nutzung des beBPo für Behörden und Gerichte vorschreibt.

Effiziente Kommunikation mit Gerichten: Dokumente direkt aus der eAkte versenden mit d.velop documents

Mit d.velop documents können Dokumente direkt aus der eAkte an Gerichte übermittelt werden, indem es nahtlos in das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) integriert wird. Diese Lösung reduziert den Papierverbrauch und vereinfacht die Bürokratie, da Dokumente schnell und effizient elektronisch übermittelt werden. Die Schnelligkeit der Kommunikation und die Rechtssicherheit durch die elektronische Signatur gewährleisten eine reibungslose und nachvollziehbare Dokumentenübermittlung. Zudem profitieren Sachbearbeiter:innen von vereinfachten Arbeitsabläufen, da manuelle Schritte minimiert und die Verwaltung von Akten optimiert wird.

Die Zukunft mit beBPo: Ein Fazit zum besonderen elektronischen Behördenpostfach

Wir stehen am Anfang einer Ära, in der digitale Lösungen wie beBPo die Verwaltungsarbeit nicht nur erleichtern, sondern auch die Beziehung zwischen Behörden und Bürgern:innen stärken. beBPo ist das Fundament für eine Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung, die bereit ist, die Herausforderungen des digitalen Zeitalters anzunehmen und zu meistern. 

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Glossar: Schlüsselbegriffe rund um beBPo verstehen

• beBPo (besonderes elektronisches Behördenpostfach): Ein digitales Postfachsystem, das für den sicheren und verbindlichen elektronischen Rechtsverkehr zwischen Behörden, Gerichten und Gerichtsvollziehern entwickelt wurde.
• EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach): Eine Plattform für den elektronischen Rechtsverkehr, auf der beBPo basiert. Es ermöglicht den sicheren Austausch von Dokumenten und Nachrichten.
• OSCI (Online Services Computer Interface): Ein Kommunikationsprotokoll, das für die Übertragung von Nachrichten und Dokumenten zwischen beBPo-Nutzenden sorgt und hohe Sicherheitsstandards bietet.
• Transportsignatur: Eine digitale Signatur, die automatisch an jede über beBPo gesendete Nachricht angehängt wird, um die Herkunft und Integrität der Nachricht zu gewährleisten.
• SAFE-Verzeichnisdienst: Ein zentrales Adressbuch für die Nutzenden von beBPo, das den sicheren Zugang zu föderierten E-Justice/E-Government-Diensten bietet.
• Verschlüsselung: Ein Sicherheitsverfahren, bei dem Informationen kodiert werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Bei beBPo wird dafür ein spezielles Postfach-Zertifikat verwendet.
• Postfach-Zertifikat: Ein digitales Zertifikat, das für die Verschlüsselung der Kommunikation über beBPo verwendet wird und sicherstellt, dass nur autorisierte Empfänger die Nachrichten entschlüsseln können.
• VHN-Zertifikat (Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis): Ein Zertifikat, das sicherstellt, dass eine Nachricht wirklich aus einem bestimmten beBPo stammt.
• PDF/A: PDF/a ist ein Format für elektronische Dokumente, das für die langfristige Archivierung optimiert ist und in der Kommunikation über beBPo verwendet wird.
• TIFF (Tagged Image File Format): Ein Bildformat, das für die Einbindung von Scans und anderen Bildern in beBPo-Nachrichten verwendet wird.
• ERV (Elektronischer Rechtsverkehr): Der Austausch von rechtlich relevanten Informationen und Dokumenten auf elektronischem Wege zwischen verschiedenen Parteien im Rechtssystem.

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo)