Baudokumente sicher teilen: So geht’s!

Pläne & Skizzen, Änderungsanträge, Sicherheitsdokumente & Co.: Der schnelle und sichere Austausch all dieser Dokumente ist essenziell für die Baubranche. Zu große Dateien oder Anzeigefehler in E-Mails machen diesem allerdings tagtäglich einen Strich durch die Rechnung, was einen reibungslosen Prozess erschwert. Dabei ist ein reibungsloser Austausch von Dokumenten nicht nur effizienter, sondern auch sicherer.

Arten von Dokumenten in der Baubranche

Die Anzahl der Dokumente in der Baubranche ist vielseitig und sie sind in ihrer Summe entscheidend für einen reibungslosen Ablauf eines Bauprojektes. Vor allem vor dem Hintergrund, dass sich Bauprojekte meist über mehrere Monate oder sogar Jahre erstrecken. Angefangen bei der Konzeption, der Ausschreibung über die Durchführung bis hin zur Abnahme- und Betriebsphase. Dabei ist es wichtig, die Menge an Baudokumenten sicher zu teilen. Folgende Dokumentarten gibt es zu beachten:

• Pläne & Skizzen
• Spezifikationen (verwendete Bauteile und Materialien)
• Bauprojektverträge, sonstige Verträge, Besprechungen und Vereinbarungen/Ausschreibungsunterlagen
• Behördliche Dokumente, Gutachten etc.
• Qualitätskontrolldokumente, Prüfungen und Messungen
• Arbeitsaufträge und Anweisungen an Auftragnehmer oder Subunternehmen
• Änderungsanträge
• Bauzeitpläne, Dokumentation von Leistungsfortschritt, Unterbrechungen oder Verzögerungen samt Gründen
• Berichte und Protokolle
• Rechnungen und Zahlungsbelege
• Sicherheitsdokumente
• Schriftverkehr
• To-do-Listen
• Fotos und Fotokataloge zur Baustellendokumentation
• Baustellendokumentations-Vorlagen für vereinfachte und einheitliche Struktur für die spätere Auswertung

Welche Herausforderungen bestehen beim sicheren Teilen von Baudokumenten?

Bei all den Dokumenten muss jederzeit der Überblick über Anzahl und Auffindungsort gewährleistet sein. Deshalb stellen sich Fragen wie „Wo sind die Dokumente überall abgelegt?“, „Mit wem sind diese geteilt?“, oder „Ist es die aktuelle Version?“. Diese Fragen gehen mit einigen Herausforderungen einher, welche beim Austausch von Bedeutung sind.

• Auffindbarkeit: Die hohe Anzahl und Größe an Dokumenten muss verwaltet werden. Welche Dokumente wo abgelegt sind, mit wem diese geteilt werden und ob die Zugriffsberechtigten durch Aktualisierungen der Daten jederzeit auf demselben Stand sind, stellt viele vor Probleme.
• Schutz vor Datenverlust: Bauprojekte erfordern oft den Austausch großer Mengen an Daten. In E-Mails sind diese Datenmengen häufig nicht abzubilden. Ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen.
• Zugriffsbeschränkungen: Nicht jeder Beteiligte am Bauprojekt im oder außerhalb des Unternehmens soll den vollen Zugriff auf jedes einzelne Baudokument besitzen.
• Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen: Je nach Standort und Art des Bauprojekts existieren gesetzliche Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit von Baudokumenten. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen.
• Papier, Papier und noch mehr Papier: Die Baubranche erlebt einen Übergang von Papierdokumenten hin zu digitalen Lösungen. Doch noch immer werden diverse Anträge in Papierform erstellt und aufbewahrt. Vor allem die fehlende Einheitlichkeit erschwert einen Überblick über den Ort der Ablage von Dokumenten.

Per E-Mail können die Baudokumente geteilt werden – ob allerdings bei den großen Datenmengen, der Vernetzung und der Sicherheit eine E-Mail das richtige Medium darstellt, darf bezweifelt werden. Daher ist das sichere Teilen der großen Datenmengen sowohl vor dem Hintergrund des Datenschutzes als auch des Überblickes und der Auffindbarkeit der Baudokumente essenziell.

Digitalisierung von Baudokumenten

Wenn über Baudokumente und den Herausforderungen mit diesen gesprochen wird, dann fällt oft der Begriff der „Digitalisierung“. Dabei ist es wichtig, dass ein einheitliches Verständnis darüber besteht.

Digitalisierung bedeutet nicht einfach nur eine Verlagerung des Prozesses vom Stift hin zur Tastatur oder vom Blatt hin zum Bildschirm. Die Konvertierung analoger Informationen in digitale Formate ist zu kurz gedacht.

Digitalisierung bedeutet viel mehr eine Automatisierung von Prozessen. Dies kann mithilfe von Software und digitalen Technologien erreicht werden, was neben der Vereinfachung von Prozessen eine Effizienzsteigerung zur Folge hat. Die Digitalisierung hat zudem zur Erzeugung großer Datenmengen geführt, welche als „Big Data“ bezeichnet werden. Diese Daten können analysiert werden, um Erkenntnisse zu gewinnen; sei es über die aktuelle Auslastung hinsichtlich des Personals und Materials oder etwa über die Kostenkalkulation. Hinzu kommen eine stärkere Vernetzung und somit eine Veränderung in der Kommunikation. Homeoffice ist in vielen Branchen – nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie – selbstverständlich geworden und aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Baudokumente smart und sicher teilen: Die Vorteile von d.velop trust spaces

Doch nun zurück zur Baubranche und zum Teilen von Baudokumenten: Wie kannst du nun die Baudokumente sicher teilen? Wie kann also der effiziente und vor allem sichere Austausch der Baudokumente gewährleistet werden? d.velop trust spaces bietet eine Lösung, bei welcher einzelne Nutzer:innen oder sogar ganze (externe) Organisationen zum Zugriff auf Dokumente und Dateien berechtigt sind.

Darüber hinaus ist die intuitive Nutzung ein Aspekt, welcher nicht vernachlässigt werden darf. Nur so kann eine eigenständige Bedienbarkeit sichergestellt werden. d.velop trust spaces kommt dabei ganz ohne Schulung, Projekt oder zusätzliche Software aus. Der Aspekt der Sicherheit ist dabei ebenso relevant wie der des Datenschutzes, weshalb d.velop trust spaces für die höchsten Anforderungen entwickelt worden ist. Der Transfer der Daten erfolgt dabei DSGVO-konform und verschlüsselt.

Funktionen von d.velop trust space im Überblick

• Organisationsübergreifende Zusammenarbeit: Mit nur einem Klick erschaffst Du einen neuen Space, der beliebig viele Organisationen miteinander verbinden kann und so das vernetzte digitale Arbeiten, vertrauensvoll und europäisch, ermöglicht.
• Konversation mit und zu Dokumenten führen: Du hast die Möglichkeit, Dokumente zu versenden, zu empfangen, direkt Anmerkungen zu hinterlassen sowie eine Konversation zu den Dokumenten zu führen.
• d.velop documents Schnittstelle: Du arbeitest bereits mit d.velop documents und möchtest Wissen aus Deinem System nutzen? Kein Problem! Du kannst ab 2024 die Dokumente direkt aus d.velop documents heraus ganz einfach mit anderen Organisationen und Auftraggebern teilen.

Was solltest du mitnehmen?

Digitalisiere deine Baudokumente! Insgesamt ermöglicht das digitale Versenden von Baudokumenten eine effizientere, sicherere und umweltfreundlichere Dokumentenverwaltung. Zeitgleich trägt es zur Kostenreduktion bei.

Mache dir also Gedanken darüber, welche Dokumente du tagtäglich benötigst und wo du diese zentral ablegen kannst. Überlege dir eine Struktur, damit alle relevanten Personen jederzeit Zugriff auf die einzelnen Dokumente haben und ihr zeitgleich daran arbeiten könnt – sowohl vor Ort als auch remote. So wird die Kommunikation und daher die Zusammenarbeit bei Projekten verbessert. Außerdem kann die Nachverfolgbarkeit von Änderungen und Aktualisierungen präzise nachvollzogen werden.