Egal, ob kleiner Händler oder großes Autohaus mit mehreren Standorten – der Automobilhandel befindet sich im Wandel und trifft jeden Händler in der Branche. In den vergangenen 20 Jahren ist die Anzahl der Kfz-Werkstätten um gut 22 % zurückgegangen.¹ Und es wird mit einer Fortsetzung dieses Trends gerechnet. Laut einer Studie der Unternehmensberatung EY könnte bis 2025 bereits jeder zweite Händler vom Markt verschwinden.² Entscheidende Faktoren dieser Entwicklung sind unter anderem neue Mobilitätskonzepte, Margendruck, Digitalisierungstrends und auch die aktuelle Chipkrise. Einen entscheidenden Vorteil, den die Automobilhändler besitzen, liegt darin, dass die Unternehmen Profis ihres Handwerks sind und eine etablierte Kundenbasis besitzen. Wie also gelingt der erfolgreiche Wandel im Autohaus? Und wie sieht die richtige Autohaus Software aus? Welche Lösungen sind der Schlüssel zu mehr Kundenzentrierung? Kann die Digitalisierung im Autohaus Resilienz gegen die anstehenden Herausforderungen bieten? Fragen über Fragen, die wir in diesem Blogartikel beantworten.
Organisation und Zusammenarbeit: Viele Standorte mit dezentraler Leistungserbringung
In Autohäusern mit mehreren Standorten kann die Organisation schnell chaotisch werden. Viele administrative Tätigkeiten erfolgen mangels digitaler Lösungen in Form von Autohaus Software noch vor Ort an den jeweiligen Standorten. Die Zusammenarbeit zwischen den Standorten gestaltet sich ebenfalls schwierig. Die Kommunikation zwischen den Abteilungen findet zwar statt, allerdings ist eine effektive Zusammenarbeit bei einer größtenteils noch analogen Arbeitsweise mit vielen Papierdokumenten nur schwer möglich. Unvollständige oder falsch eingereichte Unterlagen im Verkaufsprozess verlängern beispielsweise die Durchlaufzeiten.
Zusammenarbeit zwischen Verkauf und After Sales durch Autohaus Software lösen
Insbesondere die Zusammenarbeit zwischen Verkauf und After Sales gilt es zu optimieren. Durch die unterschiedlichen Arbeitsweisen und Abläufe entstehen Datensilos, welche keinen vollumfänglichen Blick zu den Aktivitäten eines Kunden oder der Historie eines Fahrzeuges ermöglichen. Das führt zu unterschiedlichen Wissensständen und Unzufriedenheit beim Kunden.
Digitalisierung im Autohaus kann hier Abhilfe schaffen. Durch die einheitliche Digitalisierung aller Belege mittels eines Dokumentenmanagement-Systems wird ein standortübergreifender Zugriff ermöglicht. Der einheitliche Datenbestand ermöglicht zudem, die Datensilos aufzulösen und einen 360 Grad Blick auf die Dokumente eines Kunden oder eines Fahrzeuges zu erhalten. Mit den Möglichkeiten Workflows zu definieren und Aufgaben zu verteilen, wird zudem die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen aktiv unterstützt.
Allgegenwärtiger Standardprozess: Rechnungsverarbeitung
Ein gängiger Standardprozess, welcher im Unternehmen viel Zeit in Anspruch nimmt, ist die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Dadurch, dass die Rechnungen nicht immer zentral, sondern häufig in den einzelnen Filialen der Autohäuser ankommen, ist die Bearbeitungszeit vom Eingang über die Prüfung bis hin zur Verbuchung durch die Buchhaltung Autohaus im Fibu-System sehr zeitaufwändig. Hinzu kommt, dass die Buchhaltung im Autohaus keinen Überblick über die im Umlauf befindlichen Rechnungen hat bzw. von den Rechnungen überhaupt Kenntnis besitzt. Dadurch geht dem Unternehmen bspw. durch Skontoverluste bares Geld verloren.
Der komplexe manuelle Ablauf der Rechnungsbearbeitung sorgt so für verschiedenste Stolperfallen im Autohaus. Diese können Mitarbeiter im täglichen Rechnungsprozess behindern und so für Frustration sorgen.
- Fällt ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub aus, gerät der analoge Prozess ins Stocken
- Wenig Transparenz, wo die Rechnung aktuell im Autohaus oder welcher Filiale liegt
- Viele Kopien von Rechnungen fließen durch das Autohaus
- Lange Suche nach Rechnungen
- Zeit für andere Aufgaben entfällt
- Frustration, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
Vertragsmanagement im digitalen Zeitalter: Praxisnahe Lösungen für zukunftsorientierte Unternehmen
Autohaus Software: Die digitale Rechnungsverarbeitung sichert Potenziale
Insbesondere beim Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung gibt es Ansätze, die Verarbeitung mit den richtigen Softwarelösungen zu optimieren. Schauen wir uns den digitalen Prozess in seinen Teilprozessen einmal an:
1. Entgegennahme der Rechnung
In der Vergangenheit war es häufig so, dass Rechnungen vor allem gescannt wurden. Dies hat sich gravierend geändert. Denn immer mehr Rechnungen werden – unter anderem wegen geringerer Kosten und aus Gründen der Nachhaltigkeit – per E-Mail zugestellt. Infolgedessen muss ein modernes System in der Lage sein, Rechnungen aus beiden Eingangskanälen zu verarbeiten. Zu beachten ist außerdem, dass neben der PDF-Rechnung weitere digitale Rechnungsformate relevant sein können. In Deutschland sind dies vor allem ZUGFeRD– oder XRechnung.
Trotz aller Digitalisierung, ein Teil der Eingangsrechnungen trifft weiterhin postalisch ein. Deswegen ist bei der Verarbeitung dieser Rechnungen darauf zu achten, ob die Belege z.B. über einen Barcode voneinander getrennt werden können oder ob dies über KI automatisch geschehen kann.
2. Klassifizierung der Eingangsrechnung gegen Stammdaten im ERP
Jegliche Eingangsrechnungsbelege werden über eine OCR-Texterkennung eingelesen. Das bedeutet, dass jede Seite von oben links nach unten rechts ausgelesen wird. Die per KI erkannten Textinformationen werden dann auf Kopf- sowie Positionsebene gegen die Stammdaten im ERP-System abgeglichen.
Im Gesamtprozess fällt somit ein Touchpoint heraus. Dies reduziert Komplexität und Arbeitszeit. Neben weiteren fachlichen Gründen ist in einer solchen Situation ein Rechnungsbuch für die Autohaus Buchhaltung besonders wichtig. Diese muss das Vertrauen in die Lösung haben und zu jedem Zeitpunkt genau wissen, welche Rechnung in welchem Status unterwegs ist.
Der Schritt der Klassifizierung kann in modernen Lösungen komplett im Hintergrund ablaufen. Das bedeutet, dass eine Eingangsrechnung, die beispielsweise via E-Mail eintrifft, im Hintergrund klassifiziert und erst nach einer § 14 UStG-Prüfung automatisch ihren Weg in den Prüf- und Freigabeworkflow findet.
3. Ausführung des Freigabeworkflows
Der Freigabeworkflow ist für viele Unternehmen das Herzstück des Prozesses. Hier wird entschieden, unter welchen Bedingungen, welche Workflowschritte auszuführen sind.
Es kann der Fall sein, dass durch den Workflow automatisch entschieden wird, welche Personen für welche Freigaben herangezogen werden und ab welcher Freigabegrenze z.B. zusätzliche Personen zu involvieren sind. Um Mitarbeiter bei der sachlichen Prüfung / Freigabe bestmöglich zu unterstützen ist es zudem hilfreich, wenn Begleitdokumente, wie die Bestellung aus dem ERP, Wareneingangsdokumente, etwaiger Schriftverkehr zur Bestellung etc. direkt im Kontext der Freigabe eingesehen werden kann.
4. Erzeugung eines gebuchten Rechnungsbelegs im ERP
Ist nach dem Durchlauf des Freigabeworkflows auch seitens der Buchhaltung alles in Ordnung, so kann der (Buchungs-)datensatz im ERP-System erzeugt werden:
Je nach Bedarf kann der Buchungsdatensatz auch automatisch durchgebucht werden.
Fazit: Autohaus Software macht den digitalen Wandel zum Erfolg
Wir sind davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall – intern sowie extern – auf einfachste Weise zugänglich ist und in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Egal, ob im Kontext der Rechnungsverarbeitung oder in Bezug auf digitale Fahrzeug- und Serviceakten. Digitale Softwarelösungen unterstützen diesen Prozess aktiv.